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weclapp und Kanzlei Software

weclapp Export aus Kanzlei Software: wenn weclapp vorerfasst und die Kanzlei in Kanzlei Software bucht

weclapp beschreibt in seiner Hilfe sechs Wege, Buchhaltungsdaten an eine Kanzlei zu geben, vom Kanzlei Software-Journal-Export als ZIP-Datei bis zum Buchungsdatenservice, der Buchungssätze mit Belegbild direkt in das Kanzlei Software-Buchführungsprogramm überträgt. Welcher Weg gewählt wird, entscheidet darüber, wo am Jahresende die abschlussreife Saldenliste liegt: in weclapp oder bei der Kanzlei. Diese Seite ordnet die Exportarten, nennt ihre Voraussetzungen und Fallstricke und zeigt, wie der Abschluss hier entsteht, aus der Kanzlei-Saldenliste oder aus dem Buchungsstapel.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand: 2026-11-01

Die Exportwege, die die weclapp-Hilfe beschreibt

Angaben laut weclapp-Hilfe-Center und weclapp-Dokumentation, Stand: 1. November 2026.

Exportart, Inhalt, Voraussetzung und Folge für die Saldenliste
ExportartWas übergeben wirdVoraussetzung in weclappWo die Saldenliste danach entsteht
Kanzlei Software Journal Exportalle Journalbuchungen einschließlich Stapelbuchungen; ZIP mit Buchungsjournal, Sachkonten- und Personenkonten-StammdatenBelege gebucht, Buchungen festgeschriebenin weclapp; Kanzlei Software spiegelt die weclapp-Buchungen
Kanzlei Software Beleg Exportnur in weclapp erzeugte Rechnungen und Gutschriften mit den Standardkonten aus der Kontenzuordnung; ZIP mit einer DateiBelege abgeschlossen, Buchen nicht nötigbei der Kanzlei in Kanzlei Software
Kanzlei Software Rechnungsdatenservice 1.0Verkaufs- und Einkaufsrechnungen, Gutschriften und Kassentransaktionen mit Belegbild nach Kanzlei Software Unternehmen online; keine StammdatenBelege gebucht und festgeschriebenbei der Kanzlei in Kanzlei Software
Kanzlei Software BuchungsdatenserviceRechnungen, Gutschriften, Bank- und Kassentransaktionen und Sachbuchungen mit Belegbild direkt in das Kanzlei Software-Buchführungsprogrammfestgeschrieben; Wirtschaftsjahresbeginn gleich wie in Kanzlei Softwarein weclapp und Kanzlei Software gleichermaßen, maßgeblich ist der Stand in Kanzlei Software
Kanzlei Software Belegbilderservice Rechnungswesennur PDF-Dokumente aus Verkauf und Einkauf nach Kanzlei Software Belege onlinekeine eingerichtete weclapp-Buchhaltung nötigbei der Kanzlei in Kanzlei Software
Beleg-Export als CSVBelegdaten in einer CSV-Datei, kein Standardformatfür Empfänger ohne Import aus Kanzlei Software gedachtbeim Empfänger

Einrichtung, bevor der erste Export klappt

  • Grundeinstellungen unter Einstellungen → Buchhaltung → Export: Mandantennummer, Beraternummer und Sachkonten-Nummernlänge, die Sie von der Kanzlei bekommen. Arbeitet die Kanzlei mit Kontonummernerweiterung, aktivieren Sie die Option. BU- und Berichtigungsschlüssel stimmen Sie laut Hilfe mit der Kanzlei ab.
  • Personenkonten Kanzlei Software-konform anlegen: fünfstellig, Debitoren von 10000 bis 69999, Kreditoren von 70000 bis 99999. Der Kundennummernkreis beginnt in weclapp standardmäßig mit dem Präfix „C“ und muss angepasst werden, wenn Kundennummer und Debitorennummer gleich sein sollen.
  • Für Rechnungs- und Buchungsdatenservice stellen Sie die Verbindung zusätzlich unter Globale Einstellungen → Integration → Externe Dienste her. Die Anmeldung läuft laut Hilfe nach spätestens zwölf Stunden oder beim Abmelden aus weclapp ab und muss dann erneuert werden.
  • Auf Kanzlei Software-Seite braucht es je nach Weg einen Zugang zu Kanzlei Software Unternehmen online, einen Bestand in Kanzlei Software Belege online und die passende Bearbeitungsform; das richtet die Kanzlei ein.
  • Vor jedem Export zeigt weclapp vier Kennzahlen: Gesamt, Bereits exportiert, Neu und Nicht abgeschlossen. Nicht abgeschlossen sind Entwürfe im Journal, die noch festgeschrieben werden müssen.

