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Geschäftsführung

Pflichten des Geschäftsführers beim Jahresabschluss der GmbH: was persönlich an Ihnen hängt

Als Geschäftsführer einer GmbH sorgen Sie persönlich für die Buchführung (§ 41 GmbHG), stellen den Jahresabschluss auf (§ 264 Abs. 1 HGB), legen ihn den Gesellschaftern vor (§ 42a Abs. 1 GmbHG) und legen ihn offen (§ 325 Abs. 1 HGB). Die allgemeine Kette von der Buchführung bis zur Aufbewahrung steht in der Übersicht zu den Jahresabschluss-Pflichten. Hier geht es um die persönliche Seite: wer haftet, welche Sanktion woran anknüpft und was eine Kanzlei Ihnen abnehmen kann.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand: 2026-11-03

Was das Gesetz an Ihre Person als Geschäftsführer knüpft

Feststellen müssen Sie den Abschluss nicht – das tun die Gesellschafter (§ 46 Nr. 1 GmbHG), spätestens bis zum Ablauf der ersten acht beziehungsweise bei kleinen Gesellschaften elf Monate (§ 42a Abs. 2 GmbHG). Ihre Aufgabe ist, ihnen rechtzeitig eine feststellbare Fassung vorzulegen.

Persönliche Pflichten der Geschäftsführung rund um den Jahresabschluss
PflichtWas das Gesetz verlangtFundstelleAdressat
Buchführungfür die ordnungsmäßige Buchführung sorgen§ 41 GmbHG, § 238 Abs. 1 HGBdie Geschäftsführer
AufstellungJahresabschluss um den Anhang erweitern; in drei Monaten, kleine Gesellschaften bei ordnungsgemäßem Geschäftsgang in höchstens sechs Monaten§ 264 Abs. 1 Satz 1, 3, 4 HGBdie gesetzlichen Vertreter
Unterzeichnungunter Angabe des Datums unterzeichnen§ 245 HGBder Kaufmann, handelnd durch die Geschäftsführer
VorlageJahresabschluss und Lagebericht unverzüglich nach der Aufstellung den Gesellschaftern vorlegen§ 42a Abs. 1 GmbHGdie Geschäftsführer
Offenlegungden festgestellten Jahresabschluss in deutscher Sprache spätestens ein Jahr nach dem Stichtag offenlegen§ 325 Abs. 1, 1a HGBdie Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs
Steuerndie steuerlichen Pflichten der Gesellschaft erfüllen und die Steuern aus ihren Mitteln entrichten§ 34 Abs. 1 AOdie gesetzlichen Vertreter

Innenhaftung nach § 43 GmbHG: Sorgfalt, Kapitalerhaltung, Verjährung

Geschäftsführer haben in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden; wer seine Obliegenheiten verletzt, haftet der Gesellschaft solidarisch für den Schaden (§ 43 Abs. 1, 2 GmbHG). Beim Jahresabschluss betrifft das vor allem Pünktlichkeit und Richtigkeit: Die Gesellschafter stützen Feststellung, Gewinnverwendung und Entlastung auf die Zahlen, die Sie vorlegen.

Besonders streng ist § 43 Abs. 3 GmbHG. Zahlungen aus dem Vermögen, das zur Erhaltung des Stammkapitals erforderlich ist (§ 30 GmbHG), haben Geschäftsführer zu ersetzen, und eine Weisung der Gesellschafter entlastet sie nicht, soweit der Ersatz zur Befriedigung der Gläubiger erforderlich ist. Der festgestellte Abschluss – oder eine aktuelle Zwischenbilanz – ist deshalb Ihre Grundlage, bevor Sie eine Ausschüttung auszahlen.

Die Ansprüche verjähren in fünf Jahren (§ 43 Abs. 4 GmbHG). Ob sie geltend gemacht werden, entscheiden die Gesellschafter (§ 46 Nr. 8 GmbHG); über die Entlastung beschließen sie nach § 46 Nr. 5 GmbHG.

