Jahresabschluss.io
ENAnmeldenRegistrieren →

SumUp im Laden

SumUp buchen: Tagesumsatz, Gebühr, Trinkgeld und Bargeld

SumUp buchen Sie in drei getrennten Strömen: den Tagesumsatz als Erlös, die Kartenzahlungen über das SumUp-Verrechnungskonto (SKR03 1365, SKR04 1468) und das Bargeld über die Kasse. Die Gebühr steht in der Monatsrechnung und im Auszahlungsbericht, gezahlt wird sie nicht, weil SumUp sie vor der Auszahlung abzieht. Für den Laden ist die Trennung von bar und unbar die eigentliche Arbeit, nicht der Buchungssatz.

In der Software: Jahresabschluss.io führt die doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04: Belege, Bankumsätze und Rechnungen werden laufend verbucht; die KI kontiert und bucht eindeutige Vorgänge innerhalb Ihrer Freigaben selbst.

Stand: 2026-11-06

Drei Ströme im Laden: Umsatz, Karte, Bargeld

Viele Betriebe sehen nur die Auszahlung und buchen sie als Einnahme. Das unterschlägt die Gebühr und vermischt Tage: Die Auszahlung kann Karten mehrerer Tage enthalten und enthält kein Bargeld. Richtig ist die Trennung nach dem Ursprung. Der Tagesabschluss sagt, was verkauft wurde; der Zahlungsdienst sagt, was per Karte hereinkam; das Kassenbuch sagt, was bar in der Lade liegt.

Die Finanzverwaltung legt auf diese Grenze Wert. Nach GoBD Rz. 121 ist der Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes aufzubewahren, wenn er als Buchungsbeleg dient, die einzige Abrechnung darstellt oder nur mit ihm eine eindeutige Abgrenzung zwischen baren und unbaren Geschäftsvorfällen in der Kassenbuchführung gewährleistet ist. Fehlt Ihnen eine andere Trennung, bewahren Sie die Terminalnachweise also auf.

Was SumUp in Vertrag und Hilfe-Center festlegt

Stand 6. November 2026. Prüfen Sie Ihre eigene Rechnung, denn der Anbieter behält sich vor, über jeden Rechtsträger der Gruppe abzurechnen.

Vertragspartner

SumUp Limited, Dublin, Irland, USt-IdNr. IE9813461A, E-Geld-Institut unter Aufsicht der Central Bank of Ireland.

Gebührenabzug

Vor jeder Auszahlung werden die Gebühren vom Zahlungsbetrag abgezogen. Die Monatsrechnung nennt die Summe und muss nicht bezahlt werden.

Umsatzsteuer

Das Hilfe-Center bezeichnet die Gebühren als Finanzdienstleistung, von der Umsatzsteuer befreit. Vorsteuer entsteht dann nicht, ein § 13b-Fall ebenso wenig. Abonnements und Geräte sind davon getrennt zu prüfen.

Auszahlungsziel

Standard ist das SumUp Business Account, wahlweise ein Bankkonto. Führen Sie ein Business Account, gehört dazu ein eigenes Konto in Ihrer Buchhaltung. Laut Zahlungsbedingungen ist es kein Bankkonto, und das Guthaben ist keine Einlage.

Rückerstattung

Laut Zahlungsbedingungen verlangen die Netzwerkregeln, Kartenzahlungen soweit rechtlich zulässig nicht in bar zu erstatten. Die Erstattung läuft über den Zahlungsdienst, nicht über die Kasse.

Rückbuchung

Der Anbieter kann den Betrag zuzüglich Gebühren einziehen und eine Rücklage bilden. Das Hilfe-Center nennt zusätzlich eine nicht erstattungsfähige Gebühr der Zahlungsanbieter.

Beispiel: ein Tag im Hofladen mit Karte, Bargeld und Trinkgeld

Angenommene Tageswerte. Die Gebühr steht hier zur Vereinfachung am Tag; tatsächlich entnehmen Sie sie dem Auszahlungsbericht.

Probe: 666,00 + 24,00 − 10,38 − 679,62 = 0 auf dem Verrechnungskonto. Geben Sie das Trinkgeld bar an das Personal weiter, buchen Sie 1590 / 1370 an 1000 / 1600. Die Bareinnahme berührt das Verrechnungskonto an keiner Stelle. Wer eine Einnahmenüberschussrechnung führt, lässt den Weg über die Forderung weg und bucht am Geldfluss.

