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Offenlegung mit Collmex

Offenlegung mit Collmex: Bilanz, Anhang und Einreichungsdatei für das Unternehmensregister

Collmex liefert die Bilanz für die Offenlegung als Druckansicht; eine Datei für das Unternehmensregister ist in der Hilfe nicht beschrieben, und der zugehörige Abschnitt spricht noch vom Bundesanzeiger. Für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2021 begonnen haben, reichen Kapitalgesellschaften ihre Unterlagen jedoch beim Unternehmensregister ein. Hier lesen Sie, was Ihre Gesellschaft je nach Größenklasse offenlegen muss, welche Fristen gelten und wie aus den Collmex-Salden die Einreichungsdatei wird.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand: 2026-11-01

Was die Collmex-Hilfe zur Veröffentlichung sagt

Im Handbuch steht bei der Bilanz ein eigener Absatz „Bilanz im Bundesanzeiger veröffentlichen“. Er erinnert daran, dass jede GmbH und AG einmal jährlich ihre Abschlussunterlagen einreichen und bekannt machen muss und dass kleine Unternehmen nach § 326 HGB nur Bilanz und Anhang ohne GuV offenlegen. Zur Einreichung verweist er auf ein Webformular beim Bundesanzeiger, in das die Werte der Bilanzposten übertragen werden.

Zwei Punkte sind zu ergänzen. Erstens nennt der Bundesanzeiger Verlag in seinen Bedingungen den Bundesanzeiger nur noch für Unterlagen von Geschäftsjahren, die vor dem 1. Januar 2022 begonnen haben; für alle späteren Jahre ist das Unternehmensregister die richtige Stelle, so wie es § 325 Abs. 1 Satz 2 HGB vorsieht. Zweitens ist ein Anhang laut Handbuch keine Auswertung von Collmex — es empfiehlt, die Druckansicht der Bilanz in ein Textverarbeitungsprogramm zu kopieren und dort zu ergänzen.

Offenlegungsumfang nach Größenklasse

Schwellenwerte nach § 267 und § 267a HGB; mindestens zwei der drei Merkmale dürfen nicht überschritten sein. Rechtslage Stand: 1. November 2026.

Was je Größenklasse eingereicht wird und was Collmex dafür ausgibt
GrößenklasseSchwellenWas eingereicht wirdCollmex-Auswertung dafür
Kleinst (§ 267a)450.000 € Bilanzsumme, 900.000 € Umsatz, 10 Arbeitnehmernur die Bilanz, auf Wunsch zur dauerhaften Hinterlegung (§ 326 Abs. 2)Bilanz in der Druckansicht
Klein (§ 267 Abs. 1)7,5 Mio. € Bilanzsumme, 15 Mio. € Umsatz, 50 ArbeitnehmerBilanz und Anhang ohne die GuV betreffenden Angaben (§ 326 Abs. 1)Bilanz; Anhang laut Handbuch über die Textverarbeitung
Mittelgroß (§ 267 Abs. 2)25 Mio. € Bilanzsumme, 50 Mio. € Umsatz, 250 ArbeitnehmerJahresabschluss, Lagebericht und Bestätigungsvermerk; Bilanz in der Form für kleine mit Zusatzposten (§ 327)Bilanz und GuV; Lagebericht in der Hilfe nicht beschrieben
Groß (§ 267 Abs. 3)über den Werten für mittelgroßJahresabschluss, Lagebericht und Bestätigungsvermerk (§ 325 Abs. 1)Bilanz und GuV; Lagebericht in der Hilfe nicht beschrieben

Fristen für eine Collmex-GmbH mit Geschäftsjahr 2025

In Collmex entspricht das Geschäftsjahr immer dem Kalenderjahr; Abschlussstichtag ist deshalb der 31. Dezember.

  • Aufstellung: bis 31. März 2026, als kleine Gesellschaft bis spätestens 30. Juni 2026 (§ 264 Abs. 1 HGB).
  • Feststellung durch die Gesellschafter: bis 31. August 2026, bei kleinen Gesellschaften bis 30. November 2026 (§ 42a Abs. 2 GmbHG).
  • Offenlegung: bis 31. Dezember 2026 (§ 325 Abs. 1a HGB); für die Frist zählt nach § 325 Abs. 4 Satz 2 HGB der Zeitpunkt der Übermittlung.
  • Ordnungsgeld: Nach Fristablauf führt das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren über 2.500 € bis 25.000 € (§ 335 Abs. 1 HGB).
  • Herabsetzung: Wer erst nach Ablauf der sechswöchigen Nachfrist offenlegt, zahlt bei Hinterlegung als Kleinstgesellschaft 500 €, als kleine Gesellschaft 1.000 € (§ 335 Abs. 4 HGB).

Beispiel: was eine kleine GmbH aus Collmex einreicht

Beispiel: Eine GmbH bucht in Collmex buchhaltung basic. Am 31. Dezember 2025 hat sie eine Bilanzsumme von 1,2 Mio. €, Umsatzerlöse von 2,4 Mio. € und im Jahresdurchschnitt 14 Arbeitnehmer, im Vorjahr ähnliche Werte. Alle drei Kleinst-Schwellen sind überschritten, keine der Schwellen für kleine Gesellschaften — sie ist an beiden Stichtagen klein.

