Jahresabschluss.io
ENAnmeldenRegistrieren →

Offenlegung und Hinterlegung

Offenlegung mit Lexware Office: vom Buchungsstapel zur Einreichung beim Unternehmensregister

Lexware Office bietet laut Hersteller keine Funktion zur Offenlegung: Weder Bilanz noch Anhang entstehen in der Software, und die Hilfe verweist für den Jahresabschluss an die Steuerkanzlei. Die Pflicht trifft trotzdem jede GmbH und UG, die in Lexware Office bucht. Wer früher nach dem Bundesanzeiger gesucht hat, landet heute beim Unternehmensregister: Für Geschäftsjahre mit Beginn ab dem 1. Januar 2022 nimmt es die Unterlagen entgegen. Diese Seite zeigt Umfang und Fristen je Größenklasse, einen Zeitplan für den Abschluss 2025 und welche Datei hier entsteht.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand: 2026-11-01

Bundesanzeiger oder Unternehmensregister: der Ausgangspunkt mit Lexware Office

Der Hilfeartikel „Jahresabschluss mit Bilanz“ erwähnt die Veröffentlichungspflicht von Kapitalgesellschaften nur am Rande und nennt dabei noch den Bundesanzeiger. Eine Funktion, mit der Lexware Office Unterlagen für die Offenlegung erzeugt, beschreibt die Hilfe nicht; sie wäre auch ohne Bilanz, Anhang und Lagebericht nicht möglich, die Lexware Office nach Herstellerangabe nicht erstellt.

Zuständig ist seit den Geschäftsjahren mit Beginn ab dem 1. Januar 2022 die das Unternehmensregister führende Stelle (§ 325 Abs. 1 Satz 2 HGB, anwendbar nach Art. 88 Abs. 2 EGHGB). Der Bundesanzeiger bleibt nur für ältere Geschäftsjahre maßgeblich. Wenn Sie also für den Abschluss 2025 nach „Lexware Office Bundesanzeiger“ suchen, meinen Sie heute das Unternehmensregister.

Für die Offenlegung zählt der festgestellte Jahresabschluss, nicht der Stand in Lexware Office. Zwischen beiden liegen die Abschlussbuchungen, die Lexware Office laut Hilfe nicht kennt: Rückstellungen, Rechnungsabgrenzung, Rücklagen und die Eröffnungswerte des Jahres.

Umfang der Offenlegung nach Größenklasse

Schwellenwerte nach §§ 267, 267a HGB in der seit 17.04.2024 geltenden Fassung; maßgeblich sind zwei aufeinanderfolgende Stichtage (§ 267 Abs. 4 HGB). Stand: 1. November 2026.

Was je Größenklasse einzureichen ist
GrößenklasseZwei der drei Merkmale nicht überschrittenEinzureichenFundstelle
Kleinstgesellschaft450.000 € Bilanzsumme, 900.000 € Umsatz, 10 Arbeitnehmernur die Bilanz, auf Wunsch zur dauerhaften Hinterlegung; dazu die Mitteilung, dass die Merkmale an beiden Stichtagen nicht überschritten sind§ 326 Abs. 2 HGB
Kleine Gesellschaft7.500.000 € Bilanzsumme, 15.000.000 € Umsatz, 50 ArbeitnehmerBilanz und Anhang, der Anhang ohne die Angaben zur GuV§ 326 Abs. 1 HGB
Mittelgroße Gesellschaft25.000.000 € Bilanzsumme, 50.000.000 € Umsatz, 250 ArbeitnehmerBilanz, GuV, Anhang, Lagebericht und Bestätigungsvermerk, mit den Erleichterungen des § 327 HGB§§ 325, 327 HGB
Große Gesellschaftmindestens zwei Merkmale der mittelgroßen überschrittenvollständige Unterlagen nach § 325 Abs. 1 HGB§ 325 HGB

