Verpflegungsmehraufwand buchen mit KI: Pauschalen statt Quittungen

Warum die Quittung hier nichts zählt

Wer auswärts arbeitet, isst unterwegs häufig teurer als zu Hause. Das Steuerrecht gleicht diesen Mehraufwand nicht nach dem tatsächlichen Preis aus, sondern pauschal: Mehraufwendungen für Verpflegung sind nur nach Maßgabe von § 9 Abs. 4a EStG abziehbar. Für Selbstständige und Gewerbetreibende verweist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG genau dorthin. Das Restaurant, das Sie am Reisetag besuchen, ist deshalb kein Buchungsfall mit Rechnung, sondern ein Tag, für den Sie einen festen Betrag ansetzen.

Daraus folgen zwei Dinge, die ein allgemeines Sprachmodell ohne Kontenkatalog gern vermischt. Erstens: Eine Pauschale ist kein Entgelt eines anderen Unternehmers, also gibt es keine Rechnung und keinen Vorsteuerabzug. Der Steuerschlüssel ist V0, nicht V19. Zweitens: Die Quittung vom Mittagessen gehört nicht in dieses Konto. Haben Sie unterwegs Geschäftspartner zum Essen eingeladen, ist das ein anderer Fall (Bewirtung), den Sie getrennt buchen.

Die Pauschalen im Inland

Stand der Prüfung: Wortlaut von § 9 Abs. 4a EStG auf gesetze-im-internet.de, abgerufen am 31.10.2026.

• 28 € für jeden Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit.
• 14 € für den An- und den Abreisetag einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung, jeweils ohne Mindestdauer.
• 14 € für einen Kalendertag ohne Übernachtung, wenn Sie mehr als 8 Stunden abwesend sind.
• Im Ausland gelten länderweise Beträge, die das Bundesfinanzministerium bekannt gibt. Eine Länderliste hat die Software nicht hinterlegt: In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung tragen Sie die Sätze aus dem BMF-Schreiben selbst ein, sonst übernehmen Sie den Betrag aus Ihrer Reisekostenabrechnung.
• Stellt der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter einem Arbeitnehmer eine Mahlzeit, wird dessen Pauschale gekürzt (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG): für das Frühstück um 20 Prozent, für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent der Pauschale für einen vollen Kalendertag, also um 5,60 € bzw. 11,20 €. Bei reisenden Unternehmern kürzt die Finanzverwaltung die Pauschale nicht; dort wird ein Frühstück aus den Übernachtungskosten herausgerechnet (BMF-Schreiben vom 23.12.2014 zu Reisekosten bei der Gewinnermittlung).
• Bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Stelle ist der Abzug auf die ersten drei Monate begrenzt; eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen beginnt die Frist neu.

Zwei Reisen, durchgerechnet

Beispiel 1: Inhaberin eines Einzelunternehmens, Kundentermin in Hamburg, Abfahrt Montag 6:30 Uhr, Rückkehr Dienstag 19:00 Uhr, eine Übernachtung, Frühstück im Zimmerpreis. Beispiel 2: der angestellte Geschäftsführer einer GmbH, Montag bis Mittwoch in München, zwei Übernachtungen in einem Hotel, das die GmbH mit Frühstück gebucht und bezahlt hat.

Inhaberin: Montag ist Anreisetag mit 14 €, Dienstag Abreisetag mit ebenfalls 14 €, zusammen 28 €. Gekürzt wird nicht, denn die Kürzung knüpft an eine Mahlzeit an, die ein Arbeitgeber stellt. Stattdessen gehört der Frühstücksanteil nicht zu den Übernachtungskosten: Der Prüfhinweis des Katalogs zur Hotelrechnung führt ihn auf „Reisekosten Unternehmer (nicht abziehbarer Anteil)“ (SKR03 4672, SKR04 6672), die ausgewiesene Vorsteuer bleibt abziehbar. Die Hotelrechnung selbst ist ein eigener Beleg (siehe die Seite zur Hotelrechnung).

Geschäftsführer: Montag 14 €, Dienstag 28 €, Mittwoch 14 € ergeben 56 €. Die GmbH hat an zwei Morgen das Frühstück gestellt, also wird zweimal um 5,60 € gekürzt; es bleiben 44,80 €. Bis zu diesem Betrag ist die Erstattung steuerfrei (§ 3 Nr. 16 EStG).

