Custom GPT erstellen

Custom GPT für die Buchhaltung erstellen

Ein Custom GPT ist ein von Ihnen selbst eingerichteter, benennbarer ChatGPT-Assistent, den Sie einmal im GPT-Builder konfigurieren und danach immer wieder aufrufen. Über die Funktion GPT Actions verbinden Sie ihn mit unserer offenen REST-API — er liest dann Ihre echte Saldenliste, erklärt die Zahlen im Klartext und bucht auf Wunsch mit passendem Scope. Wichtig zum Verständnis: Dieser Custom GPT ist Ihr Werkzeug — er läuft in Ihrem ChatGPT-Konto und ist kein Bestandteil unserer Software. Wir liefern nur die dokumentierte Schnittstelle, an die Sie ihn andocken.

Was ein Custom GPT für Ihre Buchhaltung ist

Ein Custom GPT ist kein Sonderprodukt und kein Konnektor von uns, sondern ein wiederverwendbarer Assistent, den Sie selbst benennen, konfigurieren und der Ihre Buchhaltung über die offene REST-API anspricht.

Der GPT gehört Ihnen

Ein Custom GPT ist ein benennbarer Assistent, den Sie einmal im GPT-Builder Ihres ChatGPT-Kontos anlegen und danach beliebig oft aufrufen. Er ist Ihr Werkzeug, kein Bestandteil unserer Software. Wir stellen allein die dokumentierte REST-Schnittstelle bereit; ob Sie sie mit einem Custom GPT, mit Claude oder mit einem eigenen Programm ansprechen, bleibt Ihre Entscheidung. Unsere Software basiert nicht auf ChatGPT.

Actions statt Zauberei

Die Verbindung entsteht über GPT Actions: Sie hinterlegen die feste Endpunktliste als OpenAPI-Schema, und der GPT ruft die passenden Endpoints selbst per HTTP auf. Es gibt keinen versteckten Konnektor und keinen zweiten Datenpfad — dieselben Endpoints wie für jedes andere Programm.

Ein Schlüssel, eine Firma

Die Gesellschaft leitet sich aus dem Bearer-Schlüssel ab, nie aus einem Parameter der Anfrage. Ein Custom GPT mit Ihrem jab_live_-Schlüssel sieht genau eine Firma und erreicht die Daten anderer Mandanten grundsätzlich nicht — das gilt für jede einzelne Operation.

In drei Bausteinen zusammengesetzt

Einen Custom GPT für die Buchhaltung erstellen Sie im GPT-Builder, nicht im Code. Genau diese Bündelung aus Name, dauerhaften Anweisungen und Aktion macht aus einem einmaligen API-Aufruf einen wiederverwendbaren Assistenten. Drei Angaben genügen, damit er Ihre echten Zahlen sieht.

  • Name und Anweisungen: Sie geben dem GPT einen Namen und beschreiben im Anweisungsfeld sein dauerhaftes Verhalten — etwa "Antworte als nüchterner Buchhalter, weise Beträge in Euro mit zwei Nachkommastellen aus und buche nie ohne ausdrückliche Bestätigung". Diese Anweisung gilt bei jedem Aufruf.
  • Aktionen (OpenAPI-Schema): Unter "Aktionen" hinterlegen Sie die Basisadresse und die Endpunktliste aus der API-Dokumentation. Der GPT liest daraus, welche Operationen es gibt und welche Parameter sie erwarten.
  • Authentifizierung: Als Auth-Typ wählen Sie "API-Schlüssel" und den Bearer-Header; als Wert tragen Sie Ihren Schlüssel mit dem Präfix jab_live_ ein. Ein separater apikey-Header ist nicht nötig.
  • Scope bewusst wählen: read für reine Auswertungen, read plus write nur, wenn der GPT tatsächlich buchen soll. Für einen abgegrenzten Auftrag lohnt ein zeitlich befristeter Schlüssel, den Sie danach widerrufen.

Die Action einrichten

So sieht die Konfiguration der Aktion und ein lesender Aufruf im Klartext aus. Genau diese Art Anfrage stellt der Custom GPT im Hintergrund, wenn Sie nach den Zahlen eines Jahres fragen. Ersetzen Sie $BASIS_URL und den Schlüssel durch Ihre Werte aus der App unter API-Zugang.

# ChatGPT → GPT bearbeiten → Konfigurieren → Aktionen → Neue Aktion
# Authentifizierung: API-Schlüssel  →  Auth-Typ: Bearer
# Wert: jab_live_…
# Server-/Basis-URL: $BASIS_URL
#
# Beispiel-Aufruf, den die Aktion im Hintergrund ausführt
# (Saldenliste eines Wirtschaftsjahres lesen):
curl -H "Authorization: Bearer jab_live_…" \
  "$BASIS_URL/saldenliste?fiscal_year=2024"

Was der Custom GPT lesen und schreiben kann

Der Funktionsumfang entspricht exakt der REST-API — 14 feste Operationen, dieselben, die auch der MCP-Server als Werkzeuge anbietet. Nichts, was der GPT tut, geht über diese Liste hinaus.

