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Anlagen und Abschreibung

Lexware Office Anlagenverzeichnis: von der monatlichen AfA zum Anlagenspiegel

Lexware Office führt in den Versionen L und XL eine Anlagenverwaltung, die Anschaffungen aus der Belegerfassung übernimmt und monatlich abschreibt; die Anlagenliste lässt sich unter Buchhaltung → Anlagen drucken. Für den Jahresabschluss einer GmbH reicht das nicht ganz: Der Anlagenspiegel braucht Anschaffungskosten, Zugänge, Abgänge und kumulierte Abschreibungen je Posten, und einige steuerliche Wahlrechte bildet Lexware Office laut Hilfe nicht ab. Diese Seite zeigt, was die Software kann, was im Export aus Kanzlei Software davon ankommt und wie der Anlagenspiegel hier entsteht.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand: 2026-11-01

Anlagenverwaltung in Lexware Office laut Hilfe

Die Anlagenverwaltung gehört laut Preisseite zu den Versionen L und XL. Erfasst wird eine Anlage über die Belegerfassung: Sie wählen eine Kategorie aus dem Anlagevermögen, Lexware Office erkennt daran ein mögliches Anlagegut und fragt beim Speichern, ob Sie es abschreiben möchten. Mit „Jetzt erfassen“ landen Sie in der Anlagenverwaltung, wo Anlagentyp, Nutzungsdauer und Anschaffungswert schon vorgeschlagen sind; Sie vergeben die Inventarnummer und wählen die Methode.

Die Abschreibung bucht Lexware Office jeweils zum Monatsletzten, im Beispiel der Hilfe im SKR03 von 4830 Abschreibungen auf Sachanlagen an das Anlagekonto. Zur Wahl stehen die lineare Abschreibung, die degressive in den gesetzlich erlaubten Zeitfenstern und die Sofortabschreibung für geringwertige Wirtschaftsgüter sowie für Computer und Zubehör. Vollständig abgeschriebene Anlagen bleiben mit einem Erinnerungswert von 1 € im Verzeichnis.

Zwei Grenzen nennt die Hilfe ausdrücklich: Erfassen lassen sich nur Anlagen mit Anschaffungsdatum ab 2010, und die Nutzungsdauer lässt sich nur in vollen Jahren angeben. Wer mitten in einer Abschreibung von einem anderen Programm wechselt, muss den Restbuchwert deshalb zu einem Zeitpunkt erfassen, ab dem noch volle Jahre bleiben.

GWG, Sammelposten und Sonderabschreibung im Vergleich

Rechtsstand EStG laut gesetze-im-internet.de, Angaben zu Lexware Office laut Lexware-Hilfe, Stand: 1. November 2026.

Steuerliche Wahlrechte und ihre Abbildung
FallRechtsgrundlageLexware Office laut HilfeIm Abschluss hier
Geringwertiges Wirtschaftsgut bis 800 € netto§ 6 Abs. 2 EStGKategorie und Anlagetyp „Geringwertige Wirtschaftsgüter“, Sofortabschreibungkommt als gebuchte Abschreibung mit dem Export
Sammelposten für Wirtschaftsgüter über 250 € bis 1.000 €§ 6 Abs. 2a EStG, ein Fünftel je Jahrlaut Hilfe kein Sammelposten möglichals Abschlussbuchung: Sammelposten SKR03 0485 bzw. SKR04 0675, Abschreibung 4862 bzw. 6264
Degressive Abschreibung für Anschaffungen vom 1. Juli 2025 bis 31. Dezember 2027§ 7 Abs. 2 EStG, höchstens das Dreifache der linearen, maximal 30 %wählbar außer für Software und GWG; Wechsel zur linearen, sobald sie günstiger istübernommen, wie gebucht
Sonderabschreibungz. B. § 7g Abs. 5 EStG, bis zu 40 % neben der AfAlaut Hilfe in Lexware Office nicht durchführbarals Abschlussbuchung oder bei der Kanzlei
Investitionsabzugsbetrag§ 7g Abs. 1 EStGlaut Hilfe aktuell nicht möglichaußerbilanziell in der Steuererklärung, nicht im Anlagenspiegel