Tagesabschluss bis zur Auszahlung, Beträge in Euro
VorgangSoll SKR03 / SKR04Haben SKR03 / SKR04Betrag
Kartenumsatz 19 % laut Tagesabschluss1400 / 12008400 / 4400238,00
Kartenumsatz 7 % laut Tagesabschluss1400 / 12008300 / 4300428,00
Kartenzahlungen laut Feed1365 / 14681400 / 1200666,00
Trinkgeld für das Personal per Karte1365 / 14681590 / 137024,00
Bareinnahmen 7 %1000 / 16008300 / 4300321,00
Gebühr laut Auszahlungsbericht4970 / 68551365 / 146810,38
Auszahlung geht ab1360 / 14601365 / 1468679,62
Ankunft auf dem Geldkonto1200 / 18001360 / 1460679,62

Kartenterminal und Kassensystem: wann § 146a AO einschlägig ist

§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO verlangt, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten. § 146a AO gilt nur, wenn Sie Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen; das sind nach § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen. Dann brauchen Sie eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung und müssen Belege ausgeben, soweit das Finanzamt Sie nicht nach § 146a Abs. 2 Satz 2 AO davon befreit hat. Entscheidend ist die Kassenfunktion: Nach AEAO zu § 146a Nr. 1.2 muss das System zumindest teilweise bare Zahlungen oder vergleichbare Zahlungsformen vor Ort erfassen und abwickeln können. Die bloße Verkaufserfassung genügt dafür nicht. Ein vollständig getrenntes System, das ausschließlich bargeldlose Zahlungen akzeptiert und keine Kassenfunktion hat, benötigt nach der Orientierungshilfe des BMF keine technische Sicherheitseinrichtung. Prüfen Sie die Funktionen Ihres konkreten Aufbaus mit Ihrer Kanzlei.

SumUp beschreibt seine Sicherungseinrichtung als cloudbasiert; für Offline-Zahlungen steht sie laut den Bedingungen nicht zur Verfügung. Außerdem sind Verkäufe mit Solo- und 3G-Lesegeräten im eigenständigen Modus laut Hilfe-Center derzeit nicht im Tagesabschlussbericht enthalten. Wer sich auf diesen Bericht stützt, muss solche Verkäufe gesondert erfassen.

Trinkgeld, Pfand und andere Sonderfälle an der Kasse

  • Trinkgeld an das Personal: Freiwillige Trinkgelder rechnen nach UStAE 10.1 Abs. 5 Satz 3 nicht zum Entgelt. Läuft es über die Karte, ist es bei Ihnen ein Durchlaufposten auf 1590 / 1370 und wird weitergegeben. § 3 Nr. 51 EStG behandelt die Steuerfreiheit beim Arbeitnehmer; die Lohnfrage klärt Ihr Lohnbüro.
  • Trinkgeld an den Inhaber: Bei innerer Verknüpfung mit der Leistung gehört es nach UStAE 10.1 Abs. 5 Satz 1 zum Entgelt und damit in die Erlöse. Ein Bedienungszuschlag ist nach Satz 2 ebenfalls Entgelt.
  • Pfand: Wird Pfand bei jeder Lieferung berechnet, ist es nach UStAE 10.1 Abs. 8 Teil des Entgelts, die Rückzahlung bei Leergut mindert es. Der Kartenbetrag enthält das Pfand; die Aufteilung liefert nur die Kasse. Bar zurückgezahltes Pfand ist Kassenausgabe.
  • Gutscheine und Sofortfinanzierung regelt der Anbieter in eigenen Bedingungen; prüfen Sie diese Vorgänge gesondert.
  • SumUp-Abonnements: Sie werden nach den AGB gesondert abgerechnet, können mit Umsatzsteuer abgerechnet sein und laut Hilfe-Center auch als Abzug von Ihren Auszahlungen erscheinen. Prüfen Sie diese Rechnungen einzeln.

Was der SumUp-Verlauf liefert und wo es bei vielen Kartenzahlungen kippt

Ein Laden mit sehr vielen Kartenzahlungen kommt mit einer Einzelbuchung je Zahlung nicht weit; ein Tagesumsatz aus dem Abschlussbericht ist der übliche Weg. Dabei gilt: Der Tagesabschluss ersetzt die Einzelaufzeichnung nicht, er fasst sie zusammen. Die Einzeldaten bleiben im Kassensystem und in den Berichten des Anbieters und sind aufzubewahren. Darüber informiert die Seite zur Einzelaufzeichnungspflicht.

Die Anbindung in unserer Software liest den Transaktionsverlauf. Dessen öffentliche Beschreibung kennt die Arten Zahlung, Erstattung und Rückbuchung, enthält aber weder Gebühr noch Auszahlung; beide stehen in einer eigenen Liste, die wir bisher nicht abrufen. Sie erhalten also Bruttozeilen auf 1365 / 1468, die Gebühr buchen Sie aus der Monatsrechnung oder dem Auszahlungsbericht, und die Auszahlung gleicht Ihre Bank- oder Geschäftskontozeile aus. Der Verlauf kennt außerdem die Zahlungsart CASH, und die Software filtert nicht danach: Erscheint eine Barzahlung, gehört sie in die Kasse, nicht auf das Verrechnungskonto. Alle Zeilen kommen bisher als Prüffall an, nichts bucht von selbst.

