Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung: Was seit dem BAG-Beschluss Pflicht ist

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) ist die Frage entschieden: Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst werden kann. Das BAG leitet diese Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes her – in unionsrechtskonformer Auslegung nach dem EuGH-Urteil „CCOO“ (Urteil vom 14. Mai 2019 – C-55/18). Diese Seite ordnet die Rechtslage ein, erklärt die schon länger geltenden Aufzeichnungspflichten aus ArbZG und MiLoG und zeigt, wie kleine Unternehmen die Erfassung praktisch umsetzen.

Die Rechtslage: drei Ebenen der Erfassungspflicht

BAG-Beschluss: generelle Systempflicht

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden: Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Grundlage ist die unionsrechtskonforme Auslegung im Anschluss an das EuGH-Urteil „CCOO“ (C-55/18): Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen erfassbar sein – bloße Überstundenlisten genügen dem nicht.

§ 16 Abs. 2 ArbZG: Mehrarbeit aufzeichnen

Unabhängig davon galt schon immer: Arbeitszeit, die über die werktägliche Grenze des § 3 Satz 1 ArbZG (acht Stunden) hinausgeht, muss der Arbeitgeber aufzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren. Wer keine Grunderfassung hat, kann diese Pflicht kaum zuverlässig erfüllen – ohne Beginn und Ende weiß niemand, wann die neunte Stunde anfängt.

§ 17 MiLoG: Minijobs und bestimmte Branchen

Für geringfügig Beschäftigte (§ 8 Abs. 1 SGB IV) und für die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereiche (u. a. Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Speditionen) gilt eine strenge Dokumentationspflicht: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten auf die Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

ArbZG-Reform: in Diskussion, nicht beschlossen

Eine gesetzliche Neuregelung der Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz ist seit Jahren in Diskussion; ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums von 2023 sah u. a. eine elektronische Aufzeichnung vor. Verabschiedet ist eine solche Reform bislang nicht (Stand: Juli 2026). Bis dahin bleibt es bei der Systempflicht aus dem BAG-Beschluss – auf eine gesetzliche Detailregelung zu warten, ist kein Freibrief.

Was das für kleine Unternehmen konkret bedeutet

  • Die Pflicht trifft grundsätzlich jeden Arbeitgeber – der BAG-Beschluss kennt keine Bagatellgrenze nach Betriebsgröße
  • Erfasst werden müssen Beginn, Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden – eine reine Saldenliste reicht nicht
  • Die Form ist derzeit nicht gesetzlich festgelegt: Papier ist nicht ausgeschlossen, aber fehleranfällig; eine elektronische Erfassung ist praktisch der belastbarere Weg
  • Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich – sie befreit von der Zeitsteuerung, nicht von der Zeiterfassung
  • Die Aufzeichnung kann an die Beschäftigten delegiert werden; die Verantwortung für das System bleibt beim Arbeitgeber
  • Wer Minijobber beschäftigt oder in einer § 2a-Branche tätig ist, muss zusätzlich die MiLoG-Fristen einhalten: Aufzeichnung binnen sieben Kalendertagen, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre

Mehr als Dokumentation: die ArbZG-Grenzen mitprüfen

Der eigentliche Wert einer Zeiterfassung liegt nicht im Sammeln der Stempelzeiten, sondern im Abgleich mit dem Arbeitszeitgesetz. Drei Grenzen sind entscheidend: Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten und kann nur auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden gehalten werden (§ 3 ArbZG). Ruhepausen sind Pflicht: mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs bis zu neun Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden – und länger als sechs Stunden am Stück darf niemand ohne Pause arbeiten (§ 4 ArbZG). Nach Feierabend gilt eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden (§ 5 Abs. 1 ArbZG).

Eine Software sollte diese Prüfungen automatisch mitlaufen lassen und Verstöße sichtbar machen, bevor die Gewerbeaufsicht sie findet. Unser Personal-Modul erfasst Arbeitszeiten mit genau diesen ArbZG-Prüfungen – Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten – und führt daneben ein Überstundenkonto je Beschäftigtem.

Praktische Umsetzung in vier Schritten

  • 1. System wählen: elektronische Erfassung, in der Beschäftigte Beginn, Ende und Pausen selbst eintragen – im Mitarbeiterportal statt auf Stundenzetteln
  • 2. Regeln hinterlegen: Sollstunden je Vertrag, Pausenregeln, Überstundenkonto – damit Abweichungen automatisch sichtbar werden
  • 3. Prüfungen aktivieren: ArbZG-Warnungen bei Überschreitung von Höchstarbeitszeit, fehlenden Pausen oder verkürzter Ruhezeit
  • 4. Auswerten und aufbewahren: Monatsübersichten je Mitarbeiter, Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 MiLoG) – und Überstundensalden zum Jahresende in die Rückstellungsberechnung für den Abschluss übernehmen

Häufige Fragen

Ist Arbeitszeiterfassung in Deutschland Pflicht?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst werden kann. Daneben gelten die speziellen Aufzeichnungspflichten aus § 16 Abs. 2 ArbZG (Mehrarbeit) und § 17 MiLoG (Minijobs und bestimmte Branchen) fort.

Gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch für kleine Betriebe?

Ja. Der BAG-Beschluss enthält keine Ausnahme nach Betriebsgröße – die Systempflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG trifft grundsätzlich jeden Arbeitgeber. Ob eine künftige gesetzliche Regelung Erleichterungen für Kleinbetriebe vorsieht, ist offen; eine verabschiedete ArbZG-Reform gibt es bislang nicht.

Muss die Arbeitszeit elektronisch erfasst werden?

Derzeit schreibt kein Gesetz eine bestimmte Form vor – auch handschriftliche Aufzeichnungen sind nicht ausgeschlossen. Der Referentenentwurf zur ArbZG-Reform von 2023 sah eine grundsätzlich elektronische Erfassung vor, wurde aber nicht verabschiedet (Stand: Juli 2026). Praktisch ist die elektronische Erfassung der belastbarere Weg: vollständig, auswertbar und mit automatischen ArbZG-Prüfungen.

Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?

Ja. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Arbeitgeber auf die Steuerung von Beginn und Ende verzichtet – nicht, dass die Arbeitszeit unerfasst bleibt. Die Erfassung kann an die Beschäftigten delegiert werden; das System dafür muss der Arbeitgeber bereitstellen und die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes (acht bzw. zehn Stunden, Pausen, elf Stunden Ruhezeit) müssen eingehalten werden.

Welche besonderen Pflichten gelten für Minijobber?

Für geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV verlangt § 17 MiLoG die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – spätestens bis zum Ablauf des siebten auf die Arbeitsleistung folgenden Kalendertages, mit mindestens zwei Jahren Aufbewahrung. Dasselbe gilt für die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen wie Bau, Gastronomie oder Gebäudereinigung.