EXTF-Format
Buchungsstapel aus Kanzlei Software importieren: Aufbau, Festschreibung, typische Fehler
Einen Buchungsstapel aus Kanzlei Software importieren Sie als CSV-Datei mit dem Präfix EXTF_: Zeile 1 ist die Kopfzeile, Zeile 2 enthält die Feldüberschriften, ab Zeile 3 folgen die Buchungen. Ob der Buchungsstapel danach festgeschrieben ist, steuern Feld 21 der Kopfzeile und Feld 114 der Buchungszeilen. Diese Seite folgt der öffentlichen Formatbeschreibung und zeigt, wie solche Dateien in unsere Buchhaltung kommen. Der Import einer Saldenliste ist ein anderes Thema und hat seine eigene Seite.
In der Software: Jahresabschluss.io führt die doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04: Belege, Bankumsätze und Rechnungen werden laufend verbucht; die KI kontiert und bucht eindeutige Vorgänge innerhalb Ihrer Freigaben selbst.
Stand: 2026-11-06
So ist eine EXTF-Datei aufgebaut
- Dateiname: festes Präfix EXTF_ und Endung CSV, etwa EXTF_Buchungsstapel.csv. EXTF steht in Feld 1 für den Export aus einer Anwendung eines Drittanbieters, DTVF für den Export aus einer Kanzlei Software-Anwendung.
- Zeile 1: Kopfzeile mit den Metadaten. Zeile 2: Überschriften der Datenfelder. Ab Zeile 3: die Buchungen.
- Technik: Felder sind durch Semikolon getrennt, Textfelder stehen in Anführungszeichen, Beträge haben ein Komma als Dezimaltrennzeichen.
- Zeichensatz: Standard ist ISO-8859-1 bzw. CodePage 1252. Unicode wird nur mit Byte Order Mark gelesen, und nicht über jeden Importweg.
- Betrag: Feld 1 ist immer positiv und nie 0,00. Die Richtung kommt aus Feld 2: S oder H bezieht sich auf das Konto in Feld 7, das Gegenkonto in Feld 8 steht spiegelbildlich.
Die Kopfzeile Feld für Feld
Auswahl aus den 31 Feldern, Headerversion 700, Formatversion 13
| Feld | Bezeichnung | Inhalt | Worauf Sie achten |
|---|---|---|---|
| 1 | Kennzeichen | EXTF oder DTVF | Ohne eines der beiden Kennzeichen ist es keine Datei in diesem Format |
| 3 | Formatkategorie | 21 | 16 sind Debitoren/Kreditoren, 20 Sachkontenbeschriftungen: Stammdaten, keine Buchungen |
| 5 | Formatversion | 13 | Ältere Versionen liefern hintere Felder an anderer Stelle |
| 11 und 12 | Berater und Mandant | Nummern | Sie ordnen den Stapel dem richtigen Bestand zu |
| 13 | WJ-Beginn | JJJJMMTT | Liefert auch das Jahr für das Belegdatum |
| 14 | Sachkontenlänge | 4 bis 8 | Muss zum Mandanten passen; Personenkonten sind eine Stelle länger |
| 15 und 16 | Datum von, Datum bis | JJJJMMTT | Zeitraum des Stapels |
| 17 | Bezeichnung | bis 30 Zeichen | Zum Beispiel Monat und Quelle |
| 21 | Festschreibung | 0 oder 1 | Standardwert ist 1 |
| 27 | Sachkontenrahmen | z. B. 03 | Dieselbe Nummer heißt in SKR03 und SKR04 oft etwas anderes |
Beispiel: ein Monatsstapel mit drei Buchungen
SKR03, Sachkontenlänge 4, März 2026, Musterzahlen
Beispiel für die Kopfzeile: "EXTF";700;21;"Buchungsstapel";13;20260402101500000;;"RE";"";"";12345;678;20260101;4;20260301;20260331;"Verkauf 03/2026";"MM";1;0;0;"EUR";;"";;;"03";;;"";""
Die Felder 19 bis 21 lauten hier 1, 0, 0: Finanzbuchführung, unabhängiger Rechnungslegungszweck, keine Festschreibung. Die drei Zeilen buchen einen Verkauf, eine Erstattung und die Auszahlung. Konto 8400 ist im Katalog ein Automatikkonto mit 19 %, darum steht im Betrag das Brutto. Am Ende ist das Verrechnungskonto ausgeglichen: 238,00 € minus 23,80 € minus 214,20 € ergibt 0,00 €.
