Anzahlung buchen mit KI: erhalten, geleistet und in der Schlussrechnung verrechnet

Erhaltene Anzahlung: Zahlungseingang statt Rechnungsdatum

Wird das Entgelt oder ein Teil davon vereinnahmt, bevor die Leistung ausgeführt ist, entsteht die Steuer insoweit mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Teilentgelt vereinnahmt wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Eine Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung allein löst deshalb weder die Buchung noch die Umsatzsteuer aus. Erst wenn das Geld auf dem Konto ist, wird gebucht, so lautet der Prüfhinweis des Kontierungskatalogs ausdrücklich.

Ein Sprachmodell ohne Kontenkatalog macht hier zwei Fehler. Es bucht die Anzahlung sofort als Erlös, und es bucht sie nach der Rechnung statt nach dem Geldeingang. Der Katalog hält beides auseinander: Die Zahlung geht auf das Konto der erhaltenen Anzahlungen mit Steuerschlüssel A19, wobei die Software den Bruttobetrag in Netto und Umsatzsteuer teilt.

Beispiel 1: Kunde zahlt 2.380,00 € auf einen Auftrag

Beispiel: Auftrag über 10.000,00 € netto. Der Kunde überweist vorab 2.380,00 € (2.000,00 € netto + 380,00 € Umsatzsteuer).

Zahlungseingang
                                 SKR03                         SKR04
Bank an Erhaltene Anzahlungen    1200  an  1718   2.380,00   1800  an  3272   2.380,00
  davon Verbindlichkeit                           2.000,00                      2.000,00
  davon Umsatzsteuer 19 %        1776               380,00   3806               380,00

Steuerschlüssel A19. Die Umsatzsteuer gehört in den Voranmeldungszeitraum des Zahlungseingangs.

Beispiel 2: Schlussrechnung mit Verrechnung

Beispiel: Nach Abschluss des Auftrags lautet die Schlussrechnung über 10.000,00 € netto, 1.900,00 € Umsatzsteuer, brutto 11.900,00 €. Davon ist die Anzahlung (2.380,00 € brutto, 2.000,00 € netto, 380,00 € Umsatzsteuer) abzuziehen. Der Kunde schuldet noch 9.520,00 €: 8.000,00 € netto plus 1.520,00 € Umsatzsteuer.

In der Software erscheint die Verrechnung in der Belegprüfung der Ausgangsrechnung als negative Zeile auf dem Konto der erhaltenen Anzahlungen. Sie kürzt die Erlöszeile desselben Steuerschlüssels, und die Software bucht die Umbuchung „Anzahlungskonto an Erlöskonto“ als eigene Buchungsgruppe im selben Vorgang, mit demselben Buchungstext. Wird die Schlussrechnung später über eine Stornorechnung zurückgenommen, nimmt diese die Verrechnung mit zurück.

Geleistete Anzahlung: erst Rechnung und Zahlung, dann Vorsteuer

Beispiel: Sie bestellen Ware und zahlen auf eine Anzahlungsrechnung des Lieferanten 5.950,00 € (5.000,00 € netto + 950,00 € Umsatzsteuer). Geliefert wird später.

Der Steuerbetrag, der auf eine Zahlung vor Ausführung des Umsatzes entfällt, ist abziehbar, sobald die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet ist (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG). Bucht die Software eine Eingangsrechnung auf ein Konto der geleisteten Anzahlungen, parkt sie die Vorsteuer deshalb auf dem Zwischenkonto „Vorsteuer in Folgeperiode/im Folgejahr abziehbar“ (SKR03 1548, SKR04 1434) und bucht sie mit der Zahlung zurück auf das Vorsteuerkonto, bei Teilzahlungen anteilig. Festgeschriebene Zeiträume überspringt sie dabei.

Mit der Schlussrechnung des Lieferanten wird die Anzahlung verrechnet. In der Belegprüfung geht das mit einer negativen Zeile auf dem Konto der geleisteten Anzahlungen: Sie kürzt die Aufwands- bzw. Wareneingangszeile desselben Steuerschlüssels, und eine eigene Umbuchung löst das Anzahlungskonto auf. Die schon abgezogene Vorsteuer steckt im Abzug und wird nicht ein zweites Mal gezogen.

Ein Prüfpunkt betrifft das Konto: 1518 / 1186 sind Anzahlungen auf Vorräte. Eine Anzahlung auf ein Anlagegut, etwa eine Maschine, gehört zu den Sachanlagen (§ 266 Abs. 2 A. II. 4. HGB), im Kontenrahmen zum Beispiel „Anzahlungen auf technische Anlagen und Maschinen“ (SKR03 0299, SKR04 0780). Der Katalog schlägt für das Stichwort „Anzahlung“ das Vorräte-Konto vor; ändern Sie es dann. Die Vorsteuer parkt die Software auch dort bis zur Zahlung, die Verrechnung über eine negative Zeile in der Belegprüfung gibt es dagegen nur für die Vorräte-Konten.

