Fortbildungskosten buchen mit KI: Seminar, Kurs und Vorsteuerfrage

Die Rechnung entscheidet über die Vorsteuer, nicht das Thema

Bei Fortbildungen ist der Aufwand fast nie das Problem: Betriebsausgaben sind nach § 4 Abs. 4 EStG alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind, und ein Seminar zur Bilanzbuchhaltung für die Buchhalterin oder ein Kurs zu einer Fachsoftware ist betrieblich veranlasst. Heikel ist die Umsatzsteuer, weil Fortbildung zwei völlig verschiedene Rechnungsbilder hat.

Der private Seminaranbieter schreibt 19 Prozent Umsatzsteuer aus. Dann gelten die üblichen Regeln des Vorsteuerabzugs. Bietet dagegen eine Einrichtung an, deren Leistungen § 4 Nr. 21 UStG befreit, etwa weil die zuständige Landesbehörde ihr bescheinigt hat, dass sie Ausbildung, Fortbildung oder berufliche Umschulung erbringt, steht auf der Rechnung kein Steuerbetrag, und es gibt nichts abzuziehen. Vom Namen des Anbieters auf die Steuerfreiheit zu schließen, wäre unsicher; maßgeblich ist, was der Beleg zeigt.

Beispiel: zwei Rechnungen, ein Konto

Beispiel: Ein Seminar mit Umsatzsteuer und ein Kurs ohne, beide per Überweisung vom Geschäftskonto bezahlt.

Läuft die Rechnung über die Eingangsrechnungen und die Verbindlichkeit (Kreditor), ersetzt das Konto Verbindlichkeiten (SKR03 1600, SKR04 3300) die Bank, und die Zahlung gleicht später der Bankabgleich aus. Dieser Weg ist für Gesellschaften mit Bilanzierung der Normalfall.

Beispiel A: Seminar, 595,00 EUR netto + 113,05 EUR USt = 708,05 EUR brutto
                                      SKR03          SKR04
Fortbildungskosten           595,00   4945           6821
Abziehbare Vorsteuer 19 %    113,05   1576           1406
an Bank                      708,05   1200           1800
Steuerschlüssel V19

Beispiel B: Kurs einer Einrichtung mit Bescheinigung (§ 4 Nr. 21 UStG),
480,00 EUR ohne Steuerausweis
Fortbildungskosten           480,00   4945 an 1200   6821 an 1800
Steuerschlüssel V0 (keine Vorsteuer)

Vom Seminarbeleg zum Buchungsvorschlag

• Erkennung: Wörter wie Fortbildung, Weiterbildung, Seminar, Schulung, Workshop, Training, Konferenz, Zertifizierung oder bekannte Kursplattformen führen im Kontierungskatalog auf das Konto Fortbildungskosten.
• Vorschlag: 4945 beziehungsweise 6821, die gespeicherte Begründung („Aufwand für die berufliche Fort- und Weiterbildung“) und der Prüfhinweis zu § 4 Nr. 21 UStG.
• Steuerschlüssel: Der Katalog sieht V19 vor, doch die Software übernimmt den Satz nur, wenn der Beleg deutsche Umsatzsteuer ausweist. Weist er einen anderen deutschen Satz aus, gilt der Beleg, und die Abweichung steht als Hinweis an der Buchung. Fehlt der Steuerausweis, bleibt es bei V0 ohne Vorsteuer, mit dem Hinweis, Steuerbefreiung oder Reverse Charge zu prüfen.
• Einlieferung: Upload in der App, E-Mail an die Beleg-Adresse der Gesellschaft oder ein Hochlade-Link, den Claude oder ChatGPT erzeugen kann.
• Ist ein Beleg eindeutig, bucht ihn der Autopilot; sonst liegt er zur Prüfung bereit.

Zwei Schulungsrechnungen im Chat klären

Mit einer Verbindung, die buchen darf (Einrichtung über „Claude oder ChatGPT verbinden“ oben), lautet der Auftrag etwa so:

Im Belegeingang liegen zwei Rechnungen für Schulungen von diesem Quartal.
Zeigen Sie mir zu jeder den Buchungsvorschlag und sagen Sie, ob auf der Rechnung
Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Bei Rechnungen ohne Steuerausweis soll der Steuerschlüssel
V0 sein. Buchen Sie erst nach meiner Bestätigung.

