Buchhaltung der GmbH selber machen: Pflichten, Monatsplan und Grenzen

Was das Gesetz von der GmbH verlangt

Die GmbH gilt als Handelsgesellschaft und ist damit immer Kaufmann – unabhängig von Umsatz und Gewinn.

Nach § 13 Abs. 3 GmbHG gilt jede GmbH als Handelsgesellschaft, und § 6 Abs. 1 HGB erstreckt die Vorschriften für Kaufleute auf Handelsgesellschaften. Damit greift § 238 HGB: Die GmbH muss Bücher führen und darin ihre Handelsgeschäfte und die Lage ihres Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich machen. Die Erleichterung des § 241a HGB, die kleine Einzelkaufleute von der Buchführung befreit, gilt für die GmbH nicht. Eine Einnahmenüberschussrechnung ist deshalb ausgeschlossen – auch dann, wenn die GmbH im ersten Jahr kaum Umsatz macht.

Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB). Die Eintragungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein (§ 239 Abs. 2 HGB). Steuerlich gelten dieselben Pflichten über § 140 AO. Die Tabelle fasst zusammen, was daraus im Jahreslauf folgt.

Wer haftet: die Verantwortung des Geschäftsführers

Die Arbeit lässt sich delegieren, die Verantwortung für die Buchführung nicht.

• Kontostände und Saldenliste: Stimmen Bank und Buchhaltung überein?
• Offene Posten: Welche Kundenrechnungen sind überfällig, welche Lieferantenrechnungen stehen an?
• Umsatzsteuer: Wurde die Voranmeldung pünktlich übermittelt und bezahlt?
• Ergebnis laut BWA und Stand der Verrechnungskonten der Gesellschafter.

§ 41 GmbHG ist kurz und eindeutig: Die Geschäftsführer sind verpflichtet, für die ordnungsmäßige Buchführung der Gesellschaft zu sorgen. Das gilt für jeden Geschäftsführer, bei mehreren auch für den, der sich intern nur um Vertrieb oder Technik kümmert. Wer die Buchhaltung einem Steuerberater oder einer Mitarbeiterin überträgt, gibt die Arbeit ab, nicht die Pflicht: Sie müssen sorgfältig auswählen, Unterlagen vollständig liefern und die Ergebnisse regelmäßig ansehen. Maßstab ist die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes; wer seine Obliegenheiten verletzt, haftet der Gesellschaft für den entstandenen Schaden (§ 43 Abs. 1 und 2 GmbHG).

Dazu kommen Folgen nach außen. Wird der Jahresabschluss nicht offengelegt, setzt das Bundesamt für Justiz nach Androhung ein Ordnungsgeld von mindestens 2.500 € und höchstens 25.000 € fest (§ 335 Abs. 1 HGB). Holen Sie die Offenlegung erst nach Ablauf der gesetzten Frist nach, wird es für kleine Kapitalgesellschaften auf 1.000 € und für Kleinstkapitalgesellschaften auf 500 € herabgesetzt (§ 335 Abs. 4 HGB). Strafbar kann eine mangelhafte Buchführung nach § 283b StGB werden – Voraussetzung ist, dass die Gesellschaft ihre Zahlungen einstellt, das Insolvenzverfahren eröffnet oder mangels Masse abgewiesen wird (§ 283 Abs. 6 StGB).

Monatsplan: So läuft die GmbH-Buchhaltung im Monat

Ein fester Rhythmus verhindert, dass sich Belege stapeln. Der Plan geht von monatlicher Umsatzsteuer-Voranmeldung ohne Dauerfristverlängerung aus.

• 1. Täglich, nur bei Bargeld: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben am selben Tag festhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
• 2. Wöchentlich: Eingangsrechnungen sammeln, Bankumsätze abrufen und Belege den Zahlungen zuordnen. Unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen zu erfassen, gilt nach den GoBD als unbedenklich.
• 3. Wöchentlich: Ausgangsrechnungen schreiben, Zahlungseingänge den offenen Rechnungen zuordnen und überfällige Posten mahnen.
• 4. Bis etwa zum 5. des Folgemonats: Lohnjournal aus der Lohnabrechnung übernehmen, Dauerbuchungen wie Miete und Leasing prüfen, fehlende Belege anfordern.
• 5. Bis zum 10. des Folgemonats: Umsatzsteuer-Voranmeldung übermitteln und die Zahllast zahlen (§ 18 Abs. 1 UStG); am selben Tag ist die Lohnsteuer-Anmeldung fällig (§ 41a Abs. 1 EStG).
• 6. Danach: den Monat festschreiben, damit spätere Korrekturen nur noch als Storno mit Protokoll möglich sind.
• 7. Zum Monatsende: BWA und Saldenliste ansehen – Ergebnis, Liquidität, Forderungen und Verrechnungskonten der Gesellschafter.

