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Jahreswechsel in Collmex

Jahreswechsel in Collmex: automatischer Saldenvortrag, Eröffnungswerte und Gründungsjahr

Einen Kontenabschluss zum Jahresende sieht Collmex laut Hersteller nicht vor: Laut Handbuch werden die Salden der Bestandskonten automatisch ins neue Geschäftsjahr übernommen, Umsatzsteuer und Ergebnis ebenfalls vorgetragen, und mehrere Jahre bleiben parallel buchbar. Für den Abschluss hier zählt, dass die Eröffnung jedes Jahres mit dem Schluss des Vorjahres übereinstimmt. Diese Seite erklärt die Collmex-Logik einschließlich der Änderung beim Umsatzsteuer-Vortrag ab 2026, rechnet einen Jahreswechsel durch und beschreibt das Gründungsjahr.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand: 2026-11-01

Was Collmex zum Jahreswechsel selbst erledigt

  • Bestandskonten: Der Übertrag der Salden erfolgt automatisch. Laut Handbuch dürfen die Konten nicht abgeschlossen und anschließend wieder eröffnet werden.
  • Ergebnis: Die Salden der Erlös- und Aufwandskonten werden auf den Gewinnvortrag des nächsten Jahres vorgetragen. Wird der Gewinn verwendet, etwa ausgeschüttet oder in Rücklagen eingestellt, erfolgt die Gegenbuchung auf Gewinnvortrag vor Verwendung.
  • Umsatzsteuer: Bis 2025 sammelte Collmex alle Umsatz- und Vorsteuerkonten auf „Umsatzsteuer frühere Jahre“ (1791 bzw. 3845). Ab dem Geschäftsjahr 2026 trennt es laut Versionshinweis vom 22. Juli 2026 Forderungen und Verbindlichkeiten sowie Vorjahr und frühere Jahre, weil Kanzlei Software die Logik wegen des Saldierungsverbots geändert hat.
  • Einnahme-Überschuss-Rechnung: Sie startet im neuen Jahr mit Null-Werten.
  • Paralleles Buchen: Geschäftsjahre bleiben offen; Korrekturbuchungen im Vorjahr wirken sich laut FAQ automatisch auf das nächste Jahr aus.
  • Ihre Aufgabe: nach Jahresende den Abschreibungslauf unter Anlage → Abschreibungslauf ausführen und Bestandsveränderungen der Waren buchen.

Umsatzsteuer-Vortrag ab 2026

Bezeichnungen laut Collmex-Hilfe, Kontennummern nach dem Kanzlei Software-Kontenrahmen; Stand: 1. November 2026.

Vortragskonten der Umsatzsteuer im neuen Jahr
Vortrag im neuen JahrSKR03SKR04Was dort ankommt
Umsatzsteuerverbindlichkeiten Vorjahr17903841Summe der inländischen Umsatz- und Vorsteuerkonten des Vorjahres, wenn sie eine Verbindlichkeit ergibt
Umsatzsteuerforderungen Vorjahr15461422dieselbe Summe, wenn sie eine Forderung ergibt
Umsatzsteuerverbindlichkeiten frühere Jahre17913845Verbindlichkeiten des Vorjahres zuzüglich der Verbindlichkeiten früherer Jahre
Umsatzsteuerforderungen frühere Jahre15391425Forderungen des Vorjahres zuzüglich der Forderungen früherer Jahre

Beispiel: Eröffnung 2026 aus dem Schluss 2025

Beispielzahlen einer GmbH im SKR03, Vorzeichen wie in Collmex: Soll positiv, Haben negativ.

Beide Spalten ergeben in Summe null. Die Bilanz zum 31. Dezember 2025 zeigt Aktiva von 24.350,00 € (Bank und Forderungen) und auf der Passivseite 21.700,00 € Eigenkapital nach dem Fehlbetrag sowie 2.650,00 € Umsatzsteuer-Verbindlichkeit. Genau diese Beträge stehen am 1. Januar 2026 wieder da, nur auf anderen Konten: Die Umsatzsteuer ist auf das Vorjahreskonto gewandert, der Fehlbetrag auf den Gewinnvortrag.

Daraus folgt eine praktische Regel für die Abstimmung: Vergleichen Sie bei der Umsatzsteuer die Summe der Steuerkonten, nicht jedes Konto einzeln. Nach § 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB müssen die Wertansätze der Eröffnungsbilanz mit denen der Schlussbilanz übereinstimmen — maßgeblich ist der Bilanzposten, nicht die Kontonummer.

