Von der Prüfungsanordnung bis zur Übergabe: die Checkliste für den GoBD-Export

Zuerst lesen: was in der Prüfungsanordnung steht

Lesen Sie die Prüfungsanordnung zuerst auf drei Fragen hin: Welche Jahre und Steuern sind betroffen, fordert sie schon Daten an, und bis wann? Dass eine solche Anforderung bereits in der Anordnung steht, ist ausdrücklich vorgesehen: § 197 Abs. 3 AO erlaubt, Unterlagen mit angemessener Frist vorab anzufordern, und bei elektronisch geführten Büchern heißt das Übertragung der Daten in auswertbarer Form. Tragen Sie die Frist sofort in Ihren Kalender ein.

Der Datenzugriff reicht nicht weiter als die Prüfung selbst: Nach GoBD Rz. 159 ist er in allen Ausgestaltungen auf den Rahmen der jeweiligen Außenprüfung beschränkt. Gefragt sind also die Daten, die zur angeordneten Prüfung gehören. Klären Sie mit dem Prüfer außerdem früh, ob er die Daten auf einem Datenträger oder über eine Austauschplattform der Finanzbehörde erwartet (Rz. 167).

Die Checkliste im Überblick

Zehn Schritte, wer sie übernimmt und was am Ende vorliegt.

Zeitplan: was wann fällig werden kann

Eine feste Zahl von Tagen nennt § 197 Abs. 3 AO nicht, die Frist muss angemessen sein. Steht sie in der Anordnung, ist sie Ihr Maßstab; fehlt sie, vereinbaren Sie einen Termin mit dem Prüfer. Nach § 200 Abs. 1 Satz 2 AO gehört es ausdrücklich zur Mitwirkung, die Finanzbehörde beim Datenzugriff zu unterstützen.

Für Verzögerungen gibt es seit 2025 ein eigenes Druckmittel. Frühestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung kann ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen ergehen, das binnen eines Monats zu erfüllen ist; danach ist grundsätzlich ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro je vollem Kalendertag für höchstens 150 Tage festzusetzen (§ 200a AO, zur Anwendung Art. 97 § 37 EGAO). Wird der Datenzugriff gar nicht eingeräumt, kommt zusätzlich ein Verzögerungsgeld nach § 146 Abs. 2c AO in Betracht.

Buchhaltungsdaten festschreiben und exportieren

• Offene Belege und Bankumsätze der geprüften Jahre fertig buchen und Vorschläge der Vorkontierung freigeben oder verwerfen, damit nichts Unfertiges im Bestand bleibt.
• Jedes geprüfte Jahr festschreiben, damit der übergebene Stand und der Stand im System übereinstimmen. Spätere Korrekturen erscheinen dann als Storno mit Gegenbuchung, nicht als stille Änderung.
• In der Buchhaltung „Abschluss“ öffnen, zu „Exporte“ wechseln, im Abschnitt „Betriebsprüfung“ die Jahre der Anordnung anhaken und „GoBD-Datenexport (Betriebsprüfung)“ wählen. Heraus kommt eine Datei gobd-export-<Jahr>.zip; mehrere Jahre landen in einem Archiv, die Saldenlisten je Jahr in eigenen Unterordnern.
• Verlangt der Prüfer auch die Belege, stattdessen unter „Belege“ im Drei-Punkte-Menü „Belegarchiv exportieren“ wählen. Dieses Archiv enthält alle Tabellen des Datenexports und zusätzlich die Belegdateien, belege.csv und beleg_buchung.csv; große Bestände teilt die Software auf mehrere Dateien auf.

Kontrollieren, bevor etwas das Haus verlässt

• Das Archiv in den kostenlosen Online-Check „GoBD-Export prüfen“ ziehen. Er listet lokal im Browser und ohne Hochladen, welche Indexdateien, Buchungs- und Stammdaten und Belege enthalten sind.
• Sind alle Jahre der Anordnung dabei? Bei mehreren Jahren gibt es je Jahr einen Unterordner mit saldenliste.csv.
• Liegen index.xml und DTD im selben Ordner wie die Tabellen?
• Meldet die Software beim Belegarchiv „Belegarchiv ist unvollständig“, zuerst die fehlenden Belegdateien nachtragen, statt ein lückenhaftes Paket zu übergeben.
• Fehlen Tabellen wie partner.csv oder anlagen.csv, kurz prüfen, ob das stimmt: Der Export legt sie nur an, wenn es Datensätze gibt.
• Stichprobe machen: Passt der Saldo eines bekannten Kontos in der saldenliste.csv zu dem, was Sie aus der Buchhaltung kennen?

