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Xentral plus Buchhaltung

Xentral Buchhaltung: Xentral als Warenwirtschaft behalten und die Bücher hier führen

Xentral bleibt Ihr ERP für Aufträge, Lager, Versand und Rechnungen, die Finanzbuchhaltung führen Sie in dieser Software. Eine Anbindung an Xentral gibt es nicht; die Daten kommen über drei Wege, die es hier tatsächlich gibt: Belege, Bankumsätze samt Marktplatz- und Zahlungsberichten und – für den Umstieg – den Kanzlei Software-Stapel aus Xentral, den das Einrichtungsteam prüft. Diese Seite zeigt, was über welchen Weg herüberkommt, wie Sie Doppelbuchungen vermeiden und wo die Grenzen dieses Wegs liegen.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand: 2026-11-01

Arbeitsteilung: was in Xentral bleibt und was hierher wandert

Angaben zu Xentral laut Prüfliste für die Buchhaltung und Preisseite, Stand: 1. November 2026.

In Xentral bleiben Aufträge, Lager, Versand, Einkauf, Rechnungsstellung, Mahnwesen und die Steuersätze je Lieferland. Inventur und Lagerwert führen Sie ebenfalls dort – Xentral rechnet den Lagerwert aus den durchschnittlichen Einkaufspreisen. Bankanbindungen und das Modul Verbindlichkeiten nennt die Xentral-Preisseite erst ab dem Paket Business.

Hierher wandert die Buchführung im Sinne von § 238 Abs. 1 HGB: Journal und Kontenblätter nach SKR03 oder SKR04, Debitoren und Kreditoren mit offenen Posten, Bank und Kasse, Anlagen mit Abschreibung, aktive und passive Rechnungsabgrenzung, Rückstellungen, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung, BWA und Saldenliste. Das ist genau die Liste, die die Xentral-Prüfliste unter „Aufgaben in Kanzlei Software oder durch den Steuerberater“ führt oder an Kanzlei Software übergibt. Abschluss, E-Bilanz und Steuererklärungen setzen dann auf denselben Buchungen auf, und die Eröffnung jedes Jahres ergibt sich aus dem Schluss des Vorjahres.

Welche Xentral-Daten über welchen Weg herüberkommen

Wege laut Funktionsumfang der Buchhaltung, Stand: 1. November 2026.

Datenwege von Xentral in die Buchhaltung hier
Daten aus XentralWeg hierherWas dabei passiert
Ausgangsrechnungen an Geschäftskundenunter Belege als Ausgangsrechnungen hochladen: PDF, XRechnung oder ZUGFeRD, mehrere Dateien oder ein ZIP aus der Xentral-PDF-ArchivierungBuchung als Erlös und Forderung oder Vorschlag zur Prüfung im Eingang; der Zahlungseingang wird über die Bank abgeglichen
Marktplatz- und Shop-UmsätzeUmsatzbericht von Amazon, eBay, Kaufland oder Shopify als CSV unter „Marktplatz- und Shop-Umsätze“je Tag, Einordnung, Land und Steuersatz ein Buchungssatz gegen das Verrechnungskonto des Marktplatzes, mit Umsatzsteuer und OSS
LieferantenrechnungenHochladen, eigenes E-Mail-Postfach der Gesellschaft oder Google-Drive-Ordner; auch als ZIPLieferant, Datum, Netto, Steuersatz und Zahlungsziel werden gelesen und als Buchung vorgeschlagen
Bank, PayPal, Stripe und Co.Bankanbindung über Ponto, finAPI oder Qonto Direct oder Kontoauszug als CSV, MT940 oder CAMT; Zahlungsplattformen wie PayPal, Stripe, Klarna oder MollieKontierungsvorschlag mit Begründung und Abgleich mit den offenen Posten; was nicht eindeutig ist, wartet auf Ihre Freigabe
Kanzlei Software-Stapel aus Xentralim Umzugs-Assistenten einreichendas Einrichtungsteam prüft den Stapel vor der Journalbuchung und richtet die Buchungen ein
Bewertete InventurInventurliste aus Xentral als Grundlage der AbschlussbuchungBestandsveränderung der Waren zum Stichtag als Buchung

