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Aufbewahrungsfristen digital

Acht oder zehn Jahre: Wie lange müssen digitale Buchhaltungsdaten auswertbar bleiben?

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz ist die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre gesunken. Für Bücher, Journale und Jahresabschlüsse bleibt es bei zehn Jahren. In einer digitalen Buchhaltung kommt eine zweite Frage hinzu: Wie lange müssen die Daten nicht nur vorhanden, sondern auch maschinell auswertbar sein, damit ein Prüfer auf sie zugreifen kann? Diese Seite ordnet die Fristen nach Unterlagen, erklärt Fristbeginn, Ablaufhemmung und Übergangsregel und zeigt, was daraus für den Datenzugriff und Ihre Exporte folgt.

Stand: 2026-10-19

Was sich zum 1. Januar 2025 geändert hat

§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO lautet seit 2025: Die Unterlagen nach Abs. 1 Nr. 1 und 4a sind zehn Jahre, die nach Nr. 4 acht Jahre und die übrigen sechs Jahre aufzubewahren. Vorher standen Nr. 1, 4 und 4a gemeinsam bei zehn Jahren. Geändert hat sich also allein die Frist für Buchungsbelege. Bei zehn Jahren bleiben Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und Lageberichte, Inventare und Eröffnungsbilanz sowie die zum Verständnis nötigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.

Das Handelsrecht zieht mit: § 257 Abs. 4 HGB nennt zehn Jahre für Handelsbücher und die übrigen dort in Nr. 1 genannten Unterlagen, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für Handelsbriefe. Für Rechnungen schreibt § 14b Abs. 1 UStG ebenfalls acht Jahre vor. Kürzere Fristen aus außersteuerlichen Gesetzen ändern an der steuerlichen Frist nichts; das stellt § 147 Abs. 3 Satz 2 AO ausdrücklich klar.

Unterlage, Frist und Rechtsgrundlage

Steuerliche Fristen nach § 147 AO mit den handels- und umsatzsteuerrechtlichen Parallelnormen, Stand 19.10.2026.

Aufbewahrungsfristen nach Art der Unterlage
UnterlageFristRechtsgrundlage
Bücher und Aufzeichnungen, darunter Journal, Hauptbuch und Konten10 Jahre§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 4 HGB
Inventare, Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse, Lageberichte10 Jahre§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO
Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zum Verständnis nötig sind10 Jahre§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO
Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 Zollkodex der Union10 Jahre§ 147 Abs. 1 Nr. 4a, Abs. 3 AO
Buchungsbelege8 Jahre§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 4 HGB
Rechnungen8 Jahre§ 14b Abs. 1 UStG
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten6 Jahre§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 AO
Sonstige Unterlagen, soweit für die Besteuerung von Bedeutung6 Jahre§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO
Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sindbis zum Erhalt oder Versand der Rechnung§ 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO
Buchungsbelege bei Kreditinstituten, beaufsichtigten Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitutenweiterhin 10 JahreArt. 97 § 19a Abs. 3 EGAO; § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB

Wann die Frist beginnt und warum sie oft länger läuft

Nach § 147 Abs. 4 AO beginnt die Frist mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem zuletzt in das Buch eingetragen wurde, der Jahresabschluss aufgestellt wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Daraus folgt zweierlei. Auch bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr startet die Frist stets am Ende eines Kalenderjahres. Und für Bücher zählt die letzte Eintragung: Werden Abschlussbuchungen für 2024 erst im Jahr 2025 erfasst, beginnt die Zehnjahresfrist dieser Bücher erst mit Ablauf des Jahres 2025.

Hinzu kommt die Ablaufhemmung nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO: Die Frist endet nicht, solange die Unterlagen für eine Steuer bedeutsam sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Die verlängerten Festsetzungsfristen bei Steuerhinterziehung und leichtfertiger Steuerverkürzung nach § 169 Abs. 2 Satz 2 AO bleiben dabei außer Betracht. Wer Belege nach acht Jahren vernichten möchte, klärt deshalb vorher, ob für die betroffenen Jahre noch Steuerfestsetzungen offen sind, etwa wegen einer laufenden Prüfung.

Übergangsregel, Ausnahme und ein Rechenbeispiel

Nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO gilt die neue Achtjahresfrist für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach altem Recht am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Abs. 3 nimmt Institute im Sinne des § 1 Abs. 1b KWG, Unternehmen unter Versicherungsaufsicht und Wertpapierinstitute aus: Für sie bleibt es bei der bis Ende 2024 geltenden Fassung und damit bei zehn Jahren für Buchungsbelege. Handelsrechtlich sieht § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB für diese Institute ebenfalls weiter zehn Jahre vor.

Beispiel, ohne Gewähr für den Einzelfall: Die Frist eines Buchungsbelegs aus 2016 begann mit dem Schluss des Jahres 2016 und endete nach neuem Recht mit Ablauf des Jahres 2024; eine Vernichtung kam also ab dem 1. Januar 2025 in Betracht, für Belege aus 2017 ab dem 1. Januar 2026. Ein Journal mit letzter Eintragung im Jahr 2016 bleibt dagegen bis Ende 2026 aufzubewahren, bei Abschlussbuchungen im Folgejahr ein Jahr länger. Alles steht unter dem Vorbehalt der Ablaufhemmung, laufender Prüfungen und der Ausnahme für Finanzinstitute.

