Massendaten in der Buchhaltung: von der einzelnen Transaktion bis zu Steuer und Jahresabschluss

Das Wort steht in keinem Gesetz. Die Praxis meint damit Vorgänge, die sich in großer Zahl wiederholen und aus einer Datenquelle kommen: Bestellungen aus dem Shop, Zeilen aus dem Abrechnungsbericht eines Marktplatzes, Kundenzahlungen, Gebühren und Erstattungen bei einem Zahlungsdienstleister. Entscheidend ist nicht eine bestimmte Zahl, sondern der Punkt, an dem niemand mehr jede Zeile ansehen kann.

Beispiel: Ein Onlineshop mit 40 Bestellungen am Tag kommt im Jahr auf 14.600 Bestellungen. Jede erzeugt mehr als eine Zeile: die Rechnung, die Zahlung, die Gebühr und irgendwann den Anteil an einer Sammelauszahlung. Dazu kommen Erstattungen. Aus einem überschaubaren Geschäft wird so ein Datenbestand, der von Hand nicht mehr prüfbar ist, und jeder kleine Fehler im Ablauf wiederholt sich tausendfach.

Das Gesetz verlangt, Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO). Die Finanzverwaltung trennt dabei Aufzeichnung und Verbuchung: Nr. 2.1.3 AEAO zu § 146 verneint eine Pflicht zur einzelnen Verbuchung im Gegensatz zur Aufzeichnung. Die Bedingungen stehen in den GoBD. Verdichtete Aufzeichnungen im Hauptbuch sind zulässig, wenn sie nachvollziehbar in ihre Einzelpositionen aufgegliedert werden können (Rz. 42). Bei der Übernahme verdichteter Zahlen müssen die Einzelaufzeichnungen aus den Vor- und Nebensystemen erhalten bleiben (Rz. 99).

Praktisch heißt das: Die Verdichtung ist nur so gut wie die Datenquelle dahinter. Wer eine Tagessumme bucht und den Bericht wegwirft, hat die Nachvollziehbarkeit verloren. Das sind Verwaltungsanweisungen, kein Gesetzestext; ob ein konkreter Ablauf ausreicht, beurteilen im Zweifel Ihre Kanzlei und am Ende die Außenprüfung. Die Einzelheiten finden Sie bei der Sammelbuchung und bei der Einzelaufzeichnungspflicht.

Beide Wege sind zulässig, und in beiden kann Ihre Kanzlei mitarbeiten. Der verbreitete Weg ist eine Kette: Ein Vorsystem sammelt die Transaktionen, erzeugt eine Exportdatei, und das Rechnungswesen übernimmt daraus Buchungen. Das funktioniert, hat aber Nahtstellen. Jede Übergabe ist ein Ort, an dem Zahlen abweichen können, und Rohdaten, Buchung, Steuer und Abschluss liegen an verschiedenen Stellen.

Unser Ansatz ist die andere Bauart: Bankumsätze, Zahlungsdienstleister, Marktplatzberichte und Shop-Bestellungen laufen in dasselbe Journal, aus dem Umsatzsteuer-Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung, Saldenliste, HGB-Jahresabschluss, E-Bilanz und Steuererklärungen entstehen. Eine Korrektur steht damit in dem Journal, aus dem die weiteren Schritte lesen, ohne erneuten Export. Bereits übermittelte Anmeldungen berichtigen Sie gesondert, und ein festgestellter Abschluss bleibt gesperrt, bis Sie ihn entsperren. Eine Kanzlei Software-Datei für die Kanzlei bleibt möglich. Die Abwägung im Einzelnen steht auf der Seite zu Vorsystem und Hauptbuch.

Ein verbreiteter Denkfehler ist, jede Zeile einer KI vorzulegen. Was feststeht, muss niemand schätzen. Bei Stripe und PayPal liefert der Anbieter die Art der Zeile mit, etwa Auszahlung, Gebühr, Kundenzahlung oder Erstattung; Zeilen, die damit nicht sicher einzuordnen sind, etwa Einbehalte, gehen in die Prüfung. Die Software liest diese Angabe, statt sie aus dem Verwendungszweck zu raten. Erst wo weder Fakt noch Regel tragen, kommt die KI zum Zug, und zwar mit der eigenen HGB-Buchungslogik: erst die Buchungsmethode, dann das Konto.