Gebucht wird die Pauschale der Inhaberin als Aufwand gegen Privateinlage, weil niemand sie dem Unternehmen in Rechnung stellt und sie nichts vom Geschäftskonto erhält; die Software nutzt dafür dieselben Konten wie beim Beleg „selbst bezahlt“, 1890 im SKR03 und 2180 im SKR04. Die Erstattung an den Geschäftsführer entsteht als offener Posten auf seinem Personenkonto, den später die Überweisung ausgleicht.

Beispiel 1: Inhaberin, Pauschale 28,00 EUR, ohne Steuerschlüssel
                                     SKR03            SKR04
Reisekosten Unternehmer Verpfl.      4674 an 1890     6674 an 2180
(das Hotelfrühstück: 4672 / 6672, die Pauschale bleibt ungekürzt)

Beispiel 2: Geschäftsführer einer GmbH, 56,00 − 2 × 5,60 = 44,80 EUR
Reisekosten Arbeitnehmer Verpfl.     4664 an Personenkonto des Geschäftsführers
                                     (SKR04: 6664 an Personenkonto)
Erstattung: Personenkonto an Bank    1200 bzw. 1800

Was die Software mit der Reisekostenabrechnung macht

Eine Reisekostenabrechnung kommt wie jeder andere Beleg herein: per Upload in der App, an die Beleg-Adresse Ihrer Gesellschaft oder über einen Hochlade-Link. Die Software liest den Beleg und stellt einen Buchungsvorschlag mit Konto, Steuerschlüssel und Begründung zusammen. Zu Begriffen wie „Verpflegungsmehraufwand“, „Verpflegungspauschale“ oder „Tagegeld“ hält der Kontierungskatalog der Software drei Einträge bereit und wählt nach Rechtsform und Reisendem: den Eintrag für Inhaber und Personengesellschaften (4674/6674), den für Arbeitnehmer (4664/6664) und den für die Reisenden einer Kapitalgesellschaft, einschließlich der angestellten Geschäftsführung.

Die gespeicherte Begründung nennt die Norm und den Hinweis, dass Pauschalen keine Vorsteuer enthalten. Dazu zeigt die Software, was Sie vor dem Buchen prüfen sollten: Abwesenheitszeiten, Reiseort, Dreimonatsfrist, gestellte Mahlzeiten. Ist die Abrechnung beim Einreichen als „selbst bezahlt“ markiert, richtet sich die Gegenbuchung nach der Person: beim Inhaber eines Einzelunternehmens die Privateinlage; bei Mitarbeitenden und bei Mitgliedern einer Kapitalgesellschaft ein offener Posten gegenüber der einreichenden Person, den der Bankabgleich mit der Erstattung ausgleicht; beim Gesellschafter einer Personengesellschaft ein Prüfhinweis, weil erst feststehen muss, wessen Privat- oder Kapitalkonto betroffen ist.

Die Reisekostenabrechnung im Chat prüfen lassen

Ist Ihre Gesellschaft mit Claude oder ChatGPT verbunden (die Anleitung steht oben unter „Claude oder ChatGPT verbinden“) und darf die Verbindung buchen, genügt ein Auftrag wie dieser:

In meinem Belegeingang liegt die Reisekostenabrechnung Hamburg vom 12. und 13. Oktober.
Zeigen Sie mir den Buchungsvorschlag mit Konto, Steuerschlüssel und Begründung.
Prüfen Sie, ob für An- und Abreisetag je 14 € angesetzt sind und das Hotelfrühstück
nicht von der Pauschale abgezogen wurde. Buchen Sie erst nach meinem Ja.