Ordnungsgeld, Bußgeld, Strafe: welche Sanktion woran anknüpft

Das Ordnungsgeldverfahren richtet sich gegen die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs und kann zusätzlich gegen die Gesellschaft geführt werden (§ 335 Abs. 1 Satz 1, 2 HGB). Dass der Abschluss noch gar nicht aufgestellt ist, steht dem Verfahren nicht entgegen (§ 335 Abs. 1 Satz 3 HGB). Die Strafvorschrift des § 283b StGB knüpft an die Kaufmannspflichten der Gesellschaft an; auf Sie als Organ wird sie über § 14 Abs. 1 Nr. 1 StGB angewendet.

Sanktionen gegen Mitglieder der Geschäftsführung im Überblick
SanktionAuslöserRahmenFundstelle
OrdnungsgeldOffenlegung nicht rechtzeitig; Androhung mit sechs Wochen Frist2.500 bis 25.000 €; wird nach Fristablauf, aber vor der Entscheidung offengelegt, Herabsetzung auf 500 € (Kleinst mit Hinterlegung) bzw. 1.000 € (klein)§ 335 Abs. 1, 3, 4 HGB
Geldbußebei Aufstellung oder Feststellung Verstoß gegen Vorschriften über Form, Inhalt, Bewertung, Gliederung oder Angaben, darunter § 245 HGBbis 50.000 €§ 334 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 HGB
Freiheits- oder GeldstrafeVerhältnisse der Gesellschaft in Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss oder Lagebericht vorsätzlich unrichtig wiedergegeben oder verschleiertbis drei Jahre§ 331 Abs. 1 Nr. 1 HGB, § 15 StGB
Freiheits- oder GeldstrafeBücher nicht oder unübersichtlich geführt, Bilanz nicht in der vorgeschriebenen Zeit aufgestellt – strafbar nur bei Zahlungseinstellung, Insolvenzeröffnung oder Abweisung mangels Massebis zwei Jahre, fahrlässig bis ein Jahr§ 283b Abs. 1 bis 3, § 283 Abs. 6, § 14 Abs. 1 Nr. 1 StGB
Amtsverbotrechtskräftige Verurteilung wegen vorsätzlicher Straftaten nach §§ 283 bis 283d StGB oder § 331 HGBfünf Jahre kein Geschäftsführeramt§ 6 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 GmbHG

Kanzlei beauftragt: was bei der Geschäftsführung bleibt

  • Haben Sie die Kanzlei vollständig informiert – über Verträge, Streitfälle, Zusagen und Ereignisse nach dem Stichtag?
  • Kennen Sie die Termine für Aufstellung, Vorlage, Feststellung und Offenlegung, und ist klar, wer welchen Termin hält?
  • Haben Sie den Entwurf gelesen und Auffälligkeiten nachgefragt, bevor Sie unterschreiben?
  • Ist festgelegt, wer die Offenlegung übernimmt und wann Sie den Nachweis erhalten?

§ 41 GmbHG verlangt nicht, dass Sie selbst buchen, sondern dass Sie für die ordnungsmäßige Buchführung sorgen. Eine Steuerkanzlei mit Buchführung und Abschluss zu beauftragen, ist deshalb ein üblicher und guter Weg. Die Aufstellung bleibt aber Ihr Akt: § 264 Abs. 1 HGB richtet sich an die gesetzlichen Vertreter, und die Sanktionen der §§ 331, 334 und 335 HGB nennen die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs, nicht die Beauftragten.

Was die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes (§ 43 Abs. 1 GmbHG) dabei praktisch bedeutet, lässt sich in vier Prüffragen fassen. Ihre Kanzlei ist Partnerin, kein Ersatz: Sie bringt das Fachwissen ein, Sie die Kenntnis der Verhältnisse und die Entscheidung.

Mehrere Geschäftsführer: Ressortverteilung und Gesamtverantwortung

Teilen sich mehrere Geschäftsführer die Aufgaben, bleibt eine Gesamtverantwortung. Nach dem BGH setzt eine Ressortaufteilung eine klare und eindeutige Abgrenzung der Aufgaben voraus, die von allen Mitgliedern des Organs mitgetragen wird, die vollständige Wahrnehmung durch fachlich und persönlich geeignete Personen sicherstellt und die Zuständigkeit des Gesamtorgans für nicht delegierbare Angelegenheiten wahrt (Urteil vom 6. November 2018, II ZR 11/17). Eine schriftliche Dokumentation ist danach nicht zwingend, aber regelmäßig das naheliegende und geeignete Mittel.

