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Retouren im Onlinehandel

Retouren buchen im Onlinehandel: Erlös, Umsatzsteuer und Warenbestand

Retouren aus bereits bezahlten Verkäufen berichtigen Sie umsatzsteuerlich grundsätzlich im Zeitraum der Rückzahlung (§ 17 UStG). Bei Bilanzierern kann die Erlösminderung schon ein früheres Geschäftsjahr betreffen (§ 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB). Der Erlös sinkt, die Umsatzsteuer sinkt, und die Ware kommt zurück in den Bestand, wenn sie noch verkäuflich ist. Über den Jahreswechsel gehen Umsatzsteuer und Handelsbilanz dabei getrennte Wege.

In der Software: Jahresabschluss.io führt die doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04: Belege, Bankumsätze und Rechnungen werden laufend verbucht; die KI kontiert und bucht eindeutige Vorgänge innerhalb Ihrer Freigaben selbst.

Stand: 2026-11-06

Der Monat der Rückzahlung entscheidet

§ 17 Abs. 1 Satz 1 UStG verpflichtet Sie, die Steuer zu berichtigen, wenn sich die Bemessungsgrundlage geändert hat, und Satz 8 weist die Berichtigung dem Besteuerungszeitraum zu, in dem die Änderung eingetreten ist. Wann das bei einer Rücksendung ist, sagt die Verwaltung deutlich: Die Bemessungsgrundlage mindert sich „nur, soweit das Entgelt tatsächlich zurückgezahlt wird, und zwar in dem Besteuerungszeitraum, in dem die Rückgewähr erfolgt“ (Abschnitt 17.1 Abs. 2 Satz 3 UStAE, mit Verweis auf die BFH-Urteile V R 56/06 und XI R 5/23). Für die rückgängig gemachte Lieferung gilt das nach Abs. 8 Satz 5 ebenso (BFH V R 34/09).

Eine Ware, die im Dezember zurückkommt und im Januar erstattet wird, gehört umsatzsteuerlich also in den Januar. Das gilt für Soll-Versteuerer genauso wie für Ist-Versteuerer, weil das Entgelt in beiden Fällen schon geflossen ist. Anders ist es nur, wenn die Kundschaft noch nicht bezahlt hatte: Dann fällt die Forderung weg, und die Änderung tritt mit der Rückabwicklung ein.

Rücksendung, Teilerstattung, Kulanz: was rechtlich vorliegt

Die Fälle sehen im Bericht gleich aus: eine negative Zeile. Rechtlich und im Bestand unterscheiden sie sich.

Fälle und Folgen
FallGrundlageUmsatzsteuerWare
Widerruf mit Rücksendung§ 355 Abs. 3, § 357 Abs. 1 BGB; § 17 Abs. 2 Nr. 3 UStGzurückgezahlter Kaufpreis und erstattete Standard-Hinsendekosten im Zeitraum der Rückzahlung; Mehrkosten einer gewählten teureren Versandart müssen nicht erstattet werdenzurück in den Bestand
Teilerstattung, Ware bleibt beim Kunden§ 17 Abs. 1 UStGnur der erstattete Teilkeine Bewegung
Erstattung nur der Versandkosten§ 17 Abs. 1 UStGder erstattete Betrag zum Satz des Versandskeine Bewegung
Kulanz ohne Rücksendung§ 17 Abs. 1 UStGder erstattete Teilkeine Bewegung, Wertminderung bleibt Ihr Risiko

Beispiel: Retoure über den Jahreswechsel

Beispiel mit frei gewählten Beträgen: GmbH, Verkauf am 18. Dezember 2026 für 238,00 € brutto an Kundschaft in Deutschland, Einkaufspreis der Ware 80,00 €. Widerruf am 29. Dezember, Paket kommt am 5. Januar 2027 an, Erstattung am 7. Januar 2027. Die Umsatzsteuer aus Dezember bleibt in der Dezember-Voranmeldung stehen, die Berichtigung kommt in die Januar-Voranmeldung. In der Tabelle stehen die Buchungen im Januar; bucht der Marktplatz-Import die Erstattung, bucht er spiegelbildlich auf das Erlöskonto gegen das Verrechnungskonto statt gegen die Bank. Der Bestand ist hier laufend geführt, sonst erfasst ihn die Inventur. Entgelt und Steuer stehen getrennt wie im Journal; 8720 / 4720 ist ein Automatikkonto, dort buchen Sie sonst den Bruttobetrag in einer Zeile. Für den Abschluss 2026 ist der Fall ein Kandidat für die Rückstellung weiter unten.