Schlusssalden 2025 und Eröffnung 2026
KontoSchluss 31.12.2025Eröffnung 1.1.2026Erklärung
1200 Bank18.400,0018.400,00Bestandskonto, unverändert vorgetragen
1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen5.950,005.950,00Bestandskonto
1576 Abziehbare Vorsteuer 19 %1.150,000,00geht in die Summe der Steuerkonten ein
1776 Umsatzsteuer 19 %−3.800,000,00geht in die Summe der Steuerkonten ein
1790 Umsatzsteuerverbindlichkeiten Vorjahr0,00−2.650,001.150,00 − 3.800,00, also eine Verbindlichkeit
0800 Gezeichnetes Kapital−25.000,00−25.000,00Bestandskonto
8400 Erlöse 19 % USt−36.700,000,00Erfolgskonto beginnt bei null
4120 Gehälter und 4210 Miete40.000,000,00Erfolgskonten beginnen bei null
0860 Gewinnvortrag vor Verwendung0,003.300,00Jahresfehlbetrag 2025: 36.700,00 Erlöse − 40.000,00 Aufwand

Eröffnungswerte beim Hochladen der Collmex-Datei

Der Salden-Export aus Collmex enthält je Konto nur den Jahressaldo, in dem der Vortrag schon steckt. Die Eröffnungswerte — und damit die Vorjahresspalte von Bilanz und GuV — holt die Software deshalb aus dem Vorjahr: Ist das Vorjahr hier abgeschlossen, schreibt sie die Eröffnung aus dessen Schlusssalden; ist es noch offen, erscheint ein Hinweis mit dem Angebot, die Schlusssalden zu übernehmen. Liegt das Vorjahr nicht hier vor, laden Sie den Vorjahresabschluss oder die Saldenliste des Vorjahres zusätzlich hoch.

Bringt eine Datei eigene Eröffnungswerte mit, vergleicht die Software den Vortrag jedes Bestandskontos mit dem Schlusssaldo des Vorjahres; Erfolgskonten und Eigenkapital bleiben dabei außen vor, Abweichungen bis 1 € gelten als Rundung. Ist der Vorjahresabschluss festgestellt, folgt zusätzlich ein Abgleich Posten für Posten, bei dem reine Umgliederungen nicht als Abweichung zählen. In beiden Fällen bleibt es bei einem Hinweis; gesperrt wird nichts.

Wer die Buchhaltung ganz hierher verlegt, lädt unter Buchhaltung → Umzug die letzte Saldenliste aus Collmex hoch; erst Ihre Bestätigung schreibt daraus die Eröffnungswerte. Zwischen den Jahren, die danach hier gebucht werden, rechnet die Software den Saldenvortrag selbst: Eröffnung gleich Schlusssaldo des Vorjahres, nie als Buchung, Erfolgskonten bei null — derselbe Grundgedanke wie in Collmex.

Gründungsjahr: Eröffnungsbilanz mit Collmex und hier

Wechseln Sie aus einem anderen Programm, buchen Sie die Bestände einmalig unter Buchungen → Buchen → Eröffnung gegen das Konto 9000; als Belegdatum nennt das Handbuch den 31. Dezember des Vorjahres bzw. den Tag vor dem Start, bei unterjährigem Wechsel das Summenvortragskonto 9090. Danach muss 9000 auf null stehen. Bei einer Neugründung entsteht die Eröffnungsbilanz zum Beginn des Handelsgewerbes (§ 242 Abs. 1 HGB); die Collmex-Bilanzart Eröffnungs-/Stichtagsbilanz zeigt die Bilanz zu jedem gewählten Tag.

Das erste Geschäftsjahr endet in Collmex am 31. Dezember, denn ein Geschäftsjahr entspricht dort immer dem Kalenderjahr; ein abweichendes Wirtschaftsjahr ist laut FAQ nicht möglich. Für die Größenklasse zählt bei einer Neugründung bereits der erste Abschlussstichtag (§ 267 Abs. 4 Satz 2 HGB).

Steuerlich ist auch die Eröffnungsbilanz als E-Bilanz zu übermitteln (§ 5b Abs. 1 Satz 4 EStG). Hier ist das ein eigener Datensatz zum Eröffnungstag ohne GuV; einzeln kostet er 20 €, mit der E-Bilanz desselben Wirtschaftsjahres ist er enthalten.

