Umsatzsteuervoranmeldung im Onlinehandel: Kennzahlen, Fristen, Abgleich

Die Kennzahlen, die Onlinehändler typisch betreffen

Vordruck USt 1 A 2026, gültig für Voranmeldungszeiträume ab Januar 2026

Beispiel: ein März mit sechs Umsatzarten

GmbH, monatliche Abgabe, Besteuerung nach vereinbarten Entgelten, Voranmeldungszeitraum März 2026

Beispiel: Die Gesellschaft verkauft über einen eigenen Shop und einen Marktplatz. Prüfen Sie anhand der Gebührenrechnung die Leistung und den Rechnungssteller. § 13b Abs. 1 UStG setzt eine im Inland steuerpflichtige sonstige Leistung nach § 3a Abs. 2 UStG eines in einem anderen EU-Staat ansässigen Unternehmers voraus. Diese Voraussetzungen und die Berechtigung zum vollen Vorsteuerabzug sind im Beispiel erfüllt.

Die Vorsteuer beträgt 9.870,00 € aus Rechnungen (Kennzahl 66) und 589,00 € aus der Gebührenrechnung (Kennzahl 67), zusammen 10.459,00 €. Von 17.004,00 € Umsatzsteuer bleiben 6.545,00 € als Vorauszahlung in Kennzahl 83. Die 9.800 € in Kennzahl 45 ändern daran nichts: Ihre Steuer zahlen Sie vierteljährlich über das Bundeszentralamt für Steuern.

Was nicht in die Voranmeldung gehört

• Die Steuer aus OSS-Fernverkäufen: Sie steht nur in der Erklärung beim Bundeszentralamt für Steuern. Das Netto gehört laut Anleitung USt 1 E 2026 dagegen in Zeile 36.
• Auszahlungen des Marktplatzes: Sie sind ein Geldtransit zwischen eigenen Konten und kein Umsatz. Wer sie als Erlös zählt, erklärt den Umsatz doppelt.
• Einbehaltene Gebühren als Erlösminderung: Die Gebühr ist eine eigene Eingangsleistung. Der Umsatz steht in voller Höhe in der Kennzahl, die Gebühr auf der Eingangsseite.
• Reserven und Umbuchungen beim Anbieter: Sie verschieben Geld, ohne dass eine Leistung stattfindet.
• Umsätze außerhalb des Zeitraums: Bei Soll-Besteuerung entsteht die Steuer grundsätzlich mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Leistung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 1 UStG). Vor der Leistung vereinnahmte Zahlungen sind jedoch bereits im Zeitraum der Vereinnahmung zu versteuern (Satz 4). Bei Ist-Besteuerung zählt grundsätzlich ebenfalls der Vereinnahmungszeitraum (Buchst. b). Der Monat des Berichts ist dafür nicht maßgeblich.

Die Zusammenfassende Meldung neben der Voranmeldung

Kennzahl 41 und die Zusammenfassende Meldung gehören zusammen. Für innergemeinschaftliche Warenlieferungen ist die Meldung bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalendermonats an das Bundeszentralamt für Steuern zu übermitteln (§ 18a Abs. 1 Satz 1 UStG). Das Kalendervierteljahr genügt, wenn die Summe der Bemessungsgrundlagen aus innergemeinschaftlichen Warenlieferungen und Lieferungen nach § 25b Abs. 2 UStG weder im laufenden noch in einem der vier vorangegangenen Quartale mehr als 50.000 € beträgt (Satz 2). Sie nennt je Erwerber die USt-IdNr. und die Summe der Bemessungsgrundlagen (§ 18a Abs. 7 Satz 1 Nr. 1).

Fernverkäufe an Privatpersonen stehen nicht in der Zusammenfassenden Meldung, denn dort gibt es keine USt-IdNr. des Erwerbers. Bei tausenden Bestellungen entsteht der Fehler meist an der Einordnung: Ein Käufer gibt eine USt-IdNr. an, die nicht gültig ist, oder eine vorhandene Nummer fehlt im Bericht. Dann stimmen Kennzahl 41 und Meldung zwar überein, die Einordnung als steuerfrei ist aber nicht belegt.

