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Export prüfen

Wie kontrollieren Sie einen GoBD-Export, bevor er an den Betriebsprüfer geht?

Was einmal übergeben ist, nimmt die Finanzbehörde mit und darf es bis zur Unanfechtbarkeit der Verwaltungsakte aufbewahren, die diese Daten betreffen. Ein unvollständiges oder technisch fehlerhaftes Paket lässt sich danach nicht mehr unbemerkt austauschen; es führt zu Rückfragen und Nachlieferungen mitten in der Prüfung. Eine Selbstkontrolle vor der Übergabe ist deshalb gut investierte Zeit. Diese Seite zeigt die Prüfpunkte, die sich ohne Spezialsoftware erledigen lassen, und erklärt, was die kostenlose Prüfseite im Browser dazu beiträgt und was sie nicht leisten kann.

Stand: 2026-10-19

Warum die Kontrolle vor der Übergabe zählt

Zur Datenüberlassung gehört nach GoBD Rz. 168 auch, dass die Finanzbehörde die Daten mitnimmt. § 147 Abs. 7 AO erlaubt ihr, sie unabhängig vom Einsatzort zu verarbeiten und so lange zu speichern, bis die zugehörigen Verwaltungsakte unanfechtbar sind; Rz. 169 verlangt die Löschung spätestens nach Bestandskraft der Bescheide. Was Sie übergeben, begleitet die Prüfung also bis zum Schluss und darüber hinaus.

Rz. 176 beschreibt, was mitzuliefern ist: alle zur Auswertung nötigen Informationen in maschinell auswertbarer Form, etwa zur Dateiherkunft, zur Dateistruktur, zu den Datenfeldern, zu verwendeten Zeichensätzen sowie zu internen und externen Verknüpfungen. Die Behörde muss die Daten einlesen können, ohne fremde Programme auf ihren Rechnern zu installieren, und verschlüsselte Daten müssen spätestens bei der Übernahme entschlüsselt sein. An diesen Anforderungen setzen die folgenden Prüfpunkte an.

Prüfpunkte, Vorgehen und typische Fehler

Die Reihenfolge folgt dem Aufbau eines Exports: erst Umfang, dann Technik, dann Inhalt.

Selbstkontrolle eines GoBD-Exports vor der Übergabe
PrüfpunktSo prüfen SieTypischer Fehler
Jahre vollständigJahre im Paket mit dem Prüfungszeitraum der Anordnung vergleichen; Journal nach Buchungsdatum filternein Jahr beim Anhaken vergessen oder ein nicht angeordnetes Jahr mitgeliefert
Tabellen vorhandenDateiliste mit den Tabellen abgleichen, die die index.xml beschreibtTabelle in der index.xml beschrieben, Datei fehlt, oder umgekehrt
index.xml und DTDbeide im selben Ordner; DTD-Name wie im Verweis der index.xmlDTD fehlt, liegt in einem Unterordner oder wurde umbenannt
CSV-AufbauDatei im Texteditor öffnen: Semikolon, Dezimalkomma, Kopfzeile mit FeldnamenDatei in einer Tabellenkalkulation geöffnet und mit anderen Trennzeichen neu gespeichert
SummenabgleichSoll und Haben ausgewählter Konten aus dem Journal summieren und mit der Saldenliste des Jahres vergleichenEröffnungswerte doppelt oder gar nicht berücksichtigt
Belegebeim Belegarchiv auf die Meldung „Belegarchiv ist unvollständig“ achten; Zuordnungsdatei vorhandennicht alle Teile eines aufgeteilten Archivs übergeben
VerschlüsselungKennwort getrennt von den Daten mitteilenArchiv verschlüsselt, Kennwort fehlt beim Prüfer

Vollständigkeit: Jahre und Tabellen

Beginnen Sie mit dem Abgleich gegen die Prüfungsanordnung. Jedes angeordnete Geschäftsjahr muss im Paket stecken, und zwar nur diese. Im Export der Software erkennen Sie die Jahre an den Unterordnern mit der Saldenliste; im Journal genügt ein Filter auf das Buchungsdatum, um zu sehen, ob für jedes Jahr Buchungen vorhanden sind und ob erste und letzte Buchung plausibel am Anfang und Ende des Geschäftsjahres liegen.

Danach kommen die Tabellen. Die index.xml führt jede beigelegte Tabelle auf; jeder dort genannten Datei muss eine tatsächliche Datei im Archiv entsprechen und umgekehrt. Fehlt eine Tabelle, ist das nicht automatisch ein Fehler: Die Software legt Geschäftspartner, Anlagen oder Stammdatenhistorie nur bei, wenn es solche Daten gibt, denn eine leere Tabelle wäre die Aussage, es würden keine geführt. Führen Sie aber Debitoren und Kreditoren und fehlt partner.csv, sollten Sie der Sache nachgehen.

Technische Lesbarkeit: index.xml, DTD und CSV-Regeln

Der Beschreibungsstandard ist laut Anlage zu den GoBD freiwillig, aber das Format, das die bundeseinheitliche Prüfsoftware IDEA direkt einliest. Die technische Beschreibung des Standards verlangt, dass DTD und index.xml im gleichen Verzeichnis stehen, die DTD unverändert bleibt und jede Tabelle eine eigene Datei erhält. Prüfen Sie, dass der DTD-Name im Verweis der index.xml mit der beigelegten Datei übereinstimmt. Im Export der Software liegt die referenzierte gdpdu-01-09-2004.dtd direkt neben der index.xml.

