KI-Agent für Kanzlei-Mandanten: je Mandant ein eigener API-Schlüssel

Warum es keinen Generalschlüssel für die Kanzlei gibt

In der Kanzlei-Umgebung ist jeder Mandant ein eigener Arbeitsbereich mit eigener Zugriffstrennung. Die Schnittstelle folgt derselben Logik: Die Gesellschaft wird aus dem Schlüssel abgeleitet, ein Feld für eine andere Gesellschaft gibt es in keiner Anfrage. Auch eine manipulierte Eingabe — etwa ein präparierter Verwendungszweck auf einem Kontoauszug — erreicht über diesen Schlüssel deshalb keine Bücher eines zweiten Mandanten.

Für die Verschwiegenheit ist das der entscheidende Punkt: Was ein Agent über einen Schlüssel liest, stammt nachweislich aus genau einem Mandat. Wer mehrere Mandanten in einem Gespräch braucht, richtet in einem Entwicklerprogramm je Mandant einen eigenen Eintrag ein. Dann sieht das Modell im selben Gespräch Daten mehrerer Mandate, und ein Text aus Mandat A könnte einen Aufruf an Mandat B anstoßen — bestätigen Sie schreibende Aufrufe deshalb einzeln oder verbinden Sie nur mit Leserecht.

Wer anlegt — und in wessen Namen der Agent handelt

• Anlegen und verlängern dürfen Mitglieder mit der Rolle Administrator oder „Buchhaltung (Ersteller)“ im Arbeitsbereich des Mandanten. Kanzlei-Administratoren sind bei allen Mandanten der Kanzlei Administrator; die übrigen Mitarbeiter haben bei den Mandanten, denen sie zugeordnet sind, ihre Rolle aus der Kanzlei. Bestätigt wird jedes Anlegen mit dem zweiten Faktor.
• Ein Schlüssel ist eine übertragene Berechtigung seines Erstellers. Bei jeder Anfrage prüft der Server, ob diese Person noch Administrator oder Ersteller der Gesellschaft ist. Verlässt eine Mitarbeiterin die Kanzlei oder wechselt sie in eine Rolle ohne Buchrecht, greifen ihre Schlüssel nicht mehr.
• Buchungen über einen Schlüssel entstehen im Namen seines Erstellers. Im Journal steht also eine Person, nicht „die KI“.
• Ist einem Mitglied der Bereich „KI-Agent & API“ abgeschaltet, verwaltet es keine Schlüssel, und seine bestehenden erreichen nichts mehr.
• Den Schlüssel eines Kollegen verlängert nur ein Administrator; widerrufen darf ihn jeder, der in der Gesellschaft buchen darf.

Drei Wege, einen Mandanten zu verbinden

In Team- und Enterprise-Tarifen von Claude fügen laut Hilfe des Anbieters die Inhaber (bei Enterprise auch dafür berechtigte Rollen) eigene Konnektoren für die Organisation hinzu; die Mitglieder verbinden sie anschließend einzeln. Die Freigabe bei jahresabschluss.io erteilt also jede Person selbst, für die Gesellschaft, die sie dort auswählt. Verbinden Sie den Konnektor später mit einem anderen Mandanten, endet nur eine frühere Verbindung desselben Programms zu derselben Gesellschaft; die Freigabe für den vorigen Mandanten bleibt bis zu ihrem Ablauf aktiv und zählt dort zur Obergrenze — widerrufen Sie sie unter „KI-Agent & API“ dieser Gesellschaft, wenn sie nicht mehr gebraucht wird.

Beispiel: zwei Mandanten in Codex

Je Mandant ein Eintrag, je Eintrag eine eigene Umgebungsvariable mit dem Schlüssel (Beispielnamen):

# export JAB_MANDANT_A='jab_live_…'   # Schlüssel von Mandant A
# export JAB_MANDANT_B='jab_live_…'   # Schlüssel von Mandant B

[mcp_servers.mandant_a]
url = 'https://api.jahresabschluss.io/functions/v1/bookkeeping-mcp'
bearer_token_env_var = 'JAB_MANDANT_A'
default_tools_approval_mode = 'writes'

[mcp_servers.mandant_b]
url = 'https://api.jahresabschluss.io/functions/v1/bookkeeping-mcp'
bearer_token_env_var = 'JAB_MANDANT_B'
default_tools_approval_mode = 'writes'

Die Einträge gehören in Ihre persönliche Codex-Konfiguration, nie in einen gemeinsam genutzten Projektordner. Fragen Sie nach den offenen Posten von Mandant B, ruft der Agent list_open_items über den Eintrag mandant_b auf, und der Server antwortet mit den Daten genau dieser Gesellschaft. Mit get_entity lässt sich vorab bestätigen, welche Gesellschaft hinter einem Eintrag steht — eine nützliche erste Frage in jedem neuen Gespräch.

