§ 146 Abs. 1 AO
Einzelaufzeichnungspflicht Onlinehandel: was je Verkauf feststehen muss
Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt im Onlinehandel, denn die gesetzliche Ausnahme betrifft nur Barverkäufe von Waren an viele unbekannte Personen. Elektronisch erfasste Shop-Bestellungen bleiben auch bei Barzahlung, etwa bei Abholung, einzeln nachzuweisen. Das bedeutet nicht, dass jeder Verkauf eine eigene Buchung braucht: Die Einzelaufzeichnung liegt in der Datenquelle, die Buchung im Hauptbuch darf verdichtet sein. Diese Seite ordnet Kasse, Ladenkasse und Warengruppen knapp ein; der Schwerpunkt liegt auf elektronischen Massenumsätzen.
In der Software: Jahresabschluss.io führt die doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04: Belege, Bankumsätze und Rechnungen werden laufend verbucht; die KI kontiert und bucht eindeutige Vorgänge innerhalb Ihrer Freigaben selbst.
Stand: 2026-11-06
Warum die Ausnahme den Onlineshop nicht erreicht
Für die Ausnahme müssen drei Merkmale zusammenkommen: Waren, eine Vielzahl unbekannter Käufer, Barzahlung. Dass der Vorgang schnell bezahlt ist, reicht nicht; der Umstand der sofortigen Zahlung rechtfertigt keine Ausnahme (AEAO Nr. 2.1.2 mit BFH vom 26.02.2004, XI R 25/02). Kartenumsätze nennen die GoBD als Beispiel unbarer Umsätze (Rz. 55).
Auch der Einwand, die Menge sei unzumutbar, trägt nicht weit. Unzumutbar ist die Aufzeichnung jedes Vorgangs nur, wenn sie technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, und das muss der Steuerpflichtige nachweisen (Rz. 39, AEAO Nr. 2.2.1). Wenn Shop und Marktplatz jeden Vorgang ohnehin speichern, ist das kaum darzulegen. Weil die Ausnahme schon an Satz 3 scheitert, kommt es für diese Frage auch nicht darauf an, ob ein Shopsystem ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinn des § 146a AO ist.
| Satz | Regel | Im Onlinehandel |
|---|---|---|
| Satz 1 | Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet | Gilt für jeden Verkauf, jede Erstattung und jede Gebühr. |
| Satz 2 | Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festhalten | Betrifft nur Bargeld. |
| Satz 3 | Keine Einzelaufzeichnung beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung | Bei unbarer Zahlung greift sie nicht; elektronisch erfasste Shop-Bestellungen bleiben auch bei Barzahlung einzeln nachzuweisen. |
| Satz 4 | Satz 3 gilt nicht, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinn des § 146a AO verwendet wird | Auch der Laden mit elektronischer Kasse verliert die Ausnahme. |
Diese Angaben trägt jeder einzelne Verkauf
Mindestangaben nach Nr. 2.1.3 AEAO zu § 146, übertragen auf Berichte aus Shop und Marktplatz
Der Name des Vertragspartners gehört grundsätzlich dazu (Rz. 37). Nach Nr. 2.1.5 wird nicht beanstandet, wenn Kundendaten fehlen, die für die Nachprüfbarkeit nicht gebraucht werden. Tatsächlich geführte Kundendaten sind aber aufbewahrungspflichtig, sofern gesetzliche Vorschriften nicht entgegenstehen, und ein Onlineshop führt sie praktisch immer.
Umsatzsteuerlich müssen die Aufzeichnungen zeigen, wie sich die Entgelte auf Steuersätze und steuerfreie Umsätze verteilen (§ 22 Abs. 2 Nr. 1 UStG); ein sachverständiger Dritter muss die Grundlagen der Steuerberechnung feststellen können (§ 63 Abs. 1 UStDV). Für Umsätze im OSS-Verfahren gelten zehn Jahre Aufbewahrung und die Vorlage auf elektronische Anfrage (§ 22 Abs. 1 Satz 4 UStG). Abschnitt 22.3a Abs. 4 UStAE nennt dort unter anderem Bestimmungsland, Bemessungsgrundlage, Datum und Betrag der Zahlungen sowie Nachweise über Rücksendungen.