| Umsatz | S/H | Konto | Gegenkonto | Belegdatum | Belegfeld 1 | Buchungssatz |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 238,00 | S | 1379 | 8400 | 0303 | RE-2026-0311 | 1379 Amazon Verrechnungskonto an 8400 Erlöse 19 % USt |
| 23,80 | H | 1379 | 8400 | 1703 | GS-2026-0042 | 8400 Erlöse 19 % USt an 1379 Amazon Verrechnungskonto |
| 214,20 | S | 1200 | 1379 | 2803 | AUSZ-0326 | 1200 Bank an 1379 Amazon Verrechnungskonto |
Festschreibung: Feld 21, Feld 114 und der Stapel ohne Festschreibung
Die Kopfzeile sagt in Feld 21: 0 ist keine Festschreibung, 1 ist Festschreibung, und 1 ist der Standardwert. In den Buchungszeilen gibt es dazu Feld 114. Bleibt es leer, gilt der Wert als nicht definiert und wird automatisch festgeschrieben; steht in einer einzigen Zeile eine 1, wird der gesamte Stapel nach dem Import festgeschrieben.
Für einen Buchungsstapel ohne Festschreibung setzen Sie deshalb Feld 21 auf 0 und tragen in Feld 114 jeder Zeile ebenfalls 0 ein. Sinnvoll ist das, solange die Kanzlei noch korrigieren soll. Eine festgeschriebene Buchung ändern Sie danach nur noch über eine Gegenbuchung. Dahinter steht § 239 Abs. 3 HGB, die GoBD nennen die Festschreibung in Rz. 110 als eines der Mittel für die Unveränderbarkeit.
In unserer Buchhaltung ist das Kennzeichen beim Einlesen ohne Wirkung: Die Zeilen stehen danach offen im Journal, festgeschrieben wird in einem eigenen Schritt. Beim Export für die Kanzlei steht in Feld 21 nur dann eine 1, wenn alle Zeilen der Datei festgeschrieben sind.
Mehrere Buchungsstapel: ein Zeitraum, eine Datei
- Überlappung: Ein Monatsstapel kann Zeilen des Vormonats enthalten. Importieren Sie beide, stehen Buchungen doppelt im Buch, wenn das System das nicht erkennt.
- Zwei Quellen: Kommen Verkäufe aus einem Stapel und zugleich aus einem Marktplatzbericht, zählt der Umsatz doppelt. Je Marktplatz und Zeitraum gilt eine Quelle.
- Bankzeilen: Enthält der Stapel Bankbuchungen und läuft dieselbe Bank schon über den Abruf, stehen die Zahlungen zweimal im Journal.
- Reihenfolge: Spielen Sie Stapel in der Reihenfolge der Zeiträume ein. Das Jahr eines TTMM-Datums hängt an der Kopfzeile, und ein Fehler dort verschiebt den ganzen Stapel.
Die Formatbeschreibung empfiehlt, für jede Buchungsperiode eine eigene Datei zu erstellen, damit sie einzeln verarbeitet werden kann. Sie nennt außerdem eine Grenze von 99.999 Buchungen je Buchungsstapel. Mehrere Stapel für denselben Monat sind damit nicht ausgeschlossen, etwa je Kanal einer. Sie brauchen dann aber eine klare Trennung, was in welcher Datei steht.
