Kassen-Nachschau

Kassen-Nachschau: unangekündigt – aber klar geregelt

Anders als die angekündigte Außenprüfung erscheint die Kassen-Nachschau ohne Vorwarnung: Ein Amtsträger des Finanzamts betritt während der Geschäftszeiten Ihre Räume und prüft, ob die Kassenaufzeichnungen ordnungsgemäß sind. Rechtsgrundlage ist § 146b der Abgabenordnung. Betroffen sind vor allem bargeldintensive Betriebe – Gastronomie, Einzelhandel, Friseure, Kioske. Wer den Ablauf kennt, seine technische Sicherheitseinrichtung im Griff hat und die Verfahrensdokumentation griffbereit hält, übersteht die Nachschau ohne Probleme. Diese Seite erklärt Rechte, Pflichten und den richtigen Umgang.

Was die Kassen-Nachschau ist

Die Kassen-Nachschau ist ein eigenständiges Kontrollinstrument nach § 146b AO – keine Außenprüfung. Der Amtsträger darf ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten die Geschäftsräume betreten, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen zu prüfen. Er kann sich zunächst wie ein Kunde verhalten (etwa bei einem Testkauf) und weist sich spätestens beim Beginn der eigentlichen Nachschau aus.

Wohnräume dürfen nur bei Gefahr für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden – die Nachschau beschränkt sich also auf den geschäftlichen Bereich.

Rechte und Grenzen des Prüfers

Nach § 146b Abs. 2 AO müssen Sie auf Verlangen mitwirken. Der Prüfer darf:

  • Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung erheblichen Organisationsunterlagen einsehen
  • einen Kassensturz verlangen – den Abgleich des tatsächlichen Kassenbestands mit dem Soll-Bestand laut Aufzeichnungen
  • bei elektronischen Kassen die Daten über die digitale Schnittstelle oder auf einem Datenträger anfordern
  • Einsicht in die Verfahrensdokumentation und die Auswertungen der technischen Sicherheitseinrichtung nehmen

Betreten heißt nicht durchsuchen

Wichtig für die Einordnung: Die Kassen-Nachschau berechtigt zum Betreten und zur Einsicht, nicht zu einer Durchsuchung Ihrer Räume oder Behältnisse gegen Ihren Willen. Eine Durchsuchung ist ein deutlich stärkerer Eingriff und setzt grundsätzlich einen richterlichen Beschluss voraus. Bleiben Sie deshalb kooperativ bei den geforderten Einsichten, ohne über das gesetzlich Verlangte hinaus Zugriff zu gewähren.

TSE und Kassensicherungsverordnung (§ 146a AO)

Elektronische Aufzeichnungssysteme – also die meisten modernen Kassen – müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein (§ 146a AO). Die Einzelheiten regelt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Die TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle; sie sorgt dafür, dass jede Kassenbuchung unveränderbar protokolliert wird.

Dazu kommt die Belegausgabepflicht: Bei jedem Geschäftsvorfall ist ein Beleg auszustellen und dem Beteiligten zur Verfügung zu stellen (§ 146a Abs. 2 AO). Außerdem sind elektronische Kassen dem Finanzamt zu melden (Art, Seriennummer, Anschaffungs- oder Außerbetriebnahmedatum). Genau diese Punkte prüft der Amtsträger bei der Nachschau als Erstes.

Übergang zur Außenprüfung (§ 146b Abs. 3 AO)

Ergeben sich bei der Nachschau Beanstandungen, kann der Amtsträger ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung nach § 193 AO übergehen. § 146b Abs. 3 AO verlangt dafür allerdings einen ausdrücklichen schriftlichen Hinweis: Auf den Übergang zur Außenprüfung wird schriftlich hingewiesen. Ab diesem Moment gelten die Regeln der Außenprüfung – einschließlich Ihrer erweiterten Mitwirkungspflichten, aber auch Ihrer Verfahrensrechte.

Richtig verhalten – Schritt für Schritt

1. Ausweis zeigen lassen

Bitten Sie den Amtsträger, sich auszuweisen, und notieren Sie Namen und Finanzamt.

2. Ruhe bewahren, kooperieren

Legen Sie die verlangten Kassenaufzeichnungen und die Verfahrensdokumentation vor. Ein Kassensturz gehört zum normalen Ablauf.

3. Grenzen kennen

Gewähren Sie Einsicht in das gesetzlich Verlangte – lassen Sie sich aber nicht zu einer Durchsuchung drängen.

4. Steuerberatung informieren

Rufen Sie Ihre Steuerberatung an; sie kann bei Rückfragen unterstützen oder hinzukommen.

5. Übergang beachten

Kommt der schriftliche Hinweis auf eine Außenprüfung (§ 146b Abs. 3 AO), lassen Sie sich ihn aushändigen und ziehen Sie spätestens jetzt Ihre Beratung hinzu.

Kassenführung, die der Nachschau standhält

Die Nachschau prüft im Kern, ob Ihre Bareinnahmen vollständig, richtig und zeitgerecht aufgezeichnet sind. Das gelingt am leichtesten mit einer sauber geführten Buchhaltung: In unserer Buchhaltung führen Sie ein Kassenbuch mit Stornofunktion, und alle Buchungen lassen sich GoBD-konform festschreiben – nachträgliche Änderungen werden protokolliert. Für den Datenzugriff steht der GoBD-Datenexport samt Belegarchiv bereit.

Für die technische Sicherheitseinrichtung selbst ist Ihr Kassenhersteller zuständig – die TSE sitzt in der Kasse, nicht in der Buchhaltungssoftware. Achten Sie darauf, dass die TSE aktiv, zertifiziert und beim Finanzamt gemeldet ist.

Häufige Fragen

Muss ich den Prüfer bei der Kassen-Nachschau hereinlassen?

Während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten ja: § 146b AO berechtigt den Amtsträger, die Geschäftsräume ohne vorherige Ankündigung zu betreten und die Kassenaufzeichnungen zu prüfen. Wohnräume sind davon ausgenommen. Durchsuchen darf er jedoch nicht – das wäre ein stärkerer Eingriff mit eigenen Voraussetzungen.

Was ist ein Kassensturz?

Der Abgleich des tatsächlich in der Kasse befindlichen Bargeldbestands mit dem Soll-Bestand nach Ihren Aufzeichnungen. Er gehört zum Standardablauf der Nachschau und sollte bei ordentlicher Kassenführung ohne nennenswerte Differenz aufgehen.

Was passiert, wenn der Prüfer etwas beanstandet?

Er kann nach § 146b Abs. 3 AO ohne gesonderte Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen. Darauf muss er Sie schriftlich hinweisen. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Regeln der Außenprüfung – ziehen Sie dann Ihre Steuerberatung hinzu.

Brauche ich zwingend eine TSE?

Ja, wenn Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen: § 146a AO verlangt eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die Einzelheiten regelt die Kassensicherungsverordnung. Dazu kommen die Belegausgabepflicht und die Meldepflicht für die Kasse.