Mit Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Frist für Voranmeldung und Vorauszahlung um einen Monat (§ 46 UStDV). Monatszahler leisten dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres, die mit der Dezember-Vorauszahlung verrechnet wird (§ 47 UStDV). Für die Gründungsphase gelten bei der Umsatzsteuer eigene Regeln zum Voranmeldungszeitraum; sie sind auf der Seite zur Einrichtung der Buchhaltung beschrieben. Wer vierteljährlich abgibt, verschiebt die Schritte 4 und 5 entsprechend in den Monat nach dem Quartalsende.

GmbH-typische Buchungen mit Kontenbeispielen

Diese Vorgänge gibt es im Einzelunternehmen so nicht. Konten nach Kanzlei Software-Kontenrahmen 2026, Buchungen vereinfacht und ohne Umsatzsteuer.

Ob ein Gesellschafter-Geschäftsführer sozialversicherungspflichtig ist, hängt unter anderem von seiner Beteiligung und seinen Stimmrechten ab. Klären Sie das vor der ersten Gehaltszahlung, denn davon hängt ab, welche Abzüge im Lohnjournal stehen. Die Konten für Sozialversicherung bleiben leer, wenn keine Versicherungspflicht besteht. Prüfen Sie nach jeder Übernahme des Lohnjournals, ob die Nettolöhne mit den Überweisungen und die Lohnsteuer mit der Lohnsteuer-Anmeldung übereinstimmen.

Bei Zahlungen, deren betrieblicher Zweck unklar ist, gilt eine einfache Regel: nicht nach Gefühl auf ein Aufwandskonto buchen, sondern zunächst auf das Verrechnungskonto des Gesellschafters und den Fall mit Beleg klären. Wie dieses Konto funktioniert, welche Zinsen angemessen sind und wie es in der Bilanz ausgewiesen wird, erklärt die Seite zum Gesellschafter-Verrechnungskonto ausführlich. So bleibt der Aufwand der GmbH sauber, und ein späterer Ausgleich durch den Gesellschafter ist mit einer einzigen Buchung erledigt.

Verdeckte Gewinnausschüttung: das GmbH-typische Steuerrisiko

Eine verdeckte Gewinnausschüttung wird dem Einkommen der Gesellschaft wieder hinzugerechnet, sie darf es also nicht mindern (§ 8 Abs. 3 Satz 2 KStG).

• Geschäftsführergehalt ohne vorherige, klare schriftliche Vereinbarung oder in unangemessener Höhe.
• Darlehen der GmbH an den Gesellschafter ohne Vertrag, ohne Zinsen oder ohne erkennbare Rückzahlung.
• Private Ausgaben, die als Betriebsausgabe gebucht werden – vom Handyvertrag der Familie bis zur Urlaubsreise.
• Miete oder Kaufpreise zwischen GmbH und Gesellschafter, die vom Marktüblichen abweichen.
• Private Nutzung eines Firmenwagens ohne Regelung im Anstellungsvertrag.

Vereinfacht gesagt ist eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) ein Vorteil, den die GmbH ihrem Gesellschafter oder einer ihm nahestehenden Person gewährt, weil er Gesellschafter ist, und den sie einem fremden Dritten so nicht gewährt hätte. Die Folge ist doppelt: Die GmbH zahlt Körperschaft- und Gewerbesteuer auf einen Betrag, den sie als Aufwand gebucht hatte, und beim Gesellschafter wird der Vorteil als Kapitalertrag erfasst. Wer selbst bucht, sollte die typischen Konstellationen kennen.

Die Buchhaltung kann eine vGA nicht verhindern, aber sichtbar machen. Jede Zahlung an den Gesellschafter braucht einen Rechtsgrund: Vertrag, Beschluss oder Beleg. Fehlt er, gehört die Zahlung auf das Verrechnungskonto und nicht in den Aufwand. Ob eine Vereinbarung einem Fremdvergleich standhält, ist eine Wertungsfrage – hier ist der Rat eines Steuerberaters gut investiert. Schließen Sie Verträge mit Gesellschaftern deshalb vor der ersten Zahlung, schriftlich und mit klaren Beträgen ab; eine Vereinbarung, die erst nachträglich aufgesetzt wird, ist schwer zu belegen.

Selbst machen oder Steuerberater: eine realistische Aufteilung

Viele Geschäftsführer, die selbst buchen, holen sich für wenige, klar abgegrenzte Aufgaben Unterstützung.

