Buchhaltung für HERO-Nutzer ohne doppelten Rechnungsexport

Aus einer HERO-Rechnung wird ein regulärer Ausgangsbeleg

Der entscheidende Unterschied zu einem bloßen Dateiordner ist die fachliche Weiterverarbeitung. Ein importiertes Dokument wird in den üblichen Buchhaltungsprozess eingeordnet.

Rechnungsnummer, Belegdatum, Kunde, Beträge und PDF bilden die nachvollziehbare Grundlage. Danach greifen dieselben Kontierungs-, Steuer- und Prüfregeln wie bei anderen Ausgangsbelegen. Der offene Posten zeigt, welcher Betrag noch aussteht. Bei einer Gutschrift oder Rückzahlung wird nicht so getan, als handle es sich um eine neue normale Rechnung; der Vorgang muss zur wirtschaftlichen Wirkung passen.

Die Synchronisierung ist wiederholbar. Sie sucht ungefähr alle 15 Minuten nach neuen relevanten Dokumenten und dedupliziert bereits bekannte Belege. Damit führt ein technischer Wiederholungsversuch nicht automatisch zu einer doppelten Forderung. Auffälligkeiten bleiben prüfbar, statt durch stilles Überschreiben verborgen zu werden.

Was HERO liefert – und was zusätzlich in die Buchhaltung gehört

HERO liefert die dort ausgestellten Ausgangsdokumente. Eine vollständige Buchführung verlangt weitere Datenquellen, die nicht aus einem Kundenprojekt abgeleitet werden können.

Offene Posten und Zahlungsstatus ohne Medienbruch

Nach dem Import wird die Forderung im normalen Offene-Posten-Bestand geführt. Bankbewegungen können der Rechnung vollständig oder teilweise zugeordnet werden.

• Eine vollständige Zahlung schließt den offenen Posten und kann als bezahlt an das zugehörige HERO-Projekt zurückgemeldet werden.
• Bei einer Teilzahlung bleibt der Restbetrag offen; der Zustand teilbezahlt wird zurückgespielt, ohne die ursprüngliche HERO-Rechnung zu verändern.
• Erstattungen und Rückzahlungen werden als eigener Zahlungszustand berücksichtigt und an das Projekt gemeldet, statt eine Zahlung nur optisch zu löschen.
• Skonto, Differenzen, Sammelzahlungen und Gutschriften erfordern eine nachvollziehbare Zuordnung in der Buchhaltung; die Projektansicht bleibt die operative Rückmeldung.
• Die Rückmeldung ist kein Rechnungseditor. Angebote, Aufträge und Rechnungsinhalte in HERO bleiben unberührt.

Von der laufenden Buchhaltung zu Steuer und Abschluss

Das verbundene Kontenwerk kann anschließend ohne erneuten Systemwechsel in die weiteren Rechnungswesenprozesse einfließen.

Aktivierung für den richtigen Workspace

Die direkte API-Anbindung ist verfügbar, aber workspace-gated. Das schützt vor einer versehentlichen Verbindung mit dem falschen Mandanten und schafft einen sauberen Übergang von bisherigen Exporten.

• Über die Anfrage nennen Sie Workspace, HERO-Umgebung und gewünschten Importbeginn.
• Vor dem Start wird geklärt, ob ältere Rechnungen nachgezogen oder nur neue Dokumente ab einem Stichtag übernommen werden.
• Die erste Stichprobe prüft Dokumenttyp, PDF, Beträge, offene Posten und Projektbezug.
• Die Verbindung ist nicht automatisch für jeden HERO-Nutzer sofort freigeschaltet; HERO-Zugang und vereinbarter Umfang müssen passen.
• Bei einem bestehenden Steuerberaterprozess wird festgelegt, wer prüft, freigibt und welche Daten oder Exporte weiterhin benötigt werden.

Die fachliche Grenze bleibt sichtbar

Automatischer Import bedeutet nicht automatische Richtigkeit jedes steuerlichen Sachverhalts. Leistungszeitpunkt, Steuersatz, Reverse Charge, Bauleistungen, Schlussrechnungen, uneinbringliche Forderungen oder private Nutzung können eine Einordnung erfordern. jahresabschluss.io unterstützt die Verarbeitung und Prüfung, ersetzt aber keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. HERO bleibt für Projekt, Angebot, Auftrag und Rechnungsentstehung maßgeblich; das angebundene Rechnungswesen übernimmt die nachgelagerten Buchungen. So ist jederzeit erkennbar, welches System welche Wahrheit verantwortet.

Häufige Fragen

Muss ich HERO-Rechnungen noch als PDF hochladen?

Nach der Freischaltung grundsätzlich nicht für die unterstützten Dokumenttypen. Rechnungen, Abschlagsrechnungen und Gutschriften werden samt PDF ungefähr alle 15 Minuten über die direkte API-Verbindung abgeholt und dedupliziert. Sonderfälle oder Dokumente außerhalb des Umfangs können weiterhin eine andere Übergabe brauchen.

Werden Angebote oder Aufträge gebucht?

Nein. Angebote und Aufträge bleiben operative Vorgänge in HERO und werden von der Anbindung nicht verändert. Erst die in HERO ausgestellten Rechnungsdokumente gehen in den normalen Ausgangsbeleg- und Offene-Posten-Prozess. Die Verbindung erstellt oder ändert keine Rechnung in HERO.

Wie erfährt HERO von einer Zahlung?

Wird ein offener Posten in der Buchhaltung einer Bankbewegung zugeordnet, kann der Zustand bezahlt oder teilbezahlt an das zugehörige HERO-Projekt zurückgemeldet werden. Auch eine Erstattung beziehungsweise Rückzahlung wird als Status berücksichtigt. Rechnungsinhalt und Projektführung bleiben dennoch in HERO.

Reicht der HERO-Import für den Jahresabschluss?

Nein, nicht allein. Für den HGB-Jahresabschluss und eine E-Bilanz müssen auch Eingangsbelege, Bank, Kasse, Anlagen, Löhne, Abgrenzungen und weitere Sachverhalte vollständig sein. Der HERO-Import beseitigt den Medienbruch bei Ausgangsrechnungen; er ersetzt nicht die übrige Buchführung.

Welche Steuern kann ich danach bearbeiten?

Auf dem vollständigen Kontenwerk können unterstützte Umsatzsteuerprozesse sowie je nach Rechtsform und Fall Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer aufbauen. Umfang und Pflichten hängen vom konkreten Unternehmen und Zeitraum ab. Die Anwendung ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung.

Warum muss die Anbindung angefragt werden?

Die direkte API-Verbindung wird gezielt für den richtigen Workspace aktiviert. Dabei werden Berechtigung, Stichtag und Datenumfang geklärt. Das verhindert Doppelimporte und falsche Mandantenzuordnungen; eine universelle sofortige Verfügbarkeit in allen HERO-Konstellationen wird nicht behauptet.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• HERO: Finanzen und Buchhaltung im Handwerk
• HERO: Rechnungsprogramm für Handwerker
• HERO: Schnittstellen der Handwerkersoftware
• § 18 UStG – Besteuerungsverfahren
• § 242 HGB – Aufstellungspflicht

HERO-Rechnungen in die Buchhaltung übernehmen

Lassen Sie Ihren Workspace freischalten und starten Sie mit einer kontrollierten Übernahme in Ausgangsbelege und offene Posten.