Automatischer HERO-Rechnungsimport

HERO-Rechnungen automatisch und dedupliziert buchen

Der automatische Import beseitigt einen alltäglichen Medienbruch: In HERO ausgestellte Dokumente müssen nicht erst heruntergeladen, umbenannt und in einer zweiten Software erneut erfasst werden. Nach angefragter Freischaltung des richtigen Workspaces ruft die direkte API-Verbindung Rechnungen, Abschlagsrechnungen und Gutschriften samt PDF ungefähr alle 15 Minuten ab. Bereits verarbeitete Dokumente werden dedupliziert. Neue Belege gelangen in den normalen Ausgangsbeleg- und Offene-Posten-Prozess von jahresabschluss.io und bilden dort zusammen mit weiteren Quellen die Buchhaltung. Diese kann anschließend unterstützte Steuern, E-Bilanz und HGB-Jahresabschluss tragen. HERO bleibt für Projekt, Angebot, Auftrag und Rechnungsinhalt maßgeblich; die Anbindung erstellt oder verändert keine Rechnung in HERO.

Stand: 2026-09-01

Direkte HERO-API-Anbindung · Freischaltung für Ihren Arbeitsbereich auf Anfrage

Der Importablauf in fünf fachlichen Schritten

Automatisch bedeutet hier wiederholbar und kontrolliert, nicht unsichtbar. Jeder Schritt hat eine klare Aufgabe.

  • Abruf: Die Verbindung fragt ungefähr alle 15 Minuten die unterstützten HERO-Dokumente für den freigeschalteten Workspace ab.
  • Erkennung: Dokumentart, stabile Referenz und vorhandener Importstatus werden geprüft, damit eine Wiederholung dedupliziert werden kann.
  • Beleg: Rechnungsdaten und PDF werden gemeinsam als Nachweis in den normalen Ausgangsbelegprozess übernommen.
  • Forderung: Der Beleg erzeugt entsprechend seiner wirtschaftlichen Wirkung einen offenen Posten oder eine Korrektur im regulären Ablauf.
  • Prüfung: Kontierung, Steuerkennzeichen, Kunde und Ausnahmehinweise werden kontrolliert, bevor weitere Steuer- oder Abschlussprozesse darauf aufbauen.

Rechnung, Abschlagsrechnung und Gutschrift unterscheiden

Die drei Dokumenttypen dürfen nicht wie austauschbare PDFs behandelt werden, weil sie unterschiedliche Bezüge und Buchungswirkungen haben können.

Rechnung

Die normale Ausgangsrechnung dokumentiert die abgerechnete Leistung und begründet regelmäßig eine Forderung. Belegdatum, Leistungsbezug, Betrag und Steuer werden im Buchhaltungsprozess plausibilisiert.

Abschlagsrechnung

Bei längeren Handwerksprojekten bildet sie eine Zahlung oder Abrechnung vor der Schlussrechnung ab. Kumulierung, bereits geleistete Abschläge und spätere Schlussabrechnung müssen zusammenpassen, damit Erlös und Steuer nicht doppelt wirken.

Gutschrift

Eine Gutschrift oder Rechnungskorrektur mindert oder korrigiert einen ursprünglichen Vorgang. Sie braucht einen nachvollziehbaren Bezug und darf nicht als zusätzliche positive Kundenforderung importiert werden.

Deduplizierung schützt vor doppelten Forderungen

Regelmäßige API-Läufe müssen gefahrlos wiederholt werden können. Genau dafür ist der Import dedupliziert.

Eine zeitweilige Unterbrechung kann dazu führen, dass ein Dokument im nächsten Lauf erneut angeboten wird. Die Verbindung prüft, ob es für denselben Workspace bereits verarbeitet wurde, bevor ein weiterer Ausgangsbeleg entsteht. Das reduziert das Risiko doppelter Erlöse und offener Posten erheblich.

Deduplizierung ist dennoch kein Freibrief für ungeprüfte Stammdaten. Bei der ersten Aktivierung werden Rechnungsnummer, Dokumentart, Betrag, PDF und Projektbezug stichprobenartig verglichen. Fachlich echte Korrekturdokumente müssen als neue Vorgänge verarbeitet werden können und dürfen nicht fälschlich als Dublette verschwinden.

Was die Automatik ausdrücklich nicht tut

Die enge Schreibgrenze hält das operative System stabil und verhindert konkurrierende Rechnungsstände.

