Verpflegung
Verpflegungsmehraufwand in der EÜR: Pauschalen richtig ansetzen
Wer auswärts geschäftlich unterwegs ist, kann für die Mehrkosten der Verpflegung Pauschalen absetzen – nicht die tatsächlichen Restaurantrechnungen, sondern feste Beträge je Abwesenheitstag. Für Selbständige verweist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG auf die Pauschalen des § 9 Abs. 4a EStG. Diese Seite erklärt die Beträge von 28 Euro und 14 Euro, die Dreimonatsfrist und die Kürzung, wenn Mahlzeiten gestellt werden – mit einem Rechenbeispiel für eine mehrtägige Reise.
Die Pauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG
28 Euro – ganzer Tag
28 Euro für jeden Kalendertag, an dem Sie 24 Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend sind. Das ist der volle Tagessatz für mehrtägige Reisen mit Übernachtung.
14 Euro – An- und Abreisetag
Jeweils 14 Euro für den An- und den Abreisetag, wenn Sie an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb der Wohnung übernachten – unabhängig von der genauen Stundenzahl.
14 Euro – über 8 Stunden
14 Euro für einen eintägigen auswärtigen Termin ohne Übernachtung, wenn Sie mehr als 8 Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend sind.
Nur Pauschalen, keine Belege
Angesetzt werden ausschließlich diese Pauschalen. Die tatsächlichen Verpflegungskosten – Ihr Mittagessen im Restaurant – sind daneben nicht zusätzlich abziehbar.
Die Dreimonatsfrist
Die Verpflegungspauschalen gibt es nur für die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte. Wer über Monate hinweg immer wieder zum selben Auftraggeber oder zur selben Baustelle fährt, kann die Pauschalen also nur für die ersten drei Monate ansetzen.
Eine Unterbrechung der Tätigkeit von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen – auf den Grund der Unterbrechung kommt es dabei nicht an. Für wechselnde Einsatzorte gilt die Frist jeweils gesondert.
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Werden Ihnen auf der Reise Mahlzeiten gestellt – etwa ein im Hotelpreis enthaltenes Frühstück oder ein vom Geschäftspartner bezahltes Abendessen –, wird die Tagespauschale gekürzt. Die Kürzung bemisst sich am vollen Tagessatz von 28 Euro: für das Frühstück um 20 Prozent (5,60 Euro), für ein Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 Prozent (11,20 Euro).
Die Kürzung greift auch an An- und Abreisetagen und kann die Pauschale bis auf null reduzieren, wenn alle Mahlzeiten gestellt werden. Sie wird stets vom 28-Euro-Satz gerechnet, selbst wenn für den Tag nur die 14-Euro-Pauschale zusteht.
Beispiel: dreitägige Geschäftsreise
Sie reisen für einen Kundentermin über drei Tage in eine andere Stadt und übernachten zweimal im Hotel. Für den Anreisetag stehen 14 Euro zu, für den vollen Zwischentag 28 Euro und für den Abreisetag wieder 14 Euro – zusammen 56 Euro.
Enthält der Hotelpreis am Zwischentag ein Frühstück, wird die 28-Euro-Pauschale dieses Tages um 20 Prozent von 28 Euro, also 5,60 Euro, gekürzt und beträgt 22,40 Euro. Die Gesamtsumme sinkt damit auf 50,40 Euro. In unserem EÜR-Modul tragen Sie Reisetage und gestellte Mahlzeiten ein; die Pauschalen, die Dreimonatsfrist und die Kürzungen rechnet die Software und übernimmt den Betrag in die Anlage EÜR.
Häufige Fragen
Wie hoch sind die Verpflegungspauschalen?
28 Euro für einen vollen Abwesenheitstag (24 Stunden), je 14 Euro für An- und Abreisetag mit Übernachtung und 14 Euro für einen eintägigen Termin mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit (§ 9 Abs. 4a EStG).
Kann ich stattdessen die echten Restaurantkosten absetzen?
Nein. Für den Verpflegungsmehraufwand sind ausschließlich die gesetzlichen Pauschalen anzusetzen. Die tatsächlichen Kosten für Ihr Essen sind daneben nicht zusätzlich als Betriebsausgabe abziehbar.
Was besagt die Dreimonatsfrist?
Die Pauschalen gibt es nur für die ersten drei Monate einer Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen, unabhängig vom Grund der Unterbrechung.
Wie wirkt sich ein Hotelfrühstück aus?
Ein gestelltes Frühstück kürzt die Tagespauschale um 20 Prozent des vollen Tagessatzes von 28 Euro, also um 5,60 Euro. Ein gestelltes Mittag- oder Abendessen kürzt um je 40 Prozent, also je 11,20 Euro.
Gelten die Pauschalen auch für Selbständige?
Ja. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG verweist für Betriebsausgaben auf die Pauschalen des § 9 Abs. 4a EStG. Damit setzen Einzelunternehmer, Freiberufler und Gesellschafter einer GbR dieselben Beträge an.