Urlaubsverwaltung

Urlaubsverwaltung-Software: Ansprüche nach BUrlG richtig rechnen

Urlaubsverwaltung klingt trivial – bis Teilzeitkräfte, unterjährige Eintritte und Resturlaub zusammenkommen. Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) gibt die Rechenregeln vor: 24 Werktage Mindesturlaub, sechs Monate Wartezeit, Zwölftelung, Übertragung nur bis zum 31. März – und nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts verfällt Urlaub überhaupt nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig und konkret darauf hingewiesen hat. Diese Seite erklärt die gesetzlichen Grundlagen, zeigt die Teilzeit-Umrechnung mit Beispielen und beschreibt, wie ein digitaler Genehmigungsablauf die Zettelwirtschaft ersetzt.

Die BUrlG-Grundlagen im Überblick

24 Werktage = 20 Arbeitstage (§ 3 BUrlG)

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage im Jahr. Werktage sind alle Kalendertage außer Sonn- und Feiertagen – das Gesetz rechnet also mit einer 6-Tage-Woche. Bei der üblichen 5-Tage-Woche entspricht das 20 Arbeitstagen (24 ÷ 6 × 5). Vertraglich dürfen Sie mehr gewähren, aber nie weniger.

Wartezeit: 6 Monate (§ 4 BUrlG)

Der volle Urlaubsanspruch entsteht erstmals nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses. Vorher besteht nach § 5 BUrlG ein Teilanspruch von einem Zwölftel des Jahresurlaubs je vollem Monat – Bruchteile von mindestens einem halben Tag werden auf volle Urlaubstage aufgerundet.

Übertragung nur bis 31. März (§ 7 Abs. 3 BUrlG)

Urlaub ist grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Eine Übertragung ins Folgejahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe sie rechtfertigen – und dann muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden.

Verfall nur nach Hinweis (BAG-Rechtsprechung)

Nach dem Bundesarbeitsgericht (Urteil vom 19.02.2019 – 9 AZR 541/15, im Anschluss an den Europäischen Gerichtshof) verfällt Urlaub in der Regel nur, wenn der Arbeitgeber den Beschäftigten zuvor konkret aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen, und klar und rechtzeitig auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Ohne diese Mitwirkung wandert der Anspruch ins nächste Jahr.

Teilzeit-Umrechnung: die Formel mit Beispielen

Der Urlaubsanspruch hängt nicht von den Stunden ab, sondern von den Arbeitstagen pro Woche. Die Formel: Urlaubstage bei Vollzeit ÷ Vollzeit-Arbeitstage × individuelle Arbeitstage.

  • 5-Tage-Woche, 30 Tage vertraglicher Urlaub: 30 Tage (Referenz)
  • 4-Tage-Woche: 30 ÷ 5 × 4 = 24 Urlaubstage
  • 3-Tage-Woche: 30 ÷ 5 × 3 = 18 Urlaubstage
  • 2-Tage-Woche, gesetzliches Minimum (20 Tage Basis): 20 ÷ 5 × 2 = 8 Urlaubstage
  • Wichtig: Wer an 3 Tagen je 8 Stunden arbeitet, bekommt weniger Urlaubstage als die Vollzeitkraft – hat aber genauso viele freie Wochen, weil jeder Urlaubstag eine ganze Arbeitswoche zu einem Drittel abdeckt
  • Unterjähriger Eintritt: zusätzlich Zwölftelung nach § 5 BUrlG – Eintritt zum 1. Oktober ergibt 3/12 des Jahresanspruchs

Der Genehmigungsablauf: vom Antrag zum Team-Kalender

In kleinen Unternehmen läuft der Urlaubsantrag oft über Zuruf oder E-Mail – und genau dort gehen Anträge verloren, überschneiden sich Abwesenheiten und fehlt am Jahresende der Nachweis, wer wann frei hatte. Ein digitaler Ablauf ersetzt das durch drei Schritte: Der Beschäftigte stellt den Antrag im Mitarbeiterportal und sieht dabei den eigenen Restanspruch; die Führungskraft genehmigt oder lehnt ab und erkennt Überschneidungen mit dem Team sofort; der genehmigte Urlaub erscheint automatisch im Team-Kalender und wird vom Anspruch abgezogen.

