Sammelbuchung: Sammelbuchungen erlaubt, solange die Einzeldaten bleiben

Aufzeichnen oder verbuchen: die Trennung im Wortlaut

Stand: GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025, Amtliches AO-Handbuch 2026

§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO verlangt, dass Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. § 239 Abs. 2 HGB zählt dieselben Merkmale auf, nur ohne das Wort „einzeln“. Wer allein die Abgabenordnung liest, könnte deshalb jede Sammelbuchung für unzulässig halten. Die Finanzverwaltung versteht die Vorschrift anders: Sie trennt die Aufzeichnung des Vorgangs von seiner Verbuchung.

Beachten Sie den Rang der Quellen. AEAO und GoBD sind Verwaltungsanweisungen: Sie binden die Finanzbehörden, sind aber kein Gesetz. In einer Betriebsprüfung ist es trotzdem dieser Maßstab, an dem sich eine Verdichtung messen lassen muss.

Eine Feinheit gehört dazu. Rz. 42 spricht vom Hauptbuch und lässt die Aufgliederung in den Grundaufzeichnungen oder im Journal zu, Rz. 96 geht von einzeln aufgezeichneten Vorgängen im Journal aus. Eine schon im Journal verdichtete Zeile tragen Rz. 99 und der AEAO, aber nur, weil dann die Grundaufzeichnungen die Einzelpositionen halten. Die ganze Beweislast liegt in diesem Fall auf der Quelle.

Fünf Voraussetzungen, an denen die Verdichtung hängt

Für Erfassung und Buchung gelten unterschiedliche Anforderungen. Bei periodenweiser Buchung verlangt Rz. 50 neben der Erfassung unbarer Vorgänge innerhalb von zehn Tagen organisatorische Sicherungen, Vollständigkeit und eine zeitnahe Zuordnung. Die Journalbuchung bis zum Ablauf des Folgemonats ist unter den Voraussetzungen der Rz. 87 nicht zu beanstanden. Für längere Abstände verlangt Rz. 52 vorherige fortlaufende, richtige und vollständige Grundaufzeichnungen. Ein Marktplatz, der jeden Verkauf sofort festhält, und eine Übernahme einmal im Monat vertragen sich damit. Die GoBD nennen Marktplätze allerdings nicht; sie stellen auf die Funktion ab: Jedes System, das die Vorgänge fortlaufend, vollständig und richtig festhält, ist ordnungsmäßig (Rz. 86).

Beispiel: der 12. Oktober 2026 eines Marktplatzhändlers

Beispielwerte; prüfen Sie die Steuersätze der Länder für Ihren Zeitraum

Beispiel: Ein Händler mit Sitz in Deutschland nimmt am OSS-Verfahren teil und verkauft über Amazon an Privatkunden. Sein Bericht für den 12. Oktober 2026 enthält 294 Verkaufspositionen und 6 Erstattungen. Statt 300 Einzelbuchungen entstehen sechs Gruppen, weil die Verdichtung nach Land und Steuersatz läuft und Erstattungen getrennt bleiben.

Die Buchungssätze zum Beispieltag

Soll und Haben je als SKR03 / SKR04, Gegenkonto ist das Amazon Verrechnungskonto

Auf dem Verrechnungskonto stehen danach 12.640,00 € im Soll und 238,00 € im Haben, zusammen eine Forderung von 12.402,00 € gegen den Marktplatz. Gebühren und Auszahlung kommen mit eigenen Buchungen dazu. Die OSS-Länder bleiben trotz gleichem Erlöskonto getrennte Zeilen, weil die spätere Meldung sie je Land braucht. Die 300 Einzelzeilen selbst stehen weiter im Bericht, nicht im Journal.