Zehnter Tag, Dauerfrist und Sondervorauszahlung

Voranmeldung und Vorauszahlung sind am zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig (§ 18 Abs. 1 Satz 1 und 4 UStG). Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr; beträgt die Steuer des Vorjahres mehr als 9.000 €, der Kalendermonat (§ 18 Abs. 2 Satz 1 und 2 UStG).

Auf Antrag verlängert das Finanzamt die Fristen um einen Monat (§ 46 Satz 1 UStDV). Wer monatlich abgibt, entrichtet dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres (§ 47 Abs. 1 UStDV), die im letzten Voranmeldungszeitraum angerechnet wird (§ 48 Abs. 4 UStDV) und dort in Zeile 49 (Kennzahl 39) steht. Beispiel: Bei 77.000 € Vorauszahlungen im Vorjahr sind das 7.000 €.

Die Verlängerung betrifft nur die Fristen aus § 18 UStG. Für die Zusammenfassende Meldung gilt weiter § 18a UStG, für die OSS-Erklärung § 18j Abs. 4 UStG. Wer viele Daten erst nach dem Monatsende aus Berichten bekommt, gewinnt mit der Dauerfrist Zeit für den Abgleich.

Die Kennzahl gegen den Marktplatzbericht legen

Inland 19 %, März 2026, Beträge aus dem Beispiel oben

Bei wenigen Rechnungen lässt sich eine Kennzahl am Beleg nachvollziehen. Bei tausenden Zeilen funktioniert nur noch der Abgleich von Summen: Bericht je Einordnung gegen Kennzahl, und jede Differenz bekommt einen Namen. Typische Gründe sind Lieferungen im Folgemonat, Erstattungen aus dem Vormonat, nicht gebuchte Zeilen und ein Kanal, der aus zwei Quellen kommt.

Der Abgleich gehört vor die Abgabe. Die unten fehlenden Zeilen sind zunächst zu klären: Ein fehlendes Datum im Import beseitigt keine Steuerpflicht. Die 84.000 € in Kennzahl 81 und die oben errechneten 6.545,00 € Vorauszahlung sind deshalb zunächst der gebuchte Zwischenstand. Gehören die fehlenden 1.000 € netto vollständig zum März, steigen Kennzahl 81 auf 85.000 € und die Vorauszahlung auf 6.735,00 €. Ist bereits eine unrichtige Voranmeldung übermittelt, berichtigen Sie diese für denselben Zeitraum (Vordruck Zeile 10, Kennzahl 10).

Vom Journal in die Voranmeldung

Die Voranmeldung liest das Journal, in dem auch Banken, Zahlungsdienstleister und Marktplatzberichte stehen. Eine eigene Datei zwischen Buchhaltung und Steuer gibt es dabei nicht. Beim Marktplatz-Import legt die Software je Zeile den Steuerzeitpunkt nach Ihrer Versteuerungsart fest und zeigt in der Vorschau die Summen je Einordnung und Land sowie die nicht gebuchten Zeilen mit Grund. Zu jeder Kennzahl lassen sich die Belege aufrufen, und die Verprobung vergleicht die gebuchte mit der rechnerischen Steuer je Steuerschlüssel.

Die Übermittlung von Voranmeldung, Zusammenfassender Meldung und Dauerfristverlängerung ist in jedem aktiven Buchhaltungs-Abo enthalten, ohne Abo kostet sie 20 € je Übermittlung und Zeitraum. Der Direktversand der Umsatzsteuer-Jahreserklärung ist nur für die Veranlagungszeiträume 2023 bis 2025 möglich und kostet dann je 50 €; im Gesamtpaket sind die Steuererklärungen eines Veranlagungszeitraums je zwölf Monate enthalten. Abgerechnet wird je Gesellschaft und Monat, nicht je Transaktion; die Beträge stehen unter Preise.

