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Offenlegung · Betrug erkennen

Rechnung zur Offenlegung: echt oder Fake? So prüfen Sie Absender und Betrag

Eine echte Rechnung zur Offenlegung des Jahresabschlusses kommt von der Stelle, die das Unternehmensregister führt, und betrifft entweder Unterlagen, die Sie oder Ihr Beauftragter dort eingereicht haben, oder die gesetzliche Jahresgebühr; amtlich verlangt sonst nur das Bundesamt für Justiz im Ordnungsgeldverfahren Geld. Für Geschäftsjahre mit Beginn vor dem 1. Januar 2022 rechnet noch der Bundesanzeiger ab, und daneben ist nur die Rechnung eines Dienstleisters echt, den Sie selbst beauftragt haben, etwa Ihrer Kanzlei. Die gesetzlichen Beträge stehen im Justizverwaltungskostengesetz (JVKostG) und sind klein: 18,50 € für die Bilanz einer Kleinstkapitalgesellschaft, 25,00 € für eine kleine Gesellschaft. Diese Seite zeigt, welche Beträge echt sein können, welche amtlichen Warnungen mit Datum vorliegen, wie Sie drei typische Schreiben auseinanderhalten und was Sie mit einem zweifelhaften Schreiben tun.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand: 2026-11-04

Wer für die Offenlegung amtlich Geld verlangen darf

Wer offenlegen muss, übermittelt die Unterlagen „der das Unternehmensregister führenden Stelle elektronisch zur Einstellung in das Unternehmensregister“ (§ 325 Abs. 1 Satz 2 HGB) – für alle Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2021 beginnen (Art. 88 Abs. 2 EGHGB). Diese Stelle ist eine juristische Person des Privatrechts, der das Bundesministerium der Justiz die Führung des Registers übertragen hat (§ 9a Abs. 1 Satz 1 HGB); sie „erlangt die Stellung einer Justizbehörde des Bundes“ (Satz 2). Deshalb rechnet sie nach dem JVKostG ab, das für Kosten der Justizbehörden des Bundes gilt (§ 1 Abs. 1 JVKostG). Wer es ist, steht im Impressum von unternehmensregister.de.

Die Gebühr für die Einstellung schuldet, wer die Unterlagen selbst oder durch einen Beauftragten übermittelt hat (§ 16 Abs. 2 JVKostG); eine Einstellungsgebühr ohne eigene Einreichung hat also keinen Anlass. Anders die Jahresgebühr für die Führung des Registers: Sie schuldet jedes Unternehmen, das Rechnungslegungsunterlagen zu übermitteln hat (§ 16 Abs. 1 JVKostG); sie wird am 31. Dezember für das abgelaufene Kalenderjahr fällig (§ 6 Abs. 3 JVKostG).

Die zweite Stelle ist das Bundesamt für Justiz (BfJ). Es führt das Ordnungsgeldverfahren, wenn nicht rechtzeitig offengelegt wird (§ 335 Abs. 1 HGB), und erhebt dafür Kosten nach KV 1210 JVKostG. Finanzamt, Bundeszentralamt für Steuern, Industrie- und Handelskammer und Registergericht sind an Offenlegung und Ordnungsgeldverfahren nach §§ 325 bis 335 HGB nicht beteiligt; Unterlagen beim BfJ einzureichen, ist laut BfJ weder möglich noch befreiend.

Echte Beträge: das Kostenverzeichnis des JVKostG und die Entgeltliste

Stand: JVKostG und Gebühren- und Entgeltliste des Unternehmensregisters, abgerufen am 3. November 2026.

Große Gesellschaften zahlen für die Einstellung 110,00 € bei XML oder 330,00 € im Offenlegungsformat nach § 328 Abs. 1 Satz 4 HGB (KV 1423). Wer verlangt, eingereichte Unterlagen doch nicht einzustellen, zahlt die Hälfte, am selben Kalendertag nichts (Vorbemerkung 1.4.2 Abs. 3). Die 1,00 € je hinterlegter Unterlage für die Einsicht (KV 1440) zahlt nicht die Gesellschaft, sondern wer die Bilanz anfordert (§ 14 Abs. 1 JVKostG: Kostenschuldner ist der Antragsteller).