Checkliste vor dem Export des abgelaufenen Jahres

  • Abschreibungslauf für das ganze Jahr: erst die Vorschau prüfen, dann ausführen.
  • Sammelposten für geringwertige Wirtschaftsgüter vorher über „Aus Buchungen ermitteln“ aktualisieren.
  • Inventur und Bestandsveränderung buchen, wenn Sie Waren führen.
  • Rückstellungen buchen, etwa für Gewerbesteuer (0956 bzw. 3035) und für Abschluss- und Prüfungskosten.
  • Ergebnisverwendung des Vorjahres gegen Gewinnvortrag vor Verwendung buchen, sobald der Gesellschafterbeschluss vorliegt.
  • Monate des alten Jahres unter Verwaltung → Geschäftsjahr sperren, damit nichts versehentlich dazukommt; nach dem Entsperren bleiben Korrekturen möglich.
  • Erst dann den Salden-Export ziehen. Buchen Sie danach noch etwas ins alte Jahr, ändern sich Jahressaldo und Vortrag — laden Sie die Datei dann neu hoch.

Wann der automatische Vortrag genügt

Für die laufende Buchführung genügt der automatische Vortrag in Collmex; Abschluss- und Eröffnungsbuchungen wie in anderen Programmen sind laut FAQ weder nötig noch vorgesehen. Aufwand entsteht erst an der Grenze zu anderen Systemen: Ein Kanzlei Software-Stapel ab dem zweiten Jahr trägt keine Eröffnungswerte, und Abschlussbuchungen einer Kanzlei kommen nicht automatisch nach Collmex zurück. Wer Abschluss und Steuern hier erstellt, bucht Korrekturen am besten in Collmex und exportiert danach neu — so bleibt es bei einer Zahlenbasis.

Häufige Fragen

Muss ich in Collmex das alte Jahr abschließen, bevor ich im neuen buchen kann?

Nein. Laut Collmex können beliebig viele Geschäftsjahre parallel gebucht werden, und die Konten werden am Jahresende ausdrücklich nicht abgeschlossen. Sie können also schon im Januar im neuen Jahr buchen, während der Abschluss des Vorjahres noch entsteht.

Warum steht die Umsatzsteuer 2026 auf einem Vorjahreskonto?

Seit dem Geschäftsjahr 2026 trägt Collmex die Summe der Umsatz- und Vorsteuerkonten auf getrennte Konten für Forderungen und Verbindlichkeiten des Vorjahres und früherer Jahre vor. Anlass ist laut Versionshinweis eine Kanzlei Software-Änderung wegen des Saldierungsverbots. Bis 2025 landete alles auf „Umsatzsteuer frühere Jahre“.

Was passiert, wenn ich nach dem Export noch im alten Jahr buche?

Die Buchung ändert den Jahressaldo des alten Jahres und über den automatischen Vortrag auch die Eröffnung des neuen. Exportieren Sie dann beide betroffenen Jahre neu und laden Sie die Dateien erneut hoch, damit Abschluss, E-Bilanz und Folgejahr wieder zusammenpassen.

Brauche ich jedes Jahr Eröffnungsbuchungen auf 9000?

Nein. Laut Handbuch werden Eröffnungsbuchungen nur einmalig beim Start mit Collmex gebucht, weil die Salden der Bestandskonten danach automatisch übernommen werden. Nach diesen Buchungen muss der Saldo von 9000 null sein.

Kann ich in Collmex ein abweichendes Wirtschaftsjahr führen?

Laut Collmex-FAQ nicht: Das Geschäftsjahr muss mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. Der Hersteller verweist darauf, dass sich der Abschluss dank parallelem Buchen ohnehin Zeit lassen kann. Wer ein abweichendes Wirtschaftsjahr braucht, sollte das vor der Wahl der Buchhaltungssoftware klären.

Woher kommen die Eröffnungswerte beim ersten Abschluss hier?

Aus dem Vorjahr. Laden Sie zusätzlich zum Collmex-Export des aktuellen Jahres den Vorjahresabschluss oder die Saldenliste des Vorjahres hoch. Ab dem zweiten Jahr hier übernimmt die Software die Eröffnung aus dem abgeschlossenen Vorjahr selbst.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.