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WooCommerce und Shopware

WooCommerce Buchhaltung: Bestellung und Zahlung zusammenführen, auch mit Shopware

Bei der WooCommerce Buchhaltung kommen Leistung und Geld aus verschiedenen Quellen: Die Bestellung steht im Shop, das Geld läuft über Stripe, PayPal, Mollie oder das Bankkonto, und beides muss in den Büchern zusammenfinden. Für Shopware 6 gilt dasselbe. Darum reicht weder ein Bestellexport noch ein Kontoauszug allein. Die typischen Fehler sitzen an zwei Stellen, die jeder Shop selbst einstellt: Rechnungsnummer und Steuer.

In der Software: Jahresabschluss.io führt die doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04: Belege, Bankumsätze und Rechnungen werden laufend verbucht; die KI kontiert und bucht eindeutige Vorgänge innerhalb Ihrer Freigaben selbst.

Stand: 2026-11-06

Ein Shop ohne Geld: wer welche Hälfte liefert

Anders als ein Marktplatz zieht ein Shopsystem kein Geld ein und zahlt nichts aus. Es gibt deshalb auch keine Abrechnung, die beides zusammenfasst. Das Zusammenführen ist Ihre Aufgabe oder die Ihrer Buchhaltung.

Quellen im eigenen Shop
FrageQuelleBuchung
Was wurde verkauft, wohin, zu welchem Satz?Bestellung in WooCommerce oder ShopwareForderung an Erlös und Umsatzsteuer
Wurde bezahlt, wie viel kam an?Feed oder Bericht von Stripe, PayPal, Mollie, sonst KontoauszugVerrechnungskonto an Forderung
Was hat die Zahlung gekostet?derselbe Feed oder die GebührenaufstellungNebenkosten des Geldverkehrs, 4970 bzw. 6855
Wann kam das Geld auf die Bank?KontoauszugBank an Verrechnungskonto

Rechnungsnummer: Bestell-ID und Nummernkreis sind zweierlei

§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer, „die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“. Eine lückenlose Abfolge ist nach Abschnitt 14.5 Abs. 10 Satz 4 UStAE nicht zwingend, entscheidend ist die Einmaligkeit.

WooCommerce schreibt selbst: „While every order uses a unique order ID, the IDs are not necessarily sequential.“ Die IDs entstehen für verschiedene Inhalte, deshalb springen sie. Als Rechnungsnummer taugen sie wenig, Rechnungen entstehen meist über eine Erweiterung oder außerhalb des Shops. Ändern Sie die angezeigte Bestellnummer, prüfen Sie, welche Nummer Ihr Zahlungsdienstleister übernimmt, sonst findet der Abgleich nichts.

Shopware 6 ist hier anders gebaut. Es kennt eigene Nummernkreise für Bestellungen, Rechnungen, Gutschriften und Stornos, zuweisbar je Verkaufskanal, sonst gilt der globale Kreis. Stornos und Gutschriften setzen eine erstellte Rechnung voraus. Wer mehrere Verkaufskanäle mit eigenem Kreis führt, sollte Präfixe vergeben, damit keine Nummer doppelt entsteht.

Stellen Shop oder Erweiterung bereits Rechnungen aus, vermeiden Sie eine weitere eigenständige Abrechnung derselben Leistung. Mehrere Rechnungen können eine zusätzliche Steuerschuld auslösen; inhaltlich identische Mehrstücke sind dagegen unschädlich (Abschnitt 14c.1 Abs. 4 Sätze 5 bis 7 UStAE). Für tatsächlich ausgeführte Leistungen an nachweisliche Endverbraucher ist außerdem Absatz 1a zu beachten. Legen Sie eine einzige Stelle für Rechnungen fest.

Steuereinstellung im Shop als Fehlerquelle

Der Shop rechnet, was Sie ihm sagen. Ob das zum Gesetz passt, prüft er nicht.

  • WooCommerce: Sie schalten Steuern unter den Einstellungen ein, legen die Sätze selbst an und bestimmen, ob Preise mit oder ohne Steuer eingegeben sind. „Calculate tax based on“ entscheidet zwischen Lieferadresse, Rechnungsadresse und Shop-Adresse; bei der Shop-Adresse gilt der Satz „regardless of the customer's address“. Für Lieferungen an Privatkunden in der EU ist das über der Schwelle des § 3c Abs. 4 UStG falsch.
  • Shopware: Sätze und länderspezifische Regeln liegen je Steuersatz, mit einem Datum „Aktiv ab“. Änderungen im Live-Betrieb können laut Dokumentation andere Berechnungen bei Rechnungen auslösen. Die Anzeige brutto oder netto hängt an der Kundengruppe.
  • Schwelle: Die 10.000-€-Grenze betrifft die Summe der Entgelte ohne Umsatzsteuer aus innergemeinschaftlichen Fernverkäufen und den grenzüberschreitenden Leistungen nach § 3a Abs. 5 Satz 2 UStG. Sie gilt nur bei Ansässigkeit in einem einzigen EU-Mitgliedstaat. Wird sie im Vorjahr oder im laufenden Jahr überschritten, gilt für die betroffenen Fernverkäufe das Bestimmungsland (§ 3c Abs. 1 und 4 UStG). Der Shop weiß das nicht von selbst.
  • Ermäßigter Satz: Nur Ihre Stammdaten sagen, ob ein Artikel 7 % trägt. Ein falsch gepflegter Artikel zieht sich durch jede Bestellung.
  • Mischkörbe: Enthält eine Bestellung mehrere Sätze, muss auch der Versand richtig aufgeteilt sein. Für eine OSS-Rechnung mit mehreren Sätzen fällt die automatische Ausstellung aus.

