Abschlussbuchung Umsatzsteuer: die Steuerkonten zum Jahresende verrechnen und abstimmen

Was mit Umsatzsteuer und Vorsteuer am Bilanzstichtag geschieht

Mehrere Konten, ein Steuerschuldverhältnis: am Jahresende zählt nur der Unterschied.

Unterjährig verteilen sich die Beträge auf getrennte Konten: die Umsatzsteuer aus Ausgangsrechnungen im Haben (SKR03 1776, SKR04 3806 für 19 %), die abziehbare Vorsteuer aus Eingangsrechnungen im Soll (1576 bzw. 1406, für 7 % 1571 bzw. 1401), die Zahlungen an das Finanzamt auf „Umsatzsteuer-Vorauszahlungen“ (1780 bzw. 3820) und eine Sondervorauszahlung auf „Umsatzsteuer-Vorauszahlungen 1/11“ (1781 bzw. 3830). Keines dieser Konten ist für sich eine Schuld oder eine Forderung. Das Gesetz rechnet mit dem Unterschied: Besteuerungszeitraum ist das Kalenderjahr, und von der darin entstandenen Steuer sind die in diesen Zeitraum fallenden abziehbaren Vorsteuerbeträge abzusetzen (§ 16 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 Satz 1 UStG).

Die Abschlussbuchung bringt die Konten auf diesen einen Betrag. Ob Sie die Salden tatsächlich auf ein Sammelkonto wie „Umsatzsteuer laufendes Jahr“ (1789 bzw. 3840) umbuchen oder ob Ihr Programm die Konten erst in der Bilanz zusammenfasst, ändert den Bilanzbetrag nicht. Entscheidend ist der Abgleich davor: Der Saldo muss sich aus den Vorauszahlungen erklären lassen, die zum Stichtag noch nicht bezahlt sind, und aus Unterschieden, die Sie einem Beleg zuordnen können. Ein Rest ohne Erklärung deutet auf eine vergessene, doppelt oder im falschen Zeitraum gebuchte Rechnung oder auf eine falsch zugeordnete Zahlung hin.

Der zweite Teil liegt im neuen Jahr. In der Jahreserklärung berechnen Sie die Steuer für das Kalenderjahr selbst (§ 18 Abs. 3 Satz 1 UStG). Weicht sie zugunsten des Finanzamts von der Summe der Vorauszahlungen ab, ist der Unterschied einen Monat nach Eingang der Erklärung fällig (§ 18 Abs. 4 Satz 1 UStG); führt sie zu einer Erstattung, wirkt sie erst mit Zustimmung des Finanzamts als Festsetzung (§ 168 Satz 2 AO). Wie die Voranmeldungen selbst entstehen, wann sie fällig sind und wie Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen, erklärt die Seite zur Umsatzsteuervoranmeldung in diesem Ratgeber; hier geht es nur um den Jahreswechsel.

Fünf Vorschriften, nach denen sich der Jahreswechsel der Steuerkonten richtet

Wortlaut am 4. November 2026 auf gesetze-im-internet.de und in den amtlichen Anleitungen 2026 nachgelesen.

Beispiel: Kontenstand einer Monatszahler-GmbH am 31. Dezember 2026

Sollversteuerung, monatliche Voranmeldung mit Dauerfristverlängerung, SKR03 mit SKR04 in Klammern. Alle Beträge sind Beispielwerte.

• Offen ist die Vorauszahlung für November von 8.150,00 €, mit Dauerfrist fällig am 11. Januar 2027, weil der 10. Januar ein Sonntag ist (§ 108 Abs. 3 AO).
• Für Dezember ergaben die Bücher 8.850,00 €. Davon geht die Sondervorauszahlung als Kennzahl 39 ab, es bleiben 1.150,00 €, fällig am 10. Februar 2027.
• Beide Zahlungen ergeben 9.300,00 € – 380,00 € mehr als der Kontensaldo. Die Suche führt zu einer Eingangsrechnung vom August, die erst nach der Übermittlung der August-Voranmeldung gebucht wurde: Ihre Vorsteuer steht in den Büchern, aber in keiner Voranmeldung.
• Diese Vorsteuer gehört in das Jahr 2026, weil Leistung und Rechnung im August vorlagen; für einen späteren Besteuerungszeitraum kann sie nicht mehr abgezogen werden (Abschnitt 15.2 Abs. 2 Satz 5 UStAE). Sie berichtigen die August-Voranmeldung, oder der Betrag geht über die Jahreserklärung 2026 ein, die nach § 16 Abs. 2 Satz 1 UStG alle in das Kalenderjahr fallenden Vorsteuerbeträge erfasst. Im Beispiel wählt die GmbH den zweiten Weg.

