Mehrere Gesellschaften in einer Odoo-Datenbank: Abschlüsse im Stapel vorbereiten

Mehrfirmenbetrieb in Odoo: was die Preisseite sagt

Auf der deutschen Preisseite von Odoo (Stand: 19. Oktober 2026) steht „Mehrere Firmen“ in der Liste der Leistungen des Custom-Tarifs. In den häufigen Fragen derselben Seite heißt es zugleich, dass der kostenlose Tarif mit einer einzigen App eine Mehrfirmenumgebung ermöglicht. Welche Bedingungen für Ihre Datenbank gelten, klären Sie am besten anhand Ihres Vertrags oder mit Odoo direkt.

Für die Übernahme der Zahlen per Schnittstelle zählt ein zweiter Punkt derselben Seite: Auch die externe API ist dort beim Custom-Tarif aufgeführt. Wer mehrere Firmen führt und die Saldenlisten automatisch holen möchte, gleicht beides mit seinem Vertrag ab. Ohne Schnittstellenzugang bleibt der Weg über eine exportierte Rohbilanz je Firma, die Sie als Excel-Datei hochladen.

Warum jede Gesellschaft einen eigenen Abschluss braucht

Jede Kapitalgesellschaft ist für sich buchführungs- und abschlusspflichtig. Sie wird nach § 267 HGB eigenständig in eine Größenklasse eingestuft, legt ihren Abschluss selbst beim Unternehmensregister offen und ist ein eigenes Steuersubjekt mit eigener Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung. Dass mehrere Firmen dieselbe Odoo-Datenbank nutzen, ändert daran nichts.

Hier entsteht deshalb für jede Gesellschaft ein Einzelabschluss mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und, wo nötig, Lagebericht. Ein Konzernabschluss nach §§ 290 ff. HGB gehört nicht zu diesem Ablauf, sondern ist ein eigenes Modul Konsolidierung.

Der Weg in der Software: der Mehrfirmen-Import Schritt für Schritt

Sie erreichen ihn unter Integrationen → „Zum Mehrfirmen-Import“.

• Odoo verbinden: einmal Instanz-Adresse, Datenbank, Anmeldename und API-Schlüssel eintragen und die Firmen aus Odoo laden. Ein Zugang genügt für alle Gesellschaften, die dieser Benutzer in Odoo sieht.
• Rechtsform bestätigen: Die Software schlägt sie aus dem Firmennamen vor, etwa aus dem Zusatz GmbH oder UG (haftungsbeschränkt). Übernommen wird sie erst, wenn Sie die Zeile bestätigen.
• Stammdaten prüfen: Das Ende des Wirtschaftsjahres kommt aus Odoo. Die Größenklasse nach § 267 HGB legen Sie je Gesellschaft fest; sie bestimmt den Pflichtumfang und den Preis des Abschlusses.
• Anlegen: Gesellschaften und Geschäftsjahre entstehen im Stapel. Was es hier schon gibt, wird ergänzt, nie doppelt angelegt.
• Saldenlisten holen: Je Gesellschaft und Jahr wird die Saldenliste aus den gebuchten Buchungszeilen gerechnet, mit Eröffnung und Bewegung getrennt. Bereits übernommene Jahre werden übersprungen.
• Zuordnung übertragen: Sie ordnen eine Pilot-Gesellschaft zu und übertragen deren Zuordnung als Vorlage auf die übrigen. Konten, die die Vorlage nicht abdeckt, schlägt die KI je Gesellschaft vor und markiert sie zur Prüfung.

Was einmal und was je Gesellschaft geschieht

Worauf Sie bei mehreren Firmen in Odoo achten sollten

• Einzelne Verbindung mit Firmen-ID: Verbinden Sie eine einzelne Gesellschaft über Gesellschaft → Integrationen → Odoo, gehört die ID der Gesellschaft ins letzte Feld. Bleibt es leer, liest die Verbindung alle Firmen der Datenbank zusammen.
• Konten zwischen den Gesellschaften: Forderungen und Verbindlichkeiten untereinander gehören je nach Beziehung in eigene Bilanzposten, etwa gegenüber verbundenen Unternehmen oder Unternehmen mit Beteiligungsverhältnis (§ 266, § 271 HGB). Führen Sie solche Beträge in Odoo auf eigenen Konten, sonst müssen Sie sie beim Abschluss nachträglich herauslösen.
• Abweichende Wirtschaftsjahre: Endet das Wirtschaftsjahr einer Firma nicht am 31. Dezember, muss das in Odoo hinterlegte Ende stimmen, denn der Import übernimmt es.
• Unternehmergesellschaft: Eine UG (haftungsbeschränkt) bildet nach § 5a Abs. 3 GmbHG eine gesetzliche Rücklage aus einem Viertel des um einen Verlustvortrag geminderten Jahresüberschusses. Das betrifft nur die UG, nicht ihre Schwestergesellschaften.
• Größenklasse je Firma: Jede Gesellschaft wird nach ihren eigenen Zahlen eingestuft, und die Klasse wechselt erst, wenn die Schwellen an zwei Stichtagen in Folge über- oder unterschritten werden (§ 267 Abs. 4 HGB). Eine wachsende Schwestergesellschaft kann so aufsteigen, während die anderen bleiben.