Beispiel: 19 % statt 20 % nach Österreich

Beispiel mit frei gewählten Beträgen: Eine GmbH mit OSS liefert an eine Privatperson in Österreich, wo der Normalsatz 20 % beträgt. Der Shop rechnet versehentlich mit 19 %: 100,00 € + 19,00 € = 119,00 €, die Kundschaft zahlt 119,00 € über Stripe. Dieser Preis steht fest, also wird die Steuer herausgerechnet: 119,00 € ÷ 1,20 = 99,17 € Entgelt und 19,83 € Steuer. Der Fehler kostet 0,83 € je Bestellung, bei 1.000 solcher Bestellungen 830,00 €. Gebühr 2,50 €, das Verrechnungskonto ist danach ausgeglichen. Die Auszahlung ist hier auf eine Zeile gekürzt; bei Stripe läuft sie über Geldtransit 1360 / 1460.

Buchungssätze nach der Korrektur, Konten jeweils SKR03 / SKR04
VorgangSollHabenBetrag
Rechnung, Entgelt im anderen EU-Land1400 / 12008320 / 432099,17 €
Rechnung, Umsatzsteuer Österreich1400 / 12001767 / 381719,83 €
Kundenzahlung über Stripe1361 / 14641400 / 1200119,00 €
Zahlungsgebühr4970 / 68551361 / 14642,50 €
Auszahlung auf das Bankkonto1200 / 18001361 / 1464116,50 €
Summe aller Buchungen357,00 €

Brutto, netto, tax-free: drei Betragsregeln, ein Fehler von 16 %

Wer Shops zusammenführt oder den Shop wechselt, stolpert hierüber am leichtesten.

WooCommerce

Die Zeilenbeträge der Schnittstelle sind netto und nach Rabatt, die Steuer steht daneben. Die Einstellung „Prices entered with tax“ ändert daran nichts. Wer die Steuer trotzdem herausrechnet, macht aus 100,00 € nur 84,03 € und meldet rund 16 % zu wenig Umsatz.

Shopware

Der Status je Bestellung entscheidet: gross heißt, der Preis enthält Steuer, net heißt, er enthält keine, tax-free heißt, es gibt keine. Bei mehreren Sätzen liefert Shopware die Aufteilung mit. Sie ist genauer als jede eigene Division.

Bestellstatus

In WooCommerce heißt „processing“ bezahlt und noch nicht versandt, „completed“ erfüllt. „Refunded“ kann bei manueller Erstattung gesetzt sein, ohne dass Geld zurückging. Shopware trennt Bestell-, Zahlungs- und Lieferstatus. Kein Status ersetzt den Zahlungsnachweis.

Wenn es tausende Bestellungen im Shop werden

Im Einzelfall sehen Sie sofort, welche Zahlung zu welcher Bestellung gehört. Bei tausenden scheitert der Abgleich an Kleinigkeiten: abweichende Nummern, Sammelauszahlungen, Teilerstattungen, Rückbuchungen. Deshalb sollte die Art einer Geldzeile aus dem Feed kommen und nicht aus dem Verwendungszweck: Eine Kundenzahlung tilgt die Forderung, eine Auszahlung ist Geldtransit. Sonst steht derselbe Umsatz zweimal in der GuV, und die Rechnung bleibt offen.

Für den Umgang mit Sonderfällen gilt bei Masse eine Regel: lieber benennen als glätten. Eine Bestellung, die nicht aufgeht, eine Teilerstattung, eine Fremdwährung gehören auf eine Liste mit Grund, nicht in eine Rundungsdifferenz. Und planen Sie Zeit für den Rückstand ein: Bestellungen werden in begrenzten Läufen übernommen, nicht in einem Zug. Die ersten Wochen zeigen, ob Shop, Zahlungsdienst und Bank zusammenpassen. Bei sehr großem Volumen machen Sie vor dem Umstieg einen Probelauf mit echten Daten.

Ihre Festlegungen vor dem ersten Lauf

Diese Punkte sind eine Arbeitshilfe, keine Steuerberatung.