  • Lesen (10 Operationen): Stammdaten, Wirtschaftsjahre, Kontenrahmen, Buchungsjournal, Saldenliste, offene Posten, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Bankumsätze und betriebswirtschaftliche Auswertung.
  • Schreiben (4 Operationen, nur mit write-Scope): manuelle Buchung, Storno, Ausgangsrechnung stellen und Eingangsrechnung erfassen.
  • Kein SQL und kein freier Query: Der GPT ruft ausschließlich die benannten Endpoints auf, nicht Ihre Datenbank. Die Endpunktliste ist fest und dokumentiert.
  • Ein Custom GPT mit read-Schlüssel eignet sich hervorragend für wiederkehrende Berichte und Monatsauswertungen, ohne dass jemand versehentlich bucht.

GoBD bleibt erzwungen — und ehrliche Grenzen

Der bequeme Weg über einen Custom GPT ändert nichts an den Grundregeln. Der Schlüssel steckt in Ihrer Hand, und die API bleibt eine Daten-Schnittstelle mit klaren Grenzen.

Schreibende Aufrufe laufen durch denselben Buchungskern wie die Eingabe von Hand. Es gilt append-only: festgeschriebene Buchungen werden nicht gelöscht, sondern per Storno neutralisiert, jede Buchung erfüllt Soll gleich Haben, und die Festschreibung bleibt unangetastet. Ein Custom GPT kann diese Regeln nicht umgehen, selbst wenn Sie ihn ausdrücklich darum bäten.

Wichtig zu wissen: Die Schnittstelle ist ausschließlich Buchhaltung. Ein Custom GPT kann darüber weder eine E-Bilanz noch einen Jahresabschluss oder eine Steuererklärung erstellen oder übermitteln. Er bereitet die Zahlen vor — sauber gebucht und ausgewertet —, die später in der App zum Abschluss werden.

Ein Custom GPT lässt sich benennen und mit anderen teilen. Bedenken Sie dann, dass der Schlüssel hinter der Aktion den Zugang gewährt: Für alles, was Sie weitergeben, nehmen Sie einen read-Schlüssel, begrenzen ihn zeitlich und widerrufen ihn, sobald der Auftrag erledigt ist. Schlüssel werden nur als Hash gespeichert und sind jederzeit widerrufbar.

Häufige Fragen

Worin unterscheidet sich ein Custom GPT von einfachen ChatGPT Actions?

Ein Custom GPT bündelt einen Namen, dauerhafte Anweisungen und die Aktion zu einem wiederverwendbaren, benennbaren Assistenten: Sie konfigurieren ihn einmal, und bei jedem Aufruf gilt dieselbe Verhaltensvorgabe und derselbe Endpunkt-Katalog. Eine Aktion in einem gewöhnlichen Chat ist dagegen an genau diese Unterhaltung gebunden. Technisch sprechen beide dieselbe REST-API mit demselben Bearer-Schlüssel und denselben GoBD-Regeln an — der Custom GPT macht die Anbindung nur dauerhaft und teilbar.

Worin unterscheidet sich ein Custom GPT vom MCP-Server?

Der MCP-Server ist ein Adapter, den MCP-fähige Clients wie Claude Code direkt sprechen. ChatGPT kennt MCP in dieser Form nicht, deshalb bindet ein Custom GPT die Buchhaltung über GPT Actions gegen dieselbe REST-API an. Der Funktionsumfang ist identisch — dieselben 14 Operationen, derselbe Schlüssel, dieselben GoBD-Regeln —, nur der Anbindungsweg unterscheidet sich.

Brauche ich Programmierkenntnisse, um den GPT zu erstellen?

Nein. Sie legen im GPT-Builder eine Aktion an, fügen die Basisadresse und die Endpunktliste aus der API-Dokumentation ein und tragen Ihren Bearer-Schlüssel ein. Das ist Konfiguration per Formular, kein Programmieren. Das fertige OpenAPI-Schema entnehmen Sie der Dokumentation und kopieren es unverändert.

Ist der Custom GPT ein Teil Ihrer Software?

Nein. Der Custom GPT ist Ihr eigenes Werkzeug in Ihrem ChatGPT-Konto. Wir stellen nur die offene REST-Schnittstelle bereit, an die Sie ihn andocken. Unsere Software basiert nicht auf ChatGPT, und der GPT läuft nicht bei uns — er ruft lediglich unsere dokumentierten Endpoints auf.

Kann ich verhindern, dass der Custom GPT bucht?

Ja. Verwenden Sie einen Schlüssel mit reinem read-Scope. Damit stehen dem GPT nur lesende Endpoints zur Verfügung; selbst eine ausdrückliche Buchungsbitte läuft ins Leere, weil das Schreibrecht fehlt. Ein read-plus-write-Schlüssel ist nur nötig, wenn der GPT tatsächlich buchen soll.

Kann der Custom GPT meinen Jahresabschluss oder die E-Bilanz erstellen?

Nein. Die REST-API ist reine Buchhaltung. Der GPT kann Zahlen ziehen und Buchungen anstoßen, die die Grundlage bilden — Jahresabschluss, Anhang, Lagebericht und E-Bilanz entstehen anschließend in der App, nicht über die Schnittstelle.