Kosten bei mehreren Gesellschaften

Kostenlos ist der erste Jahresabschluss je Arbeitsbereich, nicht je Gesellschaft. Jeder weitere Abschluss wird nach der Größenklasse der jeweiligen Gesellschaft berechnet, von 250 € bei einer Kleinstkapitalgesellschaft bis 5.000 € bei einer großen; dazwischen liegen 500 € für kleine und 2.500 € für mittelgroße Gesellschaften.

Die E-Bilanz kostet 20 € je Gesellschaft und Wirtschaftsjahr. Körperschaft- und Gewerbesteuererklärungen erstellen und prüfen Sie kostenlos; für den Direktversand über ELSTER fallen 50 € je Erklärung an. Ein Beispiel: Vier Kleinstkapitalgesellschaften in einem Arbeitsbereich kosten für die Abschlüsse dreimal 250 €, also 750 €, dazu viermal 20 € für die E-Bilanzen.

Häufige Fragen

Brauche ich für jede Odoo-Firma einen eigenen API-Schlüssel?

Nein. Für den Mehrfirmen-Import genügt ein Zugang zur Odoo-Datenbank. Der Benutzer, zu dem der Schlüssel gehört, muss in Odoo allerdings Zugriff auf alle Firmen haben, die übernommen werden sollen; Firmen, die er nicht sieht, erscheinen auch nicht in der Liste. Einen zweiten Schlüssel brauchen Sie nur, wenn Sie das bewusst trennen möchten.

Wird die Rechtsform automatisch übernommen?

Vorgeschlagen ja, übernommen erst nach Ihrer Bestätigung. Die Software leitet die Rechtsform aus dem Firmennamen ab, zum Beispiel aus der Endung GmbH, und zeigt den Vorschlag je Zeile. Erst wenn Sie bestätigen, wird die Gesellschaft so angelegt, denn die Rechtsform bestimmt den Inhalt von Bilanz und Anhang mit.

Was geschieht, wenn eine Gesellschaft hier schon angelegt ist?

Sie wird ergänzt, nicht doppelt angelegt. Das gilt auch für Geschäftsjahre und Saldenlisten: Jahre, für die bereits eine Saldenliste übernommen wurde, überspringt der Import. Sie können den Import daher auch dann nutzen, wenn einzelne Gesellschaften schon früher von Hand angelegt wurden.

Wie funktioniert die Vorlage für die Kontenzuordnung?

Sie wählen eine Gesellschaft mit übernommener Saldenliste als Pilot, prüfen dort die Vorschläge der KI und korrigieren sie, wo nötig. Diese Zuordnung übertragen Sie anschließend auf die übrigen Gesellschaften. Nur Konten, die in der Vorlage fehlen, durchlaufen dort noch die KI und bleiben zur Prüfung markiert.

Was kostet der Abschluss für zehn Gesellschaften?

Der erste Abschluss im Arbeitsbereich ist kostenlos, die übrigen neun kosten je nach Größenklasse. Sind alle zehn Kleinstkapitalgesellschaften, ergibt das 2.250 €. Dazu kommen zehn E-Bilanzen zu je 20 € und, falls Sie die Erklärungen direkt senden, 50 € je Körperschaft- oder Gewerbesteuererklärung.

Ist der Mehrfirmenbetrieb im kostenlosen Odoo-Tarif erlaubt?

Die Preisseite von Odoo nennt beides: „Mehrere Firmen“ in der Leistungsliste des Custom-Tarifs und in den häufigen Fragen eine Mehrfirmenumgebung auch im kostenlosen Tarif mit einer App (Stand: 19. Oktober 2026). Welche Regel für Ihre Datenbank gilt, klären Sie mit Odoo oder Ihrem Odoo-Partner.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• Odoo-Preisseite Deutschland (Custom-Tarif: Mehrere Firmen, externe API; FAQ zum Gratis-Tarif) — abgerufen am 19.10.2026
• Odoo-Dokumentation 19.0 (deutsch): Kontenplan, Rohbilanz — abgerufen am 19.10.2026