Kleinunternehmerregelung 2025: Die neuen Grenzen des § 19 UStG

Die neuen Grenzen seit 1. Januar 2025

Rechnungen als Kleinunternehmer: die Pflichtangaben nach § 34a UStDV

Für Kleinunternehmer gilt seit 2025 ein eigener, verschlankter Katalog von Rechnungsangaben (§ 34a UStDV). Eine Kleinunternehmer-Rechnung muss enthalten:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer des Leistenden
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt – ein Satz wie „Rechnung nach § 19 UStG ohne Umsatzsteuer-Ausweis“ erfüllt diesen Zweck
• Bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger: die Angabe „Gutschrift“

E-Rechnung: ausstellen müssen Sie nicht – empfangen können schon

Bei der E-Rechnungs-Pflicht sind Kleinunternehmer dauerhaft privilegiert: § 34a UStDV bestimmt, dass eine Kleinunternehmer-Rechnung abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG immer als sonstige Rechnung übermittelt werden kann – also als Papierrechnung oder, mit Zustimmung des Empfängers, als einfache PDF. Eine Pflicht, strukturierte E-Rechnungen im Format der Norm EN 16931 auszustellen, trifft Kleinunternehmer damit auch nach Ablauf der allgemeinen Übergangsfristen 2027/2028 nicht.

Die Empfangsseite ist davon unberührt: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können – auch der Kleinunternehmer. Wer von einem Lieferanten eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei erhält, muss sie annehmen und aufbewahren; ein gewöhnliches E-Mail-Postfach genügt dafür. Freiwillig E-Rechnungen auszustellen bleibt selbstverständlich zulässig und wird von Geschäftskunden zunehmend geschätzt.

Verzicht auf die Regelung: fünf Jahre Bindung

Die Kleinunternehmerregelung ist ein Wahlrecht. Wer regelmäßig hohe Vorsteuerbeträge aus Investitionen oder Wareneinkauf hat oder überwiegend an vorsteuerabzugsberechtigte Geschäftskunden leistet, fährt mit der Regelbesteuerung oft besser. Der Verzicht ist gegenüber dem Finanzamt zu erklären – nach § 19 Abs. 3 UStG unwiderruflich und bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres möglich.

Wichtig für die Planung: Der Verzicht bindet den Unternehmer mindestens für fünf Kalenderjahre. Ein Hin- und Herwechseln je nach Investitionslage scheidet damit aus – die Entscheidung sollte durchgerechnet sein, idealerweise mit einer Vorschau auf geplante Anschaffungen und die Kundenstruktur der nächsten Jahre.

Neu seit 2025: Kleinunternehmer im EU-Ausland (§ 19a UStG)

Erstmals können deutsche Unternehmer die Kleinunternehmerregelungen anderer EU-Mitgliedstaaten nutzen. § 19a UStG regelt dafür ein besonderes Meldeverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern: Der Unternehmer beantragt eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, meldet seine Umsätze quartalsweise und darf im Gemeinschaftsgebiet insgesamt 100.000 Euro Jahresumsatz weder im Vorjahr noch im laufenden Jahr überschreiten. Wird diese EU-weite Grenze überschritten, endet die Teilnahme am Verfahren; die Überschreitung ist innerhalb kurzer Frist zu melden.

Interessant ist das vor allem für Unternehmer mit kleinen, wiederkehrenden Umsätzen in Nachbarländern – etwa Handwerker im Grenzgebiet oder digitale Dienstleister. Ohne das Verfahren würde dort schon der erste Umsatz reguläre Registrierungs- und Erklärungspflichten auslösen können.

Schrittfolge: Den Kleinunternehmer-Status sauber handhaben

• Schritt 1 – Status prüfen: Lag der Gesamtumsatz des Vorjahres bei höchstens 25.000 Euro? Nur dann kommt die Befreiung im laufenden Jahr in Betracht. Bei Gründung im laufenden Jahr zählt der tatsächliche Umsatz des Gründungsjahres gegen die Grenzen.
• Schritt 2 – Rechnungen richtig stellen: ohne Umsatzsteuerausweis, mit den Pflichtangaben nach § 34a UStDV inklusive Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Kein Steuerausweis „aus Versehen“ – unrichtig ausgewiesene Steuer wird geschuldet.
• Schritt 3 – Umsatz laufend überwachen: Die 100.000-Euro-Grenze wirkt unterjährig. Wer sich ihr nähert, sollte monatlich prüfen, wann der Wechsel in die Regelbesteuerung eintritt, und Preise sowie Angebote rechtzeitig kalkulatorisch anpassen.
• Schritt 4 – E-Rechnungs-Empfang sicherstellen: ein Postfach für den Rechnungseingang, Ablage der XML-Originale, GoBD-konforme Aufbewahrung.
• Schritt 5 – Verzicht durchrechnen: Bei hohen Investitionen oder reiner Geschäftskundschaft den Verzicht auf die Befreiung prüfen – mit Blick auf die fünfjährige Bindung.
• Schritt 6 – Wechsel vorbereiten: Beim Übergang zur Regelbesteuerung ab dem richtigen Zeitpunkt Umsatzsteuer ausweisen, Voranmeldungen abgeben und den Vorsteuerabzug nutzen; beim Weg zurück in die Befreiung die Rechnungsstellung wieder umstellen.

