Was verlangt die ordnungsgemäße Kassenführung?

Bare Geschäftsvorfälle sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen (§ 146 Abs. 1 AO). Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten. Zusätzlich verlangt die Rechtsprechung die Kassensturzfähigkeit: Der Sollbestand laut Aufzeichnungen muss jederzeit mit dem tatsächlichen Kassenbestand abgleichbar sein.

Was ist die Einzelaufzeichnungspflicht?

Jeder einzelne Geschäftsvorfall ist grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen (§ 146 Abs. 1 AO). Bei einer offenen Ladenkasse mit Verkauf von Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen kann aus Zumutbarkeitsgründen auf die Einzelaufzeichnung verzichtet werden; der Tagesumsatz wird dann über einen Kassenbericht ermittelt.

Wann ist eine TSE Pflicht?

Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem (elektronische Registrierkasse) einsetzt, muss dieses durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen (§ 146a Abs. 1 AO). Die technischen Anforderungen regelt die auf Grundlage von § 146a Abs. 3 AO erlassene Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System benötigt keine TSE.

Gilt eine Belegausgabepflicht?

Ja. Bei Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems ist über jeden Geschäftsvorfall ein Beleg auszustellen und dem Beteiligten zur Verfügung zu stellen (§ 146a Abs. 2 AO, Belegausgabepflicht). Von dieser Pflicht kann die Finanzbehörde aus Zumutbarkeitsgründen befreien (§ 148 AO).

Was ist eine Kassen-Nachschau?

Die Kassen-Nachschau nach § 146b AO erlaubt der Finanzbehörde, ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäftszeiten die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen zu prüfen. Sie kann in eine Außenprüfung übergehen.

Lexikon: Kassenführung

Kassenführung – §§ 146, 146a AO

Bargeldintensive Betriebe müssen ihre Kasse ordnungsgemäß führen: Einnahmen und Ausgaben einzeln, vollständig und zeitgerecht aufzeichnen, elektronische Kassen mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung schützen und Belege ausgeben. Hier lesen Sie, welche Pflichten die Abgabenordnung vorschreibt und wie das Finanzamt sie prüft.

Stand: August 2026

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Pflichten der Kassenführung im Überblick

Die zentralen Vorgaben der §§ 146 bis 146b AO.

Einzelaufzeichnung

Bare Geschäftsvorfälle sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen; Kassen sind täglich zu erfassen (§ 146 Abs. 1 AO).

Kassensturzfähigkeit

Der buchmäßige Sollbestand muss jederzeit mit dem tatsächlichen Kassenbestand abgleichbar sein — ein von der Rechtsprechung geforderter Grundsatz ordnungsmäßiger Kassenführung.

TSE-Pflicht

Elektronische Aufzeichnungssysteme sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen (§ 146a Abs. 1 AO); Details regelt die KassenSichV.

Belegausgabepflicht

Über jeden mit einem elektronischen System erfassten Geschäftsvorfall ist ein Beleg auszustellen und bereitzustellen (§ 146a Abs. 2 AO).

Kassen-Nachschau

Die Finanzbehörde darf ohne Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung die Ordnungsmäßigkeit der Kasse prüfen (§ 146b AO).

Offene Ladenkasse

Ohne elektronisches System zulässig: Der Tagesumsatz wird über einen Kassenbericht ermittelt; die Einzelaufzeichnung kann aus Zumutbarkeitsgründen entfallen.

Einzelaufzeichnung, Kassensturzfähigkeit und offene Ladenkasse

Grundpflichten aus Paragraph 146 AO und die Ausnahme der offenen Ladenkasse.

Nach Paragraph 146 Abs. 1 AO sind Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen; Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Aus diesem Ordnungsgebot leitet die Rechtsprechung die Kassensturzfähigkeit ab: Der rechnerische Sollbestand der Kasse muss sich jederzeit mit dem tatsächlich gezählten Bestand abgleichen lassen. Die Kassensturzfähigkeit ist kein wörtlich im Gesetz genannter Begriff, sondern ein anerkannter Grundsatz ordnungsmäßiger Kassenführung.

Bei einer offenen Ladenkasse — einer Kasse ohne technische Unterstützung — kann beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen aus Zumutbarkeitsgründen auf die Einzelaufzeichnung verzichtet werden. Der Tagesumsatz wird dann rechnerisch über einen Kassenbericht ermittelt (Anfangsbestand, Einlagen, Entnahmen, Endbestand). Wer dagegen ein elektronisches System einsetzt, bleibt zur Einzelaufzeichnung verpflichtet.

TSE, Belegausgabe und Kassen-Nachschau

Zusätzliche Pflichten für elektronische Kassensysteme.

Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, muss dieses und die digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen (Paragraph 146a Abs. 1 AO). Die konkreten technischen Anforderungen ergeben sich aus der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die auf Grundlage der Verordnungsermächtigung des Paragraph 146a Abs. 3 AO erlassen wurde. Zusätzlich gilt die Belegausgabepflicht (Paragraph 146a Abs. 2 AO): Über jeden Geschäftsvorfall ist ein Beleg auszustellen und dem Beteiligten zur Verfügung zu stellen.

Die Einhaltung dieser Pflichten kann die Finanzbehörde im Rahmen der Kassen-Nachschau prüfen (Paragraph 146b AO) — ohne vorherige Ankündigung, außerhalb einer Außenprüfung und während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Ergeben sich Beanstandungen, kann die Nachschau ohne gesonderte Prüfungsanordnung in eine Außenprüfung übergehen. Formelle Mängel der Kassenführung können zu Hinzuschätzungen führen.

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