Wichtig ist eine klare Absprache: Wer bucht laufend, wer prüft, wer erstellt den Abschluss, wer übermittelt die Erklärungen? Wenn der Steuerberater nur den Jahresabschluss erstellt, sparen eine abgestimmte Saldenliste, vollständige Belege und geklärte Verrechnungskonten auf beiden Seiten Zeit. Wie diese Übergabe konkret aussieht und welche Unterlagen die Kanzlei braucht, beschreibt die Seite „Buchhaltung selbst, Jahresabschluss vom Steuerberater“. Halten Sie die Aufteilung schriftlich fest, etwa im Auftrag an die Kanzlei, damit klar ist, wer für welche Frist zuständig ist.

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Für GmbHs, die laufend selbst buchen und Berater gezielt dazuholen möchten.

Häufige Fragen

Darf ein Geschäftsführer die Buchhaltung seiner GmbH selbst machen?

Ja. Weder das HGB noch das GmbHG verlangen, dass ein Steuerberater bucht. § 41 GmbHG verpflichtet die Geschäftsführer nur, für eine ordnungsmäßige Buchführung zu sorgen. Ob Sie selbst buchen, eine Angestellte beauftragen oder eine Kanzlei, entscheiden Sie. Die Verantwortung bleibt in jedem Fall bei der Geschäftsführung, auch wenn die Arbeit delegiert ist.

Kann eine kleine GmbH statt einer Bilanz eine Einnahmenüberschussrechnung machen?

Nein. Die GmbH gilt als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG) und ist damit Kaufmann. Sie muss Bücher nach § 238 HGB führen und einen Jahresabschluss aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen (§ 242 HGB). Die Befreiung des § 241a HGB gilt nur für Einzelkaufleute. Steuerlich übernimmt § 140 AO diese Pflicht, und Bilanz sowie GuV gehen als E-Bilanz an das Finanzamt (§ 5b EStG).

SKR03 oder SKR04 – welcher Kontenrahmen passt zur GmbH?

Beide sind zulässig und verbreitet. Der SKR04 ist nach dem Abschlussgliederungsprinzip aufgebaut und folgt der Reihenfolge von Bilanz und GuV, der SKR03 nach dem Prozessgliederungsprinzip. Arbeiten Sie mit einem Steuerberater zusammen, übernehmen Sie am besten dessen Kontenrahmen. Ein späterer Wechsel ist möglich, aber aufwendig, weil Regeln und Vorjahresvergleiche umgestellt werden müssen.

Wie buche ich mein Geschäftsführergehalt ohne eigene Lohnsoftware?

Die Lohnabrechnung erstellt ein Lohnbüro oder ein Lohnprogramm; daraus entsteht monatlich ein Lohnjournal. Dieses übernehmen Sie in die Buchhaltung, beim Gesellschafter-Geschäftsführer typischerweise auf Geschäftsführergehälter der GmbH-Gesellschafter (SKR03 4124, SKR04 6024). Die Lohnsteuer-Anmeldung ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums fällig (§ 41a EStG). Bewahren Sie den Geschäftsführervertrag als Grundlage auf.

Was passiert, wenn die GmbH ihren Jahresabschluss nicht offenlegt?

Der Abschluss ist spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag an das Unternehmensregister zu übermitteln (§ 325 HGB). Geschieht das nicht, droht das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeld an und setzt es fest, mindestens 2.500 € und höchstens 25.000 € (§ 335 Abs. 1 HGB). Bei verspäteter Nachholung sinkt es für kleine Kapitalgesellschaften auf 1.000 € und für Kleinstkapitalgesellschaften auf 500 €.

Wie lange muss eine GmbH Belege und Bücher aufbewahren?

Buchungsbelege acht Jahre, Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse zehn Jahre, empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden oder die letzte Eintragung gemacht wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Elektronische Unterlagen müssen in dieser Zeit lesbar und auswertbar bleiben.

Wie viel Zeit kostet die Buchhaltung einer kleinen GmbH im Monat?

Das hängt vor allem von der Zahl der Belege ab. Beispielrechnung, Annahme: 60 Belege im Monat, zwei Minuten je Beleg mit Belegerkennung und Bankabgleich, dazu 30 Minuten für Voranmeldung und Durchsicht der Auswertungen. Das ergibt rund zweieinhalb Stunden im Monat. Unklare Zahlungen, fehlende Belege und das Nachfragen bei Kunden verlängern die Zeit spürbar.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 41 GmbHG – Buchführung
• § 238 HGB – Buchführungspflicht
• § 325 HGB – Offenlegung
• § 335 HGB – Ordnungsgeldverfahren
• § 8 KStG – Ermittlung des Einkommens — Abs. 3 Satz 2: verdeckte Gewinnausschüttungen
• § 5b EStG – Elektronische Übermittlung von Bilanzen

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