Eine Quelle je Umsatz: Doppelbuchungen vermeiden

Der häufigste Fehler beim Parallelbetrieb ist derselbe Umsatz zweimal im Journal. Erzeugt Xentral auch für Shop- und Marktplatzbestellungen Rechnungen – aus dem Auftrag oder etwa über Amainvoice –, enthält der Marktplatzbericht dieselben Verkäufe noch einmal. Legen Sie deshalb je Kanal eine Quelle fest: Für Amazon, eBay, Kaufland und Shopify bucht der Umsatzbericht die Verkäufe, die Gebührenrechnung des Marktplatzes kommt als Beleg, die Auszahlung gleicht über die Bank das Verrechnungskonto aus. Für Geschäftskunden mit Rechnung und Zahlungsziel laden Sie die Xentral-Rechnungen hoch.

Die Software hilft dabei an mehreren Stellen: Ein zweites Einlesen desselben Marktplatzberichts bucht nichts doppelt, und derselbe Kanzlei Software-Stapel wird nicht zweimal verbucht. Enthält ein Stapel Bankbuchungen auf einem Konto, das hier bereits abgerufen wird, zeigt die Software die Überschneidung mit Anzahl und Summe; der Übernahme-Beginn der Bankverbindung lässt sich auf den Tag nach der letzten Stapelbuchung setzen. Und ab dem Umstieg exportieren Sie aus Xentral nicht mehr parallel an eine zweite Buchhaltung – sonst führen zwei Systeme dieselben Bücher.

Beispiel: der März eines Online-Händlers

Beispiel: Eine kleine GmbH verkauft im März 2026 über Amazon und einen Shopify-Shop, schreibt 35 Rechnungen an Geschäftskunden aus Xentral und erhält 140 Lieferantenrechnungen, davon 55 als XRechnung oder ZUGFeRD. Die Amazon- und Shopify-Berichte des Monats laden Sie als CSV hoch: Daraus entstehen Buchungssätze je Tag, Land und Steuersatz gegen die Verrechnungskonten, Fernverkäufe in andere EU-Länder mit ihrer OSS-Einordnung. Die 35 Rechnungen kommen als E-Rechnungen in die Ausgangsrechnungen und stehen bis zum Zahlungseingang als offene Posten.

Von den 140 Lieferantenrechnungen liest die Software die 55 E-Rechnungen strukturiert; sie zählen nicht zu den 100 KI-erkannten Belegen, die je Gesellschaft und Monat inklusive sind. Die übrigen 85 bleiben im Kontingent. Bank, PayPal und Stripe laufen laufend ein und gleichen Forderungen, Verbindlichkeiten und Verrechnungskonten aus. Zum Monatsende stehen Voranmeldung und Saldenliste aus denselben Buchungen bereit; am Jahresende kommen Inventur, Abschreibungen und Rückstellungen dazu, und der Abschluss entsteht ohne Export.

Umstieg zum Jahresbeginn oder mitten im Jahr

  • Zum Jahresbeginn: im Umzugs-Assistenten die letzte Summen- und Saldenliste oder Schlussbilanz als Excel, CSV oder PDF hochladen; die Bestände werden den Bilanzposten zugeordnet, und erst Ihre Bestätigung schreibt die Eröffnungsbilanz.
  • Mitten im Jahr: zusätzlich den Buchungsstapel des laufenden Jahres einreichen – das Einrichtungsteam prüft ihn und richtet Ihre Buchungen ein, denn ein Stapel trägt je nach Programm keine Eröffnungswerte und eigene Steuerschlüssel.
  • Bankverbindungen anlegen und den Übernahme-Beginn je Konto so wählen, dass er an die übernommenen Buchungen anschließt.
  • Personenkonten prüfen: Haben Sie in Xentral Sammeldebitoren je Kanal genutzt, legen Sie fest, ob Sie diese Bündelung hier fortführen.
  • Die Kanzlei bleibt eingebunden: Aus dieser Software lässt sich ein Buchungsstapel aus Kanzlei Software für die Kanzlei exportieren, und Kanzleien können direkt mitarbeiten.