Offenzulegen sind Bilanz und Anhang, die GuV nicht. Aus Collmex kommt die Bilanz. Angaben wie die angewandten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden (§ 284 Abs. 2 Nr. 1 HGB), die Restlaufzeiten der Verbindlichkeiten oder die durchschnittliche Zahl der Arbeitnehmer stehen dagegen nicht in den Salden. Hier fragt die Software diese Angaben passend zur Größenklasse ab und erzeugt die Einreichungsdatei mit Bilanz und dem für kleine Gesellschaften verkürzten Anhang. Eine Gewinn- und Verlustrechnung stellt die GmbH trotzdem auf — sie bleibt nur unveröffentlicht.

Von der Collmex-Datei zur Einreichungsdatei

  • Den Salden-Export aus Collmex hochladen, die Zuordnung bestätigen und Bilanz und GuV festschreiben — erst danach lässt sich eine Offenlegungsdatei erzeugen.
  • Den Anhang nach Größenklasse ausfüllen; offene Pflichtangaben bleiben markiert, bis sie ergänzt sind.
  • Den Feststellungsbeschluss abwarten, denn offengelegt wird der festgestellte Jahresabschluss (§ 325 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 HGB).
  • Vor dem Erzeugen gleicht die Software die Registerdaten mit dem Handelsregister ab und weist auf einen fehlenden Rechtsformzusatz im Firmennamen hin, den das Unternehmensregister beim Hochladen beanstanden würde.
  • Die geprüfte XML-Datei herunterladen und selbst beim Unternehmensregister hochladen; bei Kleinstgesellschaften enthält sie nur die verkürzte Bilanz zur Hinterlegung.
  • Die Software übermittelt nicht direkt an das Unternehmensregister. Die Gebühren für die Einstellung erhebt die registerführende Stelle gesondert.

Wann die Collmex-Bilanz mit Handarbeit genügt

Am ehesten reicht Collmex bei einer Kleinstgesellschaft, die nur ihre Bilanz hinterlegt. Einen Anhang braucht sie nicht, wenn sie die Angaben nach § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB unter der Bilanz macht, und sie teilt der registerführenden Stelle mit, dass sie die Kleinst-Merkmale an den maßgeblichen Stichtagen nicht überschreitet (§ 326 Abs. 2 Satz 2 HGB). Die Werte der Collmex-Bilanz lassen sich dann auch von Hand in das Webformular des Registerbetreibers übertragen.

Ab der kleinen Gesellschaft kommt der Anhang hinzu, ab mittelgroß der Lagebericht und die Prüfung durch einen Abschlussprüfer (§ 316 Abs. 1 HGB). Spätestens dann sind eine geführte Software oder Ihre Kanzlei der verlässlichere Weg — allein oder gemeinsam, denn die Kanzlei kann hier mitarbeiten.

Häufige Fragen

Kann ich die Bilanz aus Collmex direkt beim Unternehmensregister einreichen?

Eine Einreichungsdatei oder Übermittlung an das Unternehmensregister ist in der Hilfe von Collmex nicht beschrieben. Das Handbuch nennt die Druckansicht der Bilanz und ein Webformular, in das die Werte übertragen werden. Hier erhalten Sie eine geprüfte XML-Datei, die Sie selbst beim Unternehmensregister hochladen.

Ist der Bundesanzeiger noch zuständig?

Für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2021 begonnen haben, nennt der Bundesanzeiger Verlag das Unternehmensregister als richtige Stelle; der Bundesanzeiger nimmt nur noch Unterlagen früherer Geschäftsjahre an. Das entspricht § 325 Abs. 1 Satz 2 HGB in der geltenden Fassung.

Muss eine kleine GmbH die GuV offenlegen?

Nein. Nach § 326 Abs. 1 HGB übermittelt eine kleine Kapitalgesellschaft nur Bilanz und Anhang, und der Anhang braucht die die GuV betreffenden Angaben nicht zu enthalten. Aufstellen muss sie die GuV trotzdem, denn Bilanz und GuV bilden den Jahresabschluss (§ 242 Abs. 3 HGB).

Bis wann muss der Abschluss 2025 offengelegt sein?

Bei einem Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht — in Collmex immer der Fall —, endet die Frist am 31. Dezember 2026. § 325 Abs. 1a HGB verlangt die Übermittlung spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag; maßgeblich ist der Zeitpunkt der Übermittlung.

Was kostet die Einreichungsdatei hier?

Die Einreichungsdatei gehört zum Jahresabschluss. Der erste Jahresabschluss ist kostenlos, einmal je Konto; jeder weitere kostet einmalig 250 €, 500 €, 2.500 € oder 5.000 € je nach Größenklasse. Die Gebühren des Unternehmensregisters für die Einstellung kommen gesondert hinzu.

Was passiert, wenn ich die Frist versäume?

Das Bundesamt für Justiz droht ein Ordnungsgeld von mindestens 2.500 € an und setzt eine Nachfrist von sechs Wochen. Wird die Offenlegung erst danach nachgeholt, setzt das Bundesamt das Ordnungsgeld nach § 335 Abs. 4 HGB herab, für kleine Gesellschaften auf 1.000 €, für hinterlegende Kleinstgesellschaften auf 500 €.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.