Typische Importfehler und ihre Ursache
| Fehlerbild | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Umlaute im Buchungstext sind zerstört | Unicode ohne Byte Order Mark oder falscher Zeichensatz | Als CodePage 1252 oder mit Byte Order Mark ausgeben |
| Zeile wird wegen des Betrags abgewiesen | Negativer Betrag, 0,00 oder Punkt als Dezimaltrennzeichen | Betrag positiv mit Komma, Richtung über Feld 2 |
| Konto nicht gefunden | Sachkontenlänge in Feld 14 passt nicht zum Bestand | Feld 14 an den Mandanten anpassen, Konten nicht kürzen |
| Buchung landet im falschen Jahr | WJ-Beginn in Feld 13 falsch, Belegdatum in Feld 10 nur TTMM | Feld 13 prüfen, Stapel nicht über das Wirtschaftsjahr hinaus bilden |
| Belegnummer wird abgewiesen | Leerzeichen, Umlaute, Punkt, Komma oder Doppelpunkt in Feld 11 | Nur Buchstaben, Ziffern und $ & % * + - / verwenden, höchstens 36 Zeichen |
| Text wird abgeschnitten oder abgewiesen | Mehr als 60 Zeichen in Feld 14 | Buchungstext kürzen |
| Keine Buchungen erkannt | Formatkategorie 16 oder 20 statt 21 | Die Datei mit den Buchungen wählen, nicht die Stammdaten |
| Zeile wird wegen der Steuer abgewiesen | Steuerschlüssel widerspricht dem Konto, etwa ein Vorsteuerschlüssel auf einem Erlöskonto | Zeile im Altsystem korrigieren und neu ausgeben |
Der Weg solcher Dateien in diese Buchhaltung
Einen Buchungsstapel buchen Sie hier nicht selbst. Sie reichen ihn im Bereich „Umzug aus anderer Software“ ein, das Einrichtungsteam prüft ihn und bucht. Für einzelne Gesellschaften kann ein Import in Selbstbedienung freigeschaltet sein. Vorab können Sie eine Datei kostenlos mit „Buchungsstapel prüfen“ ansehen.
Die Prüfung ist streng, weil ein halber Stapel die Saldenliste still unvollständig machen würde. Unlesbare Zeilen und erkannte Steuerkonflikte brechen den gesamten Stapel ab; die Fehlermeldung nennt die betroffenen Zeilen. Unbekannte Steuerschlüssel führen dagegen nicht durchgehend zum Abbruch: Die Software kann nach dem Automatikkonto oder brutto ohne Steueraufteilung buchen und anschließend einen Prüfhinweis ausgeben. Lassen Sie solche Schlüssel vor dem Import klären. Ein Stapel läuft als Ganzes in das Journal. Zeilen außerhalb des Geschäftsjahres oder im festgeschriebenen Zeitraum werden nicht gebucht und benannt. Dieselbe Datei ein zweites Mal doppelt nichts, bereits gebuchte Zeilen werden übergangen. Die Felder 40 und 41 mit Bestimmungsland und Steuersatz werden für OSS-Fernverkäufe ausgewertet.
Bei hohem Volumen gilt eine feste Grenze: Ein Import umfasst derzeit höchstens 5.000 Buchungszeilen, und die aus Automatikkonten abgespaltenen Steuerzeilen zählen mit. Größere Dateien teilen Sie in mehrere Stapel je Zeitraum auf. Die Formatgrenze von 99.999 Buchungen ist also nicht die Grenze dieses Imports.
Andersherum bekommt Ihre Kanzlei den Buchungsstapel im Kanzlei Software-Format aus der Software, denn die Datei bleibt der Weg zur Kanzlei. Abgerechnet wird je Gesellschaft und Monat, nicht je Buchung; die Beträge stehen unter Preise.