Wie das Register abrechnet, regeln seine Nutzungsbedingungen: Die Rechnung geht elektronisch an die E-Mail-Adresse, die bei der Beauftragung angegeben wurde (§ 12), und Rechnungsbelege stehen nach der Registrierung im Nutzerkonto (§ 7 Abs. 2). Auf unternehmensregister.de schreibt die Betreiberin zudem, dass sie Rechnungen nur als textbasierte PDF-Dateien versendet, SPF und DKIM einsetzt und ihre IBAN nur teilweise lesbar angibt: „DE57 37•• •••• •••• •••5 09“.

Gesetzliche Gebühren und Entgelte rund um Offenlegung und Hinterlegung
AbsenderWofürBetragGrundlage
Registerführende StelleEinstellung der Bilanz einer Kleinstkapitalgesellschaft, auch bei Hinterlegung18,50 €KV 1420 JVKostG
Registerführende StelleEinstellung bei kleiner Kapitalgesellschaft25,00 €KV 1421 JVKostG
Registerführende StelleEinstellung bei mittelgroßer Kapitalgesellschaft55,00 €KV 1422 JVKostG
Registerführende StelleJahresgebühr, wenn die Erleichterungen des § 326 HGB möglich sind, sonst 6,00 €3,00 €KV 1410, 1411 JVKostG
Registerführende StelleUnterlagen vor der Einstellung geändert oder ergänzt übermitteltGebühr plus 50 %Vorbemerkung 1.4.2 Abs. 2 KV JVKostG
Registerführende StelleIdentifizierung der übermittelnden Person bei der Registrierung12,00 €, 22,00 € oder 7,60 €KV 1441 JVKostG
Registerführende StelleUmwandlung von Word-, RTF-, Excel- oder PDF-Dateien (privatrechtliche Leistung)1,75 Cent je sichtbarem Zeichen, 20,00 € je Grafik, zzgl. UmsatzsteuerEntgeltliste, § 15 URV
Bundesamt für JustizKosten des Ordnungsgeldverfahrens, Rechnung liegt der Androhung bei100,00 € + 3,50 € ZustellauslagenKV 1210 JVKostG, BfJ
Bundesamt für Justizjede weitere Ordnungsgeldfestsetzung100,00 € zuzüglich OrdnungsgeldKV 1211 JVKostG
Bundesamt für JustizOrdnungsgeld2.500 € bis 25.000 € (bei kapitalmarktorientierten Gesellschaften höher, § 335 Abs. 1a HGB); nach Ablauf der sechs Wochen, aber vor der Entscheidung nachgeholt: 500 € (Kleinst mit Hinterlegung), 1.000 € (kleine) oder 2.500 €, bei nur geringfügiger Überschreitung weniger§ 335 Abs. 1 Satz 4, Abs. 4 HGB

Amtliche Warnungen, mit Datum

  • 19. März 2026, Bundesamt für Justiz: betrügerische E-Mails mit dem Betreff „Übermittlungsform Jahresabschluss“, angeblich von einer Industrie- und Handelskammer, im Namen eines angeblichen „Referats für Jahresabschlüsse und Offenlegung“ oder „Sachgebiets für Register und Offenlegungsverfahren“. Sie fordern auf, ein verlinktes Online-Formular auszufüllen. Das BfJ rät: Link nicht anklicken, keine Informationen preisgeben, nicht reagieren.
  • 5. November 2025, Bundesamt für Justiz: Schreiben und E-Mails, die vermeintlich vom Bundeszentralamt für Steuern stammen und eine Zahlung wegen angeblich unterbliebener Veröffentlichung von Jahresabschlüssen verlangen. Das BfJ stellt klar, dass sie weder vom Bundeszentralamt noch vom BfJ stammen.
  • BfJ-Seite „Vorsicht: Betrug!“ (ohne Datum, abgerufen am 3. November 2026): Zahlungen an das BfJ gehen ausschließlich auf eine inländische Bankverbindung bei der Bundeskasse Trier, die IBAN beginnt mit „DE“; ausländische IBAN wie „ES…“ haben mit dem BfJ nichts zu tun. Warnzeichen sind außerdem eine unpersönliche Anrede, Sprachfehler, fehlende oder falsche Kontaktdaten und keine benannte Ansprechperson.
  • Hinweis der Betreiberin auf unternehmensregister.de und bundesanzeiger.de (ohne Datum, abgerufen am 3. November 2026): Warnung vor „Angeboten“ und „Bescheiden“ über Registereintragungen, die eine „Eintragungsgebühr“ verlangen. Die bloße Aufnahme in ein solches Register ohne Einverständnis oder Annahme des Angebots löst danach keinen Entgelt- oder Gebührenanspruch aus; eine Ablehnung wirkt sich auf erfolgte Veröffentlichungen nicht aus. Gewarnt wird auch vor Schreiben angeblicher Bundes- oder Landesämter wie eines Amtsgerichts und vor Zahlungsaufforderungen angeblich der Europäischen Kommission oder des Europäischen Justizportals für Abrufe über das System zur Verknüpfung von Unternehmensregistern (BRIS).
  • Sicherheitshinweise des Unternehmensregisters (Stand Juli 2025): Echte Seiten beginnen mit „https://www.unternehmensregister.de/“, „https://www.bundesanzeiger.de/pub/“ oder „https://publikations-plattform.de/sp/wexsservlet/“.

