Buchhaltung selbst, Jahresabschluss Steuerberater: So gelingt die Übergabe

Wer was macht: die Aufgabenteilung im Mischmodell

Klare Zuständigkeiten verhindern doppelte Arbeit und Lücken zum Jahresende.

Wichtig für die Verantwortung: Für die ordnungsmäßige Buchführung der Gesellschaft sorgen die Geschäftsführer (§ 41 GmbHG), die steuerlichen Pflichten erfüllen die gesetzlichen Vertreter (§ 34 AO). Den Jahresabschluss stellen nach § 264 Abs. 1 HGB die gesetzlichen Vertreter auf. Wer Aufgaben an eine Kanzlei gibt, überträgt die Ausführung, nicht die Verantwortung. Umgekehrt steht der Steuerberater für die Qualität seiner eigenen Arbeit ein – planen Sie deshalb Rückfragen zu Ihren Buchungen ein, bevor er auf ihnen aufbaut.

Eine Grenze gilt beim Mischmodell nicht: Ihre eigenen Bücher dürfen Sie ohne jede Qualifikation führen, denn das Steuerberatungsgesetz regelt nur die Hilfeleistung in fremden Angelegenheiten (§ 2 StBerG). Sie können also selbst kontieren, buchen, Abschreibungen rechnen und die Umsatzsteuer-Voranmeldungen übermitteln. Welche Arbeiten Dritte für Sie übernehmen dürfen, hängt dagegen von deren Befugnis ab – das erklärt die Seite „Was darf ein Buchhalter?“.

Die Übergabeliste: Was Ihr Steuerberater für den Abschluss braucht

Je vollständiger die Unterlagen beim ersten Mal, desto weniger Rückfragen und Zusatzstunden.

• Summen- und Saldenliste zum Stichtag, abgestimmt und mit Vorjahreswerten – sie ist das Rückgrat des Abschlusses.
• Kontenblätter aller Sachkonten, insbesondere Bank, Kasse, Verrechnungs-, Durchlauf- und Gesellschafterkonten.
• Zugriff auf alle Buchungsbelege des Jahres, möglichst digital mit der jeweiligen Buchung verknüpft.
• Anlagenverzeichnis mit Zugängen, Abgängen und den Rechnungen der Zugänge; geringwertige Wirtschaftsgüter über 250 € sind in einem Verzeichnis zu führen, sofern die Angaben nicht aus der Buchführung ersichtlich sind (§ 6 Abs. 2 EStG).
• Offene-Posten-Listen für Forderungen und Verbindlichkeiten zum Stichtag, mit Hinweisen zu zweifelhaften Forderungen.
• Inventurunterlagen: Zähllisten für Vorräte, Kassenzählprotokoll sowie Saldenbestätigungen für Bankguthaben und Darlehen zum 31. Dezember.
• Verträge mit Wirkung über den Stichtag: Darlehen, Leasing, Miete, Wartung und Vorauszahlungen – die Grundlage für Abgrenzungen und Rückstellungen.
• Lohnjournale, Gesellschafterbeschlüsse, Notarverträge und eine kurze Liste offener Fragen.

Zeitplan: Fristen vom Stichtag bis zur Offenlegung

Planen Sie rückwärts von der Frist, die für Ihr Unternehmen zuerst greift.

Die verlängerte Frist für beratene Steuerpflichtige hat Grenzen: Das Finanzamt kann eine frühere Abgabe anordnen, zum Beispiel wenn Erklärungen für das Vorjahr verspätet kamen, eine hohe Abschlusszahlung zu erwarten ist oder eine Außenprüfung vorgesehen ist (§ 149 Abs. 4 AO). Die Frist zur Befolgung beträgt dann vier Monate nach Bekanntgabe der Anordnung. Außerdem gilt die lange Frist nur, wenn die Kanzlei tatsächlich mit der Erstellung beauftragt ist – klären Sie den Auftrag frühzeitig.

Für die Übergabe selbst gibt es keine gesetzliche Frist; sie ist Vereinbarungssache. Bei einer kleinen GmbH, deren Abschluss bis Ende Juni aufgestellt werden soll, ist ein Übergabetermin mit mehreren Wochen Vorlauf sinnvoll, damit Rückfragen, Abschlussbuchungen und Ihre Durchsicht in die Frist passen. Fragen Sie Ihre Kanzlei nach ihrem Zeitplan und tragen Sie den Termin direkt nach Abschluss der Dezember-Voranmeldung in Ihren Kalender ein.

Qualitätsprüfung vor der Übergabe in acht Schritten

Was die Kanzlei sonst als Vorarbeit erledigt, können Sie selbst prüfen.