Buchungssätze im Januar 2027, Konten jeweils SKR03 / SKR04
VorgangSollHabenBetrag
Erstattung, Entgelt8720 / 47201200 / 1800200,00 €
Erstattung, Umsatzsteuer1776 / 38061200 / 180038,00 €
Ware verkäuflich zurück, zu Anschaffungskosten3980 / 11403950 / 588180,00 €
Summe aller Buchungen318,00 €

Die ursprüngliche Besteuerung entscheidet über den Meldeweg der Retoure

Die Erstattung folgt der ursprünglichen Besteuerung. Eine Erstattung zu einem im OSS erklärten Umsatz darf keine deutsche Umsatzsteuer mindern; bei ursprünglich deutscher Umsatzsteuer bleibt dagegen die deutsche Voranmeldung maßgeblich.

Wohin die Erstattung gehört
Ursprüngliche LieferungErlöskonto SKR03 / SKR04Korrektur der Steuer
Inland8400 / 4400deutsche Voranmeldung, Zeitraum der Rückzahlung
EU-Privatkunde mit deutscher Steuer, Schwelle nicht überschritten8315 / 4315deutsche Voranmeldung, Zeitraum der Rückzahlung
EU-Privatkunde im OSS8320 / 4320, Steuer 1767 / 3817OSS-Erklärung, mit Angabe des zu berichtigenden Zeitraums (§ 18j Abs. 4 Satz 5 UStG)
Innergemeinschaftliche Lieferung an Unternehmer8125 / 4125keine Steuer, aber Meldungen berichtigen
Ausfuhr8120 / 4120keine Steuer

Stornorechnung, Korrektur, Gutschrift: drei Wörter, ein Unterschied

Umsatzsteuerlich ist eine Gutschrift eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Das Papier, mit dem Sie als Händler eine Rechnung zurücknehmen, ist im Sprachgebrauch ebenfalls eine Gutschrift, rechtlich aber eine kaufmännische Gutschrift oder Stornorechnung; die Bezeichnung allein löst laut Abschnitt 14c.1 Abs. 3 Satz 4 UStAE nicht § 14c UStG aus. Haben Sie eine Rechnung gestellt, nehmen Sie sie mit einem solchen Beleg in Höhe des erstatteten Betrags zurück und verweisen auf die Ursprungsrechnung. Einzelheiten stehen auf der Seite zu Gutschriften.

Rückstellung für erwartete Retouren am Stichtag

Die Umsatzsteuer wartet auf die Rückzahlung, die Handelsbilanz nicht. Wer am 31. Dezember Ware verkauft hat, für die Widerrufsfristen laufen, trägt ein Risiko aus dem alten Jahr.

Rückstellungen sind für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden (§ 249 Abs. 1 Satz 1 HGB). Laufende Widerrufsfristen können am Stichtag eine solche Verbindlichkeit begründen: Die Widerrufsfrist beträgt grundsätzlich 14 Tage. Bei einem gewöhnlichen Warenkauf beginnt sie mit dem Erhalt der Ware, jedoch nicht vor ordnungsgemäßer Widerrufsinformation; für getrennte Lieferungen gelten besondere Regeln (§ 355 Abs. 2 Satz 1, § 356 Abs. 2 Nr. 1 und Abs. 3 BGB). Anzusetzen ist der nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendige Erfüllungsbetrag (§ 253 Abs. 1 Satz 2 HGB). Was vor dem Stichtag entstanden ist und erst bis zur Aufstellung bekannt wird, zählt mit (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB). Steuerlich zählen die Erfahrungen der Vergangenheit (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. a EStG).

Eine Pauschale ohne Nachweis trägt das nicht. Nötig ist eine eigene Auswertung: Retourenquote je Kanal und Warengruppe über mehrere Monate, Zeit bis zur Rücksendung, Anteil der wieder verkäuflichen Ware. Das Gesetz gibt keine Formel vor; stimmen Sie den Rechenweg mit Ihrer Kanzlei ab und behalten Sie ihn bei.

Beispiel für einen Rechenweg: 50.000,00 € Nettoumsatz in den letzten Tagen vor dem Stichtag, belegte Quote 10 %, also 5.000,00 € erwartete Rücknahme. Die zurückkommende Ware ist 2.000,00 € wert, bleiben 3.000,00 €. Die Umsatzsteuer gehört nicht hinein, sie korrigiert sich bei der Rückzahlung im neuen Jahr.

Buchung zum Stichtag, Konten jeweils SKR03 / SKR04
VorgangSollHabenBetrag
Rückstellung für erwartete Rücknahmen8700 / 47000970 / 30703.000,00 €

Bei tausenden Rücksendungen: Was anders wird

  • Erstattungen brauchen ein eigenes Datum. Saldiert man sie mit den Verkäufen desselben Tages, verschwindet die Berichtigung. Der Bestellexport von Shopify nennt zudem gar kein Erstattungsdatum, der Zeitraum kommt dann aus den Zahlungsdaten.
  • Der Bezug zur Lieferung darf nicht verloren gehen, sonst lässt sich eine OSS-Erstattung keinem Land, Satz und Quartal zuordnen.
  • Die Gebühren laufen eigene Wege. Marktplätze erstatten sie oft nur zum Teil oder berechnen eine Bearbeitungsgebühr; das ist Aufwand und keine Erlösminderung.
  • Die Ware bewegt sich nicht im Takt des Geldes. Beim Stichtag zählt, was im Lager liegt und was zu welchem Wert verkäuflich ist: höchstens zu Anschaffungskosten (§ 253 Abs. 1 Satz 1 HGB), beschädigte Ware niedriger.
  • Die Quote wird zur Kennzahl. Wer sie je Kanal auswerten kann, hat zugleich die Grundlage für die Rückstellung.