Für CSV-Dateien nennt das Muster der Finanzbehörde in der GoBD-Anlage feste Konventionen: Felder durch Semikolon getrennt, Nachkommastellen mit Komma, Tausender mit Punkt, Zeilenenden als CRLF und Texte in Anführungszeichen; eine Kopfzeile mit Feldnamen soll vorangestellt sein. Der Export der Software hält diese Konventionen ein und gibt in der index.xml an, dass die Daten ab Zeile 2 beginnen. Öffnen Sie die Dateien zur Kontrolle in einem Texteditor. Wer eine CSV in einer Tabellenkalkulation öffnet und wieder speichert, riskiert geänderte Trennzeichen, Zahlenformate oder Zeichensätze.

Inhaltliche Stichprobe: Journal gegen Saldenliste

Die technische Form sagt nichts darüber, ob die Zahlen zusammenpassen. Eine einfache Stichprobe schafft hier Sicherheit: Wählen Sie drei bis fünf Konten, etwa ein Bankkonto, ein Erlöskonto und das Vorsteuerkonto. Summieren Sie für ein Geschäftsjahr alle Soll- und Habenbeträge dieser Konten aus dem Journal und vergleichen Sie die Ergebnisse mit den Jahresverkehrszahlen in der Saldenliste desselben Jahres.

Achten Sie dabei auf die Eröffnungswerte. Je nach Programm stehen sie als eigene Buchungen im Journal oder nur als Spalte in der Saldenliste; wer sie doppelt oder gar nicht berücksichtigt, sieht eine Differenz, die keine ist. Bleibt nach dieser Bereinigung eine echte Abweichung, gehört die Ursache in die Buchhaltung und nicht in die Exportdatei: Korrigieren Sie dort, bei festgeschriebenen Zeiträumen per Storno, und erzeugen Sie den Export neu.

Die kostenlose Prüfseite und der Weg in der Software

Für die Bestandsaufnahme gibt es die kostenlose Seite „GoBD-Export prüfen“. Sie wählen dort das ZIP aus, und der Browser inventarisiert den Inhalt lokal nach Indexdateien, Buchungsdaten, Stammdaten und Belegen. Die Datei wird dabei nicht hochgeladen und verlässt Ihren Rechner nicht. Das funktioniert auch für Exporte aus anderen Programmen, etwa wenn Sie das Archiv eines früheren Systems oder ein Paket aus der Kanzlei vor der Weitergabe sichten möchten.

Die Seite zeigt, welche dieser Bausteine sie im Archiv findet. Ob Beträge richtig gebucht sind, beurteilt sie nicht; dafür bleiben die Stichprobe aus dem vorigen Abschnitt und im Zweifel der Blick Ihrer Steuerberatung. Den Export selbst erzeugen Sie in der Software unter Buchhaltung → Abschluss → Exporte, Abschnitt „Betriebsprüfung“, mit einem Häkchen je Geschäftsjahr. Sind auch Belege gefragt, prüfen Sie stattdessen das Belegarchiv, das im Bereich Belege entsteht, dieselben Tabellen umfasst und die Belegdateien mitbringt.

Häufige Fragen

Prüft die kostenlose Seite, ob meine Buchungen richtig sind?

Nein. Sie inventarisiert das Archiv und zeigt, welche Indexdateien, Buchungsdaten, Stammdaten und Belege sie findet. Ob Beträge, Konten und Steuersätze stimmen, beurteilt sie nicht. Für die inhaltliche Kontrolle bleiben Ihre eigene Stichprobe, etwa der Summenabgleich zwischen Journal und Saldenliste, und im Zweifel die Durchsicht durch Ihre Steuerberatung.

Wird mein Export bei der Prüfung im Browser hochgeladen?

Nein. Die Bestandsaufnahme läuft lokal in Ihrem Browser; das ZIP wird nicht übertragen. Sie können damit auch Archive sichten, die vertrauliche Daten von Kunden und Lieferanten enthalten, ohne sie aus der Hand zu geben. Für die eigentliche Übergabe an die Finanzbehörde nutzen Sie den Weg, den diese vorgibt.

Funktioniert die Prüfung auch mit Exporten anderer Programme?

Ja. Die Seite liest jedes ZIP und sucht darin nach Indexdateien, Buchungsdaten, Stammdaten und Belegen, unabhängig davon, welches Programm es erzeugt hat. Wie aussagekräftig das Ergebnis ist, hängt davon ab, was das jeweilige Programm in sein Archiv legt; fehlt etwa eine index.xml, zeigt die Bestandsaufnahme das entsprechend.

Darf ich eine Exportdatei vor der Übergabe von Hand korrigieren?

Davon ist abzuraten. Der Export soll den Stand Ihrer Buchhaltung wiedergeben; eine von Hand geänderte Datei passt nicht mehr zu Journal, Saldenliste und index.xml und lässt sich später kaum erklären. Korrigieren Sie Fehler in der Buchhaltung selbst, bei festgeschriebenen Zeiträumen per Storno, und erzeugen Sie den Export danach neu.

Was tun, wenn Journal und Saldenliste nicht übereinstimmen?

Klären Sie zuerst, ob Eröffnungswerte doppelt oder gar nicht in Ihre Rechnung eingeflossen sind und ob Sie wirklich dasselbe Geschäftsjahr verglichen haben. Bleibt eine Differenz, liegt die Ursache in den Buchungen, zum Beispiel ein falsches Buchungsdatum. Beheben Sie sie dort und lassen Sie den Export anschließend neu erstellen, statt Zahlen im Paket anzupassen.

Muss ich dem Prüfer ein Kennwort mitteilen?

Wenn Sie das Archiv verschlüsseln, ja. GoBD Rz. 176 verlangt, dass die Daten spätestens bei der Übernahme entschlüsselt werden. Teilen Sie das Kennwort auf einem anderen Weg mit als die Daten selbst, etwa telefonisch oder in einem getrennten Schreiben, und halten Sie fest, wann Sie es übergeben haben.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.