| Angabe laut Erlass | Typisches Feld | Worauf Sie achten |
|---|---|---|
| Verkaufter, eindeutig bezeichneter Artikel | Artikelnummer, Bezeichnung | Die Bestellnummer allein bezeichnet keinen Artikel. |
| Endgültiger Einzelverkaufspreis | Positionspreis | Die Bestellsumme ersetzt ihn bei mehreren Positionen nicht. |
| Umsatzsteuersatz und -betrag | Steuerspalten je Position | Gemischte Bestellungen brauchen die Angabe je Position. |
| Vereinbarte Preisminderungen | Rabattcode, Preisnachlass | Sie mindern das Entgelt und gehören zum Vorgang. |
| Zahlungsart | Karte, digitale Geldbörse, Rechnung | Sie verbindet den Verkauf mit dem Zahlungsweg. |
| Datum und Zeitpunkt des Umsatzes | Zeitstempel | Bestell-, Versand- und Zahlungsdatum auseinanderhalten. |
| Verkaufte Menge oder Anzahl | Stückzahl | Auch bei Teillieferungen und Teilerstattungen. |
Beispiel: Bestellung 10482 mit zwei Steuersätzen und Teilerstattung
Erfundene Bestellung, Beträge durchgerechnet
Beispiel: Am 3. November 2026 bestellt eine Kundin ein gedrucktes Fachbuch für 21,40 € und ein Ladekabel für 23,80 €, bezahlt per Karte und schickt das Kabel am 7. November zurück. Der Händler erstattet die 23,80 € noch am selben Tag. In der Datenquelle stehen drei Positionen.
| Position | Netto | Steuer | Brutto |
|---|---|---|---|
| Fachbuch, 7 %, 3. November | 20,00 € | 1,40 € | 21,40 € |
| Ladekabel, 19 %, 3. November | 20,00 € | 3,80 € | 23,80 € |
| Erstattung Ladekabel, 19 %, 7. November | -20,00 € | -3,80 € | -23,80 € |
| Summe | 20,00 € | 1,40 € | 21,40 € |
Vier Ebenen: wo einzeln bleibt und wo verdichtet werden darf
Die drei Zeilen des Beispiels sind die Einzelaufzeichnung. Im Journal darf jede in einer Tagessumme aufgehen: das Buch in der Gruppe Inland 7 % des 3. November, das Kabel in Inland 19 %, die Erstattung in einer eigenen Erstattungsgruppe des 7. November. Verloren geht nichts, solange die Quelle die drei Zeilen weiter zeigt. Genau diese Trennung wird häufig verwechselt.
| Ebene | Inhalt | Darf verdichtet sein? | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| Datenquelle (Grundaufzeichnung) | Shop, Marktplatzbericht, Zahlungsfeed mit jedem Vorgang | Nein | § 146 Abs. 1 Satz 1 AO, Rz. 36, AEAO Nr. 2.1.3 |
| Journal des Hauptsystems | Buchungssätze in zeitlicher Folge | Ja, wenn die Einzelaufzeichnungen erhalten bleiben | Rz. 87, 99, AEAO Nr. 2.1.3 |
| Konto im Hauptbuch | Sachliche Ordnung nach Konten | Ja, wenn aufgliederbar | Rz. 42 |
| Steueranmeldung | Summen je Voranmeldungszeitraum | Ja, das ist ihr Zweck | § 63 Abs. 2 UStDV |
Kasse, Ladenkasse, Friseur, Warengruppen: kurz eingeordnet
| Fall | Was gilt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Offene Ladenkasse, Barverkauf von Waren an viele Unbekannte | Keine Einzelaufzeichnung; die Bareinnahmen sind mindestens über einen Kassenbericht nachzuweisen. | § 146 Abs. 1 Satz 3 AO, AEAO Nr. 3.3 |
| Elektronische Kasse | Einzelaufzeichnung, unabhängig davon, ob eine Sicherheitseinrichtung Pflicht ist. | § 146 Abs. 1 Satz 4 AO, AEAO Nr. 2.2.2 |
| Pflicht zur Kasse | Eine gesetzliche Pflicht, ein elektronisches System zu verwenden, besteht nicht. | AEAO Nr. 3.1 |
| Gastronomie, Friseur und andere Dienstleistungen ohne elektronisches System | Der Erlass nennt keine Branchen. Die Ausnahme wird nur nicht beanstandet, wenn der Kontakt auf Bestellung und kurzen Bezahlvorgang beschränkt ist. Dauert er etwa so lange wie die Leistung und nimmt der Kunde individuell Einfluss, sind Einzelaufzeichnungen zu führen. | AEAO Nr. 2.2.6 |
| Warengruppen | Gleiche Waren mit demselben Einzelverkaufspreis dürfen zusammengefasst werden, wenn die Menge ersichtlich bleibt. | AEAO Nr. 2.1.3 |
| Einnahmenüberschussrechnung | Die Pflicht gilt auch hier; die Einnahmen sind durch geordnete und vollständige Belege nachzuweisen. | AEAO Nr. 2.1.7 |
Was bei Massenumsätzen aus dem einzelnen Beleg wird
- Strukturierte Daten können die Belegfunktion erfüllen; ein zusätzliches PDF kann dann entfallen (Rz. 76). Elektronische Grundaufzeichnungen dürfen jedoch nicht allein durch ein PDF ersetzt werden, wenn dadurch ihre maschinelle Auswertbarkeit vermindert wird (Rz. 129).
