Digitale Personalakte: Was hineingehört – und wer sie sehen darf

Was in die Personalakte gehört

Es gibt keine gesetzliche Definition der Personalakte – bewährt hat sich eine Struktur nach Kategorien:

• Stammdaten: Anschrift, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Steuermerkmale, Notfallkontakt
• Vertragsunterlagen: Arbeitsvertrag mit allen Nachträgen, Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen (NachwG), Zielvereinbarungen
• Gehaltshistorie: Gehaltsänderungen mit Datum und Grund – die Entgeltabrechnungen selbst entstehen im Lohnsystem
• Qualifikationen: Zeugnisse, Zertifikate, Fortbildungsnachweise, Führerscheinkontrolle
• Bescheinigungen mit Ablaufdatum: Arbeitserlaubnis, Gesundheitszeugnis, Unterweisungen – hier sind Erinnerungen an das Ablaufdatum Gold wert
• Nicht in die allgemeine Akte gehören: Gesundheitsdaten und Schwerbehinderteneigenschaft (besonders geschützt nach Art. 9 DSGVO, nur für einen eng begrenzten Kreis), Unterlagen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements sowie private Notizen ohne Bezug zum Arbeitsverhältnis

Aufbewahren und Löschen: die belegbaren Grundsätze

Die DSGVO kennt keine pauschale Frist „Personalakte X Jahre“. Es gilt der Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO): Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den Zweck erforderlich ist – danach greift das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Solche Pflichten gibt es punktuell und aus ganz unterschiedlichen Rechtsgebieten: Entgeltunterlagen sind nach § 28f Abs. 1 SGB IV bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren; Arbeitszeitnachweise über Mehrarbeit mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG); MiLoG-Aufzeichnungen ebenfalls mindestens zwei Jahre (§ 17 MiLoG). Für steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen gelten die allgemeinen Fristen der AO und des HGB.

Praktisch heißt das: Löschkonzept statt Bauchgefühl. Je Dokumentkategorie sollte hinterlegt sein, welche Rechtsgrundlage die Aufbewahrung trägt und wann gelöscht wird. Ein Sonderfall sind Bewerberdaten: Wegen der zweimonatigen Frist zur Geltendmachung von AGG-Ansprüchen (§ 15 Abs. 4 AGG) hat sich eine eng begrenzte Aufbewahrung nach der Absage etabliert – danach wird gelöscht, sofern der Bewerber nicht in eine längere Speicherung für künftige Stellen eingewilligt hat.

Das Zugriffskonzept: Wer sieht was?

Der größte Unterschied zwischen Ordner und digitaler Akte ist nicht die Suche, sondern die Steuerbarkeit des Zugriffs. Ein sauberes Konzept unterscheidet mindestens drei Ebenen: Personalverantwortliche und Geschäftsführung sehen die vollständige Akte; Führungskräfte sehen, was sie für die Führung brauchen – aber keine Gehalts- und Gesundheitsdaten; der Beschäftigte selbst sieht im Mitarbeiterportal die für ihn freigegebenen Dokumente und die eigenen Stammdaten, sonst nichts. Jeder Zugriff sollte protokolliert, jede Änderung historisiert sein – so lässt sich im Streitfall belegen, wer wann was geändert hat.

Unser Personal-Modul setzt genau das um: digitale Personalakte mit Stammdaten, Vertrags- und Gehaltshistorie, Dokumenten mit Kategorien und Ablaufdaten sowie Änderungshistorie; Gehalts- und Gesundheitsdaten sind gesondert zugriffsgeschützt, und Beschäftigte greifen ausschließlich über das Mitarbeiterportal auf ihre eigenen, freigegebenen Unterlagen zu.

Vorteile gegenüber der Papierakte

Häufige Fragen

Ist eine digitale Personalakte rechtlich zulässig?

Ja. Es gibt keine Pflicht zur Papierakte. Entscheidend ist, dass die Verarbeitung den Anforderungen der DSGVO genügt: Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung (Art. 5 DSGVO) und angemessene technische und organisatorische Maßnahmen wie rollenbasierte Zugriffe und Protokollierung. Einzelne Originaldokumente können daneben aufbewahrungswürdig bleiben.

Wie lange muss eine Personalakte aufbewahrt werden?

Eine pauschale gesetzliche Frist für die gesamte Akte gibt es nicht – es gilt die Speicherbegrenzung der DSGVO plus punktuelle Spezialpflichten: Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte Sozialversicherungs-Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres (§ 28f SGB IV), Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 MiLoG), steuerlich relevante Unterlagen nach den Fristen der AO. Sinnvoll ist ein Löschkonzept je Dokumentkategorie.

Dürfen Gesundheitsdaten in der Personalakte gespeichert werden?

Nur sehr zurückhaltend. Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO und dürfen nur verarbeitet werden, soweit es arbeits- oder sozialrechtlich erforderlich ist – etwa Krankheitszeiträume für die Entgeltfortzahlung, aber keine Diagnosen. Sie gehören technisch getrennt und mit engerem Zugriffskreis abgelegt, nicht in die allgemeine Akte.

Wer darf die Personalakte einsehen?

Nur Personen, die die Daten für ihre Aufgabe brauchen: Personalverantwortliche und Geschäftsführung vollständig, Führungskräfte eingeschränkt ohne Gehalts- und Gesundheitsdaten, der Beschäftigte selbst seine eigenen Unterlagen. Der Beschäftigte hat zudem ein Recht auf Einsicht und nach Art. 15 DSGVO auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten.

Wie lange dürfen Bewerberdaten gespeichert werden?

Nur so lange, wie ein berechtigter Zweck besteht. Wegen der Frist des § 15 Abs. 4 AGG – Ansprüche wegen Benachteiligung müssen innerhalb von zwei Monaten geltend gemacht werden – hat sich eine kurze Aufbewahrung von wenigen Monaten nach der Absage etabliert. Danach ist zu löschen, außer der Bewerber willigt in eine längere Speicherung für künftige Stellen ein. Unser Bewerbermanagement hinterlegt diese Löschfristen automatisch.