Prüfungsanordnung

Prüfungsanordnung erhalten – die ersten Schritte in Ruhe

Ein Brief vom Finanzamt mit einer Prüfungsanordnung löst bei vielen Geschäftsführern zunächst Unbehagen aus. Sachlich betrachtet ist eine Außenprüfung aber ein normaler Verwaltungsvorgang – und Sie haben klar geregelte Rechte. Entscheidend sind die ersten Tage nach Zugang der Anordnung: Frist notieren, Anordnung prüfen, gegebenenfalls eine Verlegung beantragen und die Unterlagen strukturiert vorbereiten. Diese Seite ordnet die ersten Schritte und nennt die dazugehörigen Vorschriften der Abgabenordnung – sachlich, ohne Panikmache.

Zuerst: Ruhe bewahren und Fristen notieren

Die Prüfungsanordnung ist ein Verwaltungsakt. Sie nennt die zu prüfenden Steuerarten, den Prüfungszeitraum, den vorgesehenen Prüfer und den voraussichtlichen Prüfungsbeginn – und sie enthält eine Rechtsbehelfsbelehrung (§ 196 AO). Notieren Sie sofort zwei Daten: den voraussichtlichen Prüfungsbeginn und das Ende der Einspruchsfrist gegen die Anordnung (ein Monat ab Bekanntgabe).

Auch gegen die Anordnung selbst ist ein Einspruch nach § 347 AO statthaft, etwa wenn Zeitraum oder Umfang unklar sind oder Zweifel an den Voraussetzungen bestehen. Klären Sie das aber mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie formell reagieren.

Die ersten Schritte im Überblick

1. Anordnung prüfen

Stimmen Steuerarten, Jahre und die geprüfte Gesellschaft? Ist eine Rechtsbehelfsbelehrung enthalten? Ergibt sich der Prüfungsumfang eindeutig aus dem Schreiben?

2. Termin bewerten

Passt der vorgesehene Beginn? Wenn nicht, prüfen Sie eine Verlegung nach § 197 Abs. 2 AO – am besten frühzeitig und mit nachvollziehbarer Begründung.

3. Berater einbinden

Informieren Sie Ihre Steuerberatung, bevor Sie antworten. Sie koordiniert Termin, Unterlagen und die Kommunikation mit dem Prüfer.

4. Unterlagen ordnen

Buchführung, Belege, Verträge und Jahresabschlüsse des Prüfungszeitraums zusammenstellen und den Datenzugriff vorbereiten.

5. Arbeitsplatz vorbereiten

Nach § 200 Abs. 2 AO stellen Sie einen geeigneten Raum und die nötigen Hilfsmittel bereit – klären Sie das intern rechtzeitig.

Den Prüfungsbeginn verlegen (§ 197 Abs. 2 AO)

Passt der genannte Termin nicht – etwa wegen Urlaub, Krankheit, eines Wechsels in der Buchhaltung oder hoher Arbeitsbelastung zum Jahresabschluss –, können Sie eine Verlegung beantragen. § 197 Abs. 2 AO bestimmt: Auf Antrag soll der Beginn der Prüfung verlegt werden, wenn dafür wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden. Das Wort „soll“ bedeutet, dass das Finanzamt dem Antrag bei plausibler Begründung regelmäßig folgt.

Stellen Sie den Antrag früh und schriftlich, benennen Sie den Grund konkret und schlagen Sie idealerweise einen Alternativzeitraum vor. Ein bloßes „gerade ungünstig“ genügt nicht – der Grund muss nachvollziehbar sein.

Datenzugriff und Unterlagen vorbereiten

Der Prüfer wird auf die elektronisch geführten Aufzeichnungen zugreifen wollen (§ 147 Abs. 6 AO). Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Zugriffsart Sie anbieten – in der Praxis meist die Datenträgerüberlassung (Z3) über einen GoBD-Datenexport. So behalten Sie die Kontrolle über Ihr System und liefern dem Prüfer trotzdem alles Nötige.

Stellen Sie parallel die klassischen Unterlagen des Prüfungszeitraums zusammen: Jahresabschlüsse, Summen- und Saldenlisten, Konten, Belege, wesentliche Verträge sowie Bewirtungs- und Reisekostennachweise. Prüfen Sie vorab selbst auf offensichtliche Lücken – das nimmt der Prüfung Reibung.

Was Sie besser nicht tun

  • Die Anordnung ignorieren oder die Einspruchsfrist verstreichen lassen – auch formale Mängel lassen sich nur fristgerecht rügen.
  • Unterlagen nachträglich „aufhübschen“ oder verändern – bei elektronischen Aufzeichnungen sind Änderungen nachvollziehbar, und die GoBD-Festschreibung schützt gerade davor.
  • Dem Prüfer ungefragt Zugriff auf das gesamte System und alle Jahre geben – der Umfang ist auf die Anordnung begrenzt.
  • Ohne Rücksprache mit der Steuerberatung Aussagen zu strittigen oder strafrechtlich heiklen Punkten machen.

Fristen und Kommunikation im Blick behalten

Rund um eine Prüfung häufen sich Termine: der Prüfungsbeginn, Fristen für angeforderte Unterlagen, später die Frist für den Einspruch gegen geänderte Bescheide. Das Finanzamt-Cockpit (25 Euro pro Monat je Arbeitsbereich, 14 Tage gratis) bündelt diese Fristen und übermittelt Anträge elektronisch als ELSTER-Nachricht – etwa eine Fristverlängerung nach § 109 AO oder den Einspruch nach § 347 AO, jeweils mit Transferticket als Nachweis.

Die Unterlagen selbst liefert die Buchhaltung: GoBD-Datenexport samt Belegarchiv für den Datenzugriff, DATEV-Buchungsstapel für die Übergabe an die Kanzlei. Ein eigenes Prüfer-Portal gibt es dabei nicht und ist auch nicht nötig – der Prüfer arbeitet mit dem Datenexport.

Häufige Fragen

Kann ich den Termin der Betriebsprüfung verschieben?

Ja. Auf Antrag soll das Finanzamt den Prüfungsbeginn verlegen, wenn Sie wichtige Gründe glaubhaft machen (§ 197 Abs. 2 AO) – etwa Urlaub, Krankheit oder einen Personalwechsel in der Buchhaltung. Stellen Sie den Antrag früh, begründen Sie ihn konkret und schlagen Sie einen Ausweichtermin vor.

Kann ich gegen die Prüfungsanordnung selbst vorgehen?

Ja, die Anordnung ist ein Verwaltungsakt mit Rechtsbehelfsbelehrung (§ 196 AO); dagegen ist innerhalb eines Monats der Einspruch nach § 347 AO statthaft. In der Praxis lohnt das vor allem bei unklarem Umfang oder wenn die Voraussetzungen einer Prüfung fraglich sind – klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.

Welche Unterlagen sollte ich zuerst zusammenstellen?

Die Jahresabschlüsse, Summen- und Saldenlisten, Konten und Belege des in der Anordnung genannten Zeitraums sowie wesentliche Verträge. Bereiten Sie außerdem den elektronischen Datenzugriff vor (§ 147 Abs. 6 AO), üblicherweise als GoBD-Datenexport.

Sollte ich sofort meinen Steuerberater informieren?

Ja. Binden Sie Ihre Steuerberatung ein, bevor Sie mit dem Prüfer kommunizieren. Sie koordiniert Termin, Umfang und Unterlagen und antwortet bei strittigen Punkten fachlich fundiert.