- Daten aus Vor- und Nebensystemen sind im Ursprungsformat aufzubewahren (Rz. 132). Für die Außenprüfung gehören sie zum Datenzugriff (Rz. 159).
- Liegen die Daten bei einem Dritten, ändert das nichts an Ihrer Pflicht zur Bereitstellung (Rz. 176), und verantwortlich bleiben Sie allein (Rz. 21). Betreiber elektronischer Schnittstellen zeichnen zwar selbst Zeitpunkt und Höhe von Umsätzen auf (§ 22f Abs. 1 UStG); das ist deren Pflicht und ersetzt Ihre nicht.
- Berichte haben Zeiträume. Überschneiden sich zwei Abrufe oder fehlt eine Woche, stimmt die Summe scheinbar, und die Lücke fällt erst im Abgleich mit den Auszahlungen auf.
- Sonderfälle verstecken sich in der Masse: Gutscheine, Teilerstattungen und Bestellungen mit zwei Steuersätzen. Prüfen Sie Stichproben von der Einzelzeile bis zur Anmeldung und zurück (Rz. 33).
Beim Einzelfall liegt eine Rechnung im Ordner. Bei Massenumsätzen übernimmt ein Datensatz diese Rolle, und damit verschieben sich die Risiken vom verlorenen Papier zur veränderten oder gekürzten Datei.
Ihre Aufgaben und die Rolle der Kanzlei
Legen Sie fest, welches System für welchen Umsatz die führende Datenquelle ist, und sichern Sie deren Einzeldaten regelmäßig im Ursprungsformat. Prüfen Sie, ob Ihre Berichte die Angaben aus der Tabelle oben wirklich enthalten; manche Standardberichte zeigen nur Bestellsummen. Halten Sie das Verfahren in der Verfahrensdokumentation fest (Rz. 151).
Fehlen Einzeldaten vergangener Jahre oder zeigt eine Prüfungsanordnung, dass Massendaten angefordert werden, gehört das in die Hände Ihrer Kanzlei. Sie kann auch beurteilen, wie eine Lücke zu behandeln ist. Die Buchführung, die den §§ 140 bis 148 AO entspricht, wird der Besteuerung zugrunde gelegt (§ 158 Abs. 1 AO); können Aufzeichnungen nicht vorgelegt werden, ist zu schätzen (§ 162 Abs. 2 Satz 2 AO).
Was die Software je Datenquelle festhält
Alle Wege enden im selben Journal; Stand 6. November 2026
Aus diesem Journal entstehen Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung, Saldenliste, Jahresabschluss und E-Bilanz. Die Software ersetzt keine Beratung und nimmt Ihnen die Aufbewahrungspflicht nicht ab. Die Abrechnung läuft je Gesellschaft und Monat nach Größenklasse, nicht je Transaktion; die Staffel steht auf der Preisseite.