Bezeichnungen und Obergrenzen planen

• Höchstens 10 aktive Schlüssel je Gesellschaft; Verbindungen über die Freigabeseite zählen mit.
• 120 Anfragen pro Minute je Schlüssel, darüber antwortet der Server mit dem Status 429 und einer Wartezeit.
• Ein Ablaufdatum ist Pflicht, höchstens 366 Tage. Verlängern behält Kennung, Rechte und Webhooks; ein verbundenes Programm arbeitet ohne Umstellung weiter.
• Den Klartext zeigt die App einmal; gespeichert wird nur ein Hash.
• Eine Bezeichnung aus Kürzel, Programm und Zweck hilft beim Aufräumen, etwa „AR · Codex · Belege“ als Beispiel. Verbindungen über die Freigabeseite benennt die Software selbst nach Programm und Ziel.

Mandatsbeginn, Vertretung, Mandatsende

Zu Beginn eines Mandats genügt oft eine Verbindung nur mit Leserecht: Saldenliste, Journal und offene Posten durchsehen, ohne etwas zu verändern. „Buchen“ kommt hinzu, wenn die Kanzlei die laufende Buchführung übernimmt; Rechnungsversand und Festschreibung vergeben Sie einzeln und nur, wenn sie gebraucht werden.

Übernimmt eine Vertretung, werden in der Kanzlei-Umgebung die offenen Vorgänge umverteilt — Schlüssel bleiben an ihren Ersteller gebunden. Braucht die Vertretung einen Agenten, legt sie einen eigenen Schlüssel an.

Endet das Mandat, widerrufen Sie unter „KI-Agent & API“ der Gesellschaft alle Schlüssel der Kanzlei, auch die aus Konnektor-Freigaben; der Widerruf wirkt mit der nächsten Anfrage. Ist für die Gesellschaft kein passendes Modul mehr aktiv, weist die Schnittstelle Anfragen ohnehin ab.

Was die App je Schlüssel festhält

• Schlüsselliste: Bezeichnung, Präfix, Rechte, „Zuletzt genutzt“ und Status: aktiv, mit Datum, wenn der Ablauf naht, sonst abgelaufen oder widerrufen.
• API-Nutzung der letzten 30 Tage: Aufrufe, schreibende Aufrufe, Fehler, letzter Aufruf und die häufigsten Endpunkte — als Summen, nicht als einzelne Aufrufe.
• Im Journal: jede Buchung mit lückenloser Nummer, Herkunft und dem Namen des Schlüssel-Inhabers.

Grenzen

• Kein Schlüssel über mehrere Mandanten und keine Abfrage über den ganzen Bestand; dafür ist die Kanzlei-Übersicht da.
• Den vollen Umfang haben Schlüssel mit Buchhaltungs- oder EÜR-Abo der Gesellschaft; mit dem eingerichteten Steuer-Modul allein erreichen sie nur Steuern und Stammdaten.
• Kein Versand an die Finanzverwaltung durch den Agenten. Das Kanzlei-Zertifikat wird über die Schnittstelle nicht verwendet; gesendet wird in der App.
• Einstellungen der Gesellschaft, die Bankanbindung und die Bankverbindungen von Geschäftspartnern ändert nur ein Mensch in der App.

Häufige Fragen

Gibt es einen Schlüssel für alle Mandanten einer Kanzlei?

Nein. Jeder Schlüssel gilt für genau eine Gesellschaft. Die Kanzlei legt je Mandanten-Gesellschaft einen eigenen an oder verbindet sie einzeln über die Freigabeseite.

Wer in der Kanzlei darf Schlüssel anlegen?

Administratoren und Mitglieder mit der Rolle „Buchhaltung (Ersteller)“ im Arbeitsbereich des Mandanten, jeweils mit dem zweiten Faktor. Prüfer, Freigeber und Mandanten legen keine Schlüssel an.

Was passiert mit den Schlüsseln, wenn eine Mitarbeiterin die Kanzlei verlässt?

Sie greifen nicht mehr, weil der Server bei jeder Anfrage die aktuelle Rolle des Erstellers prüft. Widerrufen Sie sie trotzdem, damit die Liste aufgeräumt bleibt.

Wie viele Mandanten kann ein Agent bearbeiten?

So viele, wie Sie Verbindungen einrichten — je Mandant eine. Je Gesellschaft sind höchstens 10 Schlüssel aktiv, und jeder darf 120 Anfragen pro Minute stellen.

Brauchen wir für claude.ai einen Schlüssel von Hand?

Nein. Beim Konnektor entsteht der Schlüssel auf der Freigabeseite, wenn Sie die Gesellschaft wählen und erlauben. Er gilt 30 Tage, 90 Tage oder ein Jahr; danach verbinden Sie neu.

Wie beenden wir den Zugriff bei Mandatsende?

Unter „KI-Agent & API“ der Gesellschaft alle Schlüssel der Kanzlei widerrufen. Der Widerruf greift mit der nächsten Anfrage; ist kein passendes Modul der Gesellschaft mehr aktiv, nimmt die Schnittstelle ohnehin nichts mehr an.