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Shopify und Kanzlei Software

Shopify Buchhaltung Kanzlei Software: Bestellung und Shopify Payments in einem Journal

Eine Shopify Buchhaltung mit Kanzlei Software-Übergabe braucht zwei Datenströme: die Bestellung als Leistung und Shopify Payments als Geld. Bei Bilanzierung erfassen Sie den Erlös grundsätzlich mit der ausgeführten Lieferung; bei der Einnahmenüberschussrechnung ist grundsätzlich der Zufluss maßgeblich. Die spätere Auszahlung des Zahlungsdienstleisters und seine Gebühren müssen Sie zusätzlich abstimmen. Die Kanzlei Software-Datei steht am Ende dieses Weges, nicht am Anfang: Ein Bestellexport ist noch kein Buchungsstapel.

In der Software: Jahresabschluss.io führt die doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04: Belege, Bankumsätze und Rechnungen werden laufend verbucht; die KI kontiert und bucht eindeutige Vorgänge innerhalb Ihrer Freigaben selbst.

Stand: 2026-11-06

Warum eine Shopify-Bestellung noch keine Buchung ist

Drei Fragen, drei Quellen. Wer sie zu einer zusammenzieht, bekommt falsche Monate oder doppelten Umsatz.

Was wurde geliefert?

Das sagt die Bestellung: Artikel, Land, Steuersatz, Versanddatum. Bei Soll-Versteuerung entsteht die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Lieferung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Bezahlt ist dabei noch nichts gesagt.

Was ist geflossen?

Das sagt der Feed von Shopify Payments: Kundenzahlung, Erstattung, Gebühr, Auszahlung, mit Betrag und Gebühr je Bewegung. Die Zahlung tilgt eine Forderung und ist kein zweiter Erlös.

Was steht auf dem Beleg?

Das sagt die Rechnung. Shopify-Abo, Apps und Zahlungsgebühren haben eigene Monatsrechnungen, Ihre Kundschaft bekommt Ihre Ausgangsrechnung. Für Ihre Ausgangsrechnungen gelten die jeweils einschlägigen deutschen Rechnungsvorschriften. Bei Leistungen eines in Irland ansässigen Anbieters, für die Sie die Steuer nach § 13b UStG schulden, richtet sich die Rechnungserteilung grundsätzlich nach irischem Recht (§ 14 Abs. 7 UStG).

Was Shopify an Daten und Rechnungen liefert

Aus Shopifys Hilfe und Vertragsbedingungen, Stand des Abrufs 6. November 2026. Prüfen Sie Ihre eigene Rechnung, Vertragspartner und Steuerbehandlung können sich ändern.

  • Bestellexport: eine Zeile je Artikelposition, Bestellwerte stehen nur in der ersten Zeile einer Bestellung. Er nennt den erstatteten Betrag (Refunded Amount), aber keine eigene Spalte mit dem Erstattungsdatum.
  • Auszahlungsexport: Die Spalten Transaction Date, Type, Order, Payout Status, Payout Date, Amount, Fee und Net verbinden jede Bewegung mit der Bestellung.
  • Vertragspartner für Deutschland ist die Shopify International Limited in Irland, die Zahlungen wickeln nach den Bedingungen gesonderte Zahlungsabwickler ab.
  • Monatsrechnung zu den Zahlungsgebühren: Sie entsteht am 5. des Folgemonats und arbeitet in UTC, die Monatsgrenze kann also von Ihrer Shop-Zeit abweichen.
  • Steuer auf Zahlungsgebühren: Laut Hilfe wird in Deutschland keine Umsatzsteuer berechnet, für die EU ohne Irland spricht Shopify von einem Satz von 0 % als Reverse Charge, und „You might need to account for VAT at the local applicable tax rate on your VAT return.“ Ob das ein Fall von § 13b UStG ist oder eine Steuerbefreiung im Zahlungsverkehr nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG, entscheiden Sie einmal mit Ihrer Kanzlei anhand der Rechnung.
  • Abo und Apps: Weist die Rechnung aus Irland keine Umsatzsteuer aus, buchen Sie die Steuer nach § 13b Abs. 1 UStG selbst: 4900 bzw. 6300 netto, 1577 an 1787 in SKR03, 1407 an 3837 in SKR04.

Beispiel: Bestellung im Dezember, Geld im Januar

Beispiel mit frei gewählten Beträgen: Lieferung mit Gefahrenübergang am 30. Dezember 2026 an Kundschaft in Deutschland, Ware 200,00 € und Versand 5,00 € netto, 19 % Umsatzsteuer, brutto 243,95 €. Gebühr 7,32 €; für die folgenden Buchungen wird eine nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG steuerfreie Zahlungsverkehrsleistung unterstellt. Unterliegt die konkrete Gebühr stattdessen § 13b UStG, kommen 1,39 € Umsatzsteuer und bei voller Abzugsberechtigung ebenso viel Vorsteuer hinzu. Der Umsatz gehört ins alte Jahr, die Auszahlung am 4. Januar 2027 nicht. Ist die Zahlung am 31. Dezember schon bei Shopify eingegangen, steht das Guthaben von 236,63 € auf dem Verrechnungskonto in der Bilanz. Die Tabelle trennt Entgelt und Steuer wie das Journal und kürzt die Auszahlung auf eine Zeile; das Grundmuster mit Geldtransit 1360 / 1460 steht auf der Seite Zahlungsdienstleister buchen.

