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Export aus Kanzlei Software aus Xentral

Xentral Export aus Kanzlei Software: was in den Stapeln steht und wie daraus eine Saldenliste wird

Den Export aus Kanzlei Software finden Sie in Xentral laut Hilfe-Center unter Buchhaltung > Buchhaltung Export: Er gibt Rechnungen, Gutschriften, Verbindlichkeiten und Bankbuchungen als CSV im Kanzlei Software-Format aus, dazu XML für Kanzlei Software Unternehmen online; als dritten Weg beschreibt Xentral den Rechnungsdatenservice 1.0. Das Ergebnis sind Buchungsstapel und Belegdaten, keine Summen- und Saldenliste. Hier steht, was die Exporte laut Xentral enthalten, wo sie typischerweise schiefgehen und wie Sie aus ihnen – oder besser aus der Saldenliste Ihrer Kanzlei – zum Abschluss kommen.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand: 2026-11-01

Drei Exportwege, die Xentral beschreibt

Angaben laut Xentral-Hilfe (Kanzlei Software-Schnittstellen im Überblick, Finanzbuchhaltung Export, Rechnungsdatenservice 1.0), Stand: 1. November 2026.

Kanzlei Software-Wege aus Xentral im Vergleich
WegZiel und FormatGrenzen laut Hilfe
Finanzbuchhaltung Export, CSVKanzlei Software Rechnungswesen, Import über „Import von Buchungsstapeln“; Kanzlei Software-Format, wahlweise „ab 2018“ oder „Version 700“manueller Export je Zeitraum; Verbindlichkeiten nur mit Vorkontierung
Finanzbuchhaltung Export, XMLKanzlei Software Unternehmen online über den Kanzlei Software-Belegtransfer; Rechnungen, Gutschriften, Verbindlichkeiten mit PDFkeine 0-Euro-Belege, keine Kostenstellen aus Ausgangsrechnungen; Verzeichnistyp „Kanzlei Software XML-Schnittstelle online“
Rechnungsdatenservice 1.0Übertragung direkt an Kanzlei Software Unternehmen online nach Anmeldung per SmartLogin oder SmartCardje Export ein Belegtyp, Zeitraum innerhalb eines Monats, bis 5.000 Dateien und 20 MB; Version 2.0 nicht unterstützt
StammdatenKunden und Lieferanten im Kanzlei Software-Format für den Import von StammdatenExport ab einer Kunden- oder Lieferantennummer oder für einen Datumsbereich

Einstellungen, die vor dem ersten Export stimmen müssen

  • Beraternummer und Mandantennummer im Tab „Einstellungen“ unter „+Neuen Eintrag anlegen“; beide kommen von der Kanzlei. Wer nicht nach Kanzlei Software exportiert, vergibt laut FAQ eine fünfstellige Pseudonummer.
  • Wirtschaftsjahr im Format TTMM, also 0101 für ein Wirtschaftsjahr ab 1. Januar oder 0104 ab 1. April; das Jahr selbst ergibt sich aus den Buchungsdaten.
  • Sachkontenlänge nach Absprache mit der Kanzlei – die Hilfe nennt als Beispiel 4 für SKR04 oder 6 für einen sechsstellig geführten SKR03. Steuerschlüssel stehen in Xentral vor dem Konto, etwa 906815 für Bürobedarf mit 19 %.
  • Option „Neues Kanzlei Software Format (Testbuchung einfügen)“: Laut Xentral wird der Stapel dann in Kanzlei Software importiert, aber nicht festgeschrieben – festgeschriebene Stapel lassen sich oft nur über die Kanzlei öffnen.
  • Debitorennummern ab 10000, Kreditorennummern ab 70000 – liegt eine Debitorennummer darunter, scheitert der Export laut FAQ mit einer Fehlermeldung; Sammeldebitoren bündeln Webshop-Kunden je Kanal, Land oder Zahlungsart.
  • Erlöskonten: Xentral nimmt das Konto aus dem Artikel, sonst aus der Artikelkategorie, sonst aus Einstellungen > Buchhaltung > Steuer und Währung > Steuer/Währung.

Was die Stapel enthalten – und was nicht

Der Export „Rechnungen/Gutschriften“ bucht die Erlöse wahlweise je Steuersatz gebündelt oder je Position; Belege ohne Positionen werden laut Hilfe nicht exportiert, Belege über 0,00 € nur mit eigener Option und nur im CSV. Der Export „Verbindlichkeiten“ übernimmt ausschließlich vorkontierte Lieferantenrechnungen, stornierte nicht, und zwar nach Eingangs- oder Rechnungsdatum, je nach Einstellung. Der Export „Konten“ liefert die Buchungen der Bankkonten mit ihrer Kontierung; das Kassenbuch lässt sich erst nach dem Kassenabschluss für den Zeitraum ausgeben. Zahlungen, die im Zahlungseingang keiner Rechnung zugeordnet sind, landen auf dem dort hinterlegten Standardkonto, im Beispiel der Hilfe 1370.