Echt oder unseriös: woran Sie den Unterschied sehen

Merkmale echter Rechnungen und Bescheide im Vergleich zu unseriösen Schreiben
MerkmalEchte Rechnung oder echter BescheidUnseriöses Schreiben
Anlasseine eigene Einreichung, die Sie im Nutzerkonto der Publikations-Plattform wiederfinden, oder die Jahresgebühr nach KV 1410/1411; beim BfJ eine Androhung für ein bestimmtes Geschäftsjahr„Eintragung“, „Veröffentlichung“ oder „Registrierung“ in einem Verzeichnis, das Sie nie beauftragt haben
Absenderregisterführende Stelle laut Impressum von unternehmensregister.de oder Bundesamt für Justizerfundene Register oder angebliche Referate von Behörden und Kammern, die mit der Offenlegung nichts zu tun haben
BetragFestbeträge des JVKostG, gegebenenfalls plus Umwandlungsentgelt nach Zeichenzahl; BfJ 100,00 € + 3,50 €Pauschalen ohne Gebührentatbestand, etwa als „Eintragungsgebühr“
ZahlungswegRegister: Rechnung per E-Mail an die Adresse aus Ihrem Auftrag, als durchsuchbares Text-PDF; BfJ: Bundeskasse Trier, IBAN mit DEausländische IBAN, reines Bild-PDF, Link auf ein Formular
Anrede und KontaktIhr Name bzw. Ihre Firma, Aktenzeichen oder Kassenzeichen, benannte Ansprechpersonallgemeine Anrede, keine prüfbare Kontaktstelle
FristBfJ: sechs Wochen ab Zugang, mit der Möglichkeit des Einspruchs (§ 335 Abs. 3 HGB)kurze Zahlungsfrist mit Drohungen wie Kontosperrung oder Vollstreckung

Beispiel: drei Schreiben an eine Kleinst-GmbH im Dezember 2026

Beispiel: Die GmbH hat ihre Bilanz 2025 am 20. November 2026 als PDF-Datei über die Publikations-Plattform zur Hinterlegung eingereicht; für 2023 hatte sie die Hinterlegung versäumt.

Schreiben 1 ist teurer als die 18,50 €, die viele erwarten, und trotzdem echt: Das Umwandlungsentgelt fällt nur an, weil eine PDF-Datei statt der XML-Datei eingereicht wurde, die das Register als maßgebliches Format nennt. Schreiben 3 ist ebenfalls echt, obwohl die GmbH 2025 rechtzeitig war: Jedes Geschäftsjahr ist ein eigenes Verfahren mit eigenem Kassenzeichen. Hinterlegt die GmbH die Bilanz 2023 innerhalb der sechs Wochen, wird kein Ordnungsgeld festgesetzt (§ 335 Abs. 4 Satz 1 HGB); die 103,50 € Verfahrenskosten bleiben nach Auskunft des BfJ trotzdem zu zahlen. Schreiben 2 ändert an der Offenlegungspflicht nichts: Eine Zahlung an ein privates Verzeichnis erfüllt § 325 HGB nicht, weil die Unterlagen der das Unternehmensregister führenden Stelle zu übermitteln sind (§ 325 Abs. 1 Satz 2 HGB).