Buchungssätze, Konten jeweils SKR03 / SKR04
VorgangSollHabenBetrag
Rechnung, Entgelt1400 / 12008400 / 4400205,00 €
Rechnung, Umsatzsteuer1400 / 12001776 / 380638,95 €
Kundenzahlung über Shopify Payments1362 / 14651400 / 1200243,95 €
Zahlungsgebühr4970 / 68551362 / 14657,32 €
Auszahlung auf das Bankkonto1200 / 18001362 / 1465236,63 €
Summe aller Buchungen731,85 €

Die Falle mit den Preisen und andere Verwechslungen

  • Preise einschließlich Steuer: Ein Shop entscheidet selbst, ob hinterlegte Preise die Steuer enthalten. Ist das so, ist der Zeilenbetrag brutto. Wer 119,00 € als Entgelt liest, überhöht jeden Umsatz um 19 %, und zwar so gleichmäßig, dass es in sich stimmig aussieht.
  • Steuer laut Shop ist nicht Steuer laut Gesetz: Was der Shop als Satz liefert, ist seine Einstellung. Ob deutsche Umsatzsteuer anfällt, folgt aus Bestimmungsland, Kundschaft und Lieferschwelle (§ 3c UStG).
  • Auszahlung ist kein Umsatz: Sie enthält Gebühren und Erstattungen mehrerer Bestellungen, meist aus verschiedenen Tagen.
  • Zwei Rechnungen für eine Lieferung: Stellt schon eine App im Shop Rechnungen aus, entscheiden Sie vor dem ersten Lauf, welche gilt. Mehrere eigenständige Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis über dieselbe Leistung können eine zusätzliche Steuerschuld auslösen. Inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung sind dagegen unschädlich (Abschnitt 14c.1 Abs. 4 Sätze 5 bis 7 UStAE); außerdem ist die Ausnahme für tatsächlich ausgeführte Leistungen an Endverbraucher nach Absatz 1a zu beachten.

Kanzlei Software-Datei: was sie leistet und was nicht

Der Suchbegriff „Shopify Kanzlei Software Export“ vermischt zwei Dinge. Shopify liefert Bestell- und Auszahlungsdateien. Ein Buchungsstapel im Kanzlei Software-Format enthält dagegen fertige Buchungen mit Konto, Gegenkonto, Datum und Betrag. Dazwischen liegt die eigentliche Arbeit: Steuer einordnen, Gebühren trennen, Erstattungen dem richtigen Zeitraum zuordnen. Eine Unterlage von Shopify zu einem eingebauten Export aus Kanzlei Software haben wir nicht gefunden; eine Erweiterung aus dem App-Angebot kann diesen Schritt übernehmen, dann ist sie Ihr Vorsystem.

Beide Wege sind zulässig. Beim Vorsystem entstehen die Buchungen dort, die Kanzlei übernimmt die Datei in ihr Rechnungswesen. Beim durchgehenden Journal entstehen sie in der Buchhaltung selbst, und die Kanzlei arbeitet dort mit oder erhält von dort einen Buchungsstapel. Die Software erzeugt ihn für einen wählbaren Zeitraum mit Berater- und Mandantennummer, auf Wunsch mit Belegen. Mehr dazu auf der Seite zum Vorsystem und zum Buchungsstapel.

Ab wann der Einzelfall bei Shopify kippt

Bei fünf Bestellungen am Tag ist jeder Weg gut. Bei tausenden fällt die Wahl der Umsatzquelle ins Gewicht.

  • Rechnung je Bestellung oder verdichteter Bericht: Eine Ausgangsrechnung je Bestellung ist sauber, verbraucht aber je Bestellung eine Nummer und läuft in begrenzten Läufen. Der Bestellexport bucht verdichtete Sätze ohne Rechnung je Bestellung. Für denselben Zeitraum gilt genau eine Umsatzquelle.
  • Doppelter Umsatz: Bericht und Zahlungsfeed beschreiben dieselben Verkäufe. In der Einnahmenüberschussrechnung kann die Kundenzahlung sonst zur zweiten Einnahme werden.
  • Erstattungen ohne Datum: Weil der Bestellexport kein Erstattungsdatum nennt, lässt sich der Zeitraum nach § 17 Abs. 1 Satz 8 UStG daraus nicht bestimmen. Maßgeblich sind dann die Zahlungsdaten.
  • Fremdwährung: Bestellungen in anderer Währung brauchen einen belegten Kurs.
  • Große Jahre: Für die Shop-Anbindung und den Bestellimport haben wir noch keinen Nachweis aus dem Echtbetrieb. Unser Mengenbeleg stammt aus Stapel- und Dateiimporten; was er zeigt und wo er endet, steht auf der Übersicht zu Massendaten. Prüfen Sie bei sehr großem Volumen vor dem Umstieg mit einem Probelauf und echten Daten, ob der Ablauf für Sie trägt.