Die Prüfung der Einordnung bleibt bei Ihnen. Holen Sie die Kanzlei dazu, wenn Sie Ware in mehreren Ländern lagern, wenn Geschäftskunden und Privatkunden gemischt über denselben Kanal kaufen oder wenn Sie die Versteuerungsart wechseln. Sie kann in der Software mitarbeiten oder die Buchungen als Kanzlei Software-Datei übernehmen.

Häufige Fragen

In welche Kennzahl gehören OSS-Umsätze in der Umsatzsteuervoranmeldung?

In Zeile 36, Kennzahl 45, und zwar nur netto. So steht es in der Anleitung USt 1 E 2026 zu den übrigen nicht steuerbaren Umsätzen. Die Steuer erklären Sie nach § 18j Abs. 4 UStG getrennt beim Bundeszentralamt für Steuern.

Müssen Marktplatzauszahlungen in die Voranmeldung?

Nein. Die Auszahlung ist ein Geldtransit und kein Umsatz. Die Steuer entsteht nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 UStG aus der Leistung oder aus dem vereinnahmten Entgelt, nicht aus der Überweisung des Marktplatzes auf Ihr eigenes Bankkonto.

Wann muss ein Onlinehändler monatlich abgeben?

Bei mehr als 9.000 € Steuer im Vorjahr ist monatlich abzugeben (§ 18 Abs. 2 Satz 2 UStG). Grundsätzlich gilt sonst das Kalendervierteljahr; bei höchstens 2.000 € Vorjahressteuer kann das Finanzamt von Voranmeldungen befreien (Satz 3). Bei einem Vorjahresüberschuss von mehr als 9.000 € kann unter den Voraussetzungen des § 18 Abs. 2a UStG die monatliche Abgabe gewählt werden. Für Neugründungen gelten besondere Regeln.

Verlängert die Dauerfrist auch die Zusammenfassende Meldung?

Nein. § 46 UStDV verlängert die Fristen für Voranmeldungen und Vorauszahlungen aus § 18 UStG. Die Frist bis zum 25. Tag aus § 18a UStG bleibt bestehen, ebenso die Frist der OSS-Erklärung aus § 18j Abs. 4 UStG.

Wie gehe ich mit Gebühren ausländischer Marktplätze um?

Prüfen Sie Leistung, Rechnungssteller und Steuerangaben der Gebührenrechnung. Im Inland steuerpflichtige sonstige Leistungen eines Anbieters aus einem anderen EU-Staat nach § 13b Abs. 1 UStG gehören in Kennzahl 46/47; entsprechende Drittlandsleistungen nach § 13b Abs. 2 Nr. 1 UStG in 84/85. Die nach § 15 UStG abziehbare Steuer gehört in 67. Gesetzlich geschuldete deutsche Umsatzsteuer aus einer ordnungsgemäßen Eingangsrechnung gehört bei bestehendem Vorsteuerabzug in 66. Ein bloßer Steuerausweis genügt dafür nicht.

Muss ich jede Bestellung einzeln in die Voranmeldung übernehmen?

Nein. Die Voranmeldung enthält Summen je Kennzahl. § 18 Abs. 1 UStG verlangt die selbst berechnete Steuer für den Zeitraum. Die Einzeldaten müssen aber belegbar bleiben: Zusammengefasste Aufzeichnungen sind nach GoBD Rz. 42 nur zulässig, wenn sie sich aufgliedern lassen.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• BMF: Vordrucke USt 1 A und USt 1 E 2026 — abgerufen am 06.11.2026
• § 18 UStG (Besteuerungsverfahren) — abgerufen am 06.11.2026
• § 18a UStG (Zusammenfassende Meldung) — abgerufen am 06.11.2026
• § 13 UStG (Entstehung der Steuer) — abgerufen am 06.11.2026
• § 46 UStDV (Fristverlängerung) — abgerufen am 06.11.2026
• § 47 UStDV (Sondervorauszahlung) — abgerufen am 06.11.2026
• § 48 UStDV (Verfahren) — abgerufen am 06.11.2026
• § 18j UStG (besonderes Besteuerungsverfahren) — abgerufen am 06.11.2026
• GoBD, Amtliches AO-Handbuch 2026, Anhang 33 — abgerufen am 06.11.2026