Datenzugriff während der ganzen Frist

Elektronisch aufbewahrte Unterlagen müssen nach § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO über die gesamte Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein und sich ohne Verzögerung lesbar machen und maschinell auswerten lassen. Der Datenzugriff hängt damit an der Frist der jeweiligen Unterlage: Journaldaten und Konten gehören zu den Büchern und sind zehn Jahre auswertbar zu halten, Belegdaten wie E-Rechnungen oder Belegbilder folgen der Achtjahresfrist der Buchungsbelege.

Auswertbar heißt mehr als lesbar. Rz. 129 der GoBD untersagt, eine bestehende maschinelle Auswertbarkeit zu verringern, und nennt als Beispiel die Umwandlung von Journaldaten der Finanzbuchhaltung in PDF. Ein Ordner mit Jahresjournalen als PDF-Ausdruck erfüllt die Pflicht also nicht. Der Zugriff selbst ist auf die Außenprüfung beschränkt (Rz. 159); vorhalten müssen Sie die Daten aber über die ganze Frist, für den Fall, dass eine Prüfung angeordnet wird.

Was die Software beiträgt und was bei Ihnen bleibt

Solange Ihre Buchhaltung in der Software geführt wird, erzeugen Sie den GoBD-Datenexport für jedes dort gebuchte Geschäftsjahr bei Bedarf neu: unter Buchhaltung → Abschluss → Exporte im Abschnitt „Betriebsprüfung“, mit einem Häkchen je Jahr. Festschreibung und Storno statt Änderung sorgen dafür, dass festgeschriebene Buchungen unverändert bleiben und Korrekturen als eigene Buchungen sichtbar sind. Das Belegarchiv aus dem Bereich Belege enthält die Tabellen des Exports und zusätzlich die Belegdateien mit Verzeichnis und Zuordnung zur Buchung.

Die Aufbewahrungspflicht selbst liegt bei Ihnen. Bevor Sie Daten aus einem System entfernen, das Programm wechseln oder einen Arbeitsbereich aufgeben, erzeugen Sie Export und Belegarchiv für alle Jahre mit laufender Frist und legen beides unverändert ab. Als zusätzliche Sicherung je abgeschlossenem Jahr ist das ohnehin sinnvoll. Welche Bedingungen gelten, wenn Daten danach nur noch als Export vorliegen, erklärt die Seite zum Softwarewechsel; die Fristen rund um den Jahresabschluss behandelt eine eigene Seite.

Häufige Fragen

Darf ich Belege aus 2017 inzwischen vernichten?

Nach der Übergangsregel grundsätzlich ab dem 1. Januar 2026, denn die Achtjahresfrist eines Belegs aus 2017 endete mit Ablauf des Jahres 2025. Das gilt aber nur, wenn keine Ablaufhemmung greift, also keine Steuerfestsetzung offen ist, für die der Beleg bedeutsam ist, und Sie kein Kredit-, Versicherungs- oder Wertpapierinstitut sind. Im Zweifel stimmen Sie sich mit Ihrer Steuerberatung ab.

Gilt die Achtjahresfrist auch für E-Rechnungen?

Ja. Eine E-Rechnung ist Buchungsbeleg und Rechnung zugleich; § 147 Abs. 3 AO und § 14b Abs. 1 UStG sehen dafür jeweils acht Jahre vor. Laut Rz. 131 der GoBD, geändert am 14.07.2025, reicht es grundsätzlich, den strukturierten Datensatz aufzubewahren; dieser muss während der ganzen Frist lesbar und maschinell auswertbar bleiben.

Warum muss das Journal länger auswertbar bleiben als die Belege?

Weil das Journal zu den Büchern nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO gehört, für die weiter zehn Jahre gelten, während Buchungsbelege seit 2025 nur noch acht Jahre aufzubewahren sind. Nach Ablauf der Belegfrist darf ein Beleg also wegfallen, während die Buchung, die auf ihn verweist, noch zwei weitere Jahre maschinell auswertbar vorliegen muss.

Ab wann zählt die Frist bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr?

Immer ab dem Schluss eines Kalenderjahres, nicht ab dem Ende des Wirtschaftsjahres. Maßgeblich ist nach § 147 Abs. 4 AO das Kalenderjahr, in dem etwa die letzte Eintragung in das Buch erfolgt, der Jahresabschluss aufgestellt wird oder der Beleg entsteht. Ein Beleg vom März 2025 in einem Wirtschaftsjahr bis Juni 2025 beginnt seine Frist also mit Ablauf des Jahres 2025.

Was bedeutet die Ablaufhemmung praktisch?

Sind Unterlagen noch für eine Steuer wichtig, die nicht festsetzungsverjährt ist, dürfen sie trotz abgelaufener Frist nicht vernichtet werden (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Wer Unterlagen vernichten will, prüft also neben der Frist der Unterlage, ob die betroffenen Steuerjahre bereits festsetzungsverjährt sind. Die verlängerten Fristen für Hinterziehung und leichtfertige Verkürzung zählen dabei nicht mit.

Gelten handelsrechtlich andere Fristen als steuerlich?

Seit 2025 laufen beide weitgehend gleich: § 257 Abs. 4 HGB sieht zehn Jahre für Handelsbücher und die weiteren Unterlagen seiner Nr. 1, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für Handelsbriefe vor. Für Kreditinstitute, Versicherer und Wertpapierinstitute nennt Satz 2 weiter zehn Jahre. Kürzere außersteuerliche Fristen verdrängen die steuerliche Frist nicht.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

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