Direkte HERO-Schnittstelle

So funktioniert die direkte HERO-Schnittstelle zur Buchhaltung

Die HERO-Schnittstelle zu jahresabschluss.io ist kein angekündigter Wunsch, sondern eine reale direkte API-Verbindung. Sie steht nach angefragter Freischaltung für den jeweiligen Workspace zur Verfügung. Nach der Autorisierung liest sie Rechnungen, Abschlagsrechnungen und Gutschriften samt PDF ungefähr alle 15 Minuten aus HERO, erkennt bereits übernommene Dokumente und leitet neue Belege in den regulären Ausgangsbeleg- und Offene-Posten-Prozess. In Gegenrichtung meldet sie Zahlungszustände wie bezahlt, teilbezahlt oder Erstattung beziehungsweise Rückzahlung an das zugehörige HERO-Projekt. Angebote und Aufträge bleiben unangetastet; die Verbindung legt in HERO keine Rechnungen an und verändert keine vorhandenen Rechnungen.

Stand: 2026-09-01

Direkte HERO-API-Anbindung · Freischaltung für Ihren Arbeitsbereich auf Anfrage

Die Datenrichtung auf einen Blick

Eine belastbare Integration beginnt mit einer eindeutigen Richtung. Dokumente kommen aus HERO; buchhalterisch ermittelte Zahlungszustände gehen als Rückmeldung an das Projekt zurück.

HERO zu jahresabschluss.io

Unterstützte ausgestellte Dokumente – Rechnung, Abschlagsrechnung und Gutschrift – werden mit ihren Daten und dem PDF abgeholt. HERO bleibt das führende System für den Ursprung, die Projektzuordnung und den Inhalt dieser Dokumente.

Innerhalb der Buchhaltung

Der Import erzeugt einen normalen Ausgangsbeleg und führt die Forderungswirkung im Offene-Posten-Bestand. Kontierung, Steuerprüfung, Bankzuordnung und Abschlusslogik laufen damit nicht in einer separaten Integrationsbox, sondern im Standardprozess.

Buchhaltung zu HERO

Ist eine Forderung vollständig oder teilweise ausgeglichen oder entsteht eine Erstattung beziehungsweise Rückzahlung, wird der entsprechende Zustand zum HERO-Projekt gemeldet. Die Rückmeldung ändert nicht die Rechnungspositionen und erzeugt kein neues Dokument.

Abruf alle 15 Minuten und Deduplizierung

Der regelmäßige Abruf verbindet zeitnahe Verarbeitung mit einem kontrollierbaren Synchronisationsmodell. Er ist als verlässlicher 15-Minuten-Takt ausgelegt.

Ungefähr alle 15 Minuten prüft die Verbindung, ob in HERO neue unterstützte Rechnungsdokumente bereitstehen. Dadurch erscheinen neue Belege zeitnah in der Buchhaltung, ohne dass Mitarbeitende einen Export anstoßen müssen. Abhängig von Autorisierung, Erreichbarkeit und Verarbeitung kann ein einzelner Lauf später abgeschlossen werden; der nächste Lauf kann fehlende Arbeit nachholen.

Wiederholung ist eingeplant. Die Integration speichert eine stabile Zuordnung und dedupliziert Dokumente, bevor sie einen weiteren Ausgangsbeleg anlegt. Das schützt vor typischen Doppelungen nach Retry, kurzzeitiger Störung oder erneutem Abruf. Deduplizierung ersetzt dennoch keine fachliche Prüfung: Rechnungsnummer, Betrag, Dokumentart und Projektbezug müssen bei der Einrichtung stichprobenartig verifiziert werden.

Bewusst nicht im Schreibumfang

Die eng gefasste Systemgrenze reduziert Konflikte zwischen Handwerksprozess und Rechnungswesen. Die Schnittstelle ist kein zweiter Dokumenteneditor für HERO.

  • Angebote werden weder importiert, umgeschrieben noch in Rechnungen umgewandelt.
  • Aufträge und deren operative Statusführung bleiben vollständig in HERO.
  • In HERO werden durch jahresabschluss.io keine Rechnungen, Abschlagsrechnungen oder Gutschriften erstellt.
  • Vorhandene Rechnungsinhalte, Positionen, Adressen und Beträge werden in HERO nicht verändert.
  • Eine Korrektur beginnt deshalb im führenden HERO-Prozess; die buchhalterische Folge wird anschließend nachvollziehbar verarbeitet, statt zwei Wahrheiten zu erzeugen.

Warum der Workspace vorab freigeschaltet wird

Direkter API-Zugang ist sicherheits- und mandantenbezogen. Die Freischaltung auf Anfrage schafft eine kontrollierte Verbindung statt einer pauschalen Aktivierung.

