Abwesenheitsverwaltung

Abwesenheitsverwaltung: Alle Fehlzeiten in einer Übersicht

Urlaub ist nur eine von vielen Abwesenheiten. Dazu kommen Krankheit mit elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Elternzeit, Sonderurlaub, Fortbildungen und Freizeitausgleich – jede Art mit eigenen Regeln, Fristen und Folgen für Entgelt und Urlaubsanspruch. Wer das in einer Excel-Tabelle mit Farbcodes abbildet, verliert spätestens beim zweiten Langzeitkranken den Überblick. Diese Seite sortiert die wichtigsten Abwesenheitsarten mit ihren gesetzlichen Grundlagen und zeigt, wie Team-Kalender und Vertretungsregeln die Planung tragfähig machen.

Die Abwesenheitsarten und ihre Rechtsgrundlagen

Urlaub (BUrlG)

Mindestens 24 Werktage nach § 3 BUrlG (= 20 Arbeitstage bei 5-Tage-Woche), voller Anspruch nach sechs Monaten Wartezeit, Zwölftelung bei unterjährigem Ein- oder Austritt, Übertragung ins Folgejahr nur bei dringenden Gründen und dann bis Ende März. Verfall setzt nach der BAG-Rechtsprechung einen rechtzeitigen, konkreten Hinweis des Arbeitgebers voraus.

Krankheit (EntgFG) – mit eAU

Bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung bis zur Dauer von sechs Wochen (§ 3 EntgFG); der Anspruch entsteht nach vierwöchigem ununterbrochenem Arbeitsverhältnis. Die Anzeige muss unverzüglich erfolgen; dauert die Erkrankung länger als drei Kalendertage, ist eine ärztliche Feststellung nötig – bei gesetzlich Versicherten ruft der Arbeitgeber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bei der Krankenkasse ab, eine Papierbescheinigung muss nicht mehr vorgelegt werden (§ 5 EntgFG).

Elternzeit (BEEG)

Elternzeit muss der Arbeitgeber nicht genehmigen, sie wird verlangt: für die Zeit bis zum dritten Geburtstag des Kindes spätestens sieben Wochen, für die Zeit zwischen drittem Geburtstag und vollendetem achtem Lebensjahr spätestens 13 Wochen vor Beginn – in Textform (§ 16 BEEG). Für die Personalplanung heißt das: lange Vorlaufzeiten, klare Vertretungsregelung.

Sonderurlaub (§ 616 BGB)

Bei vorübergehender Verhinderung aus persönlichen Gründen – klassisch: Todesfall in der Familie, eigene Hochzeit, Arztbesuch, der nur während der Arbeitszeit möglich ist – behält der Beschäftigte nach § 616 BGB den Vergütungsanspruch, wenn die Verhinderung „eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“ betrifft und ihn kein Verschulden trifft. Die Norm ist vertraglich abdingbar; viele Arbeits- und Tarifverträge regeln die Fälle abschließend – ein Blick in den Vertrag geht daher vor.

Der Team-Kalender: Überschneidungen sehen, bevor sie passieren

Die häufigste Panne der Abwesenheitsplanung ist banal: Zwei von drei Personen einer Abteilung sind gleichzeitig weg, und niemand hat es kommen sehen. Ein Team-Kalender löst das strukturell – wenn er alle Abwesenheitsarten zeigt (nicht nur Urlaub), die gesetzlichen Feiertage je Bundesland kennt und bei der Genehmigung eines Antrags die Überschneidungen im Team direkt anzeigt. Wichtig für den Datenschutz: Kollegen sehen, dass jemand abwesend ist – aber nicht warum. Der Abwesenheitsgrund (insbesondere Krankheit) gehört nur in den Blick der Personalverantwortlichen.

In unserem Personal-Modul ist der Team-Kalender mit der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung nach BUrlG verbunden: Anträge aus dem Mitarbeiterportal landen bei der Führungskraft, genehmigte Abwesenheiten erscheinen im Kalender, Urlaubskonten werden automatisch fortgeschrieben – inklusive Teilzeit-Umrechnung, Zwölftelung sowie Übertrag und Verfall.

Vertretungsregeln: Wer übernimmt was?