• 1. Jedes Bankkonto zum 31. Dezember auf den Kontoauszug abstimmen und Differenzen bis auf den Cent klären.
• 2. Kassenbestand laut Kassenbuch mit dem Zählprotokoll vergleichen; kein Tag darf einen negativen Bestand zeigen.
• 3. Durchlauf-, Geldtransit- und Verrechnungskonten auf null bringen oder den Restsaldo schriftlich erklären.
• 4. Umsatzsteuerkonten mit der Summe der übermittelten Voranmeldungen abstimmen; Abweichungen deuten auf Buchungen nach der Meldung hin.
• 5. Offene-Posten-Listen gegen die Salden von Forderungen und Verbindlichkeiten prüfen und ausgeglichene Altposten bereinigen.
• 6. Anlagenzugänge mit Rechnung belegen: Was mehr als 800 € netto kostet, ist kein geringwertiges Wirtschaftsgut mehr (§ 6 Abs. 2 EStG) und gehört nicht in den laufenden Aufwand.
• 7. Gesellschafter-Verrechnungskonto mit Belegen und Vereinbarungen hinterlegen; private Zahlungen dürfen nicht im Aufwand stehen.
• 8. Konten mit ungewöhnlichen Salden kommentieren und eine Liste offener Fragen beilegen.

Übergabewege: Zugang, Export im Kanzlei Software-Format oder Saldenliste

Welcher Weg passt, hängt von der Software Ihrer Kanzlei und vom gewünschten Prüfungsumfang ab.

Was der Abschluss beim Steuerberater kostet

Die Steuerberatervergütungsverordnung gibt den gesetzlichen Rahmen vor; abweichende Vereinbarungen sind zulässig.

Für die Aufstellung eines Jahresabschlusses aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung sieht § 35 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe a StBVV 10/10 bis 40/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle B vor. Gegenstandswert ist das Mittel zwischen der berichtigten Bilanzsumme und der betrieblichen Jahresleistung (§ 35 Abs. 2 StBVV). Der Anhang wird mit 2/10 bis 12/10 gesondert berechnet, Steuererklärungen nach § 24 StBVV ebenfalls. Für Inventurunterlagen und sonstige Abschlussvorarbeiten bis zur abgestimmten Saldenbilanz erhält der Steuerberater die Zeitgebühr (§ 35 Abs. 3 StBVV) – nach § 13 StBVV 16,50 bis 41 € je angefangene Viertelstunde.

Beispielrechnung nach der seit 1. Juli 2025 geltenden Tabelle B: Eine GmbH hat eine berichtigte Bilanzsumme von 150.000 € und eine betriebliche Jahresleistung von 350.000 €. Das Mittel beträgt 250.000 €, die volle Gebühr 613 €. Der Rahmen für Bilanz und GuV liegt damit zwischen 613 € und 2.452 € zuzüglich Umsatzsteuer. Wo im Rahmen die Gebühr liegt, bestimmt der Steuerberater nach Umfang, Schwierigkeit und Bedeutung (§ 11 StBVV). Abweichende Vereinbarungen in Textform sind zulässig (§ 4 StBVV) – fragen Sie nach einem Angebot mit klar beschriebenem Umfang.

Alternative: den Jahresabschluss in derselben Software erstellen

Wer ohnehin selbst bucht, kann auch den Abschluss im selben System erstellen – mit oder ohne Durchsicht durch die Kanzlei.

In der Buchhaltung von jahresabschluss.io fließt die Saldenliste ohne Export in den HGB-Jahresabschluss, die E-Bilanz und die Steuererklärungen. Das Abschluss-Cockpit listet vor dem Stichtag offene Punkte, etwa fehlende Belege oder ungeklärte Konten. Ohne Abonnement kostet ein Jahresabschluss ab 250 € je Geschäftsjahr, der erste ist kostenlos; die E-Bilanz kostet 20 € je Geschäftsjahr. Im Gesamtpaket ab 125 € im Monat sind je Gesellschaft und zwölf Monate ein HGB-Jahresabschluss, eine E-Bilanz und die Steuererklärungen eines Veranlagungszeitraums enthalten.

Das schließt den Steuerberater nicht aus. Sie können ihm eine Prüfer-Rolle geben, damit er Ansätze und Bewertungen durchsieht, bevor Sie den Abschluss feststellen und offenlegen. Gerade bei Ermessensfragen – Rückstellungen, Wertberichtigungen, außerplanmäßige Abschreibungen – oder während einer Betriebsprüfung ist sein Urteil wertvoll. Die Software leistet keine Steuer- oder Rechtsberatung; sie nimmt Ihnen Rechen- und Formulararbeit ab und macht sichtbar, wo eine fachliche Entscheidung nötig ist.