  • Eine Stelle für Rechnungen bestimmen und den Stichtag für die Übernahme festlegen.
  • Steuersätze je Land, Versandkosten und ermäßigte Artikel im Shop prüfen.
  • Klären, ob OSS aktiv ist und seit wann. Die Anzeige nach § 18j UStG erfolgt grundsätzlich vor Quartalsbeginn. Für die erstmalige einschlägige Leistung kann die Teilnahme schon ab diesem Tag gelten, wenn Sie die Registrierung spätestens am zehnten Tag des Folgemonats anzeigen; das gilt auch beim erstmaligen Überschreiten der Schwelle.
  • Zahlungsdienstleister einzeln anbinden, jeder hat sein eigenes Verrechnungskonto.
  • Ihre Kanzlei ist der bessere Weg, wenn das Lager im Ausland liegt, Lieferungen an Unternehmer in der EU hinzukommen oder alte Jahre mit falschem Satz zu berichtigen sind.

Shopsystem, Zahlungsdienst, Journal: so läuft es zusammen

WooCommerce und Shopware sind direkt angebunden. Für WooCommerce legen Sie Schlüssel in den Shop-Einstellungen an, für Shopware eine Integration; eine Freigabe durch den Anbieter ist nicht nötig. Nach dem Verbinden läuft nichts von selbst: Der stündliche Abruf ist aus, bis Sie ihn einschalten, weil daraus Rechnungen mit Nummer entstehen, die sich nur stornieren lassen.

Ausstellbar sind in WooCommerce abgeschlossene Bestellungen ohne Erstattung, in Shopware bezahlte und vollständig versandte. Die steuerliche Einordnung kommt aus dem Sachverhalt, der Satz des Shops entscheidet nur über 19 oder 7 %. Weicht die Summe ab oder steht ein Satz nicht im OSS-Katalog, entsteht ein Prüffall mit Grund statt einer Rechnung, ebenso bei überschrittener Schwelle ohne OSS. Teilerstattete Bestellungen verlangen eine Gutschrift. Aus Stripe und PayPal kommen die Zahlungen als Feed mit gelesener Art, für Mollie gibt es derzeit keine nutzbare Direktverbindung, und aus dem Journal entstehen Voranmeldung, Saldenliste, Jahresabschluss und E-Bilanz. Abgerechnet wird je Gesellschaft und Monat nach Größenklasse, unter Preise finden Sie die Beträge.

Häufige Fragen

Gibt es ein Buchhaltungs-Plugin für WooCommerce?

Es gibt Erweiterungen für Rechnungen und Exporte. Das Plugin allein ist aber noch keine Buchhaltung, denn das Geld liegt beim Zahlungsdienstleister. Die Bücher müssen nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO vollständig und richtig sein, also Bestellung, Zahlung, Gebühr und Auszahlung abbilden, gleich mit welchem Programm.

Darf ich die WooCommerce-Bestellnummer als Rechnungsnummer verwenden?

Das Gesetz verlangt eine einmalig vergebene, fortlaufende Nummer (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG), Lücken sind laut Abschnitt 14.5 Abs. 10 Satz 4 UStAE erlaubt. WooCommerce nennt seine Bestell-IDs eindeutig, aber nicht unbedingt fortlaufend. Sicherer ist ein eigener Rechnungskreis, zumal Erstattungen eigene Belege brauchen.

Muss ich jedem Privatkunden eine Rechnung schreiben?

§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG verpflichtet zur Rechnung bei Leistungen an Unternehmer, an juristische Personen und bei bestimmten Grundstücksleistungen, nicht allgemein bei Warenverkäufen an Privatpersonen. Berechtigt dazu sind Sie nach § 14 Abs. 2 Satz 1 UStG. Aufzeichnen müssen Sie den Umsatz in jedem Fall; viele Shops stellen die Rechnung trotzdem aus.

Welche Besonderheit hat die Buchhaltung mit Shopware 6?

Shopware führt eigene Nummernkreise für Rechnungen, Gutschriften und Stornos, je Verkaufskanal zuweisbar. Zahlungs- und Lieferstatus sind getrennt, und Beträge hängen am Steuerstatus der Bestellung. Für die Rechnung gilt wie bei jedem Shop § 14 Abs. 4 UStG; übernommen werden nur bezahlte und vollständig versandte Bestellungen, und von selbst erst, wenn Sie den Abruf eingeschaltet haben.

Wer trägt es, wenn der Shop den falschen Steuersatz rechnet?

Sie als leistender Unternehmer. Bei einem fest vereinbarten Bruttopreis müssen Sie die gesetzlich geschuldete Steuer aus diesem Preis herausrechnen. Ein zu hoher Steuerausweis kann nach § 14c Abs. 1 UStG eine zusätzliche Steuerschuld auslösen. Für tatsächlich ausgeführte Leistungen an nachweisliche Endverbraucher gilt die Ausnahme nach Abschnitt 14c.1 Abs. 1a UStAE. Die Einstellung im Shop ändert die Rechtslage nicht.

Wie finden Bestellung und Zahlung bei vielen Bestellungen zusammen?

Über die Bestellnummer im Zahlungsfeed und über die Art der Zeile. Prüfen Sie, ob Ihr Zahlungsdienstleister die angezeigte Nummer oder die interne ID führt. Was nicht eindeutig passt, gehört auf eine Prüfliste; eine Zahlung ohne Zuordnung darf nach § 146 Abs. 1 AO nicht einfach als neuer Erlös gebucht werden.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

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