Forderungen analysieren per KI-Agent: Altersstruktur, DSO und Zahlungsverhalten

Datengrundlage

Altersstruktur in vier Klassen

Der Agent holt die offenen Posten seitenweise ab, bis die gemeldete Gesamtzahl erreicht ist. Der Werkzeugaufruf:

{
  "name": "list_open_items",
  "arguments": {
    "kind": "debitor",
    "status": "open",
    "limit": 1000,
    "offset": 0
  }
}

Je Posten rechnet das Modell die Tage seit Fälligkeit zum Stichtag: noch nicht fällig, 0–30, 31–60, 61–90 und über 90 Tage überfällig. Je Klasse stehen Anzahl, Summe der Restbeträge und Anteil am Gesamtbestand, darunter die größten Posten mit Kunde, Rechnungsnummer und Fälligkeit.

Wer lieber nach Rechnungsalter gliedert, nimmt das Rechnungsdatum statt der Fälligkeit. Wichtig ist nur, dass die Wahl im Bericht steht und jeden Monat gleich bleibt.

DSO berechnen: die Forderungslaufzeit

DSO steht für Days Sales Outstanding und beschreibt, wie viele Tage Umsatz im Forderungsbestand stecken. Eine gängige Formel: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen zum Stichtag geteilt durch den Bruttoumsatz eines Zeitraums, mal die Tage des Zeitraums. Brutto, weil auch die Forderungen die Umsatzsteuer enthalten.

Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen: 48.000 € offene Forderungen, 144.000 € Bruttoumsatz in den letzten 90 Tagen – DSO = 48.000 ÷ 144.000 × 90 = 30 Tage. Den Forderungsbestand liest der Agent als Summe der Restbeträge aus list_open_items, den Bruttoumsatz aus list_outgoing_invoices nach Rechnungsdatum, ohne stornierte Rechnungen.

Schwanken die Umsätze stark, ist die Rückrechnungsmethode genauer: Der Agent zieht vom Forderungsbestand den Bruttoumsatz des letzten Monats ab, dann den des Vormonats und so weiter, bis der Bestand aufgebraucht ist, und zählt die Tage der dabei verbrauchten Monate. Welche Methode gilt, legen Sie einmal fest.

Allein sagt die Zahl wenig. Aussagekräftig wird sie im Verlauf über mehrere Monate und im Vergleich mit Ihrem üblichen Zahlungsziel: Liegt das Ziel bei 14 Tagen und der DSO bei 30, zahlen Kunden im Mittel deutlich später als vereinbart.

Zahlungsverhalten je Kunde

Für bezahlte Rechnungen verknüpft der Agent list_payments über invoice_id mit list_outgoing_invoices: Ausgleichsdatum minus Fälligkeit ergibt die Tage Verzug je Zahlung. Je Kunde folgen Durchschnitt, längster Verzug, Anteil pünktlicher Zahlungen und genutztes Skonto. Ausgleiche mit is_reversal oder reversed – etwa eine Rücklastschrift – zählen nicht als Zahlung.

Teilzahlungen erkennt das Modell an mehreren Ausgleichen zu einer Rechnung. Kunden ohne Zahlungshistorie stehen getrennt, statt mit einem geschätzten Wert in den Durchschnitt zu fallen.

Vorschlag: Reihenfolge für Erinnerungen und Mahnungen

• Zuerst hohe Restbeträge mit langem Verzug, dann viele kleine Posten desselben Kunden, dann Kunden, die bisher pünktlich waren und vermutlich nur eine Erinnerung brauchen.
• Verzug tritt grundsätzlich durch eine Mahnung nach Fälligkeit ein (§ 286 Abs. 1 BGB), ohne Mahnung etwa bei einem nach dem Kalender bestimmten Zahlungstermin (Abs. 2). Bei Entgeltforderungen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, gegenüber Verbrauchern nur, wenn die Rechnung besonders darauf hinweist (Abs. 3).
• Verzugszinsen betragen fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Geschäften ohne Verbraucher neun Prozentpunkte (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB); gegenüber Schuldnern, die keine Verbraucher sind, kommt eine Pauschale von 40 Euro hinzu (§ 288 Abs. 5 BGB). Den aktuellen Basiszinssatz enthält die Buchhaltung nicht – geben Sie ihn vor, wenn der Agent Zinsen beispielhaft ausrechnen soll.
• Ob und wie Sie mahnen, entscheiden Sie. Das Schreiben und den Versand beschreibt die Seite zum Mahnwesen; die Software ersetzt keine Rechtsberatung.