Drei Schreiben, drei Ergebnisse (fiktive Beträge bei Schreiben 2)
SchreibenBetragPrüfungErgebnis
E-Mail mit Text-PDF der registerführenden Stelle an die Adresse aus dem Auftrag18,50 € Gebühr und 56,00 € Umwandlungsentgelt zzgl. UmsatzsteuerAuftrag im Nutzerkonto vorhanden; PDF statt XML: 3.200 sichtbare Zeichen × 1,75 Cent = 56,00 €echt
Brief eines „Registers für Jahresabschlüsse“ mit ausländischer IBAN: „Eintragung Ihrer Bilanzdaten“389,00 €kein Auftrag, kein Gebührentatbestand, ausländisches Kontounseriös – nicht zahlen
Brief des Bundesamts für Justiz: Androhung eines Ordnungsgeldes für das Geschäftsjahr 2023, sechs Wochen Nachfrist103,50 € KostenKostenrechnung liegt bei, Konto der Bundeskasse Trier; für 2023 fehlt die Hinterlegung tatsächlichecht – in der Nachfrist nachholen

Was Sie mit einem zweifelhaften Schreiben tun

  • Nicht zahlen, nichts unterschreiben, keinen Link öffnen und keine Daten herausgeben, solange die Echtheit nicht geprüft ist – so raten das BfJ und der Hinweis auf bundesanzeiger.de.
  • Eigenen Stand prüfen: Ob Ihre Unterlagen für das genannte Geschäftsjahr veröffentlicht oder hinterlegt sind, sehen Sie im Unternehmensregister und in Ihrem Nutzerkonto der Publikations-Plattform.
  • Absender über die Kontaktdaten der offiziellen Internetseite erreichen, nicht über Telefonnummern oder Links im Schreiben.
  • Verdächtige Schreiben dem BfJ und gegebenenfalls der Polizei melden (BfJ); bei Angeboten zur Registereintragung nennt der Hinweis auf bundesanzeiger.de die Beschwerdestelle der Wettbewerbszentrale, bei Zweifeln die IHK oder das zuständige Amtsgericht.
  • Schon überwiesen? Fragen Sie sofort Ihre Bank, ob sich die Zahlung zurückholen lässt, und erstatten Sie Anzeige.
  • Ist das BfJ-Schreiben echt, läuft die Sechswochenfrist ab Zugang. Halten Sie die Androhung für unberechtigt, ist der Einspruch der Weg (§ 335 Abs. 3 HGB); vertreten lassen können Sie sich auch durch Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer (§ 335 Abs. 2 Satz 3 HGB). Über Einwendungen gegen den Kostenansatz des Registers entscheidet das Amtsgericht, in dessen Bezirk es seinen Sitz hat (§ 22 Abs. 1 JVKostG).

Echte Schreiben, die trotzdem überraschen

Kosten trotz Nachholung

Wer nach der Androhung fristgerecht offenlegt, zahlt kein Ordnungsgeld, die Verfahrenskosten von 100,00 € zuzüglich 3,50 € Zustellauslagen aber schon. Kommt die Zahlung nicht, folgt eine Mahnung mit 5,00 € Gebühr; so erklärt das BfJ Zahlungsaufforderungen über 108,50 €.

Mehrere Bescheide nebeneinander

Für jedes Geschäftsjahr prüft das BfJ gesondert, und jedes Ordnungsgeld erhält ein eigenes Kassenzeichen. Die Zahlung für ein Jahr erledigt die anderen Jahre nicht.

Drei Euro im Jahr

Die Jahresgebühr für die Führung des Unternehmensregisters von 3,00 € (6,00 € ohne die Erleichterungen des § 326 HGB) ist ein gesetzlicher Tatbestand (KV 1410, 1411 JVKostG), keine Masche.

Aufschlag nach Korrektur

Wer Unterlagen vor der Einstellung geändert oder ergänzt erneut übermittelt, zahlt die Gebühr um 50 % erhöht (Vorbemerkung 1.4.2 Abs. 2 KV JVKostG).

Altjahre beim Bundesanzeiger

Für Geschäftsjahre mit Beginn vor dem 1. Januar 2022 bleibt der Bundesanzeiger zuständig (Art. 88 Abs. 2 EGHGB). Eine Rechnung von dort kann für ein solches Altjahr also echt sein.