Für den Jahresabschluss folgt daraus: Die kaufmännische Geschäftsführung koordiniert, die übrigen Geschäftsführer überwachen. Die Sanktionsnormen sprechen jedes Organmitglied an (§ 334 Abs. 1, § 335 Abs. 1 Satz 1 HGB). Halten Sie die Aufteilung schriftlich fest und lassen Sie sich die wesentlichen Zahlen regelmäßig berichten.

Beispiel: Fristenplan einer kleinen GmbH mit zwei Geschäftsführern

Beispiel: Geschäftsjahr 2025 gleich Kalenderjahr, kleine GmbH nach § 267 Abs. 1 HGB, ordnungsgemäßer Geschäftsgang. Geschäftsführerin A verantwortet die Finanzen, Geschäftsführer B den Vertrieb. Alle Daten sind angenommen.

Die Termine laufen unabhängig voneinander: Eine verspätete Aufstellung verlängert weder die elf Monate für die Feststellung, die auch der Gesellschaftsvertrag nicht verlängern kann (§ 42a Abs. 2 Satz 2 GmbHG), noch die Offenlegungsfrist. Für B entfällt die Verantwortung nicht deshalb, weil A die Finanzen führt: Die Sanktionsnormen sprechen beide an, und B muss nachfragen, wenn ein Schritt ausbleibt.

Wer bis wann handelt
TerminSchrittVerantwortlichFundstelle
laufend 2025Buchführung durch die Kanzlei, monatliche Auswertung an A und BA sorgt, B überwacht§ 41 GmbHG
bis 30. Juni 2026Aufstellung von Bilanz, GuV und Anhang, ohne Lagebericht als kleine GesellschaftA und B als gesetzliche Vertreter§ 264 Abs. 1 Satz 3, 4 HGB
unverzüglich danachVorlage an die GesellschafterA und B§ 42a Abs. 1 GmbHG
bis 30. November 2026Feststellung und ErgebnisverwendungGesellschafter§ 42a Abs. 2 GmbHG
bis 31. Dezember 2026Offenlegung von Bilanz und AnhangA und B§ 325 Abs. 1a, § 326 Abs. 1 HGB
nach einer Androhungsechs Wochen zur Nachholung; danach Ordnungsgeld, bei Erfüllung vor der Entscheidung herabgesetzt auf 1.000 €A und B, auch die GmbH§ 335 Abs. 3, 4 HGB

Geschäftsführer mit Wohnsitz im Ausland

§ 6 GmbHG verlangt eine natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person und nennt Ausschlussgründe; einen Wohnsitz in Deutschland nennt die Vorschrift nicht. Vergleichbare Verurteilungen im Ausland schließen ebenso vom Amt aus wie deutsche (§ 6 Abs. 2 Satz 4 GmbHG).

Die Pflichten sind dieselben. Der Jahresabschluss ist in deutscher Sprache und in Euro aufzustellen (§ 244 HGB) und in deutscher Sprache offenzulegen (§ 325 Abs. 1 HGB). Wer die Unterlagen nicht selbst lesen kann, sollte sich Entwurf und Anhang erklären lassen, bevor er unterzeichnet. Von wo aus die Gesellschaft geleitet wird, kann steuerliche Folgen haben – eine Frage für die Kanzlei. Eine englische Fassung dieser Pflichten finden Sie auf der Seite für ausländische Geschäftsführer.

Was die Software der Geschäftsführung abnimmt

Jahresabschluss.io leitet aus Rechtsform, Größenklasse und Geschäftsjahr ab, welche Schritte anfallen, und erstellt Bilanz, GuV und Anhang aus der Saldenliste; der Schritt „Unterzeichnung des Jahresabschlusses“ hält Unterzeichner, Ort und Datum fest. Für die Offenlegung erzeugt die Software die Einreichungsdatei, die Sie selbst beim Unternehmensregister einreichen. Die Oberfläche gibt es auf Deutsch und Englisch, die gesetzlichen Unterlagen entstehen auf Deutsch.

Der erste Jahresabschluss ist kostenlos (einmal je Konto), danach kostet er 250 € (Kleinst), 500 € (klein), 2.500 € (mittelgroß) oder 5.000 € (groß); die E-Bilanz kostet 20 € je Wirtschaftsjahr, der Direktversand von Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung je 50 € (derzeit für die Veranlagungszeiträume 2023 bis 2025). Ihre persönliche Verantwortung als Geschäftsführer bleibt bei Ihnen.

Häufige Fragen

Haftet der Geschäftsführer persönlich, wenn der Jahresabschluss zu spät offengelegt wird?

Das Ordnungsgeldverfahren nach § 335 Abs. 1 Satz 1 HGB richtet sich gegen die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs, also die Geschäftsführer, und kann zusätzlich gegen die GmbH geführt werden (Satz 2). Der Rahmen liegt bei 2.500 bis 25.000 €; wer erst nach Ablauf der sechswöchigen Nachfrist, aber vor der Entscheidung des Bundesamts offenlegt, erhält eine Herabsetzung auf 500 €, wenn die Kleinstgesellschaft ihre Bilanz hinterlegt hat, oder auf 1.000 € als kleine Gesellschaft (§ 335 Abs. 4 Satz 2, 3 HGB).

Entlastet die Beauftragung einer Steuerkanzlei den Geschäftsführer?

Die Kanzlei übernimmt die Arbeit, nicht die gesetzliche Pflicht. § 41 GmbHG verlangt, dass die Geschäftsführer für die Buchführung sorgen, und nach § 264 Abs. 1 HGB stellen die gesetzlichen Vertreter auf. Sorgfältig handelt, wer die Kanzlei vollständig informiert, die Termine überwacht und den Entwurf vor der Unterschrift prüft (§ 43 Abs. 1 GmbHG).

Ist ein falscher Jahresabschluss strafbar?

Ja, wenn ein Mitglied des vertretungsberechtigten Organs die Verhältnisse der Gesellschaft im Jahresabschluss oder Lagebericht vorsätzlich unrichtig wiedergibt oder verschleiert: Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe (§ 331 Abs. 1 Nr. 1 HGB). Fahrlässiges Handeln ist weder nach § 331 HGB strafbar (§ 15 StGB) noch nach § 334 HGB bußgeldbewehrt, weil § 334 HGB Fahrlässigkeit nicht ausdrücklich nennt (§ 10 OWiG).

Was bedeutet eine Verurteilung wegen Bilanzdelikten für das Amt?

Wer wegen vorsätzlich begangener Straftaten nach §§ 283 bis 283d StGB oder nach § 331 HGB verurteilt ist, kann für fünf Jahre ab Rechtskraft nicht Geschäftsführer sein (§ 6 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 GmbHG). Vergleichbare Verurteilungen im Ausland stehen gleich (§ 6 Abs. 2 Satz 4 GmbHG).

Muss ein Geschäftsführer mit Wohnsitz im Ausland den Abschluss auf Deutsch aufstellen?

Ja. Der Jahresabschluss ist in deutscher Sprache und in Euro aufzustellen (§ 244 HGB) und in deutscher Sprache offenzulegen (§ 325 Abs. 1 HGB). Einen Wohnsitz in Deutschland verlangt § 6 GmbHG für das Amt nicht.

Gelten diese Pflichten auch für die Geschäftsführung einer UG?

Ja. Die UG (haftungsbeschränkt) ist eine GmbH mit geringerem Stammkapital (§ 5a Abs. 1 GmbHG); für ihre Geschäftsführer gelten § 41, § 42a und § 43 GmbHG und die Vorschriften des HGB für Kapitalgesellschaften. Erfüllt sie die Merkmale des § 267a HGB, ist sie Kleinstkapitalgesellschaft und darf die Bilanz hinterlegen (§ 326 Abs. 2 HGB).

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

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