Wer am Jahresende die Saldenliste in der Hand hat

Beim Beleg-Export und beim Rechnungsdatenservice übergibt weclapp Rechnungen und Gutschriften, die Kanzlei bucht in Kanzlei Software Bank, Löhne, Abschreibungen und Abschlussbuchungen dazu. Die weclapp-Liste kennt dann zwar Erlöse und Wareneinkauf, aber keine Bank und keine Rückstellungen. Abschlussreif ist allein die Summen- und Saldenliste der Kanzlei nach allen Abschlussbuchungen.

Beim Journal-Export und beim Buchungsdatenservice bucht weclapp alles selbst, die Kanzlei übernimmt die Buchungen. Dann stimmen beide Listen überein, solange in Kanzlei Software nichts nachgebucht wird. Bucht die Kanzlei Abschlussbuchungen nur in Kanzlei Software, ist wieder ihre Liste die endgültige; die weclapp-Liste zeigt den Stand davor.

Zwei Fallstricke nennt die weclapp-Hilfe selbst. Erstens prüft Kanzlei Software nicht auf Duplikate: Jeder Beleg soll nur einmal übertragen werden, standardmäßig ist deshalb „Nur neue Belege“ aktiv. Zweitens lassen sich Journalbuchungen in weclapp löschen, solange sie nicht exportiert sind; danach geht eine Korrektur nur noch über eine Stornobuchung. Beim Buchungsdatenservice werden Einkaufsrechnungen außerdem ohne Skontoinformationen übertragen.

Was das Handelsrecht für die Arbeitsteilung weclapp und Kanzlei Software bedeutet

Nach § 238 Abs. 1 HGB muss die Buchführung einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über Geschäftsvorfälle und Lage vermitteln, und jeder Vorfall muss sich von der Entstehung bis zur Abwicklung verfolgen lassen. Bei der GmbH sorgen die Geschäftsführer dafür (§ 41 GmbHG), auch wenn eine Kanzlei bucht. Wird ein Teil in weclapp und ein Teil in Kanzlei Software gebucht, muss deshalb klar sein, welches System für welchen Vorgang führt, und jeder Beleg darf nur in einem davon als Buchung landen.

§ 239 Abs. 3 HGB verbietet Änderungen, die den ursprünglichen Inhalt einer Buchung unkenntlich machen. Die weclapp-Festschreibung setzt das um: Nach dem Festschreiben ist eine Buchung nur noch per Storno korrigierbar. Für den Export folgt daraus eine einfache Regel: erst festschreiben, dann übertragen, Korrekturen danach als Stornobuchung erfassen und erneut exportieren, statt den Beleg in weclapp zu löschen und neu anzulegen.

Zwei Eingänge für den Abschluss hier

Erster Eingang, die Kanzlei-Saldenliste: Bitten Sie Ihre Kanzlei um die Summen- und Saldenliste für das ganze Geschäftsjahr nach allen Abschlussbuchungen, als Excel oder CSV aus dem Kanzlei Software-Programm. Diese Liste laden Sie hier hoch, bestätigen die vorgeschlagenen HGB-Posten und erstellen Bilanz, GuV, Anhang und die Einreichungsdatei. Das ist der Weg, wenn Sie den Abschluss im Haus erstellen möchten, die laufende Buchhaltung aber bei der Kanzlei bleibt.

Zweiter Eingang, der Buchungsstapel: Der Kanzlei Software-Journal-Export aus weclapp enthält die Datei mit allen Buchungen des Zeitraums. Die ZIP-Datei können Sie hier unverändert hochladen; sie wird vor dem Einreichen ausgepackt. Einen Buchungsstapel richtet nicht die Software automatisch ein: Sie reichen ihn ein, das Einrichtungsteam prüft ihn und baut daraus die Saldenliste. Eröffnungswerte enthält der Stapel nur, wenn sie in weclapp als Stapelbuchung gegen 9000, 9008 und 9009 gebucht wurden; Abschlussbuchungen fehlen meist und werden danach ergänzt.

Ob ein Stapel vollständig ist, können Sie vorab selbst mit dem kostenlosen Umwandler für Buchungsstapel prüfen, der im Browser daraus eine Summen- und Saldenliste rechnet; die ZIP-Datei packen Sie dafür vorher aus. Für den Abschluss ist in den meisten Fällen aber die fertige Liste der einfachere Weg, entweder aus weclapp oder von der Kanzlei.