Beispiel: Eine GmbH meldet monatlich und hat seit Jahren eine Dauerfristverlängerung. Die Sondervorauszahlung für 2026 von 7.700,00 € hat sie im Februar 2026 gezahlt. Die Vorauszahlungen für Januar bis Oktober sind bis zum 10. Dezember 2026 bezahlt, zusammen 74.300,00 €. Die Beträge, die im Januar und Februar 2026 für November und Dezember 2025 abflossen, stehen nicht in dieser Liste, sondern auf dem Vorjahreskonto.

Buchungssätze vom Stichtag bis zur Erstattung

Fortsetzung des Beispiels. Die Umbuchungen am 31. Dezember fassen die Konten zusammen; ab dem 1. Januar trennen sie das alte vom neuen Jahr. So buchen viele Programme; in der Buchhaltung von jahresabschluss.io lassen Sie im SKR04 die Umbuchungen auf 3840 und die Überträge auf 3841 weg, weil der Abschluss die Steuerkonten ohnehin zu einer Position zusammenfasst (siehe den Abschnitt zur Software).

• Zahlungen für Zeiträume des alten Jahres gehören auf das Vorjahreskonto, nicht auf das Vorauszahlungskonto des neuen Jahres – sonst geht die Abstimmung zum nächsten 31. Dezember nicht auf.
• Die Sondervorauszahlung 2027 folgt dem Schema der amtlichen Anleitung: angemeldete Vorauszahlungen 2026 von 83.600,00 € zuzüglich der im Dezember angerechneten 7.700,00 €, davon ein Elftel (§ 47 Abs. 1 Satz 2 UStDV).
• Wer zum Stichtag nicht umbucht, überträgt in vielen Programmen im neuen Jahr jeden Saldovortrag einzeln – hier 1776, 1576, 1571, 1780 und 1781 bzw. 3806, 1406, 1401, 3820 und 3830 – auf das Vorjahreskonto. Der Bilanzbetrag ist derselbe. Solche Überträge dürfen in der Voranmeldung des neuen Zeitraums keine Steuer erzeugen; in der Software von jahresabschluss.io unterbleiben sie im SKR04 (siehe den Abschnitt zur Software).
• Bleibt auf 1790 (3841) nach allen Zahlungen ein Rest, fehlt eine Zahlung oder ein Bescheid weicht von der Erklärung ab. Lesen Sie den Bescheid, bevor Sie einen Rest ausbuchen.

Die Jahreserklärung 2026 rechnet so: Umsatzsteuer 152.000,00 € abzüglich Vorsteuer 61.080,00 € ergibt eine verbleibende Umsatzsteuer von 90.920,00 €. Das Vorauszahlungssoll umfasst die angemeldeten Beträge der zwölf Monate von zusammen 83.600,00 € und die Sondervorauszahlung von 7.700,00 €, insgesamt 91.300,00 €. Der Unterschied ist ein Erstattungsanspruch von 380,00 €. Nach der Erstattung steht das Vorjahreskonto auf null: 8.920,00 € minus 8.150,00 € minus 1.150,00 € plus 380,00 €.

Sonderfälle, die den Kontensaldo verschieben

Typische Verwechslungen zwischen Leistungsdatum, Rechnungseingang und Zahlung.

Ausweis in Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung

Bleibt nach der Verrechnung eine Schuld, steht sie bei Kapitalgesellschaften unter den sonstigen Verbindlichkeiten (§ 266 Abs. 3 C. 8. HGB); mittelgroße und große Gesellschaften vermerken den Teil „davon aus Steuern“. Kleine Gesellschaften dürfen eine verkürzte Bilanz aufstellen, in der nur die Posten mit Buchstaben und römischen Zahlen gesondert stehen (§ 266 Abs. 1 Satz 3 HGB) – die Steuerschuld geht dort in „C. Verbindlichkeiten“ auf. Ein Erstattungsanspruch gehört zu den sonstigen Vermögensgegenständen (§ 266 Abs. 2 B. II. 4. HGB), in der verkürzten Bilanz zu „B. II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände“. Kleinstgesellschaften dürfen sich auf die Buchstabenposten beschränken (§ 266 Abs. 1 Satz 4 HGB).