Rechenbeispiel: Anlagenspiegel 2025 aus der Lexware-Anlagenliste

Beispielzahlen; Nutzungsdauern sind Annahmen für das Beispiel

Brutto-Anlagenspiegel zum 31. Dezember 2025
AnlagegutAnschaffungskosten 1.1.Zugang 2025Abschreibung 2025kumulierte Abschreibung 31.12.Buchwert 31.12.
Lieferwagen, August 2025, linear sechs Jahre0,00 €36.000,00 €2.500,00 €2.500,00 €33.500,00 €
Messgerät, März 2023, linear drei Jahre1.800,00 €0,00 €600,00 €1.700,00 €100,00 €
Drucker, August 2025, linear drei Jahre0,00 €900,00 €125,00 €125,00 €775,00 €
Bürostuhl, Juni 2025, GWG0,00 €690,00 €690,00 €690,00 €0,00 €
Summe Sachanlagen1.800,00 €37.590,00 €3.915,00 €5.015,00 €34.375,00 €

So rechnen sich die Werte im Beispiel

  • Lieferwagen linear: 36.000,00 € ÷ 72 Monate = 500,00 € je Monat, für August bis Dezember fünf Monate = 2.500,00 €. Das entspricht § 7 Abs. 1 Satz 4 EStG, der die Jahres-AfA im Anschaffungsjahr um ein Zwölftel je vollem Vormonat kürzt.
  • Alternative degressiv, weil nach dem 30. Juni 2025 angeschafft: Der dreifache lineare Satz wären 50 %, gedeckelt auf 30 %. Für 2025 also 36.000,00 € × 30 % × 5/12 = 4.500,00 €, Buchwert 31.500,00 €; für 2026 dann 30 % von 31.500,00 € = 9.450,00 €.
  • Drucker: 900,00 € netto liegt über der GWG-Grenze von 800 €. In Lexware Office bleibt die lineare Abschreibung, hier 25,00 € je Monat.
  • Sammelposten statt Einzelabschreibung: Dann müssten Drucker und Bürostuhl gemeinsam in den Pool, denn das Wahlrecht gilt einheitlich für alle Wirtschaftsgüter über 250 € bis 1.000 € des Jahres. (900,00 € + 690,00 €) ÷ 5 = 318,00 € je Jahr; Lexware Office bildet das laut Hilfe nicht ab.
  • Gegenprobe: Anschaffungskosten 39.390,00 € abzüglich kumulierter Abschreibung 5.015,00 € = 34.375,00 €. Dieser Betrag muss mit der Summe der Anlagekonten in der Saldenliste übereinstimmen.

Was vom Anlagevermögen im Export aus Kanzlei Software ankommt

Der Export für Buchungsstapel ohne Belegbilder enthält alle Buchungen des Zeitraums, also auch die Anschaffung auf dem Anlagekonto und die monatlichen Abschreibungen. Das Anlagenverzeichnis selbst, mit Inventarnummer, Anschaffungsdatum, Nutzungsdauer und kumulierter Abschreibung je Gut, ist kein Teil des Stapels. Für den Anlagenspiegel brauchen Sie es zusätzlich.

Am einfachsten drucken Sie die Anlagenliste unter Buchhaltung → Anlagen oder speichern sie als PDF. Eine zweite Quelle ist der Export für die Betriebsprüfung, der laut Hilfe beim Export eines ganzen Jahres einen Anlagenspiegel zum 31.12. enthält; dieser Export schreibt allerdings die Buchungen fest.

Vorsicht bei Anlagen, die Sie in Lexware Office nur mit ihrem Restbuchwert erfasst haben: Diese Variante erzeugt laut Hilfe nur die Abschreibungsbuchungen im Haben, die Anschaffung im Soll fehlt. Im Export steht das Anlagekonto dann mit einem Habensaldo. Für den Abschluss gehört der Restbuchwert in die Eröffnungswerte, aus der Saldenliste des Vorjahres oder dem Anlagenverzeichnis der Kanzlei.