Bei den Daten anderer Anbieter ist die Software bewusst vorsichtiger. Zeilen von Klarna und SumUp kommen heute als Prüffälle herein und werden nicht automatisch gebucht, denn dort fehlt diese geprüfte Angabe zur Art der Zeile. Mollie verbinden Sie mit einem Advanced Access Token; auch dessen Zeilen kommen als Prüffälle herein, ein Nachweis aus dem Echtbetrieb fehlt noch. KI-Ausgaben werden zunächst als Vorschläge erzeugt. Bei aktivierter Buchungsautomatik können vollständige Vorschläge nach den hinterlegten Prüfregeln ohne Einzelbestätigung gebucht werden. Die Automatik ist standardmäßig aktiviert; Sie können sie einschränken oder ausschalten. Die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Ein Fehler in einer Regel wirkt bei Massendaten tausendfach, darum zählt hier nicht, wie viel automatisch läuft, sondern dass es richtig läuft.

Unser Mengenbeleg stammt von einem einzelnen Onlinehändler mit Einnahmenüberschussrechnung im Echtbetrieb: rund 79.000 Buchungen in einem Geschäftsjahr, mehr als 136.000 über alle Jahre. Die Hashkette dieses Bestands von rund 136.000 Buchungen ließ sich in der Messung in knapp drei Sekunden prüfen. Große Jahre werden in Abschnitten festgeschrieben, die Anzeige zeigt den Fortschritt, und eine Unterbrechung setzt dort fort, wo sie stehen blieb. Für große EÜR-Jahre gibt es einen eigenen Rechendienst, dessen Ergebnis in der Vergleichsmessung byte-gleich mit dem normalen Weg war.

Diese Buchungen kamen über Stapel- und Dateiimporte und einzeln angelegte Buchungen, nicht über den Marktplatz-Import oder die Anbindungen an Zahlungsdienstleister; für diese Wege haben wir noch keinen Nachweis aus dem Echtbetrieb. Und alles stammt vom EÜR-Weg. Wer bilanziert, findet in unserem Bestand bisher kein Geschäftsjahr dieser Größe, und wir sagen deshalb nicht, ein solches Jahr sei schon bis zur Bilanz durchgelaufen. Für Bilanzierende können wir die Bauart nennen: Es ist dasselbe Journal und dieselbe Festschreibung, und von der Saldenliste an rechnet der Abschluss mit Konten statt mit einzelnen Buchungen. Bei sehr großem Volumen raten wir vor dem Umstieg zu einem Probelauf mit echten Daten.

An der Berichtsdatei hängt die Einzelaufzeichnung: Der Marktplatz-Import speichert sie mit Prüfsumme, Zeilenkennungen und Zusammenfassung, Sie laden sie im Verlauf wieder herunter, und der GoBD-Export legt sie bei. Eine Grenze bleibt: Importe arbeiten in begrenzten Stapeln, eine beliebig große Datei geht nicht in einem Zug durch.

Bei doppelter Buchführung wird je Gesellschaft und Monat nach Größenklasse abgerechnet, nicht je Transaktion. Für Kleinst-, kleine und mittelgroße Gesellschaften kostet das Gesamtpaket 125 €, 150 € oder 300 € monatlich, die laufende Buchhaltung allein 95 €, 120 € oder 250 €; für große Gesellschaften gelten beide Tarife auf Anfrage. Im Gesamtpaket sind die unterstützten Steuerprozesse sowie je Gesellschaft und zwölf Monate ein HGB-Jahresabschluss, die Steuererklärungen eines Veranlagungszeitraums und eine E-Bilanz enthalten. Das Abo Buchhaltung & EÜR kostet 99 € je Arbeitsbereich und Monat. Bankzeilen und Marktplatzzeilen zählen nicht zum Kontingent der KI-gelesenen Belege.

Gezählt werden nur Belege, die die KI liest: 100 je Gesellschaft und Monat sind enthalten, darüber kosten je weitere 100 Belege 20 €, fällig ab dem 20. Beleg des Pakets. Eine Bankverbindung über finAPI kostet 5 € im Monat. Die Einzelheiten stehen auf der Preisseite.