Was nicht aus der Buchhaltung kommt

Der Datenzugriff erfasst nach GoBD Rz. 159 neben der Finanzbuchhaltung auch Anlagen- und Lohnbuchhaltung sowie Vor- und Nebensysteme mit aufzeichnungspflichtigen Daten. Für zwei Bereiche gibt es eigene, verbindliche Formate: Kassendaten aus Aufzeichnungssystemen mit Sicherheitseinrichtung laufen über die einheitliche digitale Schnittstelle nach § 146a AO und § 4 KassenSichV, also die DSFinV-K, Lohndaten über die Digitale LohnSchnittstelle, die die GoBD-Anlage für die Lohnsteuer-Außenprüfung als verpflichtend bezeichnet. Der Buchhaltungsexport ersetzt keine der beiden; fordern Sie diese Exporte rechtzeitig bei Ihrem Kassen- oder Lohnanbieter an.

Jahre aus einem früheren Programm liefern Sie aus diesem Programm oder aus dem Z3-Export, den Sie beim Wechsel aufbewahrt haben. Diese Software übernimmt fremde Exporte nicht als Buchungen, der Online-Check zeigt aber auch bei solchen Archiven, was enthalten ist. Auf Verlangen gehören schließlich die Teile der Verfahrensdokumentation dazu, die einen Systemüberblick geben (GoBD Rz. 160); erstellen können Sie die Verfahrensdokumentation in einem eigenen Bereich der Software.

Nach der Übergabe

Bewahren Sie eine identische Kopie dessen auf, was Sie übergeben haben, mit Datum und Übergabeweg. Fordert der Prüfer weitere oder berichtigte Daten an, ist das nach GoBD Rz. 176 zulässig; ein neuer Export auf dem festgeschriebenen Stand zeigt dann dieselben Zahlen wie der erste. Spätestens nach Bestandskraft der Bescheide aus der Prüfung hat die Behörde die überlassenen Daten zu löschen und Datenträger zurückzugeben (Rz. 169).

Häufige Fragen

Wie viel Zeit habe ich für die Datenübergabe?

Das hängt von der Prüfungsanordnung ab. Nach § 197 Abs. 3 AO kann sie die Vorlage innerhalb einer angemessenen Frist verlangen; eine feste Zahl von Tagen nennt das Gesetz nicht. Steht in der Anordnung keine Frist, stimmen Sie den Termin mit dem Prüfer ab. Der Export selbst lässt sich jederzeit erzeugen; je früher die Jahre festgeschrieben sind, desto entspannter wird die Frist.

Muss ich die Jahre vor dem Export festschreiben?

Empfehlenswert ist es. Festgeschriebene Buchungen ändern sich nicht mehr, Korrekturen erscheinen als Storno mit neuer Buchung. So stimmt das, was der Prüfer erhält, auch Wochen später mit dem Stand im System überein, und ein erneuter Export bei einer Nachforderung liefert dieselben Zahlen wie der erste.

Wer übergibt die Daten, wenn die Steuerberatung die Prüfung begleitet?

Das stimmen Sie gemeinsam ab. Buchen Sie selbst in dieser Software, kann Ihre Steuerberatung über einen eigenen Zugang mitarbeiten und das Archiv vor der Übergabe durchsehen. Liegen die Daten dagegen bei der Kanzlei, ist sie nach § 147 Abs. 6 Satz 2 AO als Dritte zur Einsicht, Auswertung oder Übertragung verpflichtet, sobald Sie das der Finanzbehörde mitgeteilt haben.

Darf ich das Archiv per E-Mail schicken?

Als Übergabeweg nennt GoBD Rz. 167 die E-Mail nicht, sondern beispielhaft den Datenträger und eine Austauschplattform der Behörde; elektronisch Dokumente zu schicken, ist nach § 87a Abs. 1 AO nur zulässig, wenn der Empfänger dafür einen Zugang eröffnet hat. Klären Sie den Kanal also mit dem Prüfer, bevor Sie ein Archiv mit Steuerdaten auf einem Weg verschicken, den niemand vereinbart hat.

Brauche ich für mehrere Prüfungsjahre mehrere Exporte?

Nein. Beim GoBD-Datenexport setzen Sie je Geschäftsjahr ein Häkchen und erhalten ein einziges Archiv. Das Buchungsjournal bleibt eine Datei, weil die Buchungsnummer je Gesellschaft fortlaufend und eindeutig ist; die Summen- und Saldenliste liegt je Jahr in einem eigenen Unterordner, damit jedes Jahr für sich lesbar bleibt.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 197 AO – Bekanntgabe der Prüfungsanordnung — abgerufen am 19.10.2026
• § 200 AO – Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen — abgerufen am 19.10.2026
• § 200a AO – Qualifiziertes Mitwirkungsverlangen — abgerufen am 19.10.2026
• Art. 97 § 37 EGAO – Anwendung von § 200a AO — abgerufen am 19.10.2026
• § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen — abgerufen am 19.10.2026
• § 146a AO – Elektronische Aufzeichnungssysteme — abgerufen am 19.10.2026
• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen — abgerufen am 19.10.2026
• § 87a AO – Elektronische Kommunikation — abgerufen am 19.10.2026
• BMF-Schreiben vom 28.11.2019 – GoBD (BStBl I S. 1269) — abgerufen am 19.10.2026
• BMF-Schreiben vom 11.03.2024 – Änderung der GoBD mit Anlage zu DLS und DSFinV — abgerufen am 19.10.2026