Tägliche und monatliche Handgriffe, Kanzlei inklusive

  • Täglich: Tagesabschluss sichern, Kassenbestand zählen, Bareinnahmen ins Kassenbuch.
  • Monatlich: Gebührenrechnung und Auszahlungsbericht ablegen, Gebühr buchen, Saldo auf 1365 / 1468 gegen noch nicht ausgezahlte Kartenzahlungen abstimmen.
  • Vor dem Jahresende: Karten vom Monatsende, die erst im Januar ausgezahlt werden, bleiben auf dem Verrechnungskonto.
  • Kanzlei: bei Mischung aus 7 % und 19 %, bei Personal und Trinkgeld und vor einer Kassennachschau lohnt der Blick von außen.

SumUp im selben Buch wie Kasse und Steuer

jahresabschluss.io führt Kassenbuch, Bank und die von Ihnen gebuchten SumUp-Zeilen in einem Journal und daraus Voranmeldung, Saldenliste, Jahresabschluss und E-Bilanz. Die Software ersetzt kein Kassensystem und keine Sicherungseinrichtung. Für die Zusammenarbeit mit der Kanzlei bleibt ein Export aus Kanzlei Software möglich. Berechnet wird je Gesellschaft und Monat nach Größenklasse, nicht nach der Zahl der Kartenzahlungen; die Stufen stehen unter /preise.

Häufige Fragen

Wie buche ich SumUp-Einnahmen?

Getrennt nach Tagesumsatz und Zahlung: Erlös aus dem Tagesabschluss, Kartenzahlungen über das Verrechnungskonto 1365 bzw. 1468, Bareinnahmen über die Kasse 1000 bzw. 1600. Die Auszahlung ist kein Umsatz, sie enthält Kartenbeträge nach Abzug der Gebühr (§ 246 Abs. 2 Satz 1 HGB).

Wie buche ich SumUp-Gebühren?

Soll 4970 (SKR03) oder 6855 (SKR04), Haben Verrechnungskonto 1365 bzw. 1468, ohne Vorsteuer, wenn Ihre Rechnung sie wie im Hilfe-Center als umsatzsteuerbefreite Finanzdienstleistung ausweist (§ 4 Nr. 8 Buchst. d UStG). Bezahlt wird die Rechnung nicht, denn der Betrag ist vor der Auszahlung abgezogen.

Gilt das auch für Kanzlei Software oder Lexware?

Ja. Der Buchungssatz ist unabhängig vom Programm: Verrechnungskonto, Gebührenkonto, Geldtransit. In der Kanzlei Software-Logik bleibt es bei denselben Konten, weil Kontenrahmen und § 246 Abs. 2 HGB unabhängig von der Software gelten. Die Kanzlei kann die Daten als Kanzlei Software-Datei erhalten.

Gehört eine Kartenzahlung ins Kassenbuch?

Nein, das Kassenbuch zeigt Bargeld. Kartenzahlungen laufen über das Verrechnungskonto. Nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten, und GoBD Rz. 121 macht die Abgrenzung von baren und unbaren Vorfällen zum Grund, Zahlungsnachweise aufzubewahren.

Wie buche ich Trinkgeld, das per SumUp bezahlt wurde?

Geht es an das Personal, ist es nach UStAE 10.1 Abs. 5 Satz 3 kein Entgelt: Verrechnungskonto an Durchlaufende Posten 1590 bzw. 1370, bei Weitergabe zurück. Steht es dem Inhaber zu, gehört es bei innerer Verknüpfung nach Satz 1 zum Entgelt und in die Erlöse.

Wie buche ich Pfand, wenn der Kunde mit SumUp zahlt?

Pfand für Warenumschließungen, das bei jeder Lieferung berechnet wird, ist nach UStAE 10.1 Abs. 8 Satz 1 Teil des Entgelts, Rücknahme und Rückzahlung mindern es. Der Zahlungsdienst zeigt nur den Gesamtbetrag der Karte. Die Trennung von Ware und Pfand kommt aus Ihrem Kassensystem.

Holt die Software die Gebühren automatisch von SumUp?

Nein, bisher nicht. Der angebundene Transaktionsverlauf enthält laut Dokumentation des Anbieters weder Gebühr noch Auszahlung, und alle Zeilen kommen als Prüffall an. Die Gebühr buchen Sie aus der Monatsrechnung, die nach § 147 AO als Beleg aufzubewahren ist.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.