Was die Software dabei macht – und was nicht

Jahresabschluss.io erstellt den Jahresabschluss aus der Saldenliste und erzeugt daraus die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister im Umfang Ihrer Größenklasse, bei der Kleinstkapitalgesellschaft als Hinterlegung mit der Mitteilung nach § 326 Abs. 2 Satz 2 HGB. Die Datei ist eine XML-Datei; die Umwandlungsentgelte der Entgeltliste betreffen Word-, RTF-, Excel- und PDF-Dateien. Einreichen müssen Sie selbst über die Publikations-Plattform; die Software übermittelt nicht direkt an das Register.

Die Gebühren des Registers sind im Preis der Software nicht enthalten – die Rechnung dafür stellt Ihnen die registerführende Stelle, nachdem Sie eingereicht haben. Der erste Jahresabschluss ist kostenlos (einmal je Konto); danach kostet er 250 € (kleinst), 500 € (klein), 2.500 € (mittelgroß) oder 5.000 € (groß) je Geschäftsjahr.

Häufige Fragen

Ist eine Rechnung vom Bundesanzeiger für meinen Jahresabschluss echt?

Für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2021 beginnen, wird beim Unternehmensregister eingereicht (§ 325 Abs. 1 Satz 2 HGB, Art. 88 Abs. 2 EGHGB). Eine Rechnung des Registers ist dann nur echt, wenn Sie oder Ihr Beauftragter dort eingereicht haben oder es um die Jahresgebühr von 3,00 € bzw. 6,00 € (KV 1410, 1411) oder die Identifizierung bei der Registrierung (KV 1441) geht und die Beträge dem Kostenverzeichnis des JVKostG entsprechen, etwa 18,50 € (KV 1420) oder 25,00 € (KV 1421). Für ältere Geschäftsjahre bleibt der Bundesanzeiger zuständig.

Muss ich für eine Eintragung in ein Firmenverzeichnis zahlen, die ich nie bestellt habe?

Nach dem Hinweis der Registerbetreiberin auf bundesanzeiger.de löst die bloße Aufnahme in ein solches Register ohne Einverständnis oder ohne Annahme des Angebots keinen Entgelt- oder Gebührenanspruch aus. Mit der gesetzlichen Offenlegung nach § 325 HGB haben solche Verzeichnisse nichts zu tun.

Wie erkenne ich ein echtes Schreiben des Bundesamts für Justiz?

Echte Zahlungen an das BfJ gehen nur auf ein inländisches Konto der Bundeskasse Trier mit einer IBAN, die mit DE beginnt. Die Androhung nach § 335 Abs. 3 HGB setzt sechs Wochen ab Zugang, enthält die Kostenrechnung über 100,00 € zuzüglich 3,50 € Zustellauslagen und betrifft ein bestimmtes Geschäftsjahr. Im Zweifel fragen Sie über die Kontaktdaten auf bundesjustizamt.de nach.

Verlangt das Bundeszentralamt für Steuern Geld für eine versäumte Veröffentlichung?

Nein. Für das Ordnungsgeldverfahren wegen unterlassener Offenlegung ist nach § 335 Abs. 1 HGB das Bundesamt für Justiz zuständig. Das BfJ warnte am 5. November 2025 ausdrücklich vor Schreiben, die angeblich vom Bundeszentralamt für Steuern stammen und eine solche Zahlung fordern.

Was kostet die Hinterlegung einer Kleinstbilanz tatsächlich?

Die Einstellung kostet 18,50 € (KV 1420 JVKostG), dazu kommt die Jahresgebühr von 3,00 € (KV 1410), bei der ersten Registrierung die Identifizierung (KV 1441: 12,00 €, 22,00 € oder 7,60 €) und nur bei Dateien, die nicht als XML eingereicht werden (etwa Word, RTF, Excel oder PDF), ein Umwandlungsentgelt nach Zeichenzahl. Ein Betrag darüber hinaus braucht eine eigene Grundlage.

Ich habe an einen unseriösen Anbieter gezahlt – ist meine Offenlegung damit erledigt?

Nein. Die Unterlagen sind nach § 325 Abs. 1 Satz 2 HGB der das Unternehmensregister führenden Stelle zu übermitteln; eine Zahlung an ein privates Verzeichnis ersetzt das nicht. Prüfen Sie im Unternehmensregister, ob Ihr Abschluss eingestellt ist, melden Sie das Schreiben dem BfJ und gegebenenfalls der Polizei und fragen Sie Ihre Bank nach einer Rückholung.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.