Beispiel: ein Geschäftsjahr, zwei Systeme

Beispiel: Eine GmbH schreibt 2025 in weclapp 1.180 Ausgangs- und erfasst 640 Eingangsrechnungen und überträgt sie monatlich per Beleg-Export an ihre Kanzlei. Die Kanzlei bucht in Kanzlei Software die Bank, die Gehälter, die Abschreibungen und zum Jahresende die Rückstellungen. Die weclapp-Liste zeigt Erlöse von 1.426.000,00 € auf dem Konto 4400 und Forderungen auf 1210, aber kein Bankkonto und kein Eigenkapital.

Die Kanzlei Software-Liste der Kanzlei zeigt dieselben Erlöse, dazu Bank, Löhne, Abschreibungen, Rückstellungen und den Vortrag aus dem Vorjahr. Für den Abschluss hier ist nur diese Liste brauchbar. Die weclapp-Liste dient dann als Abgleich: Weichen die Erlöse zwischen beiden ab, fehlt in einem der Systeme ein Beleg, oft eine Gutschrift oder eine nach dem Export geänderte Rechnung.

Wann der Weg über die Kanzlei der richtige bleibt

weclapp ist auf die Zusammenarbeit mit Kanzleien ausgerichtet: Steuerberater erhalten auf Wunsch des Mandanten kostenlos Zugang zum System, ein eigenes Steuerberater-Portal führt die Preisseite als geplant. Macht Ihre Kanzlei Buchhaltung, Abschluss und Steuererklärungen ohnehin, gibt es keinen Grund, an diesem Ablauf etwas zu ändern. Der Export aus weclapp ist dann der ganze Beitrag Ihres Unternehmens.

Diese Software lohnt sich, wenn Sie den Abschluss selbst erstellen oder ihn gemeinsam mit Ihrer Kanzlei bearbeiten möchten, etwa weil die Kanzlei nur noch bucht. Kanzleien können hier am selben Datenstand mitarbeiten. Wer die Buchhaltung vollständig selbst führen will, kann sie auch in die Buchhaltung dieser Software verlegen: Das Gesamtpaket mit Jahresabschluss, E-Bilanz und Steuererklärungen beginnt bei 125 € im Monat je Gesellschaft, die reine Buchhaltung ohne Abschluss bei 95 €.

Häufige Fragen

Welchen Export aus Kanzlei Software aus weclapp braucht meine Kanzlei?

Das hängt davon ab, wer bucht. Bucht weclapp alles, passt der Journal-Export oder der Buchungsdatenservice. Bucht die Kanzlei, reichen Beleg-Export oder Rechnungsdatenservice. Die weclapp-Hilfe empfiehlt, die Kanzlei Software-Parameter vorher mit der Kanzlei abzustimmen.

Kann meine Kanzlei die ZIP-Datei aus weclapp direkt einlesen?

Laut weclapp-Hilfe nicht als ZIP. Die Datei muss ausgepackt und die enthaltenen CSV-Dateien müssen einzeln importiert werden; die wichtigste ist das Buchungsjournal.

Habe ich mit dem Beleg-Export eine abschlussreife Saldenliste in weclapp?

In der Regel nicht. Beim Beleg-Export müssen Rechnungen in weclapp nicht gebucht sein, und Bank, Löhne und Abschlussbuchungen entstehen erst in Kanzlei Software. Die abschlussreife Liste hat dann die Kanzlei.

Kann ich den weclapp-Journal-Export hier hochladen?

Ja, auch als ZIP. Sie reichen den Buchungsstapel ein, das Einrichtungsteam prüft ihn und richtet daraus die Saldenliste ein. Fehlende Eröffnungswerte und Abschlussbuchungen werden dabei sichtbar.

Was passiert, wenn ich Belege doppelt an Kanzlei Software übertrage?

Laut weclapp-Hilfe findet in Kanzlei Software keine Duplikatprüfung statt. Lassen Sie deshalb die Einstellung „Nur neue Belege“ aktiv und übertragen Sie bereits gesendete Belege nur bewusst ein zweites Mal.

Braucht die Kanzlei eine eigene weclapp-Lizenz?

Laut Preisseite gibt es die Einzellizenz „weclapp Steuerberater“ kostenlos für Steuerberater, die Zugang zum System ihres Mandanten möchten.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.