  • Je Rolle eine benannte Vertretung festlegen – nicht je Person, sonst bricht die Regel beim ersten Wechsel
  • Vertretung in den Genehmigungsablauf einbauen: Kein Urlaub ohne benannte Vertretung ist eine einfache, wirksame Regel
  • Wissensübergabe standardisieren: kurze Übergabenotiz als Pflichtfeld im Antrag spart die Hektik am letzten Arbeitstag
  • Bei Langzeitabwesenheiten (Krankheit über sechs Wochen, Elternzeit) früh entscheiden: intern umverteilen, befristet einstellen oder extern vergeben
  • Erreichbarkeits-Erwartungen klären: Im Urlaub gilt grundsätzlich keine Erreichbarkeitspflicht – wer Ausnahmen will, muss sie vorher vereinbaren

Fehlzeiten auswerten – ohne die Belegschaft zu durchleuchten

Abwesenheitsdaten sind Führungsdaten: Eine steigende Krankenquote in einer Abteilung kann auf Überlastung hindeuten, hohe Resturlaubsberge auf ein Planungsproblem – und beides gehört rechtzeitig auf den Tisch, nicht erst im Dezember. Gute Berichte arbeiten mit Quoten und Zeiträumen statt mit Einzelfall-Neugier; Diagnosen sind ohnehin tabu, denn der Arbeitgeber erfährt über die eAU nur die Arbeitsunfähigkeit und ihre Dauer, nicht den Grund. Unser Personal-Modul liefert die Standard-Berichte – Krankenquote, Fluktuation, Schwerbehindertenquote – auf Knopfdruck, und zum Jahresende fließen Resturlaub und Überstunden in den Rückstellungsrechner für den Jahresabschluss.

Häufige Fragen

Wie lange wird bei Krankheit das Gehalt weitergezahlt?

Bis zur Dauer von sechs Wochen je Arbeitsunfähigkeit zahlt der Arbeitgeber das Entgelt fort (§ 3 EntgFG), sofern den Beschäftigten kein Verschulden trifft und das Arbeitsverhältnis mindestens vier Wochen ununterbrochen bestanden hat. Danach zahlt bei gesetzlich Versicherten in der Regel die Krankenkasse Krankengeld.

Müssen Mitarbeiter noch eine Krankschreibung auf Papier abgeben?

Gesetzlich Versicherte in der Regel nicht mehr: Der Arzt übermittelt die Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch an die Krankenkasse, und der Arbeitgeber ruft sie dort ab (eAU, § 5 EntgFG). Die Pflicht, sich die Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen zu lassen und sie dem Arbeitgeber unverzüglich anzuzeigen, bleibt bestehen – ebenso die Papierbescheinigung etwa bei privat Versicherten.

Welche Fristen gelten für die Anmeldung von Elternzeit?

Nach § 16 BEEG muss Elternzeit für die Zeit bis zum dritten Geburtstag des Kindes spätestens sieben Wochen vor Beginn verlangt werden, für die Zeit zwischen drittem Geburtstag und vollendetem achtem Lebensjahr spätestens 13 Wochen vorher – in Textform. Der Arbeitgeber kann sie nicht ablehnen, sondern muss sie einplanen.

Gibt es einen gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub?

§ 616 BGB erhält den Vergütungsanspruch, wenn jemand für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit ohne eigenes Verschulden aus persönlichen Gründen verhindert ist – etwa bei einem Todesfall in der engen Familie. Die Vorschrift ist aber vertraglich abdingbar; ob und wie viele bezahlte Sonderurlaubstage bestehen, regeln daher oft Arbeits- oder Tarifvertrag. Prüfen Sie zuerst den Vertrag.

Dürfen Kollegen sehen, warum jemand abwesend ist?

Nein. Für die Zusammenarbeit reicht die Information, dass und wie lange jemand abwesend ist. Der Grund – insbesondere eine Erkrankung – ist ein personenbezogenes Datum, bei Krankheit sogar ein Gesundheitsdatum im Sinne von Art. 9 DSGVO, und gehört nur in den Zugriff der Personalverantwortlichen. Eine gute Abwesenheitsverwaltung trennt das technisch.