Beispiel: Auftrag im Chat

Ein Auftrag für einen Leseschlüssel:

Forderungsanalyse zum 30.09.2026:
1. Offene Forderungen nach Alter: nicht fällig, 0–30, 31–60, 61–90, > 90 Tage
   überfällig – Anzahl, Summe, Anteil; die zehn größten Posten.
2. DSO auf Basis der letzten 90 Tage, dazu die Werte zum 30.06. und 31.03.
3. Zahlungsverhalten je Kunde (letzte 12 Monate): Durchschnitt Tage nach
   Fälligkeit, längster Verzug, Anteil pünktlich, vereinbartes Zahlungsziel.
4. Vorschlag für die Reihenfolge der Erinnerungen mit kurzer Begründung.
Rechenweg zeigen. Nichts buchen, nichts versenden.

Der Agent ruft list_open_items, list_outgoing_invoices für das Geschäftsjahr, list_payments mit kind debitor und dem Zeitraum sowie list_business_partners auf. Die Analyse entsteht im Modell; mit einem Programm, das Code ausführt, lassen Sie die Tabellen per Skript rechnen.

Grenzen

• Mahnungen versendet der Agent über die Schnittstelle nicht: send_outgoing_invoice verschickt Ausgangsrechnungen an hinterlegte Adressen und braucht dafür das Recht send – ein Mahnschreiben ist das nicht.
• Ob eine Forderung zweifelhaft ist und wertberichtigt oder ausgebucht werden muss, ist eine Bewertungsfrage für Sie und Ihre Kanzlei.
• Die Analyse ist nur so aktuell wie die Bankzuordnung: Eine eingegangene, aber noch nicht zugeordnete Zahlung lässt den Posten offen erscheinen. list_bank_transactions mit status unbooked zeigt solche Umsätze.
• Alle Kennzahlen rechnet das Modell; stimmen Sie die Gesamtsumme gegen den Forderungsbestand der Saldenliste ab.

Häufige Fragen

Wie berechnet der Agent die DSO?

Forderungsbestand zum Stichtag geteilt durch den Bruttoumsatz eines Zeitraums, mal die Tage des Zeitraums – zum Beispiel 90 Tage. Den Bestand liest er aus list_open_items, den Umsatz aus list_outgoing_invoices; die Formel geben Sie vor oder bestätigen sie.

Welche Altersklassen sind üblich?

Diese Seite verwendet nicht fällig, 0–30, 31–60, 61–90 und über 90 Tage nach Fälligkeit. Sie können andere Grenzen vorgeben; entscheidend ist, dass sie jeden Monat gleich bleiben.

Woher weiß der Agent, wie pünktlich ein Kunde zahlt?

Aus list_payments: Jeder Ausgleich nennt Rechnung und Ausgleichsdatum. Zusammen mit der Fälligkeit aus list_outgoing_invoices ergibt sich der Verzug je Zahlung.

Kann der Agent mahnen?

Er kann eine Reihenfolge vorschlagen und Texte entwerfen. Ein Werkzeug für den Versand von Mahnungen gibt es nicht; ob und wie Sie mahnen, entscheiden Sie.

Welche Rechte braucht die Analyse?

Nur Leserecht. Ein Leseschlüssel bekommt keine schreibenden Werkzeuge angezeigt und kann nichts buchen oder versenden.

Warum ist ein Posten offen, obwohl der Kunde gezahlt hat?

Meist ist der Bankumsatz noch nicht der Rechnung zugeordnet. Mit Schreibrecht ordnet der Agent ihn mit match_bank_transaction zu; Teilzahlungen lassen den Rest offen.