Vorsteuer, die erst im neuen Jahr abziehbar wird, gehört nicht in die Verrechnung, denn § 16 Abs. 2 Satz 1 UStG setzt nur die in den Besteuerungszeitraum fallenden Vorsteuerbeträge ab. Sie bleibt als eigener Betrag unter den sonstigen Vermögensgegenständen stehen. Ebenso wenig zählt Umsatzsteuer, die bei Ist-Versteuerung erst mit der Zahlung entsteht, zur Zahllast des alten Jahres.

In der Gewinn- und Verlustrechnung erscheint die geschuldete Umsatzsteuer nicht: Umsatzerlöse sind nach Abzug der Umsatzsteuer auszuweisen (§ 277 Abs. 1 HGB), und abziehbare Vorsteuer steht auf dem Steuerkonto, nicht im Aufwand. Gezahlte Vorauszahlungen sind kein Aufwand und eine Erstattung kein Ertrag; beides berührt nur die Steuerkonten. Landet Umsatzsteuer ohne erkennbaren Grund auf einem Aufwands- oder Ertragskonto, prüfen Sie die Buchung; Ausnahmen wie nicht abziehbare Vorsteuer (§ 15 Abs. 1a UStG) oder Nachzahlungen für frühere Jahre nach einer Außenprüfung klären Sie mit Ihrer Kanzlei.

Was Sie selbst prüfen und wann die Kanzlei übernimmt

• Summe der Kennzahl 83 aller Voranmeldungen plus Sondervorauszahlung neben die gebuchte Jahressteuer legen und jede Differenz einem Beleg zuordnen.
• Umsatzsteuer je Steuersatz verproben: Erlöse auf 8400 (SKR04 4400) mal 19 % gegen das Haben auf 1776 (3806); ebenso die Vorsteuer gegen die Eingangsrechnungen.
• Eingangsrechnungen der ersten Januartage mit Leistung im Dezember suchen und ihre Vorsteuer abgrenzen; Ausgangsrechnungen, die im Januar für Dezember-Leistungen entstehen, mit Leistungsdatum Dezember buchen.
• Kontoauszüge von Januar und Februar durchsehen: Zahlungen und Erstattungen für das alte Jahr gehören auf das Vorjahreskonto.
• Bescheide zu Voranmeldungen und zur Jahreserklärung des Vorjahres einarbeiten, bevor Sie Reste auf 1790 oder 1791 (3841 oder 3845) ausbuchen.
• Gemeinsam mit Ihrer Kanzlei klären Sie Fälle, in denen Vorsteuer aufzuteilen ist (§ 15 Abs. 4 UStG), eine Berichtigung nach § 15a UStG läuft, eine umsatzsteuerliche Organschaft besteht, das Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr abweicht oder nach einer Außenprüfung Beträge für frühere Jahre nachzuzahlen sind. Dort hängt die Buchung an Entscheidungen, die über die Abstimmung hinausgehen.

Wie die Buchhaltung von jahresabschluss.io den Jahreswechsel abbildet

In der Buchhaltung von jahresabschluss.io entstehen die Voranmeldungen aus dem Journal. In der letzten Voranmeldung des Kalenderjahres rechnet die Software eine festgesetzte Sondervorauszahlung als Kennzahl 39 an; eine außerhalb der Software beantragte Dauerfrist hinterlegen Sie, damit der Abzug nicht fehlt. Umbuchungen ohne Steuerschlüssel zwischen Umsatzsteuer- oder Vorsteuerkonten und den Verrechnungskonten 1780 bis 1799 (SKR03) bzw. 3820 bis 3839 (SKR04) zählt die Voranmeldung nicht als Umsatz, sondern weist sie in einem Hinweis gesondert aus; Zahlungen an das Finanzamt bleiben ebenfalls außen vor. Die Jahreskonten 3840 und 3841 des SKR04 liegen außerhalb dieses Bereichs: Eine Umbuchung wie „3806 an 3840“ oder „3840 an 1406“ ohne Steuerschlüssel zählt die Voranmeldung wie eine Buchung des Zeitraums mit. Dasselbe gilt für Überträge auf das Vorjahreskonto 3841. Buchen Sie in der Software im SKR04 deshalb weder auf 3840 noch auf 3841 um; die Steuerkonten fasst der Jahresabschluss ohnehin zu einer Position zusammen, und die Salden laufen über den Jahreswechsel, ohne dass Sie sie umbuchen. Den Vorsteuer-Zeitraum einer Eingangsrechnung schlägt sie nach dem spätesten der Tage Rechnungseingang – oder Rechnungsdatum, je nach Einstellung –, Buchungsdatum und, soweit bekannt, Leistungstag vor. Steuerlich maßgeblich bleibt, wann Leistung und Rechnung erstmals beide vorliegen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG); prüfen Sie die Daten gerade bei Rechnungen über den Jahreswechsel. Kommt ein Beleg erst nach der Abgabefrist seines Zeitraums in die Bücher, fragt die Software nach, wann die Rechnung tatsächlich vorlag; ging sie erst später ein, gehört der Abzug in den späteren Zeitraum, und die frühere Voranmeldung ist nicht falsch.