Anlagenspiegel hier: einlesen, vortragen, abstimmen

  • Anlagenliste aus Lexware Office einlesen: Excel und CSV werden strukturiert gelesen, bei PDF und Bildern ordnet die KI die Werte den HGB-Posten zu. Sie prüfen jede Zeile.
  • Im Folgejahr übernimmt der Anlagenspiegel seine Eröffnung aus dem Schluss des Vorjahres, ohne dass Sie neu erfassen; gespeicherte, abweichende Eröffnungen werden nicht überschrieben, sondern als Hinweis gezeigt.
  • Die Abschreibungen des Spiegels werden mit der Abschreibung in der GuV abgeglichen, Abweichungen erscheinen als Hinweis.
  • Kleine Gesellschaften brauchen den Anlagenspiegel nicht im Anhang (§ 288 Abs. 1 Nr. 1 HGB befreit von § 284 Abs. 3 HGB), Kleinstgesellschaften verzichten meist ganz auf den Anhang. Für die E-Bilanz bleibt er bei Anlagevermögen ein Mussfeld.
  • Fehlende Sammelposten oder Sonderabschreibungen erfassen Sie als Abschlussbuchung auf die Saldenliste, mit Soll und Haben.

Wann die Anlagenbuchhaltung besser bei der Kanzlei liegt

Für eine GmbH mit Fahrzeug, Büroausstattung und Rechnern ist die Anlagenverwaltung von Lexware Office ausreichend, solange Sie keine Sonderabschreibung und keinen Sammelposten brauchen. Die Hilfe selbst rät, Sonderabschreibung und Investitionsabzugsbetrag im Zuge der Abschlussarbeiten oder mit der Steuerberatung abzubilden.

Mehr Fachwissen ist bei Gebäuden, selbst geschaffenen Anlagen, Leasingverträgen mit Zurechnung beim Leasingnehmer oder außerplanmäßigen Abschreibungen nach § 253 Abs. 3 HGB gefragt. Hier ist eine Kanzlei oder zumindest ihre Durchsicht des Anlagenspiegels der bessere Weg.

Häufige Fragen

Ab welcher Version hat Lexware Office eine Anlagenverwaltung?

Laut Preisseite ab der Version L; die Versionen S und M führen keine Anlagenverwaltung. Erfasst wird eine Anlage dort über einen Ausgabenbeleg mit einer Kategorie aus dem Anlagevermögen.

Enthält der Export aus Kanzlei Software aus Lexware Office das Anlagenverzeichnis?

Nein, nur die Buchungen: Zugänge auf den Anlagekonten und die monatlichen Abschreibungen. Das Verzeichnis mit Anschaffungsdaten und kumulierten Abschreibungen drucken Sie unter Buchhaltung → Anlagen und lesen es hier in den Anlagenspiegel ein.

Kann ich in Lexware Office einen Sammelposten bilden?

Laut Lexware-Hilfe nicht; die Hilfe nennt als Ausweg nur die Übergabe an smartsteuer für Unternehmen mit EÜR. Bei einer GmbH buchen Sie den Sammelposten im Abschluss, hier als Abschlussbuchung oder bei der Kanzlei. Beachten Sie, dass das Wahlrecht einheitlich für alle Wirtschaftsgüter über 250 € bis 1.000 € eines Jahres gilt.

Braucht eine kleine GmbH einen Anlagenspiegel?

Im Anhang nicht, denn § 288 Abs. 1 Nr. 1 HGB befreit kleine Kapitalgesellschaften von § 284 Abs. 3 HGB. Für die E-Bilanz ist er bei vorhandenem Anlagevermögen aber ein Mussfeld; deshalb lohnt es sich, die Anlagenliste ohnehin einzulesen.

Ich habe in Lexware Office nur Restbuchwerte erfasst. Was nun?

Dann fehlt im Export die Anschaffungsbuchung, und das Anlagekonto zeigt nur die Abschreibungen. Die Restbuchwerte zum Jahresbeginn gehören in die Eröffnungswerte der Saldenliste, am besten aus der Schlussbilanz des Vorjahres oder dem Anlagenverzeichnis der Kanzlei.

Warum stimmen Anlagenspiegel und Saldenliste nicht überein?

Häufige Gründe sind Anlagen vor 2010, die Lexware Office nicht erfasst, Restbuchwert-Erfassungen ohne Anschaffungsbuchung, Abgänge, die nur als Zahlung gebucht wurden, und der Erinnerungswert von 1 €. Die Software zeigt die Differenz als Hinweis, damit Sie sie vor der Bestätigung klären.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.