Sammelüberweisung, Sammelposten, Splitbuchung: was etwas anderes meint

Wo die Verdichtung bei tausenden Zeilen kippt

• Das Datum als einziger Schlüssel: Buchungsdatum oder Kontoauszugnummer sind bei umfangreichem Beleganfall in der Regel kein geeignetes Zuordnungsmerkmal (Rz. 73). Sie brauchen Bericht, Zeitraum und eine Kennung je Transaktion.
• Nur Tagessummen vorlegen: Das Bereitstellen bloßer Tagesendsummen trotz archivierter Einzeldaten nennen die GoBD als Beispiel falscher Einordnung (Rz. 161). Reports mit vorgefilterten Feldern akzeptiert die Finanzbehörde nicht (Rz. 173).
• Der Umweg über die Tabellenkalkulation: Daten in ein Officeprogramm zu exportieren, dort unprotokolliert zu ändern und wieder einzulesen, ist ausdrücklich unzulässig (Rz. 109).
• Dieselbe Umsatzquelle zweimal: Bericht, Zahlungsfeed und Bankzeile können denselben Umsatz enthalten. Ein Vorgang darf nicht mehrfach mit Gewinnwirkung aufgezeichnet werden (Rz. 41).
• Die Umwandlung in PDF: Elektronische Grundaufzeichnungen nur als PDF aufzubewahren und dadurch ihre maschinelle Auswertbarkeit zu vermindern, ist unzulässig (Rz. 129).
• Die Quelle, die verschwindet: Ob ein Bericht in Ihrem Verkäuferkonto nach Jahren noch abrufbar ist, liegt nicht in Ihrer Hand. Sichern Sie ihn beim Import.

Bei zwanzig Verkäufen am Tag findet jeder die Einzelzeile von Hand. Bei großen Mengen trägt das nicht mehr, und die Fehler sehen harmlos aus.

Ihre Prüfliste und der richtige Moment für die Kanzlei

Verantwortlich bleiben Sie, auch wenn Dritte buchen (Rz. 21). Prüfen Sie je Import: Stimmt die Summe der Buchungen mit der Summe des Berichts überein? Liegt der Bericht unverändert in Ihrem Archiv? Ist der Zeitraum lückenlos, ohne Überschneidung zum Vormonat? Sind die nicht gebuchten Zeilen erklärt?

Halten Sie die Verdichtungsregel in der Verfahrensdokumentation fest: Die Regel, nach der Buchungen entstehen, ist bei DV-gestützten Abläufen Teil des Nachweises (Rz. 80, 151). Die Kanzlei ist der bessere Weg, wenn Altjahre ohne Einzeldaten vorliegen, wenn sich eine Prüfung ankündigt oder wenn ein Sachverhalt die steuerliche Einordnung offen lässt. Sie können die Verdichtung allein oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei betreiben.

So verdichtet die Software, und das bleibt gespeichert

Berichte von Amazon, eBay, Kaufland und Shopify lesen Sie als Datei ein. Die Software verdichtet je Tag, Marktplatz, Einordnung, Land und Steuersatz, hält Erstattungen getrennt und bucht gegen das Verrechnungskonto. Die Vorschau schreibt nichts, gebucht wird nur bei unverändertem Plan, und ein Import lässt sich mit exakten Stornos zurücknehmen, solange der Zeitraum nicht festgeschrieben ist. Der Import arbeitet in begrenzten Stapeln; sehr große Berichte rufen Sie für kürzere Zeiträume ab.

Je Import speichert die Software die Berichtsdatei selbst, dazu Dateiname, Prüfsumme der Datei, den Fingerabdruck des Buchungsplans, je Transaktion einen Quellschlüssel gegen doppeltes Buchen und eine Zusammenfassung. Die Einzelbeträge stehen nur in der Datei, nicht im Journal: Sie laden sie im Verlauf wieder herunter, und über die Prüfsumme lässt sich zeigen, dass es genau diese Datei war. Anders bei Banken und Zahlungsdienstleistern: Dort liegt jede Zeile einzeln im System.

Aus demselben Journal entstehen Umsatzsteuer-Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung, Saldenliste, HGB-Jahresabschluss und E-Bilanz. Abgerechnet wird je Gesellschaft und Monat nach Größenklasse, nicht je Transaktion, im Gesamtpaket ab 125 €; Marktplatzzeilen zählen nicht als Belege.