Das Programm ruft list_receipts auf und holt zu jedem Beleg mit get_receipt_proposal den Vorschlag samt Hinweis, ob etwas zu prüfen ist. Nach Ihrer Bestätigung bucht confirm_receipt; eine nötige Änderung des Steuerschlüssels steht in der Korrektur mit Begründung. Haben Sie schon bezahlt und läuft die Zahlung über die Bankanbindung, ordnet book_bank_transaction mit receipt_id die Zahlung der gebuchten Rechnung zu, ohne sie ein zweites Mal als Aufwand zu erfassen. Liegt noch kein Beleg vor, erzeugt create_receipt_upload_link einen Hochlade-Link; die Beleg-Adresse nennt get_receipt_inbox_address.

Inhaber und Mitarbeiter: derselbe Aufwand, verschiedene Fragen

Gemischte Rechnungen: Seminar, Hotel und Verpflegung

Die Seminargebühr ist selten allein auf dem Beleg. Verlangt der Veranstalter Übernachtung und Verpflegung im selben Paket, sollten Sie die Zeilen trennen: Die Gebühr geht auf Fortbildungskosten, die Übernachtung auf das Reisekostenkonto, und die Verpflegung gehört nicht zu den Fortbildungskosten. Beim Arbeitnehmer kürzt eine so gestellte Mahlzeit die Verpflegungspauschale, beim Inhaber ist Verpflegung ohnehin nur über die Pauschalen abziehbar (siehe die Seite zum Verpflegungsmehraufwand). Die Belegprüfung kann eine Rechnung auf mehrere Konten und Steuersätze aufteilen; auch Claude und ChatGPT können mit confirm_receipt und einer Korrektur eine solche Aufteilung vorschlagen, die Sie bestätigen.

Bei Online-Kursen aus dem Ausland kann die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer kommen. Dann ist zu prüfen, ob Sie als Leistungsempfänger die Steuer schulden (§ 13b UStG). Die Software bucht eine solche Rechnung zunächst ohne Vorsteuer und weist darauf hin, dass bei einem Leistenden aus dem EU-Ausland Sie die Steuer schulden können; dann setzen Sie den Reverse-Charge-Schlüssel, damit Steuer und Vorsteuer in der Voranmeldung erscheinen.

Anlass, Anbieter, Nachweis: Ihre Entscheidungen

• Ob die Fortbildung betrieblich veranlasst ist und für wen.
• Ob der Anbieter steuerfrei abrechnet; den Beleg lesen, nicht den Anbieternamen.
• Bei Mitarbeitern die lohnsteuerliche Einordnung.
• Die Teilnahmebestätigung oder das Zertifikat aufheben; sie ist Nachweis für den betrieblichen Zweck.

Häufige Fragen

Auf welches Konto gehören Seminare und Fortbildungen?

Im SKR03 4945, im SKR04 6821, jeweils „Fortbildungskosten“. Der Steuerschlüssel richtet sich nach dem Ausweis auf der Rechnung: V19 bei 19 Prozent Umsatzsteuer, V0 ohne Steuerausweis.

Ist ein Seminar umsatzsteuerfrei?

Nur wenn der Anbieter die Voraussetzungen des § 4 Nr. 21 UStG erfüllt, etwa mit einer Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde über Ausbildung, Fortbildung oder berufliche Umschulung. Private Veranstalter ohne solche Bescheinigung berechnen regelmäßig Umsatzsteuer.

Kann ich Vorsteuer aus einer steuerfreien Bildungsleistung abziehen?

Nein. Weist die Rechnung keine Umsatzsteuer aus, gibt es keinen Steuerbetrag, den Sie als Vorsteuer abziehen könnten. Der Aufwand wird in voller Höhe gebucht.

Sind Fortbildungen für Mitarbeiter Arbeitslohn?

Nicht, wenn sie als Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers nach § 3 Nr. 19 EStG steuerfrei sind: Sie müssen die Beschäftigungsfähigkeit verbessern und dürfen keinen überwiegenden Belohnungscharakter haben. Die Einordnung treffen Sie in der Lohnabrechnung.

Wie buche ich einen beruflichen Führerschein für einen Mitarbeiter?

Der Kontierungskatalog nutzt SKR03 4140 bzw. SKR04 6130 („Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei“) und übernimmt die Steuer aus der Fahrschulrechnung. Einen allgemeinen Pkw-Führerschein ordnet er so nicht ein.

Was ist, wenn die Seminarrechnung Hotel und Verpflegung enthält?

Die Positionen werden getrennt: Seminargebühr auf Fortbildungskosten, Übernachtung in die Reisekosten; die Verpflegung wirkt bei den Verpflegungspauschalen. Die Belegprüfung erlaubt dafür die Aufteilung auf mehrere Konten und Steuersätze.