Häufige Fragen

Darf ich die Buchhaltung selbst machen und nur den Jahresabschluss vom Steuerberater erstellen lassen?

Ja. Ihre eigenen Bücher dürfen Sie ohne besondere Qualifikation führen; das Steuerberatungsgesetz regelt nur die Hilfeleistung in fremden Angelegenheiten (§ 2 StBerG). Den Abschluss beauftragen Sie als eigene Leistung. Klären Sie vorab, in welchem Format die Kanzlei die Daten übernehmen möchte, welche Unterlagen sie braucht und bis wann sie diese benötigt, damit die gesetzlichen Fristen eingehalten werden.

Welche Unterlagen braucht der Steuerberater für den Jahresabschluss?

Kern ist eine abgestimmte Summen- und Saldenliste mit Kontenblättern und Belegzugriff. Dazu kommen das Anlagenverzeichnis mit Zu- und Abgängen, Offene-Posten-Listen für Forderungen und Verbindlichkeiten, Inventur- und Kassenzählprotokolle, Saldenbestätigungen der Banken, Verträge mit Wirkung über den Stichtag wie Darlehen oder Leasing, Lohnjournale sowie Gesellschafterbeschlüsse. Eine Liste offener Fragen spart beiden Seiten Zeit.

In welchem Format übergebe ich die Buchhaltung an die Kanzlei?

Kanzleien mit Kanzlei Software-Software lesen Buchungsstapel im Kanzlei Software-Format (EXTF) mit Berater- und Mandantennummer ein. Alternativ geben Sie der Kanzlei einen Zugang mit Prüfer- oder Betrachter-Rolle, übergeben einen GoBD-Datenexport mit Belegarchiv oder – in einfachen Fällen – die abgestimmte Saldenliste mit Kontenblättern. Stimmen Sie das Format vor dem Jahreswechsel ab.

Bis wann muss der Jahresabschluss fertig sein?

Kapitalgesellschaften stellen den Jahresabschluss in den ersten drei Monaten des neuen Geschäftsjahres auf; kleine Kapitalgesellschaften dürfen später aufstellen, wenn dies einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht, spätestens aber innerhalb von sechs Monaten (§ 264 Abs. 1 HGB). Offenzulegen ist spätestens ein Jahr nach dem Stichtag (§ 325 Abs. 1a HGB). Die Steuererklärungen haben eigene Fristen nach § 149 AO.

Wer haftet, wenn meine Buchhaltung Fehler enthält?

Für die ordnungsmäßige Buchführung einer GmbH sorgen die Geschäftsführer (§ 41 GmbHG); die steuerlichen Pflichten erfüllen die gesetzlichen Vertreter (§ 34 AO). Diese Verantwortung bleibt bei Ihnen, auch wenn eine Kanzlei den Abschluss erstellt. Für Fehler in ihrer eigenen Arbeit steht die Kanzlei aus dem Auftrag ein. Dokumentieren Sie deshalb, was Sie übergeben haben und welche Fragen geklärt wurden.

Was kostet ein Jahresabschluss beim Steuerberater?

Nach § 35 StBVV 10/10 bis 40/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle B für Bilanz und GuV; Gegenstandswert ist das Mittel aus berichtigter Bilanzsumme und betrieblicher Jahresleistung. Bei einem Mittel von 250.000 € ergibt das 613 € bis 2.452 € zuzüglich Umsatzsteuer, dazu gegebenenfalls Anhang, Steuererklärungen und Zeitgebühr für Vorarbeiten. Abweichende Vereinbarungen in Textform sind zulässig.

Wie kommen die Abschlussbuchungen zurück in meine Buchhaltung?

Bucht die Kanzlei den Abschluss in ihrem eigenen System, erhalten Sie eine Liste der Abschluss- und Umbuchungen, die Sie in Ihrer Buchhaltung nachbuchen. Das ist wichtig, weil die Wertansätze der Eröffnungsbilanz mit denen der Schlussbilanz des Vorjahres übereinstimmen müssen (§ 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB). Gleichen Sie nach dem Nachbuchen Ihre Saldenliste mit der Bilanz der Kanzlei ab.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 264 HGB – Pflicht zur Aufstellung
• § 325 HGB – Offenlegung
• § 149 AO – Abgabe der Steuererklärungen
• § 35 StBVV – Abschlussarbeiten — Tabelle B in Anlage 2, Fassung seit 1. Juli 2025
• § 41 GmbHG – Buchführung

Selbst buchen, sauber übergeben

Abgestimmte Saldenliste, Export im Kanzlei Software-Format oder Zugang für Ihre Kanzlei – und auf Wunsch den Jahresabschluss im selben System. Testen Sie die Buchhaltung von jahresabschluss.io.