| Quelle | Weg | Was gespeichert wird | Was bei Ihnen bleibt |
|---|---|---|---|
| Stripe, PayPal, Klarna, SumUp | Direktanbindung | Jede Zeile einzeln; bei Stripe und PayPal mit der vom Anbieter gelieferten Art, Zeilen von Klarna und SumUp als Prüffall | Anbindung pflegen, Prüffälle klären |
| Bankkonten | Direktanbindung oder Datei | Jede Zeile einzeln; neu importierte Kontoauszugsdateien unverändert mit Prüfsumme | Ältere Auszüge selbst archivieren |
| Shopify, WooCommerce, Shopware | Direktanbindung | Ausgangsrechnung bei bestandenen Prüfungen; andernfalls ein Prüffall ohne Rechnung | Prüffälle klären |
| Amazon, eBay, Kaufland, Shopify als Bericht | Berichtsdatei | Verdichtete Buchung, die Berichtsdatei mit Prüfsumme, Quellschlüssel je Transaktion, Zusammenfassung. Die Einzelbeträge stehen nur in der Datei. | Vollständigkeit der Berichte prüfen |
Häufige Fragen
Gilt die Einzelaufzeichnungspflicht auch für Onlinehändler mit EÜR?
Ja. Nach Nr. 2.1.1 AEAO zu § 146 gilt die Pflicht unabhängig von der Gewinnermittlungsart, und Nr. 2.1.7 bestätigt das für die Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG. Die Einnahmen sind durch geordnete und vollständige Belege nachzuweisen.
Gilt die Ausnahme von der Einzelaufzeichnung bei Kartenzahlung?
Nein. § 146 Abs. 1 Satz 3 AO setzt eine Barzahlung voraus, und die GoBD führen Kartenumsätze als unbare Umsätze (Rz. 55). Die Ausnahme erfasst nach ihrem Wortlaut nur Barzahlungen, auch wenn derselbe Laden daneben Karten annimmt.
Müssen im Onlineshop Kundennamen aufgezeichnet werden?
Der Name des Vertragspartners gehört grundsätzlich zur Aufzeichnung (GoBD Rz. 37). Nr. 2.1.5 AEAO zu § 146 lässt Ausnahmen für Kundendaten zu, die für die Nachprüfbarkeit nicht gebraucht werden. Soweit Kundendaten tatsächlich geführt werden, sind sie aufbewahrungspflichtig, wenn keine gesetzliche Vorschrift entgegensteht.
Reicht die Monatsabrechnung des Marktplatzes?
Nur, wenn sie jeden Vorgang einzeln zeigt. Die Grundaufzeichnungen müssen sich jederzeit in ihre Einzelpositionen aufgliedern lassen (Nr. 2.1.3 AEAO zu § 146). Eine Abrechnung mit Summen dient als Nachweis der Auszahlung, ersetzt aber nicht den Bericht mit den einzelnen Verkäufen.
Was droht, wenn Einzelaufzeichnungen fehlen?
Der Besteuerung zugrunde gelegt wird eine Buchführung, die den §§ 140 bis 148 AO entspricht (§ 158 Abs. 1 AO). Kann der Steuerpflichtige Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorlegen, ist nach § 162 Abs. 2 Satz 2 AO zu schätzen. Wie schwer eine Lücke wiegt, hängt vom Einzelfall ab.
Braucht ein Onlineshop eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung?
§ 1 Abs. 1 KassenSichV nennt elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Weder die Verordnung noch der AEAO zu § 146a nennen Onlineshops ausdrücklich. Für die Einzelaufzeichnungspflicht kommt es darauf nicht an, weil sie im Onlinehandel schon nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO gilt.
Quellen und Rechtsstand
Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung — abgerufen am 06.11.2026
- AEAO zu § 146 (Amtliches AO-Handbuch 2026) — abgerufen am 06.11.2026
- GoBD, Fassung vom 14.07.2025 (Amtliches AO-Handbuch 2026, Anhang 33) — abgerufen am 06.11.2026
- § 146a AO – Elektronische Aufzeichnungssysteme — abgerufen am 06.11.2026
- § 1 KassenSichV – Elektronische Aufzeichnungssysteme — abgerufen am 06.11.2026
- § 22 UStG – Aufzeichnungspflichten — abgerufen am 06.11.2026
- § 22f UStG – Pflichten für Betreiber einer elektronischen Schnittstelle — abgerufen am 06.11.2026
- § 63 UStDV – Aufzeichnungspflichten — abgerufen am 06.11.2026
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 22.3a — abgerufen am 06.11.2026
- § 158 AO – Beweiskraft der Buchführung — abgerufen am 06.11.2026
- § 162 AO – Schätzung von Besteuerungsgrundlagen — abgerufen am 06.11.2026
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