Was die Hilfe nicht beschreibt, ist ein Export von Eröffnungswerten oder Saldenvorträgen. Anlagevermögen, Rückstellungen, aktive Rechnungsabgrenzung und Löhne gehören laut Xentral-Prüfliste in Kanzlei Software oder zur Kanzlei, entstehen also in Kanzlei Software oder bei der Kanzlei. Die Stapel bilden damit die laufenden Geschäftsvorfälle des ERP ab – den größten Teil der Erlöse und des Wareneinkaufs, aber nicht die ganze Buchhaltung. Mit dem angekündigten Xentral General Ledger soll der Export aus Kanzlei Software laut Hersteller nur noch festgeschriebene Buchungen aus dem Journal enthalten; das Format bleibt unverändert.

Fallstricke, vor denen die Xentral-Hilfe selbst warnt

  • Überschneidende Zeiträume: Buchhaltungsprogramme erkennen sie in der Regel nicht, die Daten werden doppelt importiert. Xentral empfiehlt feste Zeiträume, etwa ganze Monate.
  • Erfolgsmeldung: Sie bezieht sich nur auf die Übertragung. Xentral erhält keine Rückmeldung, ob der Import in Kanzlei Software gelungen ist – das Importprotokoll in Kanzlei Software prüfen.
  • Unternehmen online: Werden Zeiträume überschritten, überträgt Xentral laut Hilfe ohne Prüfung auf Dopplungen.
  • Validierung: Bei Fehlermeldungen empfiehlt die FAQ zunächst, die Option „CSV Validierung deaktivieren“ zu setzen und die Datei zu prüfen.
  • Fremdwährung: Von Hand getippte Währungskürzel in Verbindlichkeiten führen zur Meldung „An exchange rate should be a positive number“.
  • Kein Zeitplan: Ein automatischer, täglicher Export aus Kanzlei Software ist laut Hilfe nicht möglich, weil die Kanzlei Software-Anmeldung in der Regel nach spätestens 24 Stunden abläuft.

Beispiel: ein Geschäftsjahr in Monatsstapeln

Beispiel: Eine GmbH exportiert 2026 jeden Monat drei Stapel – Rechnungen/Gutschriften, Verbindlichkeiten und Konten –, dazu viermal das Kassenbuch. Zum Jahresende liegen 40 Dateien vor. Im April wurde versehentlich der Zeitraum 25.03. bis 30.04. exportiert, obwohl der März schon vollständig übergeben war. Die 41 Rechnungen vom 25. bis 31. März mit 18.450,00 € netto stehen damit doppelt in den Daten: Die Erlöse auf 8400 (SKR03) sind um 18.450,00 € zu hoch, die Umsatzsteuer auf 1776 um 3.505,50 €, die Forderungen um 21.955,50 €.

Entdecken lässt sich das mit dem Abgleich, den die Xentral-Prüfliste monatlich vorsieht: Summe der Erlöskonten im Stapel gegen die Rechnungsübersicht in Xentral für denselben Zeitraum. Ein zweiter Prüfpunkt sind die Bankkonten. Eröffnet die Bank am 1. Januar mit 63.200,00 €, gehört dieser Anfangsbestand nicht zu den Buchungen, die die Exporte laut Hilfe enthalten; eine Saldenliste nur aus den Exporten zeigt auf 1200 die Jahresbewegung, nicht den Bestand. Bücher müssen nach § 239 Abs. 2 HGB vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet geführt werden, und die Eröffnung muss nach § 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB der Schlussbilanz des Vorjahres entsprechen.

Vom Stapel zur Saldenliste: die Wege hier

Bucht Ihre Kanzlei die Xentral-Stapel in Kanzlei Software, ist ihre endgültige Summen- und Saldenliste der direkte Weg: Sie enthält Eröffnungswerte, Bank, Anlagen und Abschlussbuchungen. Diese Liste laden Sie als Excel, CSV oder PDF hoch, prüfen die vorgeschlagene HGB-Zuordnung und erstellen den Abschluss.