So unterstützt unsere Software

Buchhaltung und Steuer-Modul kennen den Kleinunternehmer-Status als Einstellung: Ist er aktiviert, wird ohne Umsatzsteuer gebucht – die Steuersatz-Auswahl entfällt beim Erfassen, Ausgangsrechnungen entstehen ohne Steuerausweis, und es werden keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen erzeugt. Wächst das Unternehmen aus der Regelung heraus, stellen Sie die Einstellung um und arbeiten ab dann mit Steuerschlüsseln, Voranmeldung und Vorsteuerabzug weiter – in derselben Software, ohne Systemwechsel.

Eingehende E-Rechnungen liest die Buchhaltung automatisch aus dem strukturierten XML aus und schlägt die Kontierung mit unserer KI vor – die Empfangspflicht ist damit nebenbei erledigt. Und für Gründer, die ihren Status erst noch klären, enthält die Steuerliche Erfassung (§ 138 AO) eine Kleinunternehmer-Einschätzung auf Basis der Umsatzprognose. Die Entscheidung über Verzicht und Wechsel bleibt eine steuerliche Einzelfallfrage – im Zweifel gehört sie zur Steuerberatung.

Häufige Fragen

Welche Umsatzgrenzen gelten seit 2025 für Kleinunternehmer?

Nach § 19 Abs. 1 UStG sind die Umsätze steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Der Gesamtumsatz bemisst sich nach § 19 Abs. 2 UStG; Verkäufe von Anlagevermögen bleiben außer Ansatz. Bis Ende 2024 galten 22.000 Euro (Vorjahr) und 50.000 Euro (voraussichtlich, laufendes Jahr).

Was passiert, wenn ich die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschreite?

Die Steuerbefreiung gilt nur, solange der Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Ab dem Überschreiten ist sie nicht mehr anwendbar: Die weiteren Umsätze unterliegen der Regelbesteuerung, die bis dahin ausgeführten Umsätze bleiben steuerfrei. Wer sich der Grenze nähert, sollte den Umsatz monatlich überwachen und den Wechsel vorbereiten – rückwirkend für das ganze Jahr entfällt die Befreiung nicht.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. § 34a UStDV erlaubt Kleinunternehmern dauerhaft, ihre Rechnungen als sonstige Rechnung zu übermitteln – Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, einfache PDF. Die allgemeine E-Rechnungs-Ausstellungspflicht ab 2027/2028 trifft sie nicht. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber wie jeder Unternehmer seit dem 1. Januar 2025; ein E-Mail-Postfach für den Rechnungseingang genügt.

Welche Angaben muss eine Kleinunternehmer-Rechnung enthalten?

Nach § 34a UStDV: Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-IdNr., Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer sowie gegebenenfalls die Angabe „Gutschrift“. Umsatzsteuer darf nicht ausgewiesen werden – ein unrichtiger Steuerausweis führt dazu, dass die ausgewiesene Steuer geschuldet wird.

Kann ich auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?

Ja. Der Verzicht ist nach § 19 Abs. 3 UStG gegenüber dem Finanzamt zu erklären – möglich bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres, und er ist unwiderruflich. Er bindet mindestens für fünf Kalenderjahre. Sinnvoll ist er vor allem bei hohen Vorsteuerbeträgen aus Investitionen oder wenn die Kunden überwiegend vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen sind.

Was regelt § 19a UStG für Umsätze im EU-Ausland?

Ein besonderes Meldeverfahren, mit dem deutsche Unternehmer die Kleinunternehmerregelungen anderer EU-Staaten nutzen können: Antrag auf eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer beim Bundeszentralamt für Steuern, quartalsweise Umsatzmeldungen und eine EU-weite Umsatzgrenze von 100.000 Euro im Vorjahr und im laufenden Jahr. Bei Überschreiten endet die Teilnahme; die Überschreitung ist kurzfristig zu melden.