  • Sie importiert oder bearbeitet keine Angebote und wandelt kein Angebot in einen Auftrag um.
  • Sie verändert keine Aufträge, Projektpositionen oder operativen Prozessschritte in HERO.
  • Sie erstellt keine Rechnungen, Abschlagsrechnungen oder Gutschriften in HERO.
  • Sie korrigiert keine Adresse, Position, Steuerangabe oder Summe einer bestehenden HERO-Rechnung.
  • Sie meldet lediglich vorgesehene Zahlungszustände zurück: bezahlt, teilbezahlt oder Erstattung beziehungsweise Rückzahlung zum zugehörigen Projekt.

Automatischer Beleg, vollständige Buchhaltung

Nach dem Import beginnt die eigentliche Rechnungswesenarbeit. Eingangsrechnungen, Bank, Kasse, Anlagen, Löhne und andere Geschäftsvorfälle werden ergänzt. Offene Posten werden mit Zahlungen abgeglichen, Konten und Steuerkennzeichen geprüft und Perioden abgestimmt. Erst diese vollständige Basis erlaubt unterstützte Umsatzsteuer-, Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuerprozesse. Für bilanzierende Unternehmen folgen HGB-Jahresabschluss und E-Bilanz. Die Aussage lautet daher nicht, dass alle Buchhaltung aus HERO kommt, sondern dass die dort ausgestellten Ausgangsbelege ohne manuellen Doppelweg in die vollständige Suite gelangen.

Workspace-Freischaltung und Startstichtag

Die direkte API-Verbindung ist nach Anfrage für den konkreten Workspace verfügbar und nicht automatisch in jedem HERO-Konto sofort aktiv. Vor dem Start werden Berechtigung, Importstichtag und bisherige Exporte geklärt. Ein zu früher Stichtag könnte bereits gebuchte Rechnungen doppelt zuführen; ein zu später erzeugt eine Lücke. Nach einem kontrollierten Testlauf wird der regelmäßige Import überwacht. Die Software unterstützt den Prozess, ersetzt aber keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung und keine fachliche Freigabe auffälliger Belege.

Häufige Fragen

Wie oft werden neue HERO-Rechnungen abgeholt?

Ungefähr alle 15 Minuten sucht die direkte API-Verbindung nach neuen unterstützten Dokumenten. Das ist ein regelmäßiger Abruf, keine sekundengenaue Aktualisierungszusage. Nach einer Störung kann ein späterer Lauf wiederholen; die Deduplizierung verhindert regulär einen zweiten Import desselben Dokuments.

Welche Dokumentarten werden automatisch übernommen?

Rechnungen, Abschlagsrechnungen und Gutschriften werden jeweils samt PDF übernommen. Sie gelangen in den normalen Ausgangsbeleg- und Offene-Posten-Prozess. Angebote und Aufträge gehören nicht zum Umfang und bleiben in HERO unangetastet.

Bucht die Anbindung ohne jede Prüfung?

Sie automatisiert Transport, Erkennung und Einordnung in den Belegprozess. Kontierung, Steuerkennzeichen und fachliche Ausnahmen bleiben prüfbar. Gerade Abschläge, Schlussrechnungen, Gutschriften oder besondere Umsatzsteuerfälle können eine verantwortliche Freigabe benötigen.

Werden Rechnungen in HERO durch die Buchhaltung geändert?

Nein. jahresabschluss.io erstellt und verändert keine Rechnung in HERO. HERO bleibt Quelle des Dokuments. Aus der Buchhaltung werden nur Zahlungszustände wie bezahlt, teilbezahlt oder Erstattung beziehungsweise Rückzahlung an das zugehörige Projekt gemeldet.

Reicht der automatische Import für Steuern und Jahresabschluss?

Er liefert die HERO-Ausgangsbelege zuverlässig. Für unterstützte Steuern, E-Bilanz und HGB-Jahresabschluss müssen zusätzlich Eingangsbelege, Bank, Kasse, Anlagen, Lohn und Abschlussinformationen vollständig sein. Die Suite führt diese Quellen zusammen.

Kann ich den Import selbst sofort aktivieren?

Die direkte Verbindung ist workspace-gated. Sie fragen die HERO-Anbindung an; danach werden Zugang, Zuordnung, Stichtag und Testumfang geklärt. Eine universelle sofortige Verfügbarkeit in jedem HERO-Plan oder Konto wird nicht behauptet.

Quellen und Rechtsstand

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Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.