Häufige Fragen

Sind Sammelbuchungen in der Buchhaltung erlaubt?

Ja, wenn die Einzelvorgänge erhalten bleiben. Nr. 2.1.3 AEAO zu § 146 verneint eine Pflicht zur einzelnen Verbuchung jedes Geschäftsvorfalls, und GoBD Rz. 42 lässt verdichtete Aufzeichnungen im Hauptbuch zu, wenn sie sich nachvollziehbar in ihre Einzelpositionen aufgliedern lassen.

Darf ein ganzer Monat in einer Sammelbuchung stehen?

Die GoBD nennen keinen festen Verdichtungszeitraum. Rz. 87 hält die Buchung im Journal bis zum Ablauf des Folgemonats für unbeanstandet, wenn das Vorsystem die Grundaufzeichnungsfunktion erfüllt und die Einzeldaten aufbewahrt werden. Getrennt bleiben müssen Steuersätze und steuerfreie Umsätze (§ 22 Abs. 2 Nr. 1 Satz 2 UStG), und die Buchung muss Buchungsperiode und Voranmeldungszeitraum erkennen lassen (Rz. 94).

Reicht eine Summenübersicht des Marktplatzes als Einzelaufzeichnung?

Nein. Die Grundaufzeichnungen müssen sich jederzeit in ihre Einzelpositionen aufgliedern lassen (Nr. 2.1.3 AEAO zu § 146). Eine Übersicht mit Summen leistet das nicht. Nötig ist ein Bericht, der jeden Vorgang mit Artikel, Preis, Steuer, Zahlungsart, Datum und Menge zeigt.

Wie lange sind die Einzeldaten einer Sammelbuchung aufzubewahren?

Grundaufzeichnungen sind Aufzeichnungen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, also zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO). Für OSS-Umsätze nennt § 22 Abs. 1 Satz 4 UStG ebenfalls zehn Jahre. Buchungsbelege haben acht Jahre. Die Frist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern mit noch offener Festsetzungsfrist von Bedeutung sind; die verlängerten Fristen des § 169 Abs. 2 Satz 2 AO bleiben dabei außer Betracht (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Was unterscheidet die Sammelbuchung von der Sammelüberweisung?

Die Sammelbuchung fasst in Ihrer Buchhaltung mehrere Geschäftsvorfälle zu einer Buchungszeile zusammen. Bei einer Sammelüberweisung werden mehrere Überweisungen gemeinsam beauftragt. Ob der Kontoauszug sie einzeln oder als Summe zeigt, ist eine eigene Frage. Die Voraussetzungen aus GoBD Rz. 42 und 99 betreffen die Buchhaltung, nicht den Kontoauszug.

Hat die GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 die Verdichtung geändert?

Nein. Das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 ändert vor allem Stellen zur E-Rechnung, zur Aufbewahrung und zum Datenzugriff. Rz. 42, 87 und 99 sind unverändert. Neu ist in Rz. 121 ein angefügter Absatz zum Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes; die Fassung gilt nach Rz. 185 seit dem 14. Juli 2025.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• GoBD, Fassung vom 14.07.2025 (Amtliches AO-Handbuch 2026, Anhang 33) — abgerufen am 06.11.2026
• BMF-Schreiben vom 14.07.2025: GoBD, 2. Änderung — abgerufen am 06.11.2026
• AEAO zu § 146 (Amtliches AO-Handbuch 2026) — abgerufen am 06.11.2026
• AEAO zu § 147 (Amtliches AO-Handbuch 2026) — abgerufen am 06.11.2026
• § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung — abgerufen am 06.11.2026
• § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen — abgerufen am 06.11.2026
• § 239 HGB – Führung der Handelsbücher — abgerufen am 06.11.2026
• § 22 UStG – Aufzeichnungspflichten — abgerufen am 06.11.2026
• § 6 EStG – Bewertung, Abs. 2a Sammelposten — abgerufen am 06.11.2026