Zeitplan für den Abschluss zum 31. Dezember 2025

Beispiel einer kleinen GmbH, die in Lexware Office bucht

  • Beispiel: Geschäftsjahr 1. Januar bis 31. Dezember 2025, Bilanzsumme 610.000,00 €, Umsatz 1.240.000,00 €, sieben Arbeitnehmer, ähnliche Werte schon im Vorjahr. Zwei Merkmale liegen über den Kleinstgrenzen, also kleine Gesellschaft.
  • Aufstellung: spätestens innerhalb der ersten sechs Monate, also bis 30. Juni 2026, sofern das einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht (§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB).
  • Feststellung durch die Gesellschafter: bis zum Ablauf der ersten elf Monate, also bis 30. November 2026 (§ 42a Abs. 2 GmbHG).
  • Offenlegung: spätestens ein Jahr nach dem Stichtag, also bis 31. Dezember 2026 (§ 325 Abs. 1a HGB). Eingereicht werden Bilanz und Anhang.
  • Daten aus Lexware Office dafür: der Export für Buchungsstapel ohne Belegbilder für 2025 und für die Vorjahresspalte der Bilanz die Zahlen 2024, als Export oder als Saldenliste der Kanzlei.
  • Stand heute, 1. November 2026: Für diese Gesellschaft bleiben noch knapp zwei Monate bis zum Ende der Offenlegungsfrist.

Welche Zahlen aus Lexware Office in die Einreichung gehören

Die Bilanz für das Unternehmensregister zeigt neben dem Geschäftsjahr auch die Vorjahreszahlen. Deshalb brauchen Sie aus Lexware Office zwei Jahre: den Export des abzuschließenden Jahres und die Werte des Vorjahres. Weil Lexware Office laut Hilfe keine Eröffnungswerte erfassen kann und der Buchungsstapel in aller Regel keine Vorträge trägt, ist die endgültige Vorjahres-Saldenliste der Kanzlei oft die verlässlichere Quelle für Vergleichszahlen und Eröffnung.

Eine Kleinstgesellschaft hinterlegt nur die Bilanz. Einen Anhang braucht sie nicht, wenn sie unter der Bilanz die Haftungsverhältnisse nach § 268 Abs. 7 HGB und Vorschüsse und Kredite an Organmitglieder nach § 285 Nr. 9 Buchst. c HGB angibt (§ 264 Abs. 1 Satz 5 HGB). Diese Angaben stehen nicht in Lexware Office; Sie ergänzen sie hier im Abschluss.

Zahlungen, die Lexware Office mangels Konto auf „Zu prüfen“ bucht, etwa eine Gewinnausschüttung, stehen in der Saldenliste zunächst auf den Durchlaufenden Posten. Vor der Feststellung müssen sie umgegliedert sein, sonst weist die eingereichte Bilanz einen sonstigen Vermögensgegenstand aus, den es nicht gibt.

Einreichungsdatei statt Direktübermittlung

  • Die Software bestimmt die Größenklasse aus Ihren Zahlen und kürzt die Fassung für das Unternehmensregister auf den gesetzlichen Umfang: bei kleinen Gesellschaften Bilanz und Anhang, bei Kleinstgesellschaften die Bilanz zur Hinterlegung.
  • Sie erhalten die Einreichungsdatei als XML. Die strukturierte XBRL-Fassung ist zum Herunterladen derzeit abgeschaltet, bis alle Werte serverseitig mit dem festgeschriebenen Abschluss abgeglichen sind.
  • Die Einreichung auf der Publikationsplattform des Unternehmensregisters nehmen Sie selbst vor; die Software übermittelt nicht direkt an das Unternehmensregister. Bei der Hinterlegung wählen Sie dort den Einreichungstyp „Hinterlegung“.
  • Nach dem Herunterladen fragt die Software, ob Sie bereits eingereicht haben; mit „Einreichung bestätigen“ ist der Schritt für dieses Geschäftsjahr erledigt.
  • Offene Pflichtangaben im Anhang sperren die Einreichungsdatei und führen Sie mit einem Klick an die Stelle, die noch fehlt.

