Betriebsprüfung der GmbH: Ablauf, Rechte und Vorbereitung

Wann das Finanzamt eine GmbH prüfen darf

Nach § 193 Abs. 1 AO ist eine Außenprüfung bei jedem Steuerpflichtigen zulässig, der einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhält oder freiberuflich tätig ist. Für eine GmbH gilt das ohne weitere Voraussetzung – sie muss keinen besonderen Anlass geben, um geprüft zu werden. Wie oft und in welchem Umfang geprüft wird, hängt in der Praxis von der Größenklasse des Betriebs ab: Große Betriebe werden häufig lückenlos (anschlussgeprüft), kleinere eher stichprobenartig.

Der Umfang der Prüfung – welche Steuerarten und welche Jahre – wird nicht vom Prüfer spontan festgelegt, sondern verbindlich in der Prüfungsanordnung bestimmt (§ 196 AO). Nur was dort steht, darf geprüft werden.

Der Ablauf in sechs Schritten

Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO: Z1, Z2, Z3

Bei elektronisch geführter Buchhaltung stehen dem Prüfer drei Zugriffsarten offen:

• Z1 – unmittelbarer Zugriff: Der Prüfer sieht die Daten direkt in Ihrem System ein und wertet sie dort aus (Nur-Lese-Zugriff).
• Z2 – mittelbarer Zugriff: Sie werten die Daten nach Vorgaben des Prüfers selbst maschinell aus und stellen das Ergebnis bereit.
• Z3 – Datenträgerüberlassung: Sie überlassen die Daten in einem maschinell auswertbaren Format (heute über die einheitliche digitale Schnittstelle bzw. den GoBD-Datenexport).
• In der Praxis ist Z3 für die GmbH oft der bequemste Weg: Ein sauberer Datenexport erspart den direkten Zugriff auf das eigene System.

Wie lange Sie Unterlagen aufbewahren müssen

§ 147 Abs. 3 AO staffelt die Aufbewahrungsfristen: Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre und sonstige Unterlagen (z. B. Geschäftsbriefe) sechs Jahre. Die Frist für Buchungsbelege wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt.

Die Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht bzw. der Beleg entstanden ist. Solange über einen Zeitraum steuerlich noch nicht bestandskräftig entschieden ist, läuft die Frist entsprechend länger.

Ihre Mitwirkungspflichten nach § 200 AO

Als geprüfte GmbH müssen Sie bei der Feststellung der Sachverhalte mitwirken: Auskünfte erteilen, Aufzeichnungen, Bücher und Belege vorlegen, die erforderlichen Erläuterungen geben und den Prüfer unterstützen. Können Sie selbst keine Auskunft geben, darf der Prüfer andere Betriebsangehörige befragen. Sie stellen außerdem einen geeigneten Raum oder Arbeitsplatz und die nötigen Hilfsmittel unentgeltlich bereit (§ 200 Abs. 2 AO).

Die Mitwirkung hat aber Grenzen: Geprüft werden nur die in der Prüfungsanordnung genannten Steuerarten und Zeiträume. Neue Sachverhalte außerhalb dieses Rahmens erfordern eine erweiterte Anordnung. Bei Fragen, die in Richtung eines Steuerstrafverfahrens gehen, sollten Sie steuerlichen Rat einholen, bevor Sie antworten.

So bereiten Sie die Prüfung vor

Die beste Vorbereitung ist eine ordentliche, jederzeit exportierbare Buchhaltung. In unserer Buchhaltung erzeugen Sie den GoBD-Datenexport für die Betriebsprüfung auf Knopfdruck – inklusive Belegarchiv als ZIP – und liefern damit den Z3-Zugriff sauber ab. Für die Übergabe an die Steuerkanzlei steht zusätzlich der Buchungsstapel-Export im DATEV-Format bereit, sodass Ihr Steuerberater die Prüfung ohne Medienbruch begleiten kann.

Das Finanzamt-Cockpit (25 Euro pro Monat je Arbeitsbereich, 14 Tage kostenlos testbar) hilft rund um die Prüfung: Es behält die Fristen im Blick und übermittelt spätere Anträge elektronisch als ELSTER-Nachricht – etwa eine Fristverlängerung oder, wenn Sie mit einem geänderten Bescheid nicht einverstanden sind, den Einspruch – jeweils mit Transferticket als Nachweis.

Häufige Fragen

Wie weit im Voraus wird eine Betriebsprüfung angekündigt?

Die Prüfungsanordnung und der voraussichtliche Beginn werden nach § 197 Abs. 1 AO angemessene Zeit vorher bekannt gegeben. Eine feste Frist nennt das Gesetz nicht; in der Praxis liegen zwischen Anordnung und Beginn meist einige Wochen. Auf Antrag soll das Finanzamt den Beginn verlegen, wenn Sie wichtige Gründe glaubhaft machen (§ 197 Abs. 2 AO).

Welche Jahre und Steuern darf der Prüfer prüfen?

Nur die, die in der Prüfungsanordnung nach § 196 AO stehen. Der Umfang – Steuerarten und Prüfungszeitraum – ist dort verbindlich festgelegt. Will der Prüfer darüber hinausgehen, braucht es eine erweiterte Anordnung.

Muss ich dem Prüfer Zugriff auf mein Buchhaltungssystem geben?

§ 147 Abs. 6 AO sieht drei Zugriffsarten vor. Sie müssen nicht zwingend den direkten Systemzugriff (Z1) gewähren – die Datenträgerüberlassung (Z3) über einen GoBD-Datenexport erfüllt die Pflicht ebenso und ist in der Praxis oft der sauberere Weg.

Wie lange muss eine GmbH ihre Belege aufbewahren?

Nach § 147 Abs. 3 AO zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege (seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, vorher zehn) und sechs Jahre für sonstige Unterlagen.

Was passiert nach der Schlussbesprechung?

Das Finanzamt fasst die Feststellungen im Prüfungsbericht zusammen (§ 202 AO). Auf Antrag erhalten Sie ihn vor der Auswertung. Danach ergehen geänderte Steuerbescheide; gegen diese können Sie innerhalb eines Monats Einspruch einlegen (§ 347 AO).