Was Sie festlegen und wofür die Kanzlei da ist

Keine Steuer- oder Rechtsberatung: Die Entscheidungen im Einzelfall treffen Sie, allein oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei.

  • Wählen Sie den Stichtag, ab dem Bestellungen übernommen werden, und die eine Stelle, die Rechnungen stellt.
  • Prüfen Sie im Shop die Steuereinstellungen für jedes Land, in das Sie liefern.
  • Gleichen Sie je Auszahlung ab: Kundenzahlungen minus Erstattungen minus Gebühren ergibt den Betrag auf dem Konto.
  • Stimmen Sie mit der Kanzlei die Behandlung von Abo und Zahlungsgebühren ab und ob sie im Journal mitarbeitet oder eine Kanzlei Software-Datei bekommt.

Weiter bis zu Steuer und Abschluss

Shopify ist in der Software zweifach angebunden. Shopify Payments liefert einen Feed mit Betrag und getrennter Gebührenzeile je Bewegung. Die Software stuft diese Zeilen bisher aber als Prüffall ein: Sie schlägt kein Konto vor und bucht nichts von selbst, Sie wählen das Konto je Zeile. Die Bestellübernahme holt auf Knopfdruck bezahlte und erfüllte Bestellungen und stellt daraus Ausgangsrechnungen mit derselben Rechnungslogik wie von Hand aus. Ausgestellt wird nur, was ohne Rest aufgeht; weicht die Summe des Shops ab, entsteht ein Prüffall mit Grund und keine verbrauchte Nummer. Alternativ laden Sie den Bestellexport hoch, dann gelten Vorschau, Verdichtung und exakte Stornos wie bei den Marktplatzberichten. Die Datei speichert die Software mit dem Import (§ 147 Abs. 1 AO).

Aus diesem Journal entstehen Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung, Saldenliste, Jahresabschluss und E-Bilanz. OSS-Angaben bereitet die Software auf, die Abgabe beim Bundeszentralamt für Steuern nehmen Sie selbst vor. Die Abrechnung folgt Gesellschaft und Größenklasse, nicht der Zahl der Bestellungen, siehe Preise.

Häufige Fragen

Hat Shopify eine Kanzlei Software-Schnittstelle?

Eine Unterlage von Shopify zu einem eingebauten Export aus Kanzlei Software haben wir nicht gefunden. Shopify liefert Bestell- und Auszahlungsdateien, ein Buchungsstapel aus Kanzlei Software enthält fertige Buchungen. Den Schritt dazwischen übernimmt ein Vorsystem oder die Buchhaltung selbst. Maßgeblich bleibt § 146 Abs. 1 Satz 1 AO: einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet.

Wann buche ich den Shopify-Umsatz: bei Bestellung, Zahlung oder Auszahlung?

Bei Soll-Versteuerung mit der Lieferung, denn die Steuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 1 UStG). Wird vorher bezahlt, entsteht sie insoweit mit der Vereinnahmung (Satz 4). Die Auszahlung spielt dafür keine Rolle.

Auf welches Konto buche ich Shopify-Payments-Gebühren?

Auf 4970 in SKR03 oder 6855 in SKR04 Nebenkosten des Geldverkehrs, gegen das Verrechnungskonto. Shopify berechnet laut Hilfe in Deutschland keine Umsatzsteuer darauf. Ob Sie trotzdem etwas anmelden, hängt davon ab, ob § 13b UStG oder § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG greift; klären Sie das mit der Kanzlei.

Reicht der Shopify-Bestellexport für die Buchhaltung?

Für den Umsatz weitgehend, für das Geld nicht. Er nennt Beträge, Steuern und Status je Bestellung, aber keine Gebühren und kein Erstattungsdatum. Erstattungen gehören nach § 17 Abs. 1 Satz 8 UStG in den Zeitraum der Änderung. Dafür brauchen Sie zusätzlich die Auszahlungsdaten aus Shopify Payments.

Brauche ich eine Shopify-Buchhaltungs-App?

Das hängt vom Weg ab. Eine App kann als Vorsystem Buchungen für eine Kanzlei Software-Datei erzeugen. Führen Sie die Bücher in einem durchgehenden Journal, ist sie nicht nötig. Legen Sie in beiden Fällen fest, welche Stelle die Rechnung ausstellt. Vermeiden Sie mehrere eigenständige Rechnungen über dieselbe Leistung; inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung brauchen dagegen keine Kopie-Kennzeichnung (Abschnitt 14c.1 Abs. 4 Sätze 5 bis 7 UStAE).

Was passiert mit einer Shopify-Bestellung, die nicht aufgeht?

Die Software stellt dann keine Rechnung aus, sondern meldet einen Prüffall mit Grund. Weicht die Summe des Shops von der Rechnung ab, die nach dem Sachverhalt herauskäme, wäre eine stille Korrektur falsch, denn die Ursache der Summendifferenz muss zunächst geklärt werden. Vermeidbar ist so auch ein zu hoher Ausweis nach § 14c Abs. 1 UStG.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

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