  • Workspace und HERO-Umgebung werden eindeutig einander zugeordnet.
  • Für die Autorisierung benötigen Sie einen GraphQL-API-Schlüssel, den der Kontoinhaber beim HERO-Support anfordert und anschließend geschützt für die Verbindung hinterlegt.
  • Berechtigungen und der gewünschte Importbeginn werden geprüft, bevor Daten fließen.
  • Ein Stichtag verhindert, dass ein bisheriger Kanzlei- oder PDF-Export und die API denselben Zeitraum doppelt beliefern.
  • Eine Testmenge deckt Rechnung, Abschlagsrechnung, Gutschrift und PDF sowie den offenen Posten ab.
  • Die direkte Verbindung ist nach Enablement verfügbar; eine sofortige Verfügbarkeit für jeden HERO-Nutzer, Plan oder Sonderfall wird nicht zugesichert.

Was nach der technischen Verbindung fachlich folgt

Die API löst den Transport der HERO-Ausgangsdokumente. Die Accounting-Suite ergänzt daraus kein erfundenes Gesamtbild, sondern führt die übrigen Datenquellen kontrolliert zusammen.

Vollständige Buchhaltung

Eingangsrechnungen, Bank, Kasse, Anlagen, Löhne und sonstige Sachverhalte werden zusätzlich erfasst. Danach lassen sich Debitoren, Steuerkonten und Bank abstimmen. Der HERO-Import ist ein verlässlicher Baustein, nicht die Behauptung, alle Buchhaltung stamme aus HERO.

Unterstützte Steuern

Aus gebuchten und geprüften Daten können Umsatzsteuerprozesse sowie abhängig von Rechtsform und Sachverhalt Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer bearbeitet werden. Die konkrete Erklärung braucht die vollständige Datenbasis und Freigabe.

E-Bilanz und Jahresabschluss

Für bilanzierende Betriebe folgen steuerliche Überleitung und Taxonomie für die E-Bilanz sowie Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und gegebenenfalls Anhang nach HGB. Diese Ergebnisse werden nicht direkt aus einem HERO-Projekt generiert.

Betrieb, Kontrolle und Beratung

Eine Integration sollte auch nach der Einrichtung beobachtbar bleiben. Sinnvoll sind regelmäßige Kontrollen auf letzte erfolgreiche Synchronisierung, Anzahl neuer Dokumente, Dublettenhinweise und nicht zuordenbare Zahlungsrückmeldungen. Nutzer prüfen fachliche Ausnahmen, bevor Meldungen oder Abschlüsse freigegeben werden. Die Software unterstützt die Verarbeitung, ersetzt jedoch keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. HERO ist die Marke und Software des jeweiligen Rechteinhabers; jahresabschluss.io beschreibt als unabhängiger Anbieter eine kompatible API-Verbindung und behauptet damit keine offizielle Partnerschaft oder Zertifizierung.

Häufige Fragen

Ist die HERO-Schnittstelle wirklich direkt?

Ja. Die Dokumente werden über eine direkte API-Verbindung und nicht über einen manuellen CSV- oder PDF-Export abgeholt. Die Verbindung muss allerdings für den konkreten Workspace angefragt und freigeschaltet werden; sie ist nicht pauschal in jedem HERO-Konto sofort aktiv.

Wie schnell erscheint eine neue Rechnung?

Der Abruf läuft ungefähr alle 15 Minuten. Das ist eine regelmäßige Synchronisierung, keine Zusage sekundengenauer Aktualisierung. Bei einer vorübergehenden Störung kann ein nachfolgender Lauf die Übernahme wiederholen; die Deduplizierung verhindert dabei regulär einen doppelten Beleg.

Welche Belege umfasst die Verbindung?

Sie übernimmt Rechnungen, Abschlagsrechnungen und Gutschriften jeweils samt PDF. Danach werden sie als normale Ausgangsbelege und offene Posten verarbeitet. Angebote und Aufträge gehören nicht zum Importumfang, und die Schnittstelle erstellt oder ändert keine Rechnung in HERO.

Welche Informationen fließen zurück nach HERO?

Zurückgemeldet werden Zahlungszustände zum zugehörigen Projekt, insbesondere bezahlt, teilbezahlt sowie Erstattung beziehungsweise Rückzahlung. Die Rückmeldung dient dem operativen Überblick. Sie schreibt keine Positionen um und ersetzt keine Rechnung in HERO.

Überträgt die API auch E-Bilanz und Steuererklärungen an HERO?

Nein. E-Bilanz, unterstützte Steuerprozesse und HGB-Jahresabschluss laufen nachgelagert in jahresabschluss.io. HERO liefert die relevanten Ausgangsbelege. Weitere Buchhaltungsdaten werden ergänzt; Abschluss- oder Steuerergebnisse werden nicht als HERO-Rechnungsdaten behandelt.

Was muss vor der Aktivierung entschieden werden?

Wichtig sind der richtige Workspace, Zugriffsberechtigung, Importstichtag und Umgang mit bereits exportierten Zeiträumen. Außerdem sollte feststehen, wer Buchungen prüft und wer Steuer- oder Abschlussfreigaben übernimmt. Individuelle Beratung wird durch die technische Verbindung nicht ersetzt.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Direkte HERO-API für Ihren Workspace aktivieren

Klären Sie Berechtigung, Importstichtag und Testlauf für eine kontrollierte Verbindung ohne doppelte Rechnungspflege.

HERO-Anbindung anfragen Buchhaltung im Detail

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.