Was die Software bucht und was bei Ihnen bleibt

In den Marktplatz-Importen werden Erstattungen getrennt verdichtet: je Tag, Marktplatz, Einordnung, Land und Satz, gebucht am Erstattungstag. Eine OSS-Erstattung braucht eine eindeutige Lieferung im Bericht, sonst bucht die Software sie nicht und sagt, warum; dasselbe gilt für Erstattungen ohne Datum. Gibt es zur Bestellung schon eine Rechnung aus der Shop-Anbindung, verweist die Vorschau auf die Rechnung, damit Sie dort die Korrektur erstellen, statt doppelt zu buchen. Teilerstattete Bestellungen stellen WooCommerce- und Shopware-Anbindung nicht automatisch aus.

Bei Ihnen bleiben die Einschätzung der Ware, die Inventur und die Rückstellung, denn sie hängen an Ihrer eigenen Auswertung. Diese Seite ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. In der Einnahmenüberschussrechnung mindert die Erstattung die Einnahmen mit dem Abfluss; eine Rückstellung gibt es dort nicht. Die Kanzlei ist der bessere Weg bei hohen Quoten, beim ersten Rechenweg für die Rückstellung und bei Erstattungen aus alten OSS-Quartalen. Voranmeldung, OSS-Angaben und Jahresabschluss kommen aus demselben Journal, die OSS-Erklärung geben Sie selbst ab. Die Tarife finden Sie unter Preise.

Häufige Fragen

In welchem Monat buche ich eine Retoure?

Bei bereits bezahlten Lieferungen berichtigen Sie die Umsatzsteuer im Besteuerungszeitraum der Rückzahlung (Abschnitt 17.1 Abs. 2 Satz 3 UStAE, § 17 Abs. 1 Satz 8 UStG). Bei unbezahlten Lieferungen berichtigt der Soll-Versteuerer die Steuer mit der Rückabwicklung; beim Ist-Versteuerer ist ohne Zahlung grundsätzlich noch keine Steuer entstanden. Die handelsrechtliche Erlösminderung ist davon getrennt zu beurteilen.

Auf welches Konto buche ich Retouren in SKR03 und SKR04?

Auf 8720 in SKR03 oder 4720 in SKR04 Erlösschmälerungen 19 % USt, oder spiegelbildlich auf das ursprüngliche Erlöskonto 8400 bzw. 4400. Wichtig ist die Steuerkorrektur nach § 17 UStG im richtigen Zeitraum. Zu 7 % gibt es 8710 bzw. 4710. Bleiben Sie bei einem Weg.

Wie buche ich die Erstattung an einen Kunden in Frankreich?

Das hängt von der ursprünglichen Lieferung ab. Lief sie über OSS, korrigieren Sie die französische Steuer über die OSS-Erklärung mit Angabe des zu berichtigenden Zeitraums (§ 18j Abs. 4 Satz 5 UStG), nicht über die deutsche Voranmeldung. Wurde wegen nicht überschrittener Schwelle deutsche Steuer berechnet, korrigieren Sie in der Voranmeldung.

Brauche ich für erwartete Retouren eine Rückstellung?

Das kommt für Bilanzierer in Betracht, wenn am Stichtag mit Rücksendungen aus ausgeführten Verkäufen zu rechnen ist, denn ungewisse Verbindlichkeiten sind zurückzustellen (§ 249 Abs. 1 Satz 1 HGB). Die Höhe braucht einen Nachweis aus eigenen Daten (§ 253 Abs. 1 Satz 2 HGB, § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. a EStG). Stimmen Sie den Rechenweg mit Ihrer Kanzlei ab.

Ist eine Gutschrift an den Kunden eine Gutschrift nach § 14 UStG?

Nein. Eine Gutschrift nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG stellt der Leistungsempfänger aus. Der Beleg des Händlers, der eine Rechnung zurücknimmt, ist eine kaufmännische Gutschrift oder Stornorechnung. Die Bezeichnung allein führt laut Abschnitt 14c.1 Abs. 3 Satz 4 UStAE nicht zu § 14c UStG.

Wie gehe ich mit den Versandkosten bei Widerruf um?

Hinsendekosten erstatten Sie grundsätzlich mit (§ 357 Abs. 2 BGB), sie gehören zum Entgelt und mindern es mit. Das gilt nicht, soweit der Verbraucher eine teurere als die günstigste Standardlieferung gewählt hat. Im Bericht erscheinen sie oft als eigene Zeile, die in denselben Zeitraum wie die Erstattung gehört.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.