Summen- und Saldenliste aus Collmex: Auswertung, Exportdatei und Prüfpunkte

Die Auswertung Summen und Salden in Collmex

• Konto und Name.
• Eröffnungsbilanzwert — laut Handbuch der automatisch vorgetragene Wert aus dem Vorjahr.
• Soll und Haben des gewählten Monats.
• Soll und Haben von Januar bis zum gewählten Monat.
• Saldo, wobei Collmex Haben-Salden mit Minus zeigt.
• Zwischensummen je Kontenklasse und am Ende die Personenkonten mit Summe Forderungen und Summe Verbindlichkeiten.

Laut Handbuch gibt die Summen-Salden-Liste einen Überblick über alle bebuchten Sachkonten und bildet die Grundlage der BWA. Sie gehört zu Collmex buchhaltung basic und den Komplettpaketen. Im Formular wählen Sie Geschäftsjahr, Monat, Firma und optional eine Kostenstelle. Das Häkchen Summenanzeige fasst Forderungen und Verbindlichkeiten zusammen, statt einzelne Kunden und Lieferanten aufzulisten.

Warum die Datei aus dem Salden-Export kommt

Auf der Seite Summen und Salden gibt es im Testmandanten von Collmex nur die Schaltfläche Anzeigen und die Druckansicht; eine CSV- oder Excel-Datei der Saldenliste ist dort nicht vorgesehen. Den maschinenlesbaren Weg beschreibt das Handbuch unter Salden exportieren für E-Bilanz: Buchhaltung → Schnittstellen, Geschäftsjahr und Firma wählen, Exportieren. Der Name täuscht etwas — die Datei taugt nicht nur für die E-Bilanz, sondern für jeden Abschluss, denn sie enthält jedes Sachkonto mit seinem Saldo.

Die Datei heißt salden_<Firmennummer>_<Jahr>.csv, ist in ISO-8859-1 kodiert und durch Semikolons getrennt. Sie trägt den Jahressaldo je Konto, mit Minus für Haben, und bezieht den automatischen Vortrag aus dem Vorjahr bereits ein. Einen Monat wählen Sie dort nicht: Der Export gilt für das ganze Geschäftsjahr, das in Collmex immer dem Kalenderjahr entspricht.

Drei Ausgaben aus Collmex im Vergleich

Menüwege im Testmandanten von Collmex geprüft, Stand: 1. November 2026.

Stolperstein: der automatische Vortrag ist keine Buchung

Collmex trägt Bestandskonten, Umsatzsteuer und Ergebnis zum Jahreswechsel automatisch vor, ohne dafür Buchungen zu erzeugen. Eröffnungsbuchungen gegen das Konto 9000 Saldenvorträge gibt es nur einmal, wenn Sie mit Collmex starten. Im Testmandanten zeigt sich die Folge: Der Export aus Kanzlei Software des Startjahres enthält die Eröffnungsbuchungen, der des Folgejahres keine einzige Buchung auf 9000. Ein Buchungsstapel ab dem zweiten Collmex-Jahr bringt deshalb nur die Bewegungen des Jahres mit, nicht die Anfangsbestände.

Der Salden-Export hat dieses Problem nicht, weil sein Wert den Vortrag schon enthält. Die Software liest die Spalte Wert als Schlusssaldo. Eine eigene Eröffnungsspalte erkennt sie, wenn eine Datei sie trägt, etwa unter der Überschrift Eröffnungsbilanzwert; Eröffnungswerte bilden die Vorjahresspalte der Bilanz und werden mit dem Vorjahresschluss abgeglichen. Fehlen sie, schreibt die Software sie aus einem hier abgeschlossenen Vorjahr; bei einem offenen Vorjahr erscheint stattdessen ein Hinweis mit dem Angebot, dessen Schlusssalden zu übernehmen.

Beispiel: so liest die Software eine Collmex-Datei

Beispielzahlen einer GmbH im SKR03, Zeilen in der Schreibweise des Collmex-Exports.

Die Summe aller Werte ergibt null: 95.400,00 € im Soll stehen 95.400,00 € im Haben gegenüber. Positive Beträge liest die Software als Soll, negative als Haben. Die führende Null der Klasse-0-Konten ergänzt sie, weil die Datei genügend vierstellige Konten enthält und der Kontenrahmen SKR03 ist. Die Bank im Haben ist ein überzogenes Konto; in der Bilanz gehört der Betrag zu den Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten — prüfen Sie diese Zuordnung beim Bestätigen.