Vor dem Einreichen klären
- Welcher Kontenrahmen steckt in der Datei, und passt er zum Buch? Abweichende Rahmen werden abgewiesen, weil dieselbe Nummer dort etwas anderes bedeutet.
- Enthält der Stapel Saldenvorträge? Legen Sie vorher fest, welche Quelle die Eröffnung des Jahres liefert.
- Bucht der Stapel Verkäufe gegen Personenkonten oder gegen ein Verrechnungskonto je Marktplatz? Bei einer Einnahmenüberschussrechnung zählen Personenkonten aus einem Stapel nicht.
- Sollen die Zahlen nur in den Jahresabschluss und nicht in die laufende Buchhaltung? Dann ist die Umwandlung in eine Saldenliste der kürzere Weg.
- Führt die Kanzlei die Bücher weiter, ist sie der bessere Weg: Sie kennt Bestand und Zeiträume und erzeugt die Datei passend zum Mandanten.
Häufige Fragen
Wie viele Buchungen darf ein Buchungsstapel enthalten?
Die öffentliche Formatbeschreibung nennt 99.999 Buchungen je Buchungsstapel. Für den Import in diese Software gilt eine eigene Grenze von derzeit 5.000 Buchungszeilen je Import, einschließlich abgespaltener Steuerzeilen. Größere Dateien werden in mehrere Stapel geteilt.
Wie importiere ich einen Buchungsstapel ohne Festschreibung?
Setzen Sie Feld 21 der Kopfzeile auf 0 und tragen Sie in Feld 114 jeder Zeile 0 ein. Laut Formatbeschreibung schreibt eine einzige 1 in Feld 114 den gesamten Stapel fest, und ein leeres Feld gilt als nicht definiert und wird automatisch festgeschrieben.
Was bedeutet EXTF in der Datei?
EXTF kennzeichnet in Feld 1 der Kopfzeile den Export aus einer Anwendung eines Drittanbieters, DTVF den Export aus einer Kanzlei Software-Anwendung. Der Dateiname beginnt laut Formatbeschreibung mit dem Präfix EXTF_. Für den Buchungsstapel steht in Feld 3 die Formatkategorie 21.
Darf ich mehrere Buchungsstapel für einen Monat einspielen?
Ja, wenn sich die Inhalte nicht überschneiden. Die Formatbeschreibung empfiehlt eine Datei je Buchungsperiode. Derselbe Geschäftsvorfall darf nach GoBD Rz. 41 nicht mehrfach aufgezeichnet werden, deshalb braucht jede Datei einen klar abgegrenzten Inhalt.
Warum steht im Belegdatum nur Tag und Monat?
Feld 10 hat das Format TTMM. Das Jahr ermittelt das Format laut Beschreibung aus Feld 13 der Kopfzeile, dem Beginn des Wirtschaftsjahres. Ein falscher Wert in Feld 13 trifft deshalb alle Zeilen des Stapels.
Kann ich einen Buchungsstapel in dieser Software selbst buchen?
In der Regel nicht. Sie reichen die Datei im Bereich „Umzug aus anderer Software“ ein, das Einrichtungsteam prüft und bucht sie. Geprüft wird vor der Buchung, weil Eintragungen nach § 239 Abs. 2 HGB vollständig und richtig sein müssen und ein fehlerhafter Stapel die Saldenliste verfälschen würde.
Quellen und Rechtsstand
Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.
- Kanzlei Software-Format: Buchungsstapel (Entwicklerdokumentation) — abgerufen am 06.11.2026
- Kanzlei Software-Format: Header (Entwicklerdokumentation) — abgerufen am 06.11.2026
- Kanzlei Software-Format: Formatbeschreibung, Volumengrenze — abgerufen am 06.11.2026
- § 239 HGB (Führung der Handelsbücher) — abgerufen am 06.11.2026
- GoBD, Amtliches AO-Handbuch 2026, Anhang 33 — abgerufen am 06.11.2026
Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.