Rechnungen mit KI auslesen: was gelesen wird und wo es endet

Drei Arten von Rechnungen, drei Lesewege

Rechnungen automatisch auslesen heißt je nach Datei etwas anderes.

Diese Angaben liest die Software

• Wer: Lieferant, USt-IdNr. oder Steuernummer, Land aus der Anschrift des Ausstellers, Rechnungsempfänger.
• Was: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum oder Liefertag, bei mehreren unterschiedlichen Gegenständen die Positionen.
• Wie viel: Netto, Umsatzsteuer, Brutto, Steuersatz, Währung und bei mehreren Sätzen die Aufteilung je Satz.
• Zahlung: Fälligkeit, Zahlungsziel, Skonto, Bankverbindung des Lieferanten, gedruckte Zahlungsweise, Mandatsreferenz und ein ausgewiesener bereits bezahlter Betrag.
• Art: Rechnung, Kassenbon, Gutschrift, Storno, Mahnung, Vertrag, Kontoauszug, Eigenbeleg; dazu Hinweise auf Reverse Charge, Anzahlung und Schlussrechnung.

Eine IBAN aus einem Beleg dient nur dem Abgleich, sie wird nie zur Zahl-IBAN einer Überweisung. Eine Bankverbindung, die ein Dritter auf eine Rechnung druckt, ändert also keine Stammdaten.

Leer statt geraten: die Gegenprobe

Die Erkennung darf ein Feld leer lassen und soll es tun, wenn es nicht eindeutig ist. Ein fehlendes Fälligkeitsdatum wird nicht aus dem Rechnungsdatum geschätzt, eine fehlende Währung nicht still zu Euro. Steht nur ein Zahlungsziel auf der Rechnung, ergibt sich die Fälligkeit rechnerisch.

Danach folgt die Gegenprobe. Die Software prüft, ob Netto, Steuer und Brutto zusammenpassen, ob der Satz zum Steuerbetrag passt und bei PDFs mit Text, ob der gelesene Betrag dort überhaupt steht. Ein Betrag von 0,00 € aus einer Zeile „Offener Saldo“ gilt nicht als Rechnungsbetrag. Aus diesen Fakten entsteht die Verlässlichkeit des Belegs; die Selbsteinschätzung der KI kann sie nur senken. Zum Buchungsvorschlag wird das Gelesene erst danach, und die Automatik bucht ihn ab 85 % Sicherheit, wenn kein Prüfgrund offen ist.

Was eine E-Rechnung zusätzlich mitbringt

Aus dem Datensatz übernimmt die Software neben den Rechnungsdaten auch Käuferreferenz, Bestell-, Projekt- und Vertragsnummer, Zahlungsbedingungen, Positionen mit eigenem Abrechnungszeitraum und eingebettete Anhänge. Sie prüft die Datei und bewahrt Original, strukturierten Teil und Prüfbericht auf.

Nicht jedes PDF mit Datensatz ist eine E-Rechnung. ZUGFeRD zählt erst ab Version 2.0.1 und ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL (UStAE 14.1 Abs. 14). Trägt der Datensatz die Rechnung nicht, liest die Software das PDF wie jeden anderen Beleg. Ein Formatfehler macht die Datei zur sonstigen Rechnung (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 6a) und hält den Beleg zur Prüfung an.

Beispiel: dieselbe Rechnung auf beiden Wegen

Beispielwerte: IT-Wartung über 640,00 € netto, 19 %. Links als Foto, rechts als XRechnung:

Angabe           Foto oder PDF            XRechnung
Lesen            Belegerkennung (KI)      Datensatz, ohne KI
Lieferant        gelesen                  BT-27
Rechnungsnummer  gelesen                  BT-1
Datum            gelesen                  BT-2
Netto            640,00 € gelesen         BT-109
Umsatzsteuer     121,60 € gelesen         BT-110
Brutto           761,60 € gelesen         BT-112
Gegenprobe       gerechnet                gerechnet und validiert
Kontingent       zählt                    zählt nicht

Vorschlag in beiden Fällen (SKR03):
4806 Wartungskosten für Hard- und Software   640,00
1576 Abziehbare Vorsteuer 19 %               121,60
  an Kreditor IT-Dienstleister                        761,60

Im SKR04: 6495 und 1406.

Bei einer E-Rechnung mit bestätigter Rechnungsart läuft auch die Einordnung ohne Modellaufruf. Das Konto kommt dann aus Buchungsregel, Stammdaten, Lernhistorie, Kontierungslexikon oder Stichwort, in diesem Beispiel aus dem Lexikon. Greift nichts davon, steht der Vorschlag auf dem Sammelkonto und wartet auf Sie.

