Stundensatz berechnen: warum die produktiven Stunden zählen

Schritt 1: die produktiven Stunden ermitteln

Von der Bruttojahresarbeitszeit bleiben nach Abzug von Fehlzeiten und unproduktiven Zeiten die verkaufbaren Stunden übrig. Für einen Vollzeit-Mitarbeiter mit 8-Stunden-Tag:

• 365 Kalendertage − 104 Wochenendtage − 11 Feiertage = 250 Arbeitstage.
• 250 − 30 Urlaubstage − 8 Krankheitstage − 2 Fortbildungstage = 210 Anwesenheitstage.
• 210 Anwesenheitstage × 8 Stunden = 1.680 Anwesenheitsstunden.
• − 280 unproduktive Stunden (Fahrten, Rüsten, Lager, Angebote, interne Arbeiten) = 1.400 produktive Stunden.
• Nur diese 1.400 Stunden lassen sich einem Kunden in Rechnung stellen – nicht die 2.080 Stunden der reinen Jahresarbeitszeit.

Schritt 2: die Selbstkosten je Mitarbeiter

Auf die produktiven Stunden müssen alle Kosten des Betriebs umgelegt werden, die dieser Mitarbeiter verursacht oder mitträgt:

• Bruttojahreslohn (Beispiel: ein Geselle): 45.000 €.
• + Arbeitgeber-Sozialabgaben rund 20 %: 9.000 € → Personalkosten 54.000 €.
• + anteilige Gemeinkosten (Werkstatt, Fahrzeug, Werkzeug, Verwaltung, Versicherungen, kalkulatorischer Unternehmerlohn und Zinsen): 30.000 €.
• = Selbstkosten je Mitarbeiter und Jahr: 84.000 €.

Schritt 3: kostendeckender Stundensatz plus Gewinn

Der kostendeckende Stundensatz ist die einfache Division aus Selbstkosten und produktiven Stunden: 84.000 € ÷ 1.400 Stunden = 60,00 € je Stunde. Zu diesem Satz arbeitet der Betrieb genau kostendeckend, ohne einen Cent Gewinn.

Auf die Selbstkosten kommt ein Gewinnzuschlag – im Beispiel 12 %: 60,00 € × 1,12 = 67,20 € je Stunde. Das ist der Netto-Angebotsstundensatz. Zuzüglich 19 % Umsatzsteuer ergibt sich ein Brutto-Stundensatz von 67,20 € × 1,19 = rund 79,97 € – der Betrag, den ein Privatkunde auf der Rechnung sieht. Prüfen Sie zum Schluss den Marktvergleich: Liegt der ermittelte Satz deutlich über oder unter dem regional Üblichen, stimmen meist die Gemeinkosten oder die produktiven Stunden nicht.

Der häufigste Fehler: mit 2.080 Stunden rechnen

Wer die Selbstkosten von 84.000 € durch die vollen 2.080 Jahresstunden teilt, kommt auf 84.000 € ÷ 2.080 = 40,38 € je Stunde – scheinbar ein wettbewerbsfähiger Preis. Tatsächlich lassen sich aber nur 1.400 Stunden verkaufen. Bei 40,38 € je Stunde nimmt der Betrieb über das Jahr 40,38 € × 1.400 = rund 56.500 € ein, obwohl 84.000 € Kosten anfallen. Es fehlen rund 27.500 € – genau der Betrag der Gemeinkosten, der nie erwirtschaftet wird.

Der Unterschied zwischen falschem und richtigem Satz beträgt 60,00 € − 40,38 € = 19,62 € je Stunde. Auf 1.400 produktive Stunden gerechnet sind das rund 27.500 € Unterdeckung im Jahr – pro Mitarbeiter. Deshalb ist die saubere Ermittlung der produktiven Stunden der wichtigste Schritt der ganzen Rechnung.

Woher die Zahlen kommen

Die Selbstkosten dieser Rechnung stehen in Ihrer Buchhaltung: Personalkosten, Raum- und Fahrzeugkosten, Abschreibungen, Versicherungen und Verwaltungskosten liefert die BWA, der Konten-Drilldown zeigt jede Position bis zum Beleg. Die Personalplanung im Modul Finanzplanung rechnet Bruttolohn und Arbeitgeber-Nebenkosten je Mitarbeiter zusammen.

Ein fertiges Stundensatz-Modul, das den Satz automatisch ausspuckt, gibt es bei uns bewusst nicht – die Rechnung hängt zu stark von Ihren individuellen Fehlzeiten und Gemeinkosten ab, als dass eine Pauschale sinnvoll wäre. Was die Software liefert, sind die belastbaren Ist-Zahlen (Buchhaltung, 50 € je Nutzer und Monat, zwei Monate gratis) und die Plan-Zahlen für kommende Jahre (Finanzplanung, 14 Tage kostenlos testbar). Den Stundensatz bilden Sie daraus mit den Schritten dieser Seite.

Häufige Fragen

Warum nicht mit 2.080 Stunden rechnen?

2.080 Stunden sind die reine Jahresarbeitszeit (52 Wochen × 40 Stunden). Davon gehen Urlaub, Krankheit, Fortbildung sowie unproduktive Zeiten wie Fahrten, Rüsten und Angebotserstellung ab. Verkaufbar bleiben meist nur 1.300 bis 1.500 Stunden. Wer mit 2.080 rechnet, verteilt seine Kosten auf zu viele Stunden und setzt den Satz zu niedrig an.

Welche Gemeinkosten gehören in den Stundensatz?

Alle Kosten, die nicht direkt als Material oder Fremdleistung in den Auftrag fließen: Werkstatt- und Raumkosten, Fahrzeuge, Werkzeug und Maschinen, Verwaltung, Versicherungen, Software sowie kalkulatorische Kosten wie ein Unternehmerlohn und Zinsen. Im Beispiel sind das 30.000 € je produktivem Mitarbeiter und Jahr.

Wie hoch sollte der Gewinnzuschlag sein?

Das entscheidet der Betrieb. Üblich sind im Handwerk je nach Branche und Marktlage 5 bis 15 %. Im Beispiel führen 12 % von 60,00 € Selbstkosten zu einem Netto-Stundensatz von 67,20 €. Der Zuschlag muss das unternehmerische Risiko und Investitionen abdecken, nicht nur die laufenden Kosten.

Gilt die Rechnung auch für Dienstleister?

Ja. Ob Handwerk, Beratung oder Agentur – das Prinzip ist identisch: produktive (verkaufbare) Stunden ermitteln, Selbstkosten je Mitarbeiter darauf umlegen, Gewinnzuschlag ergänzen. Bei reinen Dienstleistern ist der unproduktive Anteil oft sogar höher, weil Akquise, Verwaltung und Weiterbildung mehr Zeit binden.

Rechnet die Software den Stundensatz aus?

Ein eigenes Stundensatz-Modul gibt es nicht. Die Buchhaltung liefert die Selbstkosten (BWA, Konten-Drilldown), die Personalplanung der Finanzplanung die Personalkosten je Mitarbeiter inklusive Arbeitgeber-Nebenkosten. Den Satz bilden Sie mit den Schritten dieser Seite aus diesen Zahlen.