1. Anzahlungsrechnung gebucht
                                      SKR03          SKR04
Geleistete Anzahlungen 19 %  5.000,00  1518           1186
Abziehbare Vorsteuer 19 %      950,00  1576           1406
  an Verbindlichkeiten       5.950,00  1600           3300
Vorsteuer bis zur Zahlung      950,00  1548 an 1576   1434 an 1406

2. Zahlung
Verbindlichkeiten an Bank    5.950,00  1600 an 1200   3300 an 1800
Vorsteuer jetzt abziehbar      950,00  1576 an 1548   1406 an 1434

Sonderfall § 13b: Anzahlung ohne Umsatzsteuer

Schuldet Ihr Kunde die Steuer, etwa bei einer Bauleistung an einen anderen Bauleistenden, ist Ihre Anzahlung kein versteuerter Zufluss mit 19 Prozent. Dann gehört sie ohne Umsatzsteuer mit dem Schlüssel RCA (Kennzahl 60) auf das Konto „Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen“ (SKR03 1710, SKR04 3250). Die Kontierung erkennt das am Rechnungsvermerk, am Zahlungstext und an den Stammdaten des Kunden. Diesen Fall prüfen Sie besonders: Eine Umsatzsteuer von 19 Prozent, die der Kunde schuldet, gehörte nicht in Ihre Voranmeldung.

Anzahlungen in der Software

• Ein Zahlungseingang mit Stichworten wie Anzahlung, Vorauszahlung, Abschlagszahlung, Vorkasse oder Deposit führt auf das Konto der erhaltenen Anzahlungen.
• Eine Bankzeile auf dem Anzahlungskonto bleibt, wie sie ist: Sie wird nicht auf Forderungen umgebogen, weil es noch keine offene Rechnung gibt, die sie ausgleichen könnte.
• Bei geleisteten Anzahlungen schlägt der Katalog die Konten 1518 und 1186 vor, die Anzahlungskonten für Vorräte, und weist auf die Verrechnung mit der Schlussrechnung hin.
• Erhaltene Anzahlungen stehen als Verbindlichkeit in der Bilanz, bis die Schlussrechnung sie auflöst.
• Die Einkommensteuer-Vorauszahlung des Inhabers ist keine Anzahlung; sie hat im Katalog Vorrang und läuft auf die Privatsteuern.

Den Zahlungseingang im Chat buchen

Mit einer Verbindung, die buchen darf (Anleitung oben unter „Claude oder ChatGPT verbinden“), genügt für den Zahlungseingang dieser Auftrag:

Auf dem Geschäftskonto ist am 20. Oktober eine Überweisung über 2.380,00 EUR eingegangen,
Verwendungszweck: Anzahlung Auftrag 2026-47. Zeigen Sie mir den Buchungsvorschlag.
Die Umsatzsteuer soll in den Voranmeldungszeitraum Oktober. Buchen Sie nach meinem Ja.

Das Programm liest den Umsatz mit list_bank_transactions beziehungsweise get_bank_transaction. Mit book_bank_transaction bucht es ihn nach Ihrer Bestätigung, mit skr_account 1718 oder 3272 und tax_key A19. Für die Schlussrechnung holt create_receipt_upload_link mit der Richtung für Ausgangsrechnungen einen Hochlade-Link; die Verrechnung mit der Anzahlung bucht confirm_receipt mit einer begründeten Korrektur, in der eine negative Zeile auf dem Anzahlungskonto steht.

Was Sie bei Anzahlungen prüfen

• Ob die Zahlung eine Anzahlung ist oder bereits das Entgelt für eine ausgeführte Leistung.
• Ob der Kunde die Steuer schuldet (§ 13b UStG); das ist eine Sachverhaltsfrage.
• Die Schlussrechnung mit Verrechnung: Ausweis der Anzahlung samt Steuer.
• Der Zeitpunkt der Vorsteuer bei geleisteten Anzahlungen: Rechnung und Zahlung müssen vorliegen.
• Bei geleisteten Anzahlungen, ob sie Vorräte oder ein Anlagegut betreffen; danach richtet sich das Konto.

Häufige Fragen

Wann entsteht die Umsatzsteuer bei einer Anzahlung?

Mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Sie das Entgelt vereinnahmen (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Eine Anzahlungsrechnung allein löst sie nicht aus.

Wohin bucht man eine erhaltene Anzahlung?

SKR03 1718, SKR04 3272, „Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19 % USt (Verbindlichkeiten)“, mit Steuerschlüssel A19.

Ist eine erhaltene Anzahlung schon Erlös?

Nein. Sie ist bis zur Schlussrechnung eine Verbindlichkeit. Der Erlös entsteht, wenn die Leistung ausgeführt und abgerechnet ist.

Wann darf ich Vorsteuer aus einer geleisteten Anzahlung abziehen?

Wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet ist (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG). Bis zur Zahlung parkt die Software die Vorsteuer auf „Vorsteuer in Folgeperiode/im Folgejahr abziehbar“ (SKR03 1548, SKR04 1434).

Wie wird die Anzahlung in der Schlussrechnung berücksichtigt?

Die Anzahlung wird aufgelöst, der gesamte Erlös erfasst. Der Kunde zahlt nur den Rest. Umsatzsteuer, die schon mit der Anzahlung versteuert wurde, wird nicht doppelt erhoben.

Was gilt bei Anzahlungen an Bauleistende (§ 13b)?

Die Anzahlung gehört ohne Umsatzsteuer mit dem Schlüssel RCA (Kennzahl 60) auf „Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen“ (SKR03 1710, SKR04 3250).