Prüfpunkte vor dem Hochladen

• Summe null: Alle Werte der Datei ergeben zusammen 0,00 €.
• Konto 9000: Nach den Eröffnungsbuchungen muss sein Saldo laut Handbuch null sein; in der Exportdatei taucht es dann nicht auf.
• Bank: Unter Kontoauszug → Abweichungen Salden anzeigen zeigt Collmex Differenzen zwischen Kontoauszug und Bankkonto.
• Abschreibungen: Der Abschreibungslauf unter Anlage → Abschreibungslauf ist für das ganze Jahr gebucht; sonst fehlt die AfA in der Datei.
• Bestände: Waren-Bestandsveränderungen sind über die Vorlagen Mehrung Bestand und Minderung Bestand gebucht.
• Ergebnisvortrag: Das Vorjahresergebnis steht auf dem Gewinnvortrag (0860 bzw. 2970) und ist, soweit beschlossen, verwendet.
• Eine Firma: Bei Unterfirmen wählen Sie die Firma im Export; laden Sie nur die Datei der Gesellschaft hoch, für die der Abschluss entsteht.
• Kontenrahmen: Die Software erkennt SKR03 oder SKR04 an den tatsächlichen Kontonummern; voreingestellt ist für Collmex SKR03.

Wofür die Collmex-Auswertung allein genügt

Für die monatliche Kontrolle, für Bank oder Leasinggeber und zum Abstimmen einzelner Konten reicht die Auswertung Summen und Salden in Collmex; über die verlinkten Beträge kommen Sie bis zu den einzelnen Posten. Eine Datei brauchen Sie erst, wenn ein anderes Programm weiterrechnet — für den Abschluss, die E-Bilanz oder den Umzug der Buchhaltung. Übernimmt die Kanzlei den Abschluss, erwartet sie laut Collmex-FAQ in der Regel den Export aus Kanzlei Software; ihre Abschlussbuchungen kommen aber nicht automatisch nach Collmex zurück.

Häufige Fragen

Wo finde ich die Summen- und Saldenliste in Collmex?

Unter Buchhaltung → Auswertungen → Summen und Salden. Dort wählen Sie Geschäftsjahr, Monat und Firma und klicken auf Anzeigen. Die Auswertung gibt es in Collmex buchhaltung basic und in den Komplettpaketen; in free und light ist sie im Funktionsvergleich nicht aufgeführt.

Warum hat die Exportdatei keine Eröffnungswerte?

Der Salden-Export von Collmex enthält je Konto nur einen Wert, den Jahressaldo, in dem der automatische Vortrag aus dem Vorjahr bereits steckt. Für die Vorjahresspalte nutzt die Software deshalb das Vorjahr: aus einem hier abgeschlossenen Jahr automatisch, sonst über den hochgeladenen Vorjahresabschluss oder die Vorjahres-Saldenliste.

Kann ich statt der CSV den Export aus Kanzlei Software hochladen?

Ja, aber nicht als Selbstbedienung: Sie reichen den Buchungsstapel ein, unser Einrichtungsteam prüft ihn und richtet daraus die Saldenliste ein. Bei Collmex enthält der Stapel aber nur im Startjahr die Eröffnungsbuchungen; ab dem zweiten Jahr fehlen die Anfangsbestände, weil Collmex sie ohne Buchung vorträgt. Für den Abschluss ist der Salden-Export deshalb die sicherere Datei.

Welche Einstellungen wähle ich beim Export?

Das abgelaufene Geschäftsjahr und die Firma, für die der Abschluss entsteht. Das Häkchen „Umsatz- und Vorsteuerkonten summieren“ brauchen Sie nicht; ohne es bleiben alle Steuerkonten einzeln erhalten. Laden Sie die Datei unverändert hoch, ohne sie vorher in einer Tabellenkalkulation zu speichern.

Was bedeuten die negativen Zahlen?

Collmex rechnet laut FAQ Buchungen im Soll positiv und Buchungen im Haben negativ, damit sich die Beträge einfach aufaddieren lassen. Ein negativer Wert bei Erlösen, Kapital oder Verbindlichkeiten ist also normal. Die Software übernimmt diese Vorzeichen als Soll- oder Habensaldo.

Lässt sich die Saldenliste für einen Teil des Jahres ausgeben?

Die Auswertung Summen und Salden zeigt Werte von Januar bis zu einem gewählten Monat. Der Salden-Export gilt dagegen immer für das ganze Geschäftsjahr. Für den Jahresabschluss ist das richtig, denn er umfasst das ganze Geschäftsjahr, in Collmex also das Kalenderjahr.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• Collmex-Handbuch: Summen und Salden — abgerufen am 01.11.2026
• Collmex-Handbuch: Salden exportieren für E-Bilanz — abgerufen am 01.11.2026
• Collmex-Handbuch: Eröffnungsbuchungen — abgerufen am 01.11.2026
• Collmex-Handbuch: Datev-Export — abgerufen am 01.11.2026
• Collmex-FAQ: frei zugängliche Testversion (Menüwege und Dateien geprüft) — abgerufen am 01.11.2026
• Collmex-FAQ: Abschlussbuchungen des Steuerberaters — abgerufen am 01.11.2026
• § 252 HGB — abgerufen am 01.11.2026