Lohnsteuer-Prüfung
Lohnsteuer-Außenprüfung: Ablauf und typische Feststellungen
Bei der Lohnsteuer-Außenprüfung kontrolliert das Betriebsstättenfinanzamt, ob ein Arbeitgeber die Lohnsteuer für seine Beschäftigten korrekt einbehalten und abgeführt hat. Rechtsgrundlage ist § 42f EStG. Anders als bei der allgemeinen Betriebsprüfung geht es hier nur um den Lohnbereich – dafür aber ins Detail: Sachbezüge, Minijobs, Reisekosten und die Vergütung des Gesellschafter-Geschäftsführers stehen regelmäßig im Fokus. Weil der Arbeitgeber für zu wenig einbehaltene Lohnsteuer haftet (§ 42d EStG), kann eine solche Prüfung teuer werden. Diese Seite zeigt Ablauf, Prüfungsschwerpunkte und Vorbereitung.
Was die Lohnsteuer-Außenprüfung prüft
Zuständig ist nach § 42f Abs. 1 EStG das Betriebsstättenfinanzamt. Geprüft wird, ob die Lohnsteuer (samt Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) auf alle steuerpflichtigen Arbeitslöhne richtig berechnet, einbehalten und abgeführt wurde. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen mitwirken; Beschäftigte müssen auf Verlangen über ihre Bezüge Auskunft geben und Belege vorlegen (§ 42f Abs. 2 EStG).
Nachschau (§ 42g) und Außenprüfung (§ 42f) – nicht verwechseln
Neben der angekündigten Außenprüfung gibt es die Lohnsteuer-Nachschau nach § 42g EStG. Sie ist das kurzfristige Pendant: Der Amtsträger darf ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten die Räume betreten und lohnsteuerlich relevante Sachverhalte prüfen. Ergeben sich Beanstandungen, kann er zur Lohnsteuer-Außenprüfung übergehen – mit schriftlichem Hinweis.
Die Außenprüfung selbst (§ 42f EStG) wird dagegen mit Prüfungsanordnung und Vorlauf angekündigt. Wichtig ist die Abgrenzung, weil § 42g die Nachschau und § 42f die Außenprüfung regelt – die Vorschriften werden leicht verwechselt.
Typische Feststellungen
Sachbezüge
Firmenwagen, Tankgutscheine, Job-Tickets, Sachgeschenke oder Bewirtungen: Ob und wie diese Vorteile lohnsteuerpflichtig sind, ist ein Dauerthema – inklusive der monatlichen Sachbezugsfreigrenze und der Dienstwagen-Besteuerung.
Minijobs und Aushilfen
Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze, fehlende Aufzeichnungen zu Arbeitszeiten oder falsche Pauschalierung – gerade bei kurzfristig Beschäftigten wird genau hingesehen.
Reisekosten und Spesen
Verpflegungspauschalen, Fahrtkosten und Übernachtungen müssen dem Grunde und der Höhe nach belegt sein; steuerfreie Erstattungen ohne Nachweis werden nachversteuert.
Geschäftsführer-Vergütung
Bei Gesellschafter-Geschäftsführern prüft das Finanzamt Angemessenheit und Zufluss – etwa bei Tantiemen, Pensionszusagen oder der Überlassung eines Firmenwagens.
Die Arbeitgeberhaftung nach § 42d EStG
Stellt der Prüfer fest, dass zu wenig Lohnsteuer einbehalten wurde, haftet der Arbeitgeber für die einzubehaltende und abzuführende Lohnsteuer (§ 42d Abs. 1 EStG). Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind insoweit Gesamtschuldner (§ 42d Abs. 3 EStG); in der Praxis hält sich das Finanzamt in der Regel an den Arbeitgeber, weil das einfacher ist.
Für das Unternehmen bedeutet das: Die Nachforderung landet zunächst bei der Gesellschaft – eine spätere Weiterbelastung an die Beschäftigten ist oft schwierig. Umso wichtiger sind lückenlose Nachweise, damit es gar nicht erst zur Nachversteuerung kommt.
Kombiprüfung mit der Rentenversicherung
Lohnsteuer und Sozialversicherung hängen eng zusammen. Die Prüfung der Sozialversicherungsbeiträge übernimmt der Träger der Rentenversicherung, der die Arbeitgeber nach § 28p SGB IV mindestens alle vier Jahre prüft. § 42f Abs. 4 EStG erlaubt es dem Arbeitgeber, zu beantragen, dass die Lohnsteuer-Außenprüfung und die Prüfung durch die Rentenversicherung gleichzeitig stattfinden.
Das spart Aufwand, weil dieselben Unterlagen nur einmal bereitgestellt werden müssen – die beiden Prüfungen bleiben rechtlich aber getrennt.
So bereiten Sie sich vor
Sauber geführte Lohnunterlagen sind die halbe Miete. Unsere Software erzeugt derzeit keine Lohnsteuer-Anmeldung und keine Sozialversicherungsmeldungen; Entgeltabrechnung und Meldungen laufen über das Lohn-Modul beziehungsweise Ihre Lohnbuchhaltung. Achten Sie dort auf lückenlose Nachweise zu Sachbezügen, Reisekosten und geringfügiger Beschäftigung.
Rund um die Prüfung hilft das Finanzamt-Cockpit: Fristen im Blick behalten und – falls ein Haftungs- oder Nachforderungsbescheid ergeht, den Sie für unzutreffend halten – den Einspruch nach § 347 AO elektronisch als ELSTER-Nachricht übermitteln, mit Transferticket als Nachweis.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen § 42f und § 42g EStG?
§ 42f EStG regelt die Lohnsteuer-Außenprüfung – angekündigt, mit Prüfungsanordnung. § 42g EStG regelt die Lohnsteuer-Nachschau – unangekündigt, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Aus der Nachschau kann bei Beanstandungen mit schriftlichem Hinweis eine Außenprüfung werden.
Wer haftet, wenn zu wenig Lohnsteuer abgeführt wurde?
Nach § 42d EStG haftet der Arbeitgeber für die einzubehaltende und abzuführende Lohnsteuer. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind Gesamtschuldner, doch das Finanzamt nimmt in der Praxis meist den Arbeitgeber in Anspruch. Die Nachforderung trifft also zuerst das Unternehmen.
Was wird bei einer Lohnsteuerprüfung am häufigsten beanstandet?
Typisch sind Sachbezüge (Firmenwagen, Gutscheine), die Behandlung von Minijobs und Aushilfen, steuerfrei erstattete Reisekosten ohne ausreichenden Nachweis sowie die Vergütung des Gesellschafter-Geschäftsführers.
Kommt die Prüfung zusammen mit der Rentenversicherung?
Sie können das beantragen. § 42f Abs. 4 EStG erlaubt es, die Lohnsteuer-Außenprüfung und die Prüfung des Rentenversicherungsträgers nach § 28p SGB IV gleichzeitig durchführen zu lassen. Die Prüfungen bleiben rechtlich getrennt, der organisatorische Aufwand sinkt aber.