Unser Personal-Modul rechnet dabei die BUrlG-Logik mit: Teilzeit-Umrechnung, Zwölftelung bei Ein- und Austritt, Übertrag und Verfall zum 31. März sowie ein Team-Kalender mit gesetzlichen Feiertagen je Bundesland – ein Feiertag in Bayern wird bei Beschäftigten in Hamburg nicht mitgezählt. So stimmt der Restanspruch, ohne dass jemand nachrechnet.

Resturlaub im Blick behalten – auch für die Bilanz

Resturlaub ist nicht nur ein Personalthema. Zum Bilanzstichtag sind offene Urlaubsansprüche als Rückstellung zu passivieren (§ 249 Abs. 1 Satz 1 HGB) – wer seine Urlaubskonten sauber führt, hat die Zahl auf Knopfdruck. Das Personal-Modul enthält dafür einen Urlaubsrückstellungs-Rechner, der Resturlaubstage, Gehalt und Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung zum Rückstellungsbetrag für den Jahresabschluss verrechnet. Und die Hinweispflicht aus der BAG-Rechtsprechung lässt sich organisatorisch verankern: Wer im Herbst sieht, welche Konten noch voll sind, kann die Beschäftigten rechtzeitig und nachweisbar auffordern, Urlaub zu nehmen.

Häufige Fragen

Wie viele Urlaubstage stehen mir gesetzlich zu?

Nach § 3 BUrlG mindestens 24 Werktage pro Jahr, gerechnet auf eine 6-Tage-Woche. Bei einer 5-Tage-Woche entspricht das 20 Arbeitstagen, bei einer 4-Tage-Woche 16 und bei einer 3-Tage-Woche 12 Arbeitstagen. Arbeits- oder Tarifverträge gewähren häufig mehr – weniger ist unzulässig.

Wie wird der Urlaubsanspruch bei Teilzeit berechnet?

Nach Arbeitstagen pro Woche, nicht nach Stunden: Vollzeit-Urlaubstage ÷ Vollzeit-Arbeitstage × individuelle Arbeitstage. Beispiel: 30 Tage Urlaub bei 5-Tage-Woche ergeben bei einer 3-Tage-Woche 30 ÷ 5 × 3 = 18 Urlaubstage. Die Zahl der freien Wochen bleibt dabei gleich.

Verfällt Resturlaub automatisch am 31. März?

Nein. § 7 Abs. 3 BUrlG sieht zwar vor, dass übertragener Urlaub in den ersten drei Monaten des Folgejahres zu nehmen ist. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (Urteil vom 19.02.2019 – 9 AZR 541/15) verfällt Urlaub aber in der Regel nur, wenn der Arbeitgeber zuvor konkret zur Urlaubsnahme aufgefordert und klar sowie rechtzeitig auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Ohne diesen Hinweis besteht der Anspruch fort.

Wann entsteht der volle Urlaubsanspruch bei neuen Mitarbeitern?

Erst nach der sechsmonatigen Wartezeit des § 4 BUrlG. Davor besteht ein Teilanspruch von einem Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des Arbeitsverhältnisses (§ 5 BUrlG). Bruchteile von mindestens einem halben Urlaubstag werden auf volle Tage aufgerundet.

Was bringt eine Urlaubsverwaltung-Software gegenüber der Excel-Liste?

Sie rechnet die BUrlG-Logik automatisch (Teilzeit-Umrechnung, Zwölftelung, Übertrag, Verfall), dokumentiert Antrag und Genehmigung nachvollziehbar, zeigt Überschneidungen im Team-Kalender mit Feiertagen je Bundesland und liefert zum Jahresende die Resturlaubsstände – etwa für die Urlaubsrückstellung nach § 249 HGB im Jahresabschluss.