Grenzen dieses Wegs

  • Keine Anbindung an Xentral: Es gibt keinen automatischen Abgleich, und Zahlungsstände gehen nicht an Xentral zurück. Wollen Sie Rechnungen in Xentral als bezahlt sehen, nutzen Sie dort weiter den Zahlungseingang.
  • Amazon kommt über den Umsatzbericht als CSV, nicht über eine Kontoverbindung zu Amazon.
  • Bewertung und Inventur bleiben in Xentral; hier wird das Ergebnis als Bestandsveränderung gebucht.
  • Lohnabrechnungen erstellt die Software nicht; das Lohnjournal Ihres Lohnbüros lässt sich zur Prüfung und Übernahme einlesen.
  • Eindeutige Fälle bucht die Software selbst, Unklares wartet mit Begründung auf Ihre Freigabe; die Grenzen dafür stellen Sie selbst ein.

Kosten – und wann die Kanzlei-Buchhaltung die bessere Wahl bleibt

Das Gesamtpaket kostet je Gesellschaft und Monat 125 € für Kleinstkapitalgesellschaften, 150 € für kleine und 300 € für mittelgroße; enthalten sind je zwölf Monate ein Jahresabschluss nach HGB, eine E-Bilanz und die Steuererklärungen eines Veranlagungszeitraums. Der Solo-Tarif ohne Abschluss und Erklärungen beginnt bei 95 €. Qonto Direct und Dateiimporte sind inklusive, Ponto rechnet der Anbieter direkt mit dem Kontoinhaber ab, finAPI kostet 5 € je aktiver Verbindung und Monat. Für große Gesellschaften gibt es ein Angebot auf Anfrage.

Läuft die Buchhaltung bei Ihrer Kanzlei zuverlässig und kommt der Xentral-Export dort Monat für Monat an, gibt es keinen Grund zu wechseln – die Kanzlei hat dann alles, was sie braucht. Der Weg hier lohnt sich, wenn Sie Zahlen schneller sehen wollen, als der Monatsrhythmus des Exports erlaubt, wenn Sie die Buchhaltung im eigenen Team führen oder wenn Abschluss und Steuern in einem System entstehen sollen – allein oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei.

Häufige Fragen

Gibt es eine Schnittstelle zwischen Xentral und dieser Buchhaltung?

Nein. Die Daten kommen über Belege, Bankumsätze, Marktplatz- und Zahlungsberichte und beim Umstieg über den Kanzlei Software-Stapel aus Xentral, den das Einrichtungsteam prüft. Einen laufenden Abgleich mit Xentral gibt es nicht.

Muss ich jede Rechnung aus Xentral einzeln hochladen?

Nein. Verkäufe über Amazon, eBay, Kaufland und Shopify bucht der jeweilige Umsatzbericht als CSV gesammelt nach Tag, Land und Steuersatz. Rechnungen an Geschäftskunden laden Sie als Dateien hoch, auch mehrere auf einmal oder als ZIP aus der Xentral-PDF-Archivierung. Wichtig ist nur, dass jeder Umsatz aus genau einer Quelle kommt.

Was wird aus dem Export aus Kanzlei Software in Xentral?

Für den Umstieg mitten im Jahr reichen Sie den Stapel des laufenden Jahres im Umzugs-Assistenten ein, das Einrichtungsteam richtet die Buchungen ein. Danach brauchen Sie den Export aus Xentral nicht mehr; Ihre Kanzlei erhält bei Bedarf einen Buchungsstapel aus Kanzlei Software aus dieser Software.

Wie kommen Marktplatz-Gebühren und Auszahlungen in die Bücher?

Getrennt vom Umsatzbericht: Die Gebührenrechnung des Marktplatzes buchen Sie als Beleg mit eigener Vorsteuer, die Auszahlung kommt über die Bankumsätze und gleicht das Verrechnungskonto des Marktplatzes aus. So bleibt nachvollziehbar, was Umsatz, Gebühr und Geldbewegung war.

Kann meine Kanzlei weiter mitarbeiten?

Ja. Kanzleien können in der Software mitarbeiten, und für die Kanzlei-Software lässt sich ein Buchungsstapel aus Kanzlei Software exportieren. Ob Sie allein buchen oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei, entscheiden Sie.

Was kostet die Buchhaltung hier?

Das Gesamtpaket mit Abschluss, E-Bilanz und Steuererklärungen kostet ab 125 € je Gesellschaft und Monat, der Solo-Tarif nur für die laufende Buchhaltung ab 95 €. Je Gesellschaft und Monat sind 100 KI-erkannte Belege inklusive; E-Rechnungen zählen nicht dazu. Die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.