Liegen nur die Xentral-Exporte vor, reichen Sie sie in der App ein. Die Erkennung richtet sich nach dem Dateikopf des Kanzlei Software-Formats (EXTF oder DTVF); wird eine Datei nicht als Stapel erkannt, gibt es den Knopf „Als Buchungsstapel einreichen“. Ein ZIP wird vor dem Einreichen ausgepackt, Dateien über 40 MB schicken Sie per E-Mail. Reichen Sie alle Monatsstapel des Jahres ein und, wenn es nicht Ihr erstes Geschäftsjahr ist, auch das Vorjahr – die Saldenliste zum Vorjahresstichtag oder den Stapel des Vorjahres; liegt das Vorjahr schon hier, genügt das laufende Jahr. Das Einrichtungsteam prüft jede Datei und richtet die Saldenliste ein; eine automatische Verbuchung gibt es nicht, weil ein Stapel je nach Programm keine Eröffnungswerte und eigene Steuerschlüssel trägt.

Zum Gegenlesen gibt es den kostenlosen Umwandler für Buchungsstapel: Er rechnet bis zu 24 CSV- oder TXT-Dateien lokal im Browser zu einer Summen- und Saldenliste zusammen, ohne Anmeldung und ohne dass Daten hochgeladen werden. ZIP-Dateien entpacken Sie vorher. Vollständig ist das Ergebnis nicht zwingend – fehlende Eröffnungswerte und Abschlussbuchungen bleiben fehlende Eröffnungswerte und Abschlussbuchungen.

Wann der Xentral-Export allein der richtige Weg ist

Der Export aus Kanzlei Software ist in Xentral als Übergabe an eine Buchhaltung gedacht, die anderswo geführt wird. Erstellt Ihre Kanzlei aus diesen Daten Buchhaltung, Abschluss und Steuererklärungen, ist nichts weiter nötig. Ein zweiter Weg lohnt sich, wenn Sie den Abschluss allein oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei hier erstellen möchten – dann zählt die Saldenliste, nicht der einzelne Stapel. Wer die Buchhaltung ganz hierher holt, braucht den Xentral-Export nur noch für die Übernahme; die Kanzlei erhält aus dieser Software wiederum einen Buchungsstapel aus Kanzlei Software.

Häufige Fragen

Wo finde ich den Export aus Kanzlei Software in Xentral?

Laut Hilfe unter Buchhaltung > Buchhaltung Export oder über die Smart Search mit „Finanzbuchhaltung Export“. Der Tab „Einstellungen“ enthält Berater- und Mandantennummer, Wirtschaftsjahr und Sachkontenlänge, der Tab „Export“ die einzelnen Exporte und Optionen. Den Rechnungsdatenservice 1.0 finden Sie unter Buchhaltung > Kanzlei Software Rechnungsdatenservice 1.0.

Warum fehlen Belege in Kanzlei Software, obwohl Xentral „erfolgreich“ meldet?

Laut Xentral-FAQ bezieht sich die Erfolgsmeldung nur auf die Übertragung. Ob Kanzlei Software die Dateien importiert hat, erfährt Xentral nicht. Prüfen Sie zuerst das Protokoll in Xentral und dann das Importprotokoll in Kanzlei Software Unternehmen online; häufige Ursache sind doppelte Rechnungsnummern bei Verbindlichkeiten oder die Grenze von 5.000 Dateien je Export.

Lässt sich der Export aus Xentral automatisieren?

Einen zeitgesteuerten Export beschreibt die Hilfe als nicht möglich, weil die Kanzlei Software-Anmeldung in der Regel nach spätestens 24 Stunden abläuft. Der Rechnungsdatenservice 1.0 überträgt nach der Anmeldung ohne Dateiaustausch, Sie starten ihn aber je Belegtyp und Zeitraum.

Enthält der Xentral-Export Eröffnungswerte?

Das Hilfe-Center beschreibt keinen Export von Eröffnungswerten oder Saldenvorträgen. Für den Abschluss kommen die Eröffnungswerte aus der Schlussbilanz des Vorjahres; liegt die Saldenliste der Kanzlei vor, sind sie dort enthalten.

Kann ich die Stapel hier selbst zu einer Saldenliste umrechnen?

Im kostenlosen Umwandler ja, lokal im Browser und ohne Anmeldung, für bis zu 24 Dateien. Für den Abschluss in der App reichen Sie Stapel dagegen ein; das Einrichtungsteam prüft sie und richtet die Saldenliste ein, weil Eröffnungswerte und programmeigene Steuerschlüssel sonst leicht unbemerkt fehlen.

Ich nutze kein Kanzlei Software – hilft der Xentral-Export trotzdem?

Laut Xentral-FAQ können Sie auch ohne Kanzlei Software im Kanzlei Software-Format exportieren und dafür eine fünfstellige Pseudonummer als Berater- und Mandantennummer vergeben. Daneben beschreibt die Hilfe Exporte für Sage und BMD. Hier können Sie den Stapel einreichen oder die Buchhaltung direkt in dieser Software führen.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.