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Z3-Export aus Odoo: Wie kommen die Buchhaltungsdaten zum Betriebsprüfer?

Wer in Odoo bucht und eine Prüfungsanordnung erhält, sucht meist eine Funktion, die alles in ein prüfertaugliches Paket schreibt. Die Odoo-Dokumentation 19.0 beschreibt den Datenzugriff in drei Stufen und nennt Exporte als CSV und XLS sowie Kanzlei Software-Pakete aus dem Hauptbuch; einen Export nach dem Beschreibungsstandard mit index.xml beschreibt sie nicht. Diese Seite zeigt, welche Wege es damit gibt, welche Rolle Drittmodule und die Betriebsform spielen und wie sich der Export ändert, wenn die Buchhaltung zu dieser Software umzieht.

Stand: 2026-10-19

Was die Odoo-Dokumentation 19.0 zum Datenzugriff sagt

Im Kapitel zur deutschen Lokalisierung erklärt Odoo, dass die Finanzbehörde drei Zugriffsstufen verlangen kann, Z1, Z2 und Z3, vom direkten Zugriff auf die Oberfläche bis zur Übergabe der Daten auf einem Speichermedium. Für diese Übergabe schreiben die GoBD laut Odoo kein Format vor; Odoo unterstütze den Export von Finanzdaten als CSV und XLS ohne Zusatzmodul. Das XML-basierte Format nach den GoBD bezeichnet die Dokumentation als empfohlen, aber nicht verbindlich.

Das deckt sich mit der amtlichen Einordnung: Die GoBD-Anlage nennt den Beschreibungsstandard eine Bereitstellungshilfe auf freiwilliger Basis. Zugleich verlangt GoBD Rz. 176, dass mit den Daten alle zur Auswertung nötigen Informationen maschinell auswertbar mitkommen, also Herkunft, Struktur, Felder, Zeichensatz und Verknüpfungen, und dass die Daten ohne Fremdsoftware einlesbar sind. Wer mit CSV-Listen arbeitet, muss diese Beschreibung also auf anderem Weg mitliefern.

Für Excel-Dateien führt die GoBD-Anlage bei den von IDEA unterstützten Formaten nur xlsx auf. Tabellen sollen reine Daten ohne Leer- oder Summenzeilen enthalten, die Feldnamen in der ersten Zeile tragen und eindeutige Schlüsselfelder haben.

Exportwege in Odoo und was sie für die Prüfung leisten

Wege laut Odoo-Dokumentation 18.0 und 19.0, abgerufen am 19.10.2026; Menünamen wie in der Dokumentation.

Mitgelieferte Exporte, Kanzlei Software-Pakete und Drittmodule im Überblick
Weg in OdooErgebnis laut DokumentationWas Sie für die Übergabe beachten
Listenansicht → Datensätze markieren → Action → ExportCSV oder XLS mit frei gewählten Feldern; Vorlagen speicherbar; große Mengen in Teilen exportierenFeldauswahl festhalten und eine Strukturbeschreibung beilegen (Rz. 176)
Accounting → Reporting → Trial Balance oder General Ledger, Ausgabe als PDF oder XLSXSaldenliste bzw. Hauptbuch als BerichtBericht ergänzt die Einzeldaten, ersetzt sie aber nicht
General Ledger → Actions → Datev DATA (zip)EXTF_customer_accounts.csv, EXTF_vendor_accounts.csv und EXTF_accounting_entries.csv mit GUIDsfür den Import in Kanzlei Software Rechnungswesen gedacht; eine index.xml beschreibt die Dokumentation dabei nicht
General Ledger → Actions → Datev ATCH (zip)Belegdateien mit document.xml und eindeutigen IDsZuordnung zu den Buchungen läuft über die GUIDs im DATA-Paket
Point of Sale → Orders → DSFinV-K ExportsKassendaten nach DSFinV-Keigener Export nach § 146a AO, getrennt von der Buchhaltung
Drittmodul aus dem Odoo App Storelaut Modulbeschreibungen Pakete mit index.xml und CSVnicht auf Odoo Online; Inhalt vor der Prüfung testen

Drittmodule für den Prüferexport und die Frage der Betriebsform

Im Odoo App Store finden sich unter dem Suchbegriff GoBD mehrere Module von Drittanbietern, die nach ihrer Beschreibung einen Export für die Betriebsprüfung mit index.xml erzeugen. Deren Inhalt haben wir nicht geprüft. Ob ein Modul zu Ihrer Odoo-Version, Ihrem Kontenplan und den Vorgaben des Prüfers passt, sollten Sie vor dem Ernstfall an echten Daten testen und das Ergebnis mit dem kostenlosen Export-Check durchsehen.

Entscheidend ist die Betriebsform: Odoo Online lässt laut Odoo-Dokumentation weder selbst entwickelte Module noch solche aus dem App Store zu. Für ein Drittmodul braucht es deshalb den Custom-Tarif mit Odoo.sh oder einen eigenen Server. Für Unternehmen auf Odoo Online heißt das: Entweder genügen die mitgelieferten Exporte samt eigener Strukturbeschreibung den Vorgaben des Prüfers, oder die Betriebsform muss sich ändern.

GoBD-Zertifikat und Prüferexport: zwei verschiedene Fragen

Odoo bezeichnet sich in der Dokumentation ab Version 18 als GoBD-zertifiziert; in der deutschen Fassung 19.0 heißt es: „Odoo ist GoBD-zertifiziert.“ Die GoBD selbst sehen keine amtliche Zertifizierung vor. Nach Rz. 181 können Zertifikate oder Testate Dritter bei der Softwareauswahl als Entscheidungskriterium dienen, binden die Finanzbehörde aber nicht.