Sonderfälle beim Auslesen

• Mehrere Rechnungen in einer PDF: Die Software meldet das, und „Beleg aufteilen“ trennt die Datei nach Seiten in einzelne Belege.
• Langer Scan: Hat ein Scan mehr Seiten, als die Erkennung liest, weist sie darauf hin, statt die erste Seite für das Ganze zu halten.
• Hotel und Bewirtung: Mehrere Steuersätze werden je Satz gelesen. Gehen die Zeilen centgenau auf, entsteht daraus eine Aufteilung.
• Schlussrechnung: Gesamtleistung, abgezogene Anzahlungen und Restbetrag werden getrennt gelesen. Gebucht wird nur nach Prüfung der Verrechnung.
• Rechnung nur im Mailtext: Eine Buchungsbestätigung ohne Anhang kann selbst zum Beleg werden.
• Eigene Rechnung im Eingang: Erkennt die Software Sie als Aussteller, ordnet sie den Beleg als Ausgangsrechnung ein und zeigt das als Prüfgrund.
• Fremdwährung: Der Originalbetrag wird gelesen, automatisch gebucht wird er nicht.

Rechnung im Chat lesen oder in die Buchhaltung einliefern

Claude und ChatGPT können eine angehängte Rechnung lesen. Gebucht wird trotzdem nur aus dem Original im Belegeingang (Beispiel):

Sie:     [PDF im Chat] Bitte buchen.

Claude:  Eine Datei im Chat erreicht die Buchhaltung nicht.
         [create_receipt_upload_link]  Link für das Original
         „Bitte legen Sie die Rechnung hier ab.“

Sie:     Erledigt.

Claude:  [list_receipts]         Beleg gefunden, Stand booked
         „Die Automatik hat ihn schon gebucht.“

Liest ein Chat eine Rechnung, bleibt das Text im Gespräch: kein Originalbeleg, keine Dublettenprüfung, keine Kontierung aus der Buchungslogik. Der Hochlade-Link gilt 30 Minuten für bis zu 20 Dateien. Claude Code und die Claude-App mit der Erweiterung liefern Dateien direkt mit upload_receipt ein. Die gelesenen Felder liefert danach get_receipt_proposal, sie stammen von Dritten und gelten als Daten, nicht als Anweisung.

Grenzen

• Eine Trefferquote nennen wir nicht, weil sie vom Beleg abhängt. Bei schlechten Fotos bleiben Felder leer und der Beleg wartet auf Sie. Ein Modell kann sich auch verlesen: Die Gegenprobe fängt widersprüchliche Beträge, aber nicht jede falsch gelesene Nummer oder jeden falsch gelesenen Lieferanten.
• Dateien bis 20 MB. Über den gehosteten Server nimmt upload_receipt rund 7 MB, größere Dateien gehen per REST oder Hochlade-Link.
• Bei Rechnungen ohne Textschicht entfällt die Gegenprobe gegen den Dateitext, die Rechenprobe bleibt.
• PDFs und Fotos zählen auf das Kontingent der KI-erkannten Belege Ihres Tarifs, E-Rechnungen nicht.
• In der Sandbox ist die Belegerkennung ausgeschaltet.
• Anschriften gehören nicht zum Auslesen, vom Aussteller wird nur das Land gelesen. Ob eine Rechnung alle Pflichtangaben trägt, zeigt das Auslesen also nicht.
• Das Auslesen sagt nichts darüber, ob eine Rechnung inhaltlich stimmt. Das klärt die Rechnungsprüfung und am Ende Ihr eigener Blick oder der Ihrer Kanzlei.

Häufige Fragen

Welche Rechnungen liest die KI aus?

PDFs und Fotos. XRechnung und ZUGFeRD liest die Software ohne KI aus dem Datensatz in der Datei.

Welche Dateiformate nimmt die Software an?

PDF, PNG, JPG, WEBP und XML bis 20 MB je Datei. HEIC-Fotos vom iPhone wandelt sie um.

Was passiert mit einem Feld, das nicht lesbar ist?

Die Erkennung soll es leer lassen, statt zu raten. Fehlt etwas Buchungswichtiges wie Betrag, Datum oder Lieferant, wartet der Beleg mit diesem Grund auf Sie.

Ist ein PDF mit ZUGFeRD-Datensatz immer eine E-Rechnung?

Nein. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen nicht. Dann liest die Software das PDF wie einen gewöhnlichen Beleg.

Kann ich eine Rechnung einfach in Claude oder ChatGPT hochladen?

Zum Lesen ja. Für die Buchung muss das Original in den Belegeingang: Das Programm gibt Ihnen dafür einen Hochlade-Link, oder Sie leiten die Rechnung an die Beleg-Adresse weiter.

Zählt jede ausgelesene Rechnung auf das Kontingent?

Nein. Was durch die Belegerkennung läuft, zählt, also PDF und Foto. Was aus einem E-Rechnungs-Datensatz gelesen wird, zählt nicht.