• Das Programm ruft list_receipts auf, findet den Beleg, und get_receipt_proposal liefert Konten, Steuerschlüssel, Begründung und den Hinweis, ob vor dem Buchen etwas zu prüfen ist.
• Stimmt der Vorschlag, bucht confirm_receipt den Beleg über denselben Weg wie „Buchen“ in der Belegprüfung. Ist der Betrag falsch, wird der Vorschlag mit einer begründeten Korrektur geändert; die Begründung bleibt als Spur an der Buchung.
• Fehlt der Beleg noch, holt create_receipt_upload_link einen Hochlade-Link, und get_receipt_inbox_address nennt die E-Mail-Adresse des Belegeingangs. Eine Datei, die Sie nur im Chat anhängen, erreicht die Software nicht als Datei.
• Ohne Beleg legt create_journal_entry die Pauschale der Inhaberin an, etwa 28,00 € von 4674 an 1890 (SKR04 6674 an 2180), ohne Steuerschlüssel. Gegen ein Bankkonto mit Abruf bucht man so nicht von Hand, sonst stünde die Zahlung ein zweites Mal im Bankkonto, sobald der Umsatz aus dem Abruf kommt. Die Abrechnung als Beleg ist der bessere Weg, weil sie dann an der Buchung hängt.

Inhaber, Arbeitnehmer, Geschäftsführer: wer reist, entscheidet das Konto

Wo Pauschalen ohne Kontenkatalog schiefgehen

• Es bucht die Quittung vom Abendessen mit 19 Prozent Vorsteuer auf ein Bewirtungskonto. Richtig wäre die Pauschale ohne Vorsteuer.
• Es setzt für jeden Reisetag 28 € an, obwohl An- und Abreisetag mit Übernachtung nur 14 € bringen.
• Es kürzt die Pauschale der reisenden Inhaberin um das Hotelfrühstück, statt den Frühstücksanteil aus der Hotelrechnung zu nehmen, oder es vergisst die Kürzung beim Arbeitnehmer, dem der Arbeitgeber das Frühstück gestellt hat.
• Es nimmt für den Inhaber das Arbeitnehmerkonto oder umgekehrt, weil beide „Verpflegungsmehraufwand“ heißen.
• Es lässt Pauschalen auch nach den ersten drei Monaten am selben Einsatzort stehen.

Was nur Sie über die Reise wissen

• Die Abwesenheitszeiten je Kalendertag, der Reiseort und ob Sie am selben Ort schon länger als drei Monate tätig sind.
• Welche Mahlzeiten gestellt waren und von wem: Beim Arbeitnehmer kürzen sie die Pauschale, beim Inhaber gehört das Frühstück aus der Hotelrechnung heraus. Das steht oft nur auf der Hotel- oder Veranstaltungsrechnung.
• Bei Auslandsreisen der Betrag aus der Länderliste des Bundesfinanzministeriums.
• Alles, was Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater zur Auslegung sagt. Die Software nennt die Norm, sie berät nicht zu Sonderfällen.

Häufige Fragen

Welches Konto nehme ich für Verpflegungsmehraufwand im SKR03 und SKR04?

Für Inhaber und Personengesellschaften 4674 (SKR03) bzw. 6674 (SKR04), für Arbeitnehmer und die Reisenden einer GmbH 4664 bzw. 6664. Die Pauschale trägt keine Vorsteuer, der Steuerschlüssel ist V0.

Gibt es Vorsteuer auf Verpflegungspauschalen?

Nein. Eine Pauschale ist keine Rechnung eines anderen Unternehmers, und § 15 UStG verlangt für den Vorsteuerabzug eine Rechnung mit gesondert ausgewiesener Steuer. Vorsteuer ziehen Sie höchstens aus anderen Belegen der Reise, etwa Hotel oder Bahnticket.

Wie hoch sind die Pauschalen im Inland?

Nach § 9 Abs. 4a EStG 28 € bei 24 Stunden Abwesenheit, 14 € für An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung und 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung. Im Ausland gelten länderweise festgesetzte Beträge.

Wie wirkt ein gestelltes Frühstück?

Beim Arbeitnehmer, dem der Arbeitgeber das Frühstück stellt, kürzt es die Pauschale um 20 Prozent der Pauschale für einen vollen Kalendertag, also um 5,60 €; Mittag- und Abendessen kürzen um jeweils 11,20 €. Beim reisenden Inhaber bleibt die Pauschale ungekürzt; dort gehört der Frühstücksanteil der Hotelrechnung nicht zu den Übernachtungskosten.

Kann ich die tatsächlichen Essenskosten ansetzen?

Nein. Abziehbar sind nur die Pauschbeträge. Die Restaurantquittung des Reisetags ist kein Buchungsbeleg für dieses Konto.

Gilt die Pauschale am selben Einsatzort dauerhaft?

Nein, bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Stelle gilt sie nur für die ersten drei Monate. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen beginnt die Frist neu.