Die Jahreserklärung zeigt in der Karte „Voranmeldungen im Jahresabgleich“ je Quartal, was angemeldet wurde und was die Buchhaltung ergibt; ein fehlender Nachweis bleibt offen statt null. Das Vorauszahlungssoll schlägt die Software aus den übermittelten Voranmeldungen zuzüglich der festgesetzten Sondervorauszahlung vor; Sie gleichen es mit dem amtlichen Soll ab. Im Jahresabschluss fasst die Software Umsatz- und Vorsteuerkonten zu einer Position zusammen und lässt Vorsteuer, die erst im Folgejahr abziehbar ist, sowie nicht fällige Umsatzsteuer getrennt stehen. Bankumsätze, deren Text sie als Umsatzsteuerzahlung erkennt (etwa „Umsatzsteuer“ oder „UStVA“), schlägt sie mit dem Zusatz Sondervorauszahlung oder Dauerfristverlängerung auf 1781 (3830) vor, sonst auf 1780 (3820); der Kontierungsvorschlag für Vorauszahlungen erinnert daran, dass Beträge für Vorjahre auf die dafür vorgesehenen Konten gehören.

Die Buchhaltung kostet je Gesellschaft und Monat ab 95 € im Solo-Tarif und ab 125 € im Gesamtpaket. Erstellen, Verprobung und amtliche Prüfung im Steuer-Modul kosten nichts; die Übermittlung von Voranmeldung und Dauerfristverlängerung samt Sondervorauszahlung desselben Jahres ist in jedem aktiven Buchhaltungs-Abo enthalten, ohne Abo fallen 20 € je Übermittlung und Zeitraum an; übermitteln lassen sich derzeit Voranmeldungen der Jahre 2023 bis 2026 und Dauerfristverlängerung samt Sondervorauszahlung für 2025 und 2026. Die Übermittlung der Umsatzsteuer-Jahreserklärung kostet 50 € je Veranlagungszeitraum und ist nur für die Veranlagungszeiträume 2023 bis 2026 möglich, für 2026 erst nach Ablauf des Kalenderjahres oder, wenn die Tätigkeit vorher endet, nach dem eingetragenen Tätigkeitsende (§ 16 Abs. 3 UStG); im aktiven Gesamtpaket ist ein Veranlagungszeitraum je zwölf Monate enthalten. Ohne laufende Buchhaltung prüfen Sie die Steuerkonten Ihrer Saldenliste kostenlos auf der Seite zur Umsatzsteuer-Abstimmung; die Datei verlässt dabei Ihren Browser nicht.

Häufige Fragen

Muss ich zum Jahresende eine Abschlussbuchung für die Umsatzsteuer machen?

Eine bestimmte Buchungstechnik schreibt das Gesetz nicht vor. Die Bilanz muss aber die Schuld oder den Anspruch gegenüber dem Finanzamt zeigen, der sich aus Umsatzsteuer minus Vorsteuer (§ 16 Abs. 2 Satz 1 UStG) und nach Abzug der Vorauszahlungen ergibt. Ob Sie dafür auf ein Jahreskonto wie 1789 (SKR04 3840) umbuchen oder Ihr Programm die Konten im Abschluss zusammenfasst, führt zum selben Bilanzbetrag; abstimmen müssen Sie ihn in beiden Fällen.

Wohin gehört die Vorsteuer aus einer Rechnung, die erst im Januar eintrifft?