Ordnungsgeld: was nach Ablauf der Frist passiert

Wird nicht rechtzeitig offengelegt, führt das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren gegen die Geschäftsführung, wahlweise auch gegen die Gesellschaft (§ 335 Abs. 1 HGB). Es droht ein Ordnungsgeld von mindestens 2.500 € und höchstens 25.000 € an und setzt eine Frist von sechs Wochen ab Zugang der Androhung; die Verfahrenskosten werden mit der Androhung auferlegt.

Wer erst nach Ablauf der sechs Wochen einreicht, bekommt das Ordnungsgeld herabgesetzt: auf 500 €, wenn eine Kleinstgesellschaft von der Hinterlegung Gebrauch gemacht hat, und auf 1.000 € bei einer kleinen Gesellschaft (§ 335 Abs. 4 HGB). Die Pflicht entfällt dadurch nicht. Für eine GmbH, die in Lexware Office bucht, ist das ein guter Grund, den Export nicht erst im Dezember zu ziehen.

Wer die Offenlegung übernimmt

Erstellt Ihre Kanzlei den Jahresabschluss, reicht sie ihn häufig auch beim Unternehmensregister ein. Rechtlich verantwortlich bleibt die Geschäftsführung. Wenn Sie den Abschluss hier aufstellen, übernehmen Sie auch die Einreichung, und die Datei ist auf den Umfang Ihrer Größenklasse zugeschnitten.

Eine Steuerkanzlei ist der bessere Weg, wenn die Gesellschaft prüfungspflichtig ist, die Größenklasse zwischen zwei Jahren wechselt oder die Feststellung unter mehreren Gesellschaftern strittig ist. Für die einfache Hinterlegung einer Kleinstgesellschaft reicht in der Regel der Weg hier.

Häufige Fragen

Kann ich aus Lexware Office direkt beim Unternehmensregister einreichen?

Eine solche Funktion beschreibt die Lexware-Office-Hilfe nicht, und Bilanz und Anhang entstehen dort laut Hersteller nicht. Hier erzeugen Sie die Einreichungsdatei; einreichen müssen Sie selbst, denn eine Direktübermittlung bietet auch diese Software nicht.

Muss ich beim Bundesanzeiger oder beim Unternehmensregister einreichen?

Für Geschäftsjahre mit Beginn ab dem 1. Januar 2022 beim Unternehmensregister. Der Bundesanzeiger ist nur für ältere Geschäftsjahre zuständig. Die Lexware-Hilfe nennt an einer Stelle noch den Bundesanzeiger.

Was muss eine Kleinstgesellschaft hinterlegen?

Nur die Bilanz, dazu die Mitteilung, dass sie zwei der drei Merkmale des § 267a HGB an den maßgeblichen Stichtagen nicht überschreitet. GuV und Anhang entfallen, wenn die Angaben nach § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB unter der Bilanz stehen.

Welche Daten aus Lexware Office brauche ich für die Offenlegung?

Den Buchungsstapel ohne Belegbilder für das Geschäftsjahr und die Zahlen des Vorjahres für die Vergleichsspalte. Daraus richtet unser Team die Saldenliste ein, auf der Abschluss und Einreichungsdatei aufbauen.

Bis wann muss der Abschluss 2025 offengelegt sein?

Bei einem Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr bis zum 31. Dezember 2026, also zwölf Monate nach dem Stichtag. Vorher müssen Aufstellung und Feststellung durch die Gesellschafter erledigt sein.

Wie hoch ist das Ordnungsgeld, wenn ich zu spät bin?

Angedroht werden 2.500 € bis 25.000 €. Reicht eine kleine Gesellschaft nach Ablauf der Sechswochenfrist ein, wird es auf 1.000 € herabgesetzt, bei einer Kleinstgesellschaft mit Hinterlegung auf 500 €. Die Kosten des Verfahrens kommen hinzu.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.