Für die Prüfung zählt deshalb nicht das Siegel, sondern das, was tatsächlich übergeben wird: vollständige Daten des Prüfungszeitraums in einem Format, das den Vorgaben des Prüfers entspricht. Wie Odoo die übrigen GoBD-Anforderungen abbildet, etwa Sperrdaten und Prüfpfad, behandelt die Seite zu Odoo und GoBD.

Odoo behalten: wofür die Anbindung hier gedacht ist

Viele Unternehmen behalten Odoo für Verkauf, Lager oder Kundenverwaltung und lassen nur Abschluss und Steuern an anderer Stelle erstellen. Dafür verbindet sich die Software unter Gesellschaft → Integrationen → Odoo mit Ihrer Instanz, mit einem API-Schlüssel statt Passwort und nur lesend. Sie rechnet aus den gebuchten Buchungszeilen die Saldenliste, aus der Bilanz, GuV, Anhang, E-Bilanz sowie Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung entstehen; der erste Jahresabschluss je Arbeitsbereich ist kostenlos.

Buchungszeilen übernimmt die Anbindung nicht als Journal. Solange in Odoo gebucht wird, muss der Prüferexport für diese Jahre deshalb aus Odoo kommen, über die oben beschriebenen Wege. Der GoBD-Export hier umfasst nur, was hier gebucht wurde.

Buchhaltung umziehen: Prüferexport per Schaltfläche, Odoo-Bestand sichern

Verlegen Sie die Buchhaltung hierher, starten Sie mit Eröffnungswerten. Die Saldenliste geben Sie in Odoo laut Dokumentation über Accounting → Reporting → Trial Balance als XLSX aus und laden sie unter Buchhaltung → Umzug hoch; die Software liest Konten und Salden, und Sie bestätigen die Vorschau. Für das laufende Jahr eignet sich das Paket Datev DATA (zip): Den darin enthaltenen EXTF-Buchungsstapel prüft unser Team und richtet die Buchungen ein.

Ab dem Umzug erzeugen Sie den Prüferexport selbst: Buchhaltung → Abschluss, Bereich „Exporte“, Abschnitt „Betriebsprüfung“, Jahre anhaken, „GoBD-Datenexport (Betriebsprüfung)“. Die index.xml beschreibt alle Tabellen mit den Verknüpfungen Buchung zu Konto und Saldenliste zu Konto als Fremdschlüssel. Will der Prüfer auch Belege, enthält das Belegarchiv dieselben Tabellen und zusätzlich die Belegdateien samt Zuordnung zu den Buchungen.

Die Odoo-Jahre bleiben in Odoo. Wer Odoo Online kündigt, sollte wissen, dass die Datenbank laut Odoo-Datenschutzerklärung nach der Kündigung drei Wochen deaktiviert und dann gelöscht wird. Sichern Sie die Daten der aufbewahrungspflichtigen Jahre vorher so, dass sie auswertbar bleiben (GoBD Rz. 142 bis 144); ein fremder Export wird hier nicht als Buchungen eingelesen.

Häufige Fragen

Hat Odoo einen GDPdU-Export mit index.xml im Standard?

Die Odoo-Dokumentation 19.0 beschreibt keinen Export nach dem Beschreibungsstandard. Sie nennt CSV- und XLS-Exporte ohne Zusatzmodul und bezeichnet das XML-Format nach den GoBD als empfohlen, aber nicht verbindlich. Exporte mit index.xml bieten Drittmodule im App Store an, die laut Odoo nicht auf Odoo Online laufen.

Genügt ein CSV-Export aus Odoo dem Prüfer?

Das hängt von seinen Vorgaben ab. Die GoBD verlangen, dass Struktur, Felder, Zeichensatz und Verknüpfungen maschinell auswertbar mitgeliefert werden und die Daten ohne Fremdsoftware einlesbar sind (Rz. 176). Stimmen Sie Format und Tabellen vorher mit dem Prüfer ab und legen Sie eine Beschreibung der exportierten Felder bei.

Kann ich dem Prüfer das Kanzlei Software-Paket aus Odoo geben?

Das Paket Datev DATA (zip) ist laut Odoo für den Import in Kanzlei Software Rechnungswesen durch die Steuerberatung gedacht und enthält den Buchungsstapel sowie Kunden- und Lieferantenkonten. Ob der Prüfer es annimmt, entscheidet er; eine Beschreibung nach dem Beschreibungsstandard gehört laut Dokumentation nicht dazu. Fragen Sie vorher nach.

Liefert die Odoo-Anbindung hier auch den GoBD-Export?

Nein. Die Anbindung liest nur die Saldenliste für Jahresabschluss, E-Bilanz und Steuererklärungen; Buchungszeilen werden nicht als Journal übernommen. Für Jahre, die in Odoo gebucht sind, kommt der Prüferexport deshalb aus Odoo. Erst wenn die Buchhaltung hier geführt wird, entsteht der Export hier.

Was passiert mit meiner Odoo-Online-Datenbank nach der Kündigung?

Laut Odoo-Datenschutzerklärung, gültig ab 24.09.2026, wird die Datenbank nach der Kündigung drei Wochen deaktiviert und anschließend gelöscht; Sicherungen bewahrt Odoo bis zu zwölf Monate auf. Planen Sie die Sicherung Ihrer Altdaten deshalb vor der Kündigung und beachten Sie die Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abs. 3 AO.

Ersetzt das GoBD-Zertifikat von Odoo den Export?

Nein. Ein Zertifikat oder Testat Dritter kann bei der Softwareauswahl helfen, bindet die Finanzbehörde nach GoBD Rz. 181 aber nicht. In der Prüfung stellen Sie die Daten nach den Vorgaben des Prüfers bereit, gleich welches Siegel die Software trägt. Planen Sie den Exportweg deshalb unabhängig vom Zertifikat.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.