Wurde die Leistung schon im alten Jahr ausgeführt, in den Zeitraum, in dem Sie die Rechnung erhalten. Der Abzug setzt voraus, dass Sie eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG besitzen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG); fallen Leistung und Rechnung auseinander, zählt der Zeitraum, in dem erstmals beides vorliegt (Abschnitt 15.2 Abs. 2 Satz 6 UStAE). Im Abschluss des alten Jahres steht der Aufwand netto, die Vorsteuer auf 1548 (SKR04 1434) „Vorsteuer in Folgeperiode/im Folgejahr abziehbar“.

Was passiert mit der Sondervorauszahlung am Jahresende?

Sie wird bei der Vorauszahlung für den letzten Voranmeldungszeitraum berücksichtigt, für den die Dauerfristverlängerung gilt (§ 48 Abs. 4 Satz 1 UStDV) – nach der amtlichen Anleitung grundsätzlich im Dezember über Kennzahl 39. Zum 31. Dezember steht sie noch auf 1781 (SKR04 3830) und wird mit den übrigen Steuerkonten verrechnet. In der Jahreserklärung gehört sie zum Vorauszahlungssoll.

Warum stimmt der Saldo meiner Umsatzsteuerkonten nicht mit der Dezember-Voranmeldung überein?

Weil zum Stichtag oft mehr als ein Zeitraum offen ist: Mit Dauerfristverlängerung sind die Vorauszahlungen für November und Dezember erst im Januar und Februar fällig (§ 18 Abs. 1 Satz 4 UStG, § 46 UStDV). Stimmen Bücher und Voranmeldungen überein, entspricht der Saldo der Summe dieser offenen Beträge. Jeder weitere Unterschied stammt aus einer Buchung, die in keiner oder in einer anderen Voranmeldung steht.

Wann ist eine Abschlusszahlung aus der Umsatzsteuer-Jahreserklärung fällig?

Einen Monat nach Eingang der Jahreserklärung, wenn Ihre Berechnung zugunsten des Finanzamts von der Summe der Vorauszahlungen abweicht (§ 18 Abs. 4 Satz 1 UStG). Setzt das Finanzamt abweichend fest, ist der Unterschied einen Monat nach Bekanntgabe des Bescheids fällig (Satz 2). Eine Erstattung wirkt erst mit Zustimmung des Finanzamts als Festsetzung (§ 168 Satz 2 AO); die Zustimmung bedarf keiner Form.

Auf welches Konto buche ich im Januar die Zahlung für die November-Voranmeldung?

Auf das Konto für Umsatzsteuer des Vorjahres, im SKR03 1790, im SKR04 3841, nachdem Sie die Salden des alten Jahres dorthin übertragen haben. Mit Dauerfristverlängerung ist diese Vorauszahlung am 10. Januar fällig (§ 18 Abs. 1 Satz 4 UStG, § 46 UStDV), am nächsten Werktag, wenn der 10. auf ein Wochenende fällt (§ 108 Abs. 3 AO). Auf 1780 (3820) gebucht, vermischt sie das alte Jahr mit dem neuen.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 16 UStG – Steuerberechnung, Besteuerungszeitraum — abgerufen am 04.11.2026
• § 18 UStG – Besteuerungsverfahren — abgerufen am 04.11.2026
• § 15 UStG – Vorsteuerabzug — abgerufen am 04.11.2026
• § 13 UStG – Entstehung der Steuer — abgerufen am 04.11.2026
• § 47 UStDV – Sondervorauszahlung — abgerufen am 04.11.2026
• § 48 UStDV – Verfahren, Anrechnung der Sondervorauszahlung — abgerufen am 04.11.2026
• § 266 HGB – Gliederung der Bilanz — abgerufen am 04.11.2026
• § 168 AO – Wirkung einer Steueranmeldung — abgerufen am 04.11.2026
• UStAE Abschnitt 15.2 – Allgemeines zum Vorsteuerabzug (Umsatzsteuer-Handausgabe 2024) — abgerufen am 04.11.2026
• BMF-Schreiben vom 29.12.2025 – Muster der Umsatzsteuererklärung 2026 mit Anleitung — abgerufen am 04.11.2026
• BMF-Schreiben vom 29.12.2025 – Vordruckmuster Umsatzsteuer-Voranmeldung 2026 mit Anleitung — abgerufen am 04.11.2026
• § 153 AO – Berichtigung von Erklärungen — abgerufen am 04.11.2026
• § 277 HGB – Umsatzerlöse ohne Umsatzsteuer — abgerufen am 04.11.2026