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Unterschrift § 245 HGB

Wer muss den Jahresabschluss unterschreiben? Die Unterschrift nach § 245 HGB je Rechtsform

Unterschreiben muss den Jahresabschluss nach § 245 HGB der Kaufmann, und zwar unter Angabe des Datums; gibt es mehrere persönlich haftende Gesellschafter, unterzeichnen sie alle. Bei der GmbH ist die Gesellschaft selbst Kaufmann und handelt durch ihre Geschäftsführer – das Wort „alle“ nennt der Wortlaut nur für persönlich haftende Gesellschafter, nach herrschender Auffassung unterzeichnen bei der GmbH aber sämtliche amtierenden Geschäftsführer. Diese Seite trennt, was im Gesetz steht, von dem, was die herrschende Auffassung daraus ableitet, und spielt einen Geschäftsführerwechsel kurz vor der Aufstellung durch.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand: 2026-11-03

Wer unterschreibt, nach Rechtsform geordnet

Unterzeichnung des Jahresabschlusses nach § 245 HGB
RechtsformWer unterschreibtGrundlageHinweis
Einzelkaufmannder Inhaber§ 245 Satz 1 HGBentfällt, wenn er nach § 241a HGB keinen Abschluss aufstellen muss (§ 242 Abs. 4 HGB)
OHGalle Gesellschafter, weil alle persönlich haften§ 245 Satz 2, § 126 HGBauch Gesellschafter ohne Geschäftsführungsbefugnis
KGalle Komplementäre§ 245 Satz 2, § 161 Abs. 1 HGBKommanditisten haften nur bis zur Haftsumme; ihre Unterschrift verlangt § 245 HGB nicht
GmbH und UGdie Geschäftsführer für die Gesellschaft§ 245 Satz 1 HGB, § 13 Abs. 3, § 35 Abs. 1 GmbHG„alle“ steht nicht im Wortlaut; nach herrschender Auffassung unterzeichnen alle amtierenden Geschäftsführer
GmbH & Co. KGdie Komplementär-GmbH, vertreten durch ihre Geschäftsführer§ 245 Satz 2, § 161 Abs. 1 HGB, § 35 Abs. 1 GmbHGbei mehreren Komplementärinnen unterschreiben alle
GmbH in Liquidationdie Liquidatoren, die den Abschluss aufstellen§ 71 Abs. 1 GmbHGbeim Zeichnen mit Liquidationszusatz (§ 68 Abs. 2 GmbHG)

Was § 245 HGB wörtlich verlangt

Die Vorschrift hat zwei Sätze: Der Jahresabschluss ist vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unterzeichnen; sind mehrere persönlich haftende Gesellschafter vorhanden, haben sie alle zu unterzeichnen. Mehr regelt sie nicht. Sie nennt keinen Ort, sie sagt nicht, auf welches Ereignis sich das Datum bezieht, und sie schreibt nicht vor, auf welcher Seite die Unterschrift steht.

Unterschrieben wird der Jahresabschluss. Das sind Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (§ 242 Abs. 3 HGB); bei Kapitalgesellschaften gehört der Anhang dazu, weil er mit Bilanz und GuV eine Einheit bildet (§ 264 Abs. 1 Satz 1 HGB). Der Lagebericht ist kein Teil des Jahresabschlusses, § 264 Abs. 1 Satz 1 HGB nennt ihn eigens. Ob und wie er unterzeichnet wird, behandelt die Seite zur Unterschrift unter dem Lagebericht.

Kaufmann ist bei der GmbH die Gesellschaft: Sie gilt als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG), und die Vorschriften über Kaufleute gelten für Handelsgesellschaften (§ 6 Abs. 1 HGB). Handeln kann sie nur durch ihre Geschäftsführer (§ 35 Abs. 1 Satz 1 GmbHG). Für stellvertretende Geschäftsführer gelten dieselben Vorschriften (§ 44 GmbHG).

Alle Geschäftsführer? Was offenbleibt und was § 334 HGB nahelegt

Für Kapitalgesellschaften steht das Wort „alle“ nicht in § 245 HGB; Satz 2 bezieht sich nur auf mehrere persönlich haftende Gesellschafter. Auch die Vertretungsregel beantwortet die Frage nicht abschließend: Mehrere Geschäftsführer vertreten nach § 35 Abs. 2 Satz 1 GmbHG gemeinschaftlich, wenn der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt. Ob diese Regel auf die Unterzeichnung passt, sagt das Gesetz nicht.

Einen Anhaltspunkt gibt § 334 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a HGB. Ordnungswidrig handelt danach, wer als Mitglied des vertretungsberechtigten Organs einer Kapitalgesellschaft bei der Aufstellung oder Feststellung des Jahresabschlusses gegen § 245 HGB verstößt. Die Vorschrift spricht jedes Organmitglied an, nicht nur das für Finanzen zuständige. Wer sicher gehen will, lässt deshalb alle Geschäftsführer unterschreiben, die bei der Unterzeichnung im Amt sind – auch bei Einzelvertretungsbefugnis und bei einer Verteilung der Ressorts.

Beispiel: Geschäftsführerwechsel zwischen Stichtag und Aufstellung

Beispiel: kleine GmbH, Geschäftsjahr 2025 gleich Kalenderjahr. Geschäftsführer X wird mit Ablauf des 15. Februar 2026 abberufen, Y und Z sind ab 16. Februar 2026 bestellt. Alle Daten sind angenommen.

X unterschreibt nicht mehr: Nach der Abberufung ist er kein Geschäftsführer und vertritt die Gesellschaft nicht. Y und Z unterzeichnen einen Abschluss für ein Jahr, in dem sie noch nicht im Amt waren. Der Wortlaut des § 245 HGB knüpft an die Unterzeichnung an; eine Amtszeit im abgelaufenen Geschäftsjahr verlangt er nicht. Ob X freiwillig mitunterschreibt, regelt das Gesetz nicht. Sinnvoll ist eine schriftliche Übergabe, in der X festhält, welche Unterlagen und Auskünfte er für die Aufstellung geliefert hat.

Wer wann handelt und unterschreibt
DatumEreignisWer handeltFundstelle
31. Dezember 2025Abschlussstichtag–§ 242 Abs. 1 HGB
15. Februar 2026Abberufung von X wird wirksamGesellschafterversammlung§ 38 Abs. 1, § 46 Nr. 5 GmbHG
16. Februar 2026Y und Z übernehmen; Anmeldung der ÄnderungY und Z§ 39 Abs. 1 GmbHG
20. März 2026Aufstellung und Unterzeichnung des Abschlusses 2025Y und Z, jeweils mit Datum§ 245, § 264 Abs. 1 HGB
10. Juni 2026Feststellung des JahresabschlussesGesellschafter§ 46 Nr. 1, § 42a Abs. 2 GmbHG
bis 31. Dezember 2026Offenlegung mit Angabe des FeststellungsdatumsY und Z§ 325 Abs. 1a, § 328 Abs. 1a HGB

Eigenhändig, qualifiziert signiert oder gescannt: die Formfrage

§ 245 HGB verlangt eine Unterzeichnung, spricht aber nicht ausdrücklich von „schriftlicher Form“. Die Schriftform des § 126 BGB greift, wenn sie „durch Gesetz … vorgeschrieben“ ist, und verlangt dann die eigenhändige Namensunterschrift (§ 126 Abs. 1 BGB). Ob § 245 HGB in diesem Sinn Schriftform vorschreibt, beantwortet das Gesetz nicht ausdrücklich.

Auf der sicheren Seite sind Sie mit zwei Wegen: der eigenhändigen Unterschrift auf dem ausgedruckten Abschluss oder der elektronischen Form mit qualifizierter elektronischer Signatur, die die Schriftform ersetzen kann (§ 126 Abs. 3, § 126a Abs. 1 BGB). Eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur erfüllt die Schriftform nicht, und ein eingefügtes Bild der Unterschrift ist keine eigenhändige Unterschrift.

Bewahren Sie das unterschriebene Exemplar selbst auf. Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse nimmt § 257 Abs. 3 HGB ausdrücklich von der Aufbewahrung als bloße Wiedergabe auf einem Bild- oder Datenträger aus; die Frist beträgt zehn Jahre und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Abschluss festgestellt wurde (§ 257 Abs. 4, 5 HGB).

Fehlende Unterschrift: Bußgeld nach § 334 HGB und was das HGB offenlässt

Bei Kapitalgesellschaften ist ein Verstoß gegen § 245 HGB eine Ordnungswidrigkeit, wenn er bei der Aufstellung oder Feststellung geschieht (§ 334 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a HGB); die Geldbuße beträgt bis zu 50.000 € (§ 334 Abs. 3 Satz 1 HGB). Für die GmbH & Co. KG und andere Gesellschaften im Sinne des § 264a HGB gilt § 334 HGB ebenso (§ 335b Satz 1 HGB). Einzelkaufleute und Personengesellschaften mit einer natürlichen Person als Vollhafter erfasst § 334 HGB nicht.

Welche Folgen eine fehlende Unterschrift für die Wirksamkeit der Feststellung hat, regelt das HGB nicht ausdrücklich. Für die Offenlegung verlangt § 328 Abs. 1a Satz 1 HGB die Angabe des Feststellungsdatums; eine eigenhändige Unterschrift auf der offengelegten Fassung nennt die Vorschrift nicht. Lassen Sie den Abschluss trotzdem unterzeichnen, bevor er festgestellt und offengelegt wird; § 334 HGB knüpft den Verstoß an Aufstellung und Feststellung.

Unterzeichnung im Jahresabschluss-Modul

Im Jahresabschluss-Modul von Jahresabschluss.io gibt es einen eigenen Schritt „Unterzeichnung des Jahresabschlusses“. Er schlägt die hinterlegten Geschäftsführer als Unterzeichnende vor, bei Personengesellschaften alle persönlich haftenden Gesellschafter und bei der GmbH & Co. KG die Rolle „Geschäftsführer/in der Komplementär-GmbH“. Sie tragen Ort und Datum der Unterzeichnung ein und auf Wunsch getrennt davon das Datum des Feststellungsbeschlusses. Die Angaben erscheinen als Signaturblock am Ende von Vorschau und PDF und in der Einreichungsdatei, die Sie selbst beim Unternehmensregister einreichen. Nach der Freigabe lassen sich Datum und Unterzeichner erst wieder ändern, wenn Sie die Freigabe zurücknehmen.

Die eigenhändige Unterschrift leisten Sie auf dem ausgedruckten Abschluss. Das Unterschrift-Modul (49 € pro Monat) arbeitet mit einfachen und fortgeschrittenen elektronischen Signaturen, nicht mit qualifizierten – für den Jahresabschluss ist es daher nicht der sichere Weg. Der erste Jahresabschluss ist kostenlos (einmal je Konto), danach kostet er je nach Größenklasse 250 €, 500 €, 2.500 € oder 5.000 €.

Häufige Fragen

Müssen alle Geschäftsführer den Jahresabschluss unterschreiben?

§ 245 HGB sagt „alle“ nur für mehrere persönlich haftende Gesellschafter. Bei der GmbH unterzeichnet die Gesellschaft als Kaufmann durch ihre Geschäftsführer (§ 35 Abs. 1 GmbHG). Nach herrschender Auffassung unterzeichnen sämtliche amtierenden Geschäftsführer; dafür spricht auch, dass § 334 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a HGB jedes Mitglied des vertretungsberechtigten Organs anspricht.

Welches Datum gehört unter den Jahresabschluss?

§ 245 Satz 1 HGB verlangt die Unterzeichnung „unter Angabe des Datums“, legt aber nicht fest, welches Ereignis das Datum bezeichnet. Tragen Sie den Tag ein, an dem Sie unterschreiben. Das Datum der Feststellung ist eine eigene Angabe, die bei der Offenlegung zu nennen ist (§ 328 Abs. 1a Satz 1 HGB).

Muss ein ausgeschiedener Geschäftsführer noch unterschreiben?

Das Gesetz verlangt es nicht. Nach seiner Abberufung (§ 38 Abs. 1 GmbHG) ist er nicht mehr Geschäftsführer und vertritt die Gesellschaft nicht (§ 35 Abs. 1 GmbHG). Es unterzeichnen die Geschäftsführer, die bei der Unterzeichnung im Amt sind – auch für ein Jahr, in dem sie noch nicht bestellt waren.

Müssen Kommanditisten den Jahresabschluss unterschreiben?

Nein. § 245 Satz 2 HGB verlangt die Unterschrift aller persönlich haftenden Gesellschafter; Kommanditisten haften nur bis zur Höhe ihrer Haftsumme (§ 161 Abs. 1, § 171 Abs. 1 HGB). Bei der GmbH & Co. KG unterzeichnet die Komplementär-GmbH durch ihre Geschäftsführer.

Reicht eine elektronische Unterschrift unter dem Jahresabschluss?

Ob § 245 HGB Schriftform verlangt, sagt das Gesetz nicht ausdrücklich. Sicher ist die eigenhändige Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur, die die Schriftform ersetzen kann (§ 126 Abs. 3, § 126a BGB). Einfache und fortgeschrittene Signaturen erfüllen die Schriftform nicht.

Unterschreibt die Steuerkanzlei den Jahresabschluss?

Nicht nach § 245 HGB: Die Vorschrift verpflichtet den Kaufmann beziehungsweise die persönlich haftenden Gesellschafter. Erstellt eine Kanzlei den Abschluss, stellen ihn trotzdem die gesetzlichen Vertreter auf (§ 264 Abs. 1 HGB) und unterzeichnen ihn.

Was droht, wenn der Jahresabschluss nicht unterschrieben ist?

Bei Kapitalgesellschaften und Gesellschaften nach § 264a HGB ist ein Verstoß gegen § 245 HGB bei Aufstellung oder Feststellung eine Ordnungswidrigkeit mit Geldbuße bis 50.000 € (§ 334 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a, Abs. 3, § 335b HGB